Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không còn là một lựa chọn, mà đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn loay hoay trong việc hiểu đúng khái niệm, quy trình, cũng như lựa chọn giải pháp phù hợp cho quá trình chuyển đổi. Liệu chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử có phức tạp không? Có ảnh hưởng đến vận hành kế toán hiện tại? Lựa chọn phần mềm nào để không bị gián đoạn dòng tiền, quản lý chứng từ?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ lộ trình chuyển đổi đúng chuẩn, từ khái niệm đến hành động, từ các lỗi cần tránh đến gợi ý giải pháp tối ưu, một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn đang được nhiều doanh nghiệp Việt tin dùng.
1. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?
Xu thế bắt buộc từ chính sách Nhà nước
Theo thống kê của Tổng cục Thuế, 100% doanh nghiệp đang hoạt động, có đủ điều kiện đều phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ tháng 7/2022. Lộ trình đã rõ ràng – chuyển đổi là bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục phát hành hóa đơn, kê khai thuế, tuân thủ pháp luật. Việc chậm chuyển đổi có thể khiến doanh nghiệp:
- Không được cấp mã hóa đơn
- Không thể kê khai thuế GTGT hợp lệ
- Bị xử phạt hành chính, gián đoạn dòng tiền
Lợi ích của chuyển đổi đối với doanh nghiệp
Không chỉ để tuân thủ luật, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử còn đem lại nhiều giá trị thực tế:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát
- Xử lý nhanh chóng – tạo, ký, gửi hóa đơn chỉ trong vài giây
- Minh bạch – dễ tra cứu – thuận tiện cho kiểm toán, đối chiếu
- An toàn dữ liệu – lưu trữ lâu dài, chống mất mát, giả mạo
- Tích hợp ERP – phần mềm kế toán – CRM dễ dàng
2. Cách chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là gì?
Đây là phần nhiều doanh nghiệp còn hiểu chưa đầy đủ, hoặc nhầm lẫn với khái niệm chuyển đổi bản in. Hãy làm rõ từng điểm quan trọng sau:
Định nghĩa theo pháp luật
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế, thông qua hệ thống phần mềm.
Không giống với “chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy” để lưu trữ, ở đây là chuyển đổi cả hệ thống lập – phát hành – lưu trữ hóa đơn sang dạng điện tử, theo chuẩn pháp lý hiện hành.
Những doanh nghiệp nào cần chuyển đổi?
Hầu như tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam đều thuộc diện phải thực hiện cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là:
- Doanh nghiệp chưa từng áp dụng hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới có hoạt động phát sinh hóa đơn
- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy tự in
- Doanh nghiệp đã có phần mềm kế toán nhưng chưa tích hợp phát hành hóa đơn điện tử
Đặc biệt, với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, có hoạt động liên tỉnh hoặc xuất khẩu, việc chuyển sang hóa đơn điện tử là bắt buộc để đồng bộ dữ liệu, tuân thủ quy trình thuế quốc tế.
Phân biệt hai khái niệm dễ nhầm lẫn
| Khái niệm | Mục đích | Tác động | Sai lầm thường gặp |
| Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử | Chuyển toàn bộ hệ thống hóa đơn sang dạng điện tử | Ảnh hưởng toàn bộ quy trình kế toán – thuế | Chậm triển khai hoặc không đánh giá đủ hạ tầng |
| Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy | In bản thể hiện để lưu trữ hoặc xuất trình | Không thay đổi hệ thống hóa đơn | Nhầm lẫn giữa chức năng in, chuyển đổi hệ thống |
Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp hiểu sai. Bài viết này sẽ tiếp tục chỉ rõ lộ trình 6 bước chuyển đổi hệ thống hóa đơn đúng chuẩn mà doanh nghiệp cần thực hiện trong phần tiếp theo.
3. Lộ trình 6 bước chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là việc “đăng ký sử dụng” rồi phát hành, mà là một quy trình toàn diện cần được đánh giá, lập kế hoạch, triển khai đồng bộ. Dưới đây là 6 bước cốt lõi mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện.
Bước 1. Đánh giá hiện trạng, nhu cầu doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc tự rà soát hệ thống hiện có:
- Đang sử dụng hóa đơn giấy, tự in hay đã có hệ thống hóa đơn điện tử chưa đồng bộ?
- Có bao nhiêu đầu mối phát hành hóa đơn? (chi nhánh, kho, cửa hàng…)
- Dữ liệu kế toán đang lưu trữ trên phần mềm nào?
- Nhân sự kế toán có sẵn sàng tiếp cận công nghệ mới không?
Đây là bước nền tảng khi chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chọn đúng giải pháp – đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn tích hợp hệ thống ERP/kế toán sẵn có.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần nộp thông báo đăng ký sử dụng HĐĐT qua cổng dịch vụ công của Tổng cục Thuế, gồm:
- Thông tin đăng ký mẫu hóa đơn
- Loại hóa đơn: có mã hay không mã
- Thông tin người ký số, người chịu trách nhiệm pháp lý
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp chưa từng dùng HĐĐT nên chọn loại có mã của CQT để đảm bảo minh bạch.
Bước 3. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Đây là bước có ảnh hưởng dài hạn đến khả năng vận hành, độ an toàn của hệ thống hóa đơn trong cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Một nhà cung cấp uy tín cần:
- Có tên trong danh sách được Tổng cục Thuế chấp thuận
- Hỗ trợ cả hóa đơn có mã, không mã
- Tích hợp được với phần mềm kế toán, bán hàng, CRM
- Có chức năng ký số, lưu trữ, tra cứu, chuyển đổi hợp lệ
Gợi ý giải pháp: AccNet eInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử của Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt, được cấp phép hợp lệ, có khả năng tích hợp sâu với hệ thống kế toán.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Bước 4. Triển khai phần mềm, đào tạo nhân sự
Đừng đánh giá thấp vai trò của đào tạo nhân sự. Việc triển khai phần mềm cần đi kèm với việc:
- Phân quyền người tạo – người ký – người tra cứu
- Cài đặt các mẫu hóa đơn phù hợp
- Tổ chức các buổi training cho phòng kế toán, kinh doanh, hành chính
Bước 5. Thử nghiệm phát hành, gửi hóa đơn
Trước khi áp dụng chính thức, cần chạy thử các bước sau:
- Lập hóa đơn mẫu
- Ký số, gửi qua email
- Kiểm tra mã hóa đơn có nhận từ cơ quan thuế hay không
- Tra cứu hóa đơn từ hệ thống Tổng cục Thuế
Điều này giúp đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, tránh lỗi khi đưa vào hoạt động thực tế.
Bước 6. Chính thức phát hành, đồng bộ hệ thống
Sau khi thử nghiệm ổn định, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử chính thức, kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Hóa đơn phải được ký số đúng thẩm quyền
- Thông tin người mua phải được cập nhật chính xác
- Cần thiết lập cơ chế lưu trữ dài hạn đúng chuẩn kế toán – thuế
4. Những sai lầm DN thường gặp khi thực hiện chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Rất nhiều doanh nghiệp dù đã áp dụng hóa đơn điện tử vẫn gặp lỗi sai nghiêm trọng về mặt pháp lý hoặc kỹ thuật, khiến hóa đơn bị từ chối hoặc bị xử phạt hành chính.
Chậm trễ trong chuyển đổi
Nhiều doanh nghiệp đợi đến khi có yêu cầu thanh tra – kiểm toán hoặc bị chặn phát hành hóa đơn mới bắt đầu chuyển đổi.
- Hậu quả: gián đoạn kinh doanh, không kịp phát hành hóa đơn cho khách hàng.
- Giải pháp: Chủ động chuyển đổi sớm theo lộ trình đã ban hành từ Tổng cục Thuế. Đăng ký phần mềm ngay khi có nhu cầu phát sinh.
Chọn phần mềm không đạt chuẩn hoặc thiếu tính năng
Một số phần mềm không kết nối được với cơ quan thuế, không có ký số hợp lệ, hoặc không hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn thành bản in hợp pháp.
- Hậu quả: hóa đơn bị trả về, doanh nghiệp phải mất thời gian xử lý lại.
- Khuyến nghị chuyên gia: Ưu tiên phần mềm có chứng nhận từ Tổng cục Thuế, có khả năng kết nối hệ thống kế toán.
Không đào tạo nhân sự kế toán – vận hành
Thiếu đào tạo dẫn đến:
- Lập hóa đơn sai thông tin
- Không biết cách xử lý hóa đơn sai sót
- Lúng túng khi bị kiểm tra đột xuất
Giải pháp: Đào tạo đồng bộ từ người lập đến người ký. Lập quy trình chuẩn nội bộ.
Lưu trữ hóa đơn không đúng quy định
Lưu hóa đơn sai định dạng, không có mã xác thực, hoặc không có chữ ký số hợp lệ là những lỗi nghiêm trọng. Dễ bị phạt tiền hoặc từ chối khấu trừ thuế.
5. Lợi ích lâu dài khi doanh nghiệp áp dụng chuyển hóa đơn giấy sang HĐĐT
Cách chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn mang lại nhiều giá trị bền vững về vận hành, quản trị, khả năng cạnh tranh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà một hệ thống HĐĐT đúng chuẩn có thể mang lại cho doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí, thời gian xử lý
- Chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử tiết kiệm đến 80% chi phí in ấn, lưu trữ, gửi hóa đơn
- Rút ngắn thời gian lập – ký – gửi hóa đơn từ hàng giờ xuống chỉ vài giây
- Giảm thiểu sai sót thủ công, nhờ hệ thống tự động điền, đối chiếu dữ liệu
Theo Tổng cục Thuế, hơn 95% doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cho biết đã rút ngắn được từ 50–80% thời gian xử lý so với hóa đơn giấy.
Tăng tính minh bạch, khả năng kiểm soát
- Tra cứu nhanh chóng mọi hóa đơn đã phát hành
- Dễ dàng quản lý lịch sử chỉnh sửa, hủy, thay thế hóa đơn
- Phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế hiệu quả hơn
Đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán, ERP
Hóa đơn điện tử không nên đứng độc lập. Một hệ thống mạnh mẽ sẽ cho phép đồng bộ dữ liệu với kế toán, bán hàng, quản trị kho, ngân sách, tạo nên một luồng dữ liệu xuyên suốt.
Nâng cao khả năng chuyển đổi số, sức cạnh tranh
- Tạo nền tảng cho các bước chuyển đổi số tiếp theo: eOffice, eContract, eTax
- Giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, hỗ trợ làm việc từ xa
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng, đối tác
Doanh nghiệp nào số hóa càng sớm – càng sâu, doanh nghiệp đó giữ được lợi thế lâu dài. Chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là điều tất yếu. Nhưng chuyển đổi đúng chuẩn – đúng phần mềm mới là yếu tố quyết định thành công. Nếu thực hiện thiếu hiểu biết hoặc dùng công cụ không phù hợp, doanh nghiệp không chỉ bị phạt, mà còn gián đoạn dòng tiền, rối loạn quy trình kế toán, ảnh hưởng đến uy tín. Lời khuyên từ chuyên gia cho các doanh nghiệp:
- Hiểu rõ quy định pháp lý, xác định đúng nhu cầu doanh nghiệp
- Chọn phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận, có khả năng tích hợp sâu
- Đào tạo nhân sự vận hành, thiết lập quy trình kế toán đồng bộ
- Đặc biệt, hãy ưu tiên phần mềm có hỗ trợ đầy đủ từ khâu lập – ký – gửi – lưu – chuyển đổi hóa đơn
Hãy để AccNet eInvoice đồng hành chuyển đổi cùng doanh nghiệp của bạn - Đăng ký tư vấn và demo miễn phí tại đây!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: