Một trong những quy trình mà nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay là: cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy đúng chuẩn, hợp lệ. Liệu chuyển đổi để lưu trữ có bị sai sót pháp lý? Khi chuyển đổi, ai chịu trách nhiệm xác thực? Có cần phần mềm hỗ trợ hay không? Tất cả những câu hỏi này không chỉ xuất hiện ở các doanh nghiệp mới triển khai hóa đơn điện tử mà còn tồn tại ở các doanh nghiệp đang nâng cấp hệ thống, tích hợp phần mềm kế toán, hoặc cần sao lưu chứng từ phục vụ công tác thanh tra – kiểm toán. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn:
- Hiểu rõ khái niệm, bản chất cách chuyển đổi
- Nắm vững các trường hợp cần chuyển đổi
- Tránh các sai lầm thường gặp
- Quan trọng nhất: lựa chọn giải pháp phù hợp như AccNet eInvoice – phần mềm kế toán hóa đơn được tích hợp đầy đủ chức năng chuyển đổi, lưu trữ, tra cứu hợp lệ.
1. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Chuyển đổi hóa đơn điện tử không chỉ là một thao tác kỹ thuật mà là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tài chính kế toán chuyên nghiệp, đặc biệt trong các tình huống sau:
Thực tế triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Tính đến năm 2024, 100% doanh nghiệp, hộ kinh doanh đủ điều kiện đã áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp:
- Cần trình hóa đơn giấy cho ngân hàng vay vốn
- Cần hóa đơn có chữ ký để đối chiếu kiểm toán
- Muốn lưu trữ chứng từ cho nội bộ, thì việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy là điều không thể thiếu.
Lợi ích của việc chuyển đổi đúng quy định
- Pháp lý rõ ràng: Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra, giảm rủi ro bị xử phạt hành chính
- Lưu trữ linh hoạt: Dễ dàng kiểm tra thủ công các hóa đơn quan trọng
- Tiện lợi khi sử dụng song song với hệ thống ERP/kế toán nội bộ
- Hợp lệ để trình bày với đối tác, ngân hàng, cơ quan công quyền
Xem thêm:
2. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?
Định nghĩa chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1, Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, chuyển đổi hóa đơn điện tử là: “Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán hoặc cung cấp cho bên thứ ba có nhu cầu.”
Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn chuyển đổi không thay thế hóa đơn điện tử gốc
- Phải đáp ứng đủ 3 điều kiện hợp lệ: có đầy đủ chữ ký số, người đại diện ký xác nhận, ghi rõ “Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
Các trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử
Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng phải chuyển đổi hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dưới đây là 4 tình huống phổ biến bắt buộc thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử:
- Trình bày chứng từ với ngân hàng, công an, kiểm toán: khi các đơn vị yêu cầu bản cứng
- Lưu trữ nội bộ dạng bản giấy: đặc biệt là với doanh nghiệp có quy trình kế toán song song thủ công
- Chuyển hệ thống phần mềm kế toán: từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, cần đồng bộ dữ liệu
- Thay đổi pháp nhân/mã số thuế: cần tái xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn
Trong cả 4 trường hợp trên, nếu sử dụng phần mềm như AccNet eInvoice, việc chuyển đổi hóa đơn sẽ đơn giản hóa chỉ trong vài thao tác.
Phân biệt: Chuyển đổi hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn
Đây là điểm rất dễ nhầm lẫn:
| Tiêu chí | Chuyển đổi hóa đơn điện tử | Hủy hóa đơn điện tử |
| Mục đích | Biến bản điện tử thành bản giấy để lưu trữ hoặc sử dụng hợp lệ | Hủy bỏ hóa đơn có sai sót, không hợp lệ |
| Hiệu lực | Bản chuyển đổi chỉ dùng để tham khảo, không thay thế bản gốc | Hóa đơn bị hủy mất giá trị pháp lý |
| Quy trình | Không cần thông báo với CQT | Phải lập báo cáo hủy hóa đơn |
Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ muốn lưu bản giấy, tuyệt đối không được hủy hóa đơn, mà phải tiến hành cách chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng quy trình.
3. Hướng dẫn chi tiết cách chuyển đổi hóa đơn điện tử chuẩn [2025]
Chuyển đổi hóa đơn điện tử không chỉ là thao tác in ấn đơn thuần. Để hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn từng bước:
Điều kiện cần có trước khi thực hiện chuyển đổi
Doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau trước khi thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử:
- Có bản gốc hóa đơn điện tử hợp lệ: được ký số hợp pháp, có mã tra cứu, được lập đúng quy định.
- Có phần mềm hỗ trợ chuyển đổi: đảm bảo xuất đúng định dạng, đúng nội dung, có tính năng đóng dấu “Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
- Có chữ ký của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền: xác nhận tính hợp lệ của bản chuyển đổi.
Các bước thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
Bước 1: Lựa chọn hóa đơn cần chuyển đổi
Truy cập hệ thống phần mềm HĐĐT (ví dụ AccNet eInvoice), tìm kiếm hóa đơn cần chuyển đổi bằng:
- Mã số thuế người mua
- Mã hóa đơn hoặc số hóa đơn
- Ngày phát hành
Bước 2: In hóa đơn với đầy đủ thông tin
Phần mềm sẽ hiển thị nội dung hóa đơn chính xác theo bản gốc. Bản in cần hiển thị:
- Logo/mã QR nếu có
- Mã tra cứu
- Ngày ký, chữ ký số của người bán
Bước 3: Thêm dòng chữ “Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
Theo quy định tại Thông tư 78, bản chuyển đổi cần ghi rõ cụm từ "CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ" ở vị trí dễ nhìn, thường là bên dưới tiêu đề hóa đơn hoặc cuối trang.
Bước 4: Ký tên người đại diện doanh nghiệp
Người đại diện pháp luật hoặc kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký tên lên bản chuyển đổi. Trường hợp dùng phần mềm như AccNet eInvoice, có thể ký điện tử trước khi in, đảm bảo hợp lệ, nhất quán.
Đọc thêm:
- Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cần chuẩn bị những gì để không bị lỗi?
- Giải pháp lưu trữ chứng từ đầu ra giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
Những lưu ý về tính pháp lý của hóa đơn sau khi chuyển đổi
Dưới đây là 3 điều kiện bắt buộc để bản chuyển đổi có giá trị pháp lý:
| Điều kiện | Nội dung |
| 1. Phù hợp bản gốc | Nội dung bản in phải đúng với nội dung trên hóa đơn điện tử gốc |
| 2. Có ký xác nhận | Người đại diện pháp luật/kế toán trưởng ký tên, đóng dấu (nếu có) |
| 3. Ghi chú rõ ràng | Dòng chữ “Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” phải xuất hiện trên bản giấy |
Nếu thiếu một trong ba yếu tố trên, hóa đơn chuyển đổi sẽ không có giá trị khi đối chiếu với cơ quan chức năng hoặc trình bày với đối tác. Đây là lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm chuyên biệt để giúp đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn từ bước đầu tiên.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lựa chọn phần mềm hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả, độ chính xác, tính pháp lý trong chuyển đổi hóa đơn là phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng. Dưới đây là các tiêu chí chọn lựa quan trọng:
Đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý
Phần mềm cần:
- Có kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế
- Hỗ trợ lập, phát hành, chuyển đổi hóa đơn đúng chuẩn Nghị định 123, Thông tư 78
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu, chữ ký số hợp lệ, không bị chỉnh sửa sau khi phát hành
Khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng, kho,...
Một giải pháp lý tưởng là phần mềm có thể:
- Đồng bộ dữ liệu từ phần mềm kế toán
- Tự động tạo hóa đơn từ phiếu bán hàng, phiếu xuất kho
- Tích hợp chữ ký số ngay trên hệ thống, không cần thao tác thủ công
Gợi ý phần mềm phù hợp: AccNet eInvoice – giải pháp hóa đơn toàn diện cho doanh nghiệp Việt
AccNet eInvoice không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, mà còn:
- Có chức năng chuyển đổi hóa đơn tích hợp theo chuẩn pháp lý
- Hỗ trợ tra cứu hóa đơn bằng mã, số, ngày hoặc thông tin khách hàng
- Cho phép xuất bản in hóa đơn chuyển đổi với định dạng chuẩn, không chỉnh sửa
- Lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây, đảm bảo dữ liệu không bị mất
Với hàng nghìn doanh nghiệp Việt đang sử dụng, AccNet eInvoice là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng luật, vừa nâng cao năng suất kế toán – tài chính.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
5. Các lỗi phổ biến DN thường gặp khi thực hiện cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
Dù cách chuyển đổi hóa đơn điện tử là quy trình không quá phức tạp, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi khiến hóa đơn chuyển đổi không hợp lệ hoặc không được chấp nhận trong các nghiệp vụ thanh tra, kiểm toán. Dưới đây là những lỗi thường gặp:
Không ghi rõ dòng chữ “Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
- Lỗi phổ biến: Doanh nghiệp in hóa đơn ra giấy mà không ghi rõ đây là bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
- Khắc phục: Phải ghi rõ dòng chữ “CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” ở vị trí dễ nhìn, ngay dưới tiêu đề hoặc cuối hóa đơn.
Phần mềm như AccNet eInvoice tự động thêm dòng này khi thực hiện chức năng chuyển đổi, giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót.
Thiếu chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền
- Lỗi phổ biến: Bản chuyển đổi in ra không có chữ ký người đại diện/kế toán trưởng nên bị xem là không hợp lệ.
- Khắc phục: Người có thẩm quyền phải ký xác nhận vào bản chuyển đổi, có thể ký tay hoặc ký số trước khi in.
Với AccNet eInvoice, chữ ký số được tích hợp, gắn vào hóa đơn ngay trong hệ thống, không cần xử lý ngoài phần mềm.
In sai thông tin so với bản điện tử gốc
- Lỗi phổ biến: Hóa đơn giấy bị in lệch dòng, thiếu mã số thuế, sai định dạng ngày tháng...
- Khắc phục: Đảm bảo phần mềm chuyển đổi có định dạng chuẩn theo Nghị định 123, Thông tư 78.
AccNet eInvoice cam kết in đúng chuẩn định dạng, đúng layout mẫu biểu, nội dung khớp 100% bản điện tử gốc.
Dùng phần mềm không được Tổng cục Thuế chứng nhận
- Lỗi phổ biến: Doanh nghiệp dùng phần mềm không đạt chuẩn khiến bản chuyển đổi không hợp lệ.
- Khắc phục: Chọn phần mềm đã được Tổng cục Thuế công bố hợp lệ, có tích hợp mã hóa – tra cứu.
AccNet eInvoice nằm trong danh sách phần mềm hóa đơn điện tử được chấp thuận, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp luật hiện hành.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình quản lý kế toán hiện đại, đặc biệt khi doanh nghiệp cần:
- Xuất trình chứng từ cho ngân hàng, cơ quan thuế, kiểm toán
- Lưu trữ song song bản cứng để phục vụ báo cáo nội bộ
- Đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm kế toán, bán hàng, hóa đơn
Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy trình hoặc dùng phần mềm không chuẩn, doanh nghiệp rất dễ vướng phải sai sót pháp lý, bị từ chối hóa đơn chuyển đổi hoặc bị xử phạt do hóa đơn không hợp lệ. Lời khuyên từ chuyên gia kế toán doanh nghiệp:
- Luôn nắm rõ các quy định pháp lý mới nhất về hóa đơn điện tử
- Trang bị cho kế toán kiến thức đầy đủ về quy trình chuyển đổi
- Lựa chọn phần mềm uy tín để tự động hóa, đảm bảo đúng chuẩn từng bước
Hy vọng bài viết đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách chuyển đổi hóa đơn điện tử theo đúng quy trình, chọn được giải pháp phần mềm phù hợp. Nếu bạn đang triển khai hệ thống kế toán – hóa đơn điện tử, hãy để AccNet eInvoice đồng hành cùng bạn trên hành trình số hóa kế toán doanh nghiệp. Trải nghiệm tư vấn và demo miễn phí ngay hôm nay!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: