Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán đúng quy định hiện đang là một thách thức lớn mà không ít doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải. Không ít trường hợp doanh nghiệp bị xử phạt vì lưu sai định dạng, mất hóa đơn, không thể truy xuất đúng thời điểm kiểm tra, hoặc thậm chí không đáp ứng điều kiện hợp lệ về chữ ký số – bảo mật dữ liệu trong lưu trữ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế mà còn kéo theo hệ lụy pháp lý nghiêm trọng.
Trong bài viết này, với vai trò là chuyên gia kế toán trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, AccNet sẽ cùng bạn đi vào phân tích toàn diện:
- Khái niệm, căn cứ pháp lý của việc lưu trữ hóa đơn điện tử
- Thời hạn, hình thức, quy chuẩn lưu trữ đúng theo Luật Kế toán
- Những sai lầm thường gặp, cách doanh nghiệp xử lý – phòng tránh hiệu quả
1. Khái niệm lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán là gì?
Luật Kế toán 2015, tại Điều 41 – 43, quy định rõ về việc lưu trữ chứng từ kế toán, trong đó bao gồm hóa đơn điện tử:
- Chứng từ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, dễ tra cứu
- Tài liệu kế toán lưu trữ dưới dạng điện tử phải đảm bảo:
- Tính toàn vẹn: không bị sửa đổi, thay thế sau khi ký
- Tính bảo mật: chỉ người có quyền mới được truy cập
- Tính truy xuất: có thể tìm, kiểm tra bất kỳ lúc nào
Quy định bắt buộc: Tài liệu lưu trữ dưới dạng điện tử phải được in ra hoặc chuyển đổi định dạng chuẩn khi có yêu cầu kiểm tra.
Phân biệt lưu trữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
| Tiêu chí | Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử |
| Hình thức lưu trữ | Tủ hồ sơ, file cứng | Dữ liệu điện tử, server, cloud |
| Nguy cơ mất mát | Dễ rách, cháy, hỏng | Có thể bị xóa/lỗi hệ thống nếu không sao lưu |
| Khả năng truy xuất | Thủ công | Nhanh chóng, theo mã hóa đơn hoặc Mã số thuế |
| Pháp lý | Hợp lệ nếu đầy đủ chữ ký, dấu | Hợp lệ nếu có ký số, lưu đúng định dạng XML |
Lưu ý chuyên môn: Hóa đơn điện tử nếu không được lưu trữ đúng chuẩn XML, không còn chữ ký số, hoặc không truy xuất được thì không có giá trị pháp lý kế toán dù doanh nghiệp vẫn giữ file PDF.
Xem thêm:
2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán: Lưu tối thiểu 10 năm
Luật Kế toán 2015 quy định rõ:
- Toàn bộ chứng từ kế toán phải được lưu tối thiểu 10 năm, tính từ năm kế toán tiếp theo.
- Với một số tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính, có thể phải lưu vĩnh viễn (Điều 41 – Khoản 1).
Đối với hóa đơn điện tử – là chứng từ ghi nhận doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải bảo lưu đúng thời gian quy định, kể cả khi đã quyết toán thuế xong.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Hóa đơn điện tử phải lưu trữ dưới định dạng XML do Tổng cục Thuế ban hành
- Mỗi hóa đơn phải đính kèm chữ ký số hợp lệ, được ký tại thời điểm phát hành
- Nếu cần chuyển đổi sang bản in thì chỉ mang tính tham khảo, bản XML mới là gốc
Quy định xử phạt nếu lưu trữ sai hoặc làm mất hóa đơn
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm trong lưu trữ hóa đơn sẽ bị xử phạt như sau:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tiền |
| Không lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn | 5 – 10 triệu đồng |
| Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn không có lý do chính đáng | 10 – 20 triệu đồng |
| Không cung cấp được hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu | Có thể bị truy cứu trách nhiệm bổ sung |
Đặc biệt nghiêm trọng nếu bị phát hiện cố tình xóa, sửa, hoặc làm sai lệch dữ liệu lưu trữ – có thể bị xử lý hình sự nếu gây thiệt hại lớn cho ngân sách.
3. Phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán cho doanh nghiệp
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán không chỉ là “lưu file” đơn thuần, mà là cả một quy trình quản lý chứng từ kế toán số hóa, đòi hỏi doanh nghiệp phải lựa chọn phương pháp phù hợp với quy mô, mô hình vận hành, mức độ đầu tư vào CNTT. Dưới đây là ba phương pháp phổ biến nhất hiện nay:
Lưu trữ nội bộ: Máy chủ, ổ cứng, thiết bị NAS
Đây là phương án truyền thống, áp dụng với doanh nghiệp có đội ngũ IT nội bộ hoặc muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu.
Ưu điểm:
- Chủ động kiểm soát dữ liệu
- Không phụ thuộc bên thứ ba
- Phù hợp với DN lớn, có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ
Hạn chế:
- Rủi ro hỏng hóc phần cứng, cháy nổ, mất dữ liệu
- Tốn chi phí bảo trì, nâng cấp thiết bị
- Không tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ, thiếu nhân sự IT chuyên môn
Lưu ý: Nếu chọn lưu trữ cục bộ, doanh nghiệp cần có kế hoạch sao lưu định kỳ (backup), lưu ở ít nhất hai vị trí vật lý khác nhau, tuân thủ nguyên tắc 3-2-1 (3 bản, 2 thiết bị, 1 vị trí ngoài trụ sở chính).
Lưu trữ đám mây (Cloud Storage)
Đây là phương án lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán phù hợp với xu hướng chuyển đổi số, đặc biệt với các doanh nghiệp SME không có hệ thống máy chủ riêng.
Ưu điểm:
- Tự động sao lưu – hạn chế mất dữ liệu
- Có thể truy xuất mọi lúc, mọi nơi
- Linh hoạt mở rộng theo nhu cầu sử dụng
- Tối ưu chi phí hơn so với lưu trữ vật lý
Hạn chế:
- Phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ nhà cung cấp
- Cần đảm bảo chọn đối tác uy tín, có chính sách bảo mật, cam kết pháp lý rõ ràng
Gợi ý từ chuyên gia: Hãy chọn các nhà cung cấp Cloud có chứng nhận ISO/IEC 27001, có cơ chế mã hóa dữ liệu đầu cuối, có khả năng cung cấp log truy cập, lịch sử thao tác người dùng để đáp ứng yêu cầu kiểm tra – kiểm toán.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán thông qua phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng
Đây là hình thức tối ưu nhất hiện nay, đặc biệt dành cho doanh nghiệp đang tìm giải pháp kế toán – hóa đơn trọn gói.
Ưu điểm vượt trội:
- Đồng bộ quá trình lập – ký – phát hành – lưu trữ
- Tự động hóa quy trình sao lưu, phân quyền truy cập
- Tích hợp với phần mềm kế toán → giảm thao tác nhập liệu
- Hỗ trợ báo cáo, tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng theo mã số, ngày phát hành, khách hàng...
Ví dụ tiêu biểu: Phần mềm AccNet eInvoice của Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt – cho phép:
- Tự động lưu hóa đơn dưới chuẩn XML, bản thể hiện PDF
- Ký số – truyền CQT – lưu trữ – truy xuất chỉ trong 1 thao tác
- Phân quyền theo vai trò kế toán – kiểm soát – quản trị
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm đúng chuẩn Luật Kế toán
Đây là giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán lý tưởng cho các doanh nghiệp đang triển khai đồng bộ hệ thống kế toán – hóa đơn – thuế.
Đọc thêm:
4. Tiêu chuẩn kỹ thuật đối với lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán hợp pháp
Việc lưu trữ đúng thời hạn là chưa đủ. Để đảm bảo giá trị pháp lý, tính sẵn sàng trong kiểm tra – thanh tra, doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt sau:
Định dạng dữ liệu phải đúng chuẩn Tổng cục Thuế
- File gốc phải ở dạng XML – đây là định dạng chính thức, được Tổng cục Thuế công nhận để lưu, kiểm tra.
- Bản thể hiện (PDF hoặc HTML) chỉ phục vụ cho người dùng đọc, in, hoặc gửi qua email.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu có tổ chức: mã số hóa đơn, mã số thuế, loại hóa đơn, ngày lập, trạng thái ký...
Một hóa đơn không lưu đúng định dạng XML gốc sẽ không có giá trị pháp lý kế toán – kể cả khi có bản in PDF đầy đủ.
Chữ ký số, thời gian ký số phải hợp lệ
- Mỗi hóa đơn lưu trữ phải kèm theo thông tin chữ ký số đã ký lúc phát hành.
- Phần mềm lưu trữ phải cho phép kiểm tra chữ ký số tại thời điểm tra cứu, chứng minh hóa đơn là hợp lệ – không chỉnh sửa sau khi ký.
Khả năng truy xuất nhanh – bảo mật – kiểm soát được
- Hệ thống lưu trữ cần có chức năng tìm kiếm hóa đơn theo nhiều tiêu chí (mã số thuế, số hóa đơn, thời gian, khách hàng…).
- Có lịch sử truy cập, log hành động, người xem – người sửa (nếu có).
- Cần có tính năng phân quyền người dùng, chỉ kế toán/kiểm soát được cấp quyền truy cập dữ liệu nhạy cảm.
Khi có thanh tra, cơ quan thuế có quyền yêu cầu DN truy xuất hóa đơn điện tử trong thời gian tối đa 2 ngày làm việc.
5. Gợi ý giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán đúng quy định không chỉ là “làm cho có” mà còn là một phần sống còn trong hệ thống kế toán – thuế doanh nghiệp. Vì vậy, việc chọn giải pháp phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí, tránh rủi ro pháp lý.
Tiêu chí lựa chọn giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán hiệu quả
Một giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử lý tưởng cần đảm bảo các yếu tố sau:
Tuân thủ pháp lý
- Đáp ứng chuẩn Luật Kế toán, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Lưu trữ đúng định dạng XML, kèm chữ ký số hợp lệ, truy xuất được theo yêu cầu
Tự động hóa lưu trữ, sao lưu định kỳ
- Không phụ thuộc vào nhân sự nhập tay
- Hạn chế rủi ro mất mát do lỗi hệ thống hoặc thao tác
Hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu dễ dàng
- Theo mã số thuế, khách hàng, số hóa đơn, ngày phát hành
- Có log truy cập, kiểm soát người dùng
Tích hợp kế toán – hóa đơn – báo cáo thuế
- Giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian thao tác
- Hạn chế sai sót trong đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, báo cáo
Gợi ý phần mềm: AccNet eInvoice – Lưu trữ đúng chuẩn, toàn trình
AccNet eInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng được phát triển bởi Lạc Việt – đơn vị có hơn 29 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm kế toán – quản trị doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật liên quan đến lưu trữ:
Tự động lưu trữ hóa đơn ngay sau khi phát hành, định dạng chuẩn XML, bản thể hiện PDF
- Lưu kèm đầy đủ thông tin ký số, ngày ký, người lập hóa đơn
- Lưu trữ 10 năm đúng chuẩn luật, có thể tùy chọn lưu nội bộ hoặc đám mây
- Có công cụ tìm kiếm, phân quyền, tra cứu, log kiểm tra phục vụ thanh tra thuế
- Tích hợp sẵn với phần mềm kế toán AccNet Cloud, đồng bộ dữ liệu, tránh nhập liệu chồng chéo
Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới triển khai hóa đơn điện tử, chưa có hạ tầng lưu trữ chuyên sâu.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
6. Những lỗi thường gặp khi lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán
Lưu sai định dạng hoặc không kèm chữ ký số
- Hệ quả: Hóa đơn bị mất giá trị pháp lý, không khấu trừ được thuế
- Cách xử lý: Lập lại hóa đơn đúng chuẩn, lưu bổ sung – nếu còn trong kỳ kê khai
Mất dữ liệu hóa đơn do không sao lưu định kỳ
- Hệ quả: Không xuất trình được khi kiểm tra → bị xử phạt theo NĐ 125
- Cách xử lý: Thiết lập hệ thống sao lưu tự động hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ
Không truy xuất được khi cơ quan thuế yêu cầu
- Hệ quả: Gây nghi ngờ gian lận – bị buộc nộp công văn giải trình
- Cách xử lý: Sử dụng phần mềm có công cụ log truy cập, phân quyền truy xuất rõ ràng
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán không chỉ là một yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, an toàn, hiệu quả trong công tác kế toán – thuế.
Những sai sót nhỏ như lưu thiếu chữ ký số, sai định dạng, không truy xuất được,… hoàn toàn có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế, bị xử phạt, hoặc gây thiệt hại pháp lý nghiêm trọng. Doanh nghiệp nên hành động ngay hôm nay:
- Rà soát toàn bộ hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử đang sử dụng
- Chuyển sang phần mềm có chức năng lưu trữ toàn trình – tích hợp kế toán – hóa đơn
- Tối ưu nhân sự kế toán – tăng tính sẵn sàng trong kiểm tra – kiểm toán
Bạn đã sẵn sàng chuẩn hóa việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng Luật Kế toán? Đừng để những sai sót trong lưu trữ làm ảnh hưởng đến khả năng khấu trừ thuế, gây thiệt hại tài chính hoặc rủi ro kiểm toán. Trải nghiệm demo miễn phí ngay AccNet eInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp lưu trữ đúng chuẩn pháp lý, tự động hóa toàn bộ quy trình. Hoặc liên hệ tư vấn chuyên sâu để triển khai ngay hệ thống hóa đơn – kế toán đồng bộ, an toàn, hợp pháp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: