Hiện nay, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ghi nội dung hóa đơn đúng theo hợp đồng, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này, Accnet sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng, từ các quy định pháp luật liên quan đến quy trình thực hiện, ví dụ thực tế, giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá ngay!
1. Ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là gì?
1.1. Định nghĩa
Ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là việc lập hóa đơn dựa trên các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Điều này bao gồm việc mô tả chính xác hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá trị, các điều kiện thanh toán.
1.2. Tầm quan trọng của cách ghi đúng nội dung hóa đơn theo hợp đồng
- Hóa đơn được coi là hợp lệ, hợp pháp khi kê khai thuế, báo cáo tài chính.
- Giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT, tính chi phí hợp lý khi hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Tránh các khoản phạt hành chính, truy thu thuế từ cơ quan chức năng.
- Giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác.
2. Hướng dẫn cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
2.1. Giai đoạn 1: Phân tích hợp đồng để lập hóa đơn
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần phân tích kỹ nội dung hợp đồng để xác định các thông tin quan trọng:
- Xác định đối tượng giao dịch: Là hàng hóa, dịch vụ hay cả hai.
- Kiểm tra điều khoản thanh toán: Ghi rõ các giai đoạn thanh toán, số tiền từng đợt, cách thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt).
- Đối chiếu thông tin người mua: Đầy đủ thông tin doanh nghiệp/cá nhân mua hàng.
2.2. Giai đoạn 2: Các bước chi tiết trong cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng
- Hợp đồng phải đầy đủ chữ ký, dấu mộc của các bên.
- Các điều khoản liên quan đến giao dịch, hàng hóa/dịch vụ được ghi rõ ràng.
Bước 2: Ghi thông tin người bán và người mua
- Điền chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế, ghi rõ thông tin cá nhân như số CMND/CCCD.
Bước 3: Cách ghi chi tiết danh mục hàng hóa/dịch vụ hóa đơn theo hợp đồng
- Ghi đúng theo hợp đồng: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, đơn vị tính.
- Nếu có nhiều mặt hàng, sử dụng bảng kê chi tiết đính kèm.
Bước 4: Ghi thuế suất, tổng giá trị thanh toán
- Xác định đúng thuế suất áp dụng cho từng loại hàng hóa/dịch vụ.
- Tính toán, ghi tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
2.3. Ví dụ thực tế về cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Trường hợp 1: Hóa đơn cho hợp đồng mua bán hàng hóa: Cung cấp 500 thùng xi măng với đơn giá 1.500.000 VNĐ/thùng. Ghi hóa đơn:
- Tên hàng hóa: Xi măng.
- Số lượng: 500 thùng.
- Đơn giá: 1.500.000 VNĐ.
- Thuế GTGT: 10%.
- Tổng giá trị: 825.000.000 VNĐ (bao gồm thuế).
Trường hợp 2: Hóa đơn cho hợp đồng dịch vụ: Dịch vụ bảo trì hệ thống mạng tháng 12/2024 với giá trị 20.000.000 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT). Ghi hóa đơn:
- Dịch vụ: Bảo trì hệ thống mạng.
- Thuế suất: 10%.
- Giá trị trước thuế: 18.181.818 VNĐ.
- Thuế GTGT: 1.818.182 VNĐ.
- Tổng giá trị thanh toán: 20.000.000 VNĐ.
3. Quy định pháp luật về ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng đã được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật cho mọi giao dịch kinh tế:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ, bao gồm các yêu cầu bắt buộc về nội dung hóa đơn như thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tổng giá trị thanh toán.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử, quy định việc lập hóa đơn đúng với hợp đồng kinh tế.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Doanh nghiệp phải tuân thủ việc ghi hóa đơn đúng, đủ thông tin, để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu thuế.
4. Các lỗi thường gặp trong cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Việc ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng thường gặp phải những sai sót phổ biến như sau:
- Sai tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá so với hợp đồng. Lỗi này thường xảy ra khi không đối chiếu kỹ giữa hợp đồng và hóa đơn.
- Không ghi mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp của người mua/người bán. Không ghi rõ thuế suất hoặc bỏ sót tổng giá trị thanh toán.
- Tính sai tổng giá trị trước và sau thuế. Lỗi này dễ phát sinh khi thực hiện thủ công thay vì sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Ngày trên hóa đơn không trùng khớp với thời gian giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Dẫn đến hóa đơn bị từ chối khi kê khai thuế.
5. Sử dụng phần mềm LV eInvoice để ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Phần mềm hóa đơn điện tử LV eInvoice giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình từ cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng đến phát hành hóa đơn:
- Kết nối trực tiếp với hợp đồng
- Tính toán chính xác
- Tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn
- Giảm chi phí lưu trữ
- Tích hợp các quy định pháp luật mới nhất
PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LV-EINVOICE
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử LV eInvoice tích hợp đầy đủ các tính năng từ lập hóa đơn, ký số, lưu trữ, cho đến việc tự động gửi hóa đơn đến khách hàng chỉ trong vài giây. Hệ thống bảo mật cao cấp của công ty cổ phần tin học Lạc Việt đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử LV e-Invoice bao gồm:
- Không tốn chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ
- Tự động tạo lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn
- Hoàn tất quy trình phát hành hóa đơn trong vài giây
- Luôn cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất
- Tích hợp linh hoạt với các hệ thống kế toán và ERP
- Dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng
- Công nghệ mã hóa tiên tiến bảo vệ dữ liệu trước mọi nguy cơ mất mát
Với LV e-Invoice, việc quản lý hóa đơn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình số hóa doanh nghiệp, tạo ra giá trị bền vững. Chọn Lạc Việt - Chọn sự tin cậy và chất lượng hàng đầu.
Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Sai sót trong việc lập hóa đơn không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Vì vậy, bạn có thể áp dụng cách ghi chuẩn thông qua bài viết trên. Hãy trải nghiệm LV eInvoice ngay hôm nay để tự động hóa việc ghi hóa đơn!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: