Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng (4 BƯỚC CHUẨN)

Hiện nay, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ghi nội dung hóa đơn đúng theo hợp đồng, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này, AccNet sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng, từ các quy định pháp luật liên quan đến quy trình thực hiện, ví dụ thực tế, giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá ngay!

1. Ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là gì?

1.1. Định nghĩa

Ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là việc lập hóa đơn dựa trên các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Điều này bao gồm việc mô tả chính xác hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá trị, các điều kiện thanh toán.

1.2. Tầm quan trọng của cách ghi đúng nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Hóa đơn được coi là hợp lệ, hợp pháp khi kê khai thuế, báo cáo tài chính.
Giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT, tính chi phí hợp lý khi hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Tránh các khoản phạt hành chính, truy thu thuế từ cơ quan chức năng.
Giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác.

2. Hướng dẫn cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

2.1. Giai đoạn 1: Phân tích hợp đồng để lập hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần phân tích kỹ nội dung hợp đồng để xác định các thông tin quan trọng:

Xác định đối tượng giao dịch: Là hàng hóa, dịch vụ hay cả hai.
Kiểm tra điều khoản thanh toán: Ghi rõ các giai đoạn thanh toán, số tiền từng đợt, cách thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt).
Đối chiếu thông tin người mua: Đầy đủ thông tin doanh nghiệp/cá nhân mua hàng.

Xem thêm:

Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro sai sót thuế

Cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình theo TT 78 mới nhất

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị định 123

2.2. Giai đoạn 2: Các bước chi tiết trong cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng

Hợp đồng phải đầy đủ chữ ký, dấu mộc của các bên.
Các điều khoản liên quan đến giao dịch, hàng hóa/dịch vụ được ghi rõ ràng.

Bước 2: Ghi thông tin người bán và người mua

Điền chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
Nếu người mua là cá nhân không có mã số thuế, ghi rõ thông tin cá nhân như số CMND/CCCD.

Bước 3: Cách ghi chi tiết danh mục hàng hóa/dịch vụ hóa đơn theo hợp đồng

Ghi đúng theo hợp đồng: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, đơn vị tính.
Nếu có nhiều mặt hàng, sử dụng bảng kê chi tiết đính kèm.

Bước 4: Ghi thuế suất, tổng giá trị thanh toán

Xác định đúng thuế suất áp dụng cho từng loại hàng hóa/dịch vụ.
Tính toán, ghi tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

Hướng dẫn ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

2.3. Ví dụ thực tế về cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Trường hợp 1: Hóa đơn cho hợp đồng mua bán hàng hóa: Cung cấp 500 thùng xi măng với đơn giá 1.500.000 VNĐ/thùng. Ghi hóa đơn:

Tên hàng hóa: Xi măng.
Số lượng: 500 thùng.
Đơn giá: 1.500.000 VNĐ.
Thuế GTGT: 10%.
Tổng giá trị: 825.000.000 VNĐ (bao gồm thuế).

Trường hợp 2: Hóa đơn cho hợp đồng dịch vụ: Dịch vụ bảo trì hệ thống mạng tháng 12/2024 với giá trị 20.000.000 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT). Ghi hóa đơn:

Dịch vụ: Bảo trì hệ thống mạng.
Thuế suất: 10%.
Giá trị trước thuế: 18.181.818 VNĐ.
Thuế GTGT: 1.818.182 VNĐ.
Tổng giá trị thanh toán: 20.000.000 VNĐ.

Đọc thêm:

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy đúng quy trình

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán đúng thời hạn quy định

3. Quy định pháp luật về ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng đã được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật cho mọi giao dịch kinh tế:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ, bao gồm các yêu cầu bắt buộc về nội dung hóa đơn như thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tổng giá trị thanh toán.
Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử, quy định việc lập hóa đơn đúng với hợp đồng kinh tế.
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Doanh nghiệp phải tuân thủ việc ghi hóa đơn đúng, đủ thông tin, để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu thuế.

4. Các lỗi thường gặp trong cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Việc ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng thường gặp phải những sai sót phổ biến như sau:

Sai tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá so với hợp đồng. Lỗi này thường xảy ra khi không đối chiếu kỹ giữa hợp đồng và hóa đơn.
Không ghi mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp của người mua/người bán. Không ghi rõ thuế suất hoặc bỏ sót tổng giá trị thanh toán.
Tính sai tổng giá trị trước và sau thuế. Lỗi này dễ phát sinh khi thực hiện thủ công thay vì sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Ngày trên hóa đơn không trùng khớp với thời gian giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Dẫn đến hóa đơn bị từ chối khi kê khai thuế.

5. Sử dụng phần mềm AccNet eInvoice để ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử AccNet eInvoice giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình từ cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng, phát hành hóa đơn đến chuyển đổi hóa đơn truyền thống sang điện tử:

Kết nối trực tiếp với hợp đồng
Tính toán chính xác
Tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn
Giảm chi phí lưu trữ
Tích hợp các quy định pháp luật mới nhất

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP

Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
Cập nhật công nợ & số dư real-time
Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội

Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Sai sót trong việc lập hóa đơn không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Vì vậy, bạn có thể áp dụng cách ghi chuẩn thông qua bài viết trên. Hãy trải nghiệm phần mềm xuất hóa đơn điện tử (hay còn gọi là ứng dụng phát hành hóa đơn bán hàng) AccNet eInvoice ngay hôm nay để tự động hóa việc ghi hóa đơn!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: