Hướng dẫn đăng ký mua hóa đơn điện tử từ cơ quan Thuế

Việc mua hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ cơ quan thuế áp dụng cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về điều kiện, quy trình đăng ký mua hóa đơn điện tử, các lưu ý quan trọng khi mua HĐĐT từ cơ quan thuế.

1. Đối tượng, điều kiện mua hóa đơn điện tử từ cơ quan Thuế

Theo quy định hiện hành, các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tức là phải đăng ký mua hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc diện rủi ro về thuế theo đánh giá của cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm, kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Để đăng ký mua hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Có mã số thuế hợp lệ, đang hoạt động.
Có chữ ký số hợp lệ để ký số trên hóa đơn điện tử.
Có tài khoản giao dịch thuế điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
Có phần mềm lập hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm miễn phí do cơ quan thuế cung cấp.

2. Quy trình đăng ký mua hóa đơn điện tử từ cơ quan Thuế

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

B1: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn.

B2: Đăng nhập bằng mã số thuế, mật khẩu.

B3: Chọn mục “Hóa đơn điện tử” → Chọn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để kê khai thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

B4: Điền đầy đủ các thông tin:

Mã số thuế, tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ.
Số lượng hóa đơn dự kiến sử dụng trong tháng/quý.
Loại hóa đơn cần đăng ký (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…).
Lý do sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Chữ ký số để xác nhận thông tin.

B5: Gửi tờ khai đăng ký mua hóa đơn điện tử, chờ phản hồi từ cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế xét duyệt hồ sơ

Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra, phản hồi kết quả xét duyệt:

Nếu được chấp thuận: Doanh nghiệp nhận được thông báo cho phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Nếu bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung: Doanh nghiệp cần kiểm tra, sửa đổi thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế, nộp lại hồ sơ đăng ký.

Bước 3: Đăng ký mua hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế

Sau khi được cấp quyền sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước đăng ký mua hóa đơn:

Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn → Chọn mục “Hóa đơn điện tử” → Đăng ký mua hóa đơn.
Chọn số lượng hóa đơn cần mua (theo hạn mức được cấp).
Kê khai lý do mua hóa đơn.
Gửi đơn đăng ký mua hóa đơn điện tử, chờ xác nhận từ cơ quan thuế.

Bước 4: Nhận hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế

Sau khi được xét duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp số hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng thông tin thuế điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do nhà cung cấp tích hợp với cơ quan thuế.
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để nhận mã xác thực hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng.

3. Lưu ý quan trọng khi mua hóa đơn điện tử từ cơ quan Thuế

Mua hóa đơn theo hạn mức được cấp: Nếu doanh nghiệp muốn mua thêm hóa đơn, cần có văn bản giải trình, được cơ quan thuế xét duyệt.
Hóa đơn điện tử có mã phải gửi ngay cho khách hàng sau khi phát hành: Doanh nghiệp không thể chỉnh sửa hoặc hủy hóa đơn sau khi đã được cơ quan thuế cấp mã.
Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử: Tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Nếu muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi với cơ quan thuế, đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Việc đăng ký mua hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế là bắt buộc đối với các doanh nghiệp thuộc diện phải sử dụng hóa đơn có mã. Quy trình đăng ký khá đơn giản, nhưng doanh nghiệp cần thực hiện đúng, đầy đủ các bước để tránh bị từ chối hoặc gặp vướng mắc trong quá trình sử dụng. Trong trường hợp thắc mắc, doanh nghiệp nên liên hệ Cục Thuế địa phương hoặc bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Thuế để được hướng dẫn chi tiết.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: