Trong xu thế công nghệ số thì hóa đơn điện tử là nhu cầu tất yếu trong bối cảnh hiện nay. Hiện nay phần lớn các nghiệp vụ đều được thao tác qua phần mềm, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có một vài trường hợp cần đến hóa đơn giấy. Vậy khi nào cần in hóa đơn điện tử và cách in hóa đơn điện tử ra sao? Theo dõi bài viết của AccNet để hiểu tường tận hơn về vấn đề này.

>>> Có thể bạn quan tâm: 

cách in hóa đơn điện tử

1. Thực hiện in hóa đơn khi nào?

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân, hộ doanh nghiệp hay tổ chức khác bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử mang lại khá nhiều lợi ích. Tuy nhiên, một vài trường hợp vẫn cần phải in hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho các công tác kiểm tra, kiểm soát hay điều tra của các cơ quan chức năng.

Một số trường hợp điển hình cần sử dụng chứng từ bằng giấy thay vì hóa đơn điện tử như:

  • Chứng minh xuất xứ, nguồn gốc sản phẩm, phục vụ cho việc phân phối, bán hàng.
  • Phục vụ việc lưu thông hàng hóa trên đường giúp các cơ quan chức năng thuận tiện trong việc kiểm tra, giám sát.
  • Theo yêu cầu của khách hàng
  • Phục vụ việc lưu trữ theo quy định Luật kế toán.
  • Phục vụ cho công tác điều tra vụ án.
  • Bổ sung cho các giấy tờ thanh toán hoặc quy trình nội bộ của doanh nghiệp.

Cách in hóa đơn điện tử trên máy tính thực hiện vô cùng đơn giản và nhanh chóng sẽ được AccNet giới thiệu ở các phần sau đây.

>>> Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

2. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết đúng luật 2022

In một hóa đơn điện tử đúng chuẩn thì cần thực hiện những bước nào? Sau đây là hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật mà AccNet tổng hợp:

  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
  • Bước 2: Tìm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi: Vào danh mục quản lý hóa đơn tìm kiếm hóa đơn đơn điện tử mà cần in -> chọn xem
  • Bước 3: Sau khi tìm được hóa đơn cần in -> chọn chức năng in chuyển đổi
  • Bước 4:  Xác nhận thông tin lệnh in -> bấm in và nhận hóa đơn giấy đã được in ra.
  • Bước 5: Đem hóa đơn in chuyển thực hiện ký và đóng dấu để hóa đơn có giá trị pháp lý.

Hóa đơn điện tử khi in chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có một bản duy nhất và bạn chỉ thực hiện được duy nhất một lần. Một bản hóa đơn đúng chuẩn sẽ thể hiện rõ: thông tin “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, thời gian chuyển đổi và ở cuối là danh mục chữ ký.

Để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin thông qua bản thể hiện của hóa đơn để chắc chắn tất cả dữ liệu của doạnh nghiệp và các số liệu Kế toán trên hóa đơn là chính xác.

cách in hóa đơn điện tử

3. Giới thiệu một vài cách in hóa đơn điện tử phổ biến cần biết

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy như thông thường, một số doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh của mình. Sau đây là cách in hóa đơn điện tử cụ thể của VNPT và Viettel mà các bạn có thể tham khảo:

3.1 Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử VNPT

  • Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử VNPT
  • Nhập đầy đủ thông tin về Tên đăng nhập, Mật khẩu và mã xác nhận.
  • Bước 2: Xem danh sách hóa đơn điện tử VNPT

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn “Hóa đơn điện tử” trên thanh menu.

Điền khoảng thời gian cần xem hóa đơn.

Chọn “Tìm hóa đơn”, màn hình sẽ trả về danh sách những hóa đơn mà bạn cần tìm.

  • Bước 3: Xem chi tiết hóa đơn điện tử
  • Bước 4: Tải hóa đơn

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử VNPT

Để in nhanh hóa đơn điện tử của mình, bạn có thể tải hóa đơn về máy theo file định dạng .inv hoặc .pdf.

3.2 Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử Viettel

  • Bước 1: Vào trang website Vietteltelecom.vn
  • Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin: Số điện thoại, ngày lập hóa đơn và mã xác thực.
  • Bước 3: Đi tới mục “Quản lý hóa đơn” > chọn “Quản lý hóa đơn”.
  • Bước 4: Nhấp chuột vào mục xem hóa đơn.
  • Bước 5: Chọn In hóa đơn.

cách in hóa đơn điện tử Viettel

4. Cách in hóa đơn trên máy tính cần lưu ý điều gì?

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Việc thực hiện cách in hóa đơn điện tử trên máy tính không khó, tuy nhiên cần thực hiện đúng theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác. Và khi thực hiện in hóa đơn bạn cần lưu ý:

  • Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần từ điện tử sang giấy.
  • Hóa đơn được in phải phản ánh toàn vẹn nội dung hóa đơn gốc và chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn nguồn.
  • Phải có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn đã được chuyển đổi từ điện tử sang giấy.
  • Hóa đơn sau khi được in ra phải có họ tên, chữ ký và đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý bên bán để đảm bảo hóa đơn sau khi in.

Lưu ý khi in hóa đơn điện tử

>>> Tìm hiểu thêm các bài viết cùng chủ đề:

Với bài viết hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử trên, hy vọng có thể giúp bạn in hóa đơn hợp lệ, đúng quy định pháp luật. Để biết thêm các thông tin chi tiết và nhân tin mới liên quan đến các vấn đề hóa đơn đừng ngần ngại liên hệ ngay với AccNet theo thông tin sau:

  • Phần mềm quản trị doanh nghiệp AccNetERP
  • Địa chỉ: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P.8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
  • Email: accnet@lacviet.com.vn
  • Hotline: 0901 555 063