Cách tải hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhanh chóng

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi tải hóa đơn điện tử, đặc biệt khi số lượng hóa đơn lớn hoặc cần tra cứu lại các giao dịch cũ. Việc hiểu rõ quy trình, định dạng, các lưu ý pháp lý là điều thiết yếu để tránh sai sót, đảm bảo tính hợp pháp, tiết kiệm thời gian.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tải hóa đơn điện tử theo chuẩn pháp lý, từ khái niệm cơ bản, các hình thức tải phổ biến, đến các lưu ý quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả.

1. Hướng dẫn chi tiết cách tải hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể tải hóa đơn điện tử từ Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, từ website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử. Mỗi cách có quy trình riêng, nhưng cơ bản đều gồm các bước: đăng nhập vào hệ thống, tra cứu hóa đơn cần tải bằng mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, chọn định dạng tải về (thường là file XML, PDF).

Cách 1: Tải hóa đơn từ Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Truy cập website của Tổng cục Thuế: Mở trình duyệt, vào cổng thông tin hóa đơn điện tử.
Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký để truy cập hệ thống.
Chọn mục tra cứu hóa đơn: Thường nằm ở menu chính, chọn “Tra cứu hóa đơn” hoặc tương tự.
Nhập thông tin hóa đơn: Điền các thông tin bắt buộc, bao gồm:
- Mã số thuế người bán
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành (nếu cần)
Tìm kiếm hóa đơn: Nhấn nút “Tìm kiếm” để hiển thị danh sách hóa đơn phù hợp với thông tin đã nhập.
Chọn, tải hóa đơn:
- Chọn hóa đơn cần tải.
- Chọn định dạng file: bắt buộc XML, có thể chọn thêm PDF để dễ xem hoặc lưu trữ.
- Nhấn Tải về, lưu file vào máy tính hoặc thư mục quản lý hóa đơn.

Lưu ý: Cổng thuế chỉ cho phép tải các hóa đơn hợp lệ, đã ký số. Kiểm tra định dạng file, dữ liệu sau khi tải để đảm bảo đầy đủ thông tin.

Xem thêm:

Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết

Đăng ký mua hóa đơn điện tử theo quy định cho doanh nghiệp

Hướng dẫn xuất bản chứng từ số và in cho đơn hàng phát sinh

Cách 2: Tải hóa đơn từ website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Copy mã hóa đơn bạn muốn tải file XML

Truy cập website nhà cung cấp: Ví dụ các dịch vụ phổ biến như AccNet eInvoice, MISA eInvoice, E-Invoice, VNPT Invoice, v.v.
Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp: Sử dụng tài khoản đã đăng ký với nhà cung cấp.
Tìm mục tra cứu hóa đơn: Thường được đặt trong menu chính hoặc trong phần “Quản lý hóa đơn”.
Nhập thông tin hóa đơn: Điền mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, hoặc thông tin khác theo yêu cầu.
Thực hiện tra cứu: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn phù hợp với thông tin bạn cung cấp.
Tải hóa đơn về máy: Chọn hóa đơn muốn tải, chọn định dạng file (XML hoặc PDF), sau đó nhấn nút Tải xuống.

Lưu ý: Một số nhà cung cấp còn hỗ trợ tải nhiều hóa đơn cùng lúc (bulk download), giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn.

Cách 3: Tải hóa đơn trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử

Đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn

Đăng nhập vào phần mềm: Mở phần mềm quản lý hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ: AccNet eInvoice, MISA, Fast Invoice).
Chọn hóa đơn cần tải: Trong danh sách hóa đơn, tìm kiếm hóa đơn theo số, khách hàng, hoặc ngày phát hành.
Tải hóa đơn: Nhấn biểu tượng tải xuống hoặc chọn tùy chọn “Tải hóa đơn”.
Lưu file: Lưu hóa đơn về máy tính hoặc thư mục quản lý theo định dạng XML và/hoặc PDF.

Ưu điểm của cách này:

Hóa đơn đã được ký số, đảm bảo hợp pháp.
Dễ dàng tải hàng loạt hóa đơn cùng lúc.
Có thể tích hợp trực tiếp với sổ sách kế toán để đối chiếu, báo cáo nhanh chóng.

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí phần mềm

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

ERP trên nền tảng web, tập trung dữ liệu đa chi nhánh.

Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Tích hợp công cụ quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh.

Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.

Lũy kế dữ liệu đến trên 10 năm.

Đăng ký nhanh

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

2. Những lưu ý quan trọng khi tải hóa đơn điện tử

Xử lý file XML sau khi tải: Khi bạn tải hóa đơn điện tử ở định dạng XML, thường các file sẽ được nén trong một gói dữ liệu. Do đó, trước khi sử dụng hoặc nhập vào phần mềm kế toán, bạn cần:

Giải nén file bằng các công cụ phổ biến như WinRAR, 7-Zip hoặc tính năng giải nén tích hợp trên máy tính.
Kiểm tra dữ liệu trong file XML để đảm bảo đầy đủ thông tin: mã số thuế, số hóa đơn, ngày phát hành, giá trị hóa đơn…

Tùy chọn tải xuống hoặc gửi email: Một số phần mềm, nền tảng hóa đơn điện tử cho phép bạn:

Tải hóa đơn về máy tính để lưu trữ hoặc in ấn.
Gửi hóa đơn trực tiếp qua email cho kế toán hoặc khách hàng, giúp giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian.

Đọc thêm:

Hướng dẫn kiểm tra chứng từ số phát sinh cho doanh nghiệp

Hướng dẫn xác minh chứng từ số để đảm bảo tính hợp lệ

Tải hàng loạt hóa đơn khi có số lượng lớn: Nếu doanh nghiệp cần tải nhiều hóa đơn cùng lúc (ví dụ: hàng trăm hóa đơn trong tháng), việc tải từng file riêng lẻ sẽ rất mất thời gian. Trong trường hợp này:

Sử dụng các công cụ tải hóa đơn hàng loạt có sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử.
Bạn có thể chọn lọc theo tháng, quý, khách hàng hoặc loại hóa đơn, sau đó xuất ra một gói ZIP chứa tất cả file XML/PDF.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, dễ dàng quản lý, lưu trữ hoặc nhập liệu vào hệ thống kế toán.

Kiểm tra định dạng, bảo mật dữ liệu

Đảm bảo các file tải về không bị lỗi hoặc thiếu dữ liệu.
Lưu trữ file trong thư mục được phân quyền hợp lý, tránh bị xóa hoặc chỉnh sửa ngoài ý muốn.
Sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo an toàn, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu trong tương lai.

3. Giải pháp hỗ trợ DN tối ưu hóa quá trình tải hóa đơn - AccNet eInvoice

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc tải hóa đơn điện tử theo cách thủ công vẫn còn mất thời gian, tiềm ẩn rủi ro sai sót. Đặc biệt khi số lượng hóa đơn lớn hoặc cần tra cứu, đối chiếu với sổ sách kế toán, thao tác thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, trùng lặp hoặc bỏ sót dữ liệu.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp hiện nay đang hướng đến giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Một trong những lựa chọn nổi bật là AccNet eInvoice, với các ưu điểm:

Tải hóa đơn nhanh chóng, trực tiếp: hỗ trợ xuất hóa đơn theo từng file hoặc tải hàng loạt chỉ với vài cú click.
Tra cứu, phân loại tự động: phân loại hóa đơn theo khách hàng, tháng, quý, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu.
Đồng bộ dữ liệu với sổ sách kế toán, báo cáo thuế: giảm thiểu lỗi nhập liệu, đảm bảo tính nhất quán dữ liệu.
Tích hợp AI kiểm tra, đối chiếu hóa đơn: tự động phát hiện hóa đơn trùng, sai thông tin, nâng cao độ chính xác.

Nhờ những tính năng này, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian thao tác mà còn đảm bảo tuân thủ pháp lý, giảm rủi ro bị xử phạt. Theo khảo sát, doanh nghiệp áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp có thể tiết kiệm đến 50–70% thời gian so với phương thức thủ công.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP

Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
Cập nhật công nợ & số dư real-time
Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội

Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Cách tải hóa đơn điện tử là bước quan trọng trong quản lý hóa đơn hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, để tối ưu quy trình, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như AccNet eInvoice. Với các tính năng tự động tải, tra cứu, phân loại, kiểm tra hóa đơn, giải pháp này giúp kế toán doanh nghiệp làm việc hiệu quả, giảm rủi ro, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Áp dụng đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử, nâng cao hiệu quả vận hành, sẵn sàng cho tương lai chuyển đổi số.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: