Cách tải hóa đơn điện tử dạng file PDF/XML (Hướng dẫn chi tiết) - Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp, Quản Lý Bán Hàng, Kế Toán

Hóa đơn điện tử có thể được tải xuống dưới nhiều định dạng khác nhau, phổ biến nhất là PDF và XML, nhằm phục vụ cho các mục đích lưu trữ, đối chiếu, kê khai thuế. Định dạng PDF cho phép doanh nghiệp dễ dàng in ấn, gửi hóa đơn cho khách hàng, trong khi định dạng XML thường được sử dụng cho việc kê khai thuế với cơ quan thuế. Tải và lưu trữ đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi trong các giao dịch. Hãy cùng Accnet tìm hiểu ngay cách tải hóa đơn điện tử dưới bài viết sau!

1. Cách tải hóa đơn điện tử dạng file PDF và XML

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử

Mở trình duyệt web có kết nối internet ổn định, truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp bạn sử dụng, ví dụ như LV eInvoice, VNPT, MISA, BKAV….
Nhập tên đăng nhập/mật khẩu do nhà cung cấp dịch vụ cấp.
Nếu bạn quên mật khẩu, hãy sử dụng chức năng "Quên mật khẩu" hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp để lấy lại quyền truy cập.
Sau khi nhập đúng thông tin, nhấn "Đăng nhập" để truy cập vào hệ thống.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần tải (download) file PDF/XML

Đăng nhập thành công, bạn sẽ được đưa đến giao diện chính của hệ thống. Tại đây, chọn mục "Tra cứu hóa đơn"

Nhập các tiêu chí như số hóa đơn, mã số thuế của khách hàng, tên khách hàng, khoảng thời gian phát hành hóa đơn. Nhấn "Tìm kiếm" hoặc "Tra cứu" để hệ thống hiển thị danh sách các hóa đơn phù hợp với tiêu chí bạn đã nhập.

Bước 3: Xem hóa đơn điện tử trước khi thực hiện cách tải file PDF/XML

Khi danh sách hóa đơn được hiển thị, chọn hóa đơn bạn muốn thực hiện cách tải (download) hóa đơn điện tử bằng cách nhấp vào liên kết hoặc biểu tượng “Xem chi tiết”. Hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ mới hoặc một phần trên giao diện hiển thị nội dung chi tiết của hóa đơn.
Trước khi tải hóa đơn về, hãy kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như số hóa đơn, tên khách hàng, mã số thuế, số tiền, các thông tin khác để đảm bảo chính xác.

Bước 4: Cách tải hóa đơn điện tử dưới dạng PDF hoặc XML

Trong giao diện xem trước hóa đơn, bạn sẽ thấy các tùy chọn để tải hóa đơn về máy tính. Thông thường, hệ thống sẽ cung cấp hai tùy chọn chính là tải về dưới dạng PDF hoặc XML.

Tải hóa đơn dưới dạng PDF: Nhấp vào tùy chọn "Tải về PDF" hoặc "Download PDF" để tải hóa đơn xuống máy tính cho mục đích in ấn/gửi qua email cho khách hàng. Hóa đơn PDF thường hiển thị dưới dạng bản điện tử giống như một hóa đơn giấy thông thường.
Tải hóa đơn dưới dạng XML: Nếu bạn cần thực hiện cách tải (download) hóa đơn điện tử để phục vụ cho việc kê khai thuế, hãy chọn tùy chọn "Tải về XML" hoặc "Download XML". File XML chứa dữ liệu có cấu trúc, thường bao gồm cả thông tin chi tiết về hóa đơn, chữ ký điện tử của nhà cung cấp. File XML này tương thích với các phần mềm kế toán.

Nếu trong trường hợp phần mềm không có chỗ tải file XML, bạn có thể qua trang tra cứu của GOV (https://hoadondientu.gdt.gov.vn/), các trang tra cứu riêng của phần mềm hóa đơn (https://accnet.vn/tra-cuu-hoa-don-dien-tu) để tải bằng cách:

Copy mã hóa đơn bạn muốn tải file XML trong hệ thống quản lý HĐĐT thuộc nhà cung cấp bạn đang sử dụng
Cho mã hóa đơn vào ô tra cứu, nhập mã captcha tương ứng. Sau đó nhấn nút “Tra cứu hóa đơn”
Xuất hiện bảng thông tin hóa đơn chi tiết, nhấn nút "Tải XML"

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử sau khi thực hiện cách tải

Nhấp vào tùy chọn tải về, hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn thư mục lưu trữ trên máy tính. Bạn nên đặt tên file sao cho dễ quản lý, ví dụ như "Hoadon_01_2024.pdf" hoặc "Hoadon_01_2024.xml".
Sau khi tải xuống, hãy mở file PDF/XML để kiểm tra. Đối với file PDF, đảm bảo tất cả các thông tin trên hóa đơn được hiển thị đúng. Đối với file XML, bạn có thể sử dụng phần mềm như iTaxViewer, phần mềm kế toán để mở rồi kiểm tra nội dung file, giúp dữ liệu không bị lỗi trong quá trình thực hiện cách tải (download) hóa đơn điện tử.
Để đảm bảo an toàn, bạn nên sao lưu các file hóa đơn vào một thiết bị lưu trữ ngoài như ổ cứng di động, USB, lưu trữ đám mây

2. Điều kiện bắt buộc trước khi tải hóa đơn điện tử

Các điều kiện cần thiết để thực hiện cách tải (download) hóa đơn điện tử dễ dàng:

Doanh nghiệp cần có tài khoản truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ.
Tài khoản chỉ cho phép người có quyền hạn truy cập vào hệ thống.

Máy tính cần được cài đặt phần mềm hỗ trợ như Adobe Reader để mở trực tiếp file PDF.
Định dạng XML cần được mở bằng các phần mềm chuyên dụng như iTaxViewer, phần mềm kế toán, các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Tải hóa đơn điện tử yêu cầu kết nối internet ổn định. Một kết nối internet chậm dẫn đến lỗi trong quá trình tải hóa đơn, làm mất thời gian.

3. Lưu ý khi thực hiện cách tải hóa đơn điện tử

Dù doanh nghiệp tải file hóa đơn theo hình thức nào cũng cần lưu ý những điểm sau:

Sau khi thực hiện cách tải hóa đơn điện tử dưới định dạng PDF/XML, bạn cần mở file, kiểm tra toàn bộ thông tin để đảm bảo rằng không có lỗi hay thông tin sai lệch.
Nếu phát hiện lỗi trong quá trình tải, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để khắc phục.

Bạn nên tạo các thư mục theo tháng, năm, loại hóa đơn để dễ dàng quản lý, tìm kiếm khi cần.
Sao lưu hóa đơn điện tử ra các thiết bị lưu trữ ngoài để tránh mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật.

Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 10 năm.
Hóa đơn điện tử chứa các thông tin quan trọng về giao dịch, vì vậy bạn cần bảo mật thông tin này một cách nghiêm ngặt, tránh bị lộ, sử dụng sai mục đích.

Cách tải hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF/XML là một bước quan trọng để kê khai thuế. Hãy luôn lưu trữ hóa đơn có hệ thống, sao lưu dữ liệu thường xuyên. Hy vọng rằng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này sẽ giúp bạn tải hóa đơn điện tử một cách thuận tiện.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: