Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa: Khái niệm, Quy định, Cách xử lý

Posted on by Nguyễn Long

Trong quá trình phát hành hóa đơn, việc ghi sai tên hàng hóa là một trong những sai sót phổ biến. Dù chỉ là lỗi nhỏ, nhưng nếu không kịp thời điều chỉnh, sai sót này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng. Bài viết này, AccNet sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ về hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa bao gồm: khái niệm, quy định pháp lý và các tình huống cụ thể.

1. Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa là gì?

Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa là một loại hóa đơn được lập khi phát hiện sai sót liên quan đến tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn gốc đã phát hành.

Sai sót về tên hàng hóa có thể bao gồm:

  • Ghi sai tên hàng hóa nhưng đúng mã số, số lượng.
  • Ghi nhầm mô tả hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
  • Sai sót kết hợp giữa tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng.

Ví dụ minh họa: Trên hóa đơn ghi "Máy tính Dell Inspiron" nhưng thực tế phải là "Máy tính Dell Latitude".

hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa
Xem thêm:

2. Căn cứ pháp lý về hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa

2.1. Quy định mới nhất từ Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

  • Hóa đơn điện tử phải phản ánh chính xác các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.
  • Trong trường hợp có sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế để sửa đổi thông tin.
  • Doanh nghiệp không được hủy bỏ hóa đơn đã phát hành nếu đã giao cho khách hàng.

2.2. Hướng dẫn cụ thể từ Tổng cục Thuế về việc điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn

Cơ quan thuế đã đưa ra các nguyên tắc cụ thể cho hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa:

  • Hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng khi sai sót không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền thanh toán, thuế suất.
  • Việc điều chỉnh phải được thực hiện thông qua biên bản điều chỉnh hóa đơn có sự xác nhận giữa bên mua và bên bán.

2.3. Những sai phạm thường gặp khi không tuân thủ quy định

Nếu không điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp phải:

  • Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 5 - 10 triệu đồng nếu hóa đơn sai sót không được điều chỉnh kịp thời.
  • Bị từ chối khấu trừ thuế GTGT: Sai sót về hóa đơn ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ, dẫn đến rủi ro mất quyền khấu trừ thuế.

2.4. Số liệu mới nhất về hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa

Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2023:

  • Hơn 35% doanh nghiệp gặp sai sót liên quan đến hóa đơn, trong đó ghi sai tên hàng hóa chiếm 20%.
  • Việc không kịp thời điều chỉnh sai sót đã khiến 10% doanh nghiệp bị xử phạt hành chính trong năm qua.
Hóa đơn sửa đổi tên hàng hóa

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa

3.1. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết

Để lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Hóa đơn gốc: Bản hóa đơn có sai sót về tên hàng hóa.
  • Biên bản điều chỉnh hóa đơn: Có chữ ký xác nhận của hai bên mua và bán.
  • Phần mềm hóa đơn điện tử: Việc lập hóa đơn điều chỉnh nhanh chóng, đúng quy định.
Đọc thêm:

3.2. Các bước lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Nội dung biên bản cần ghi rõ sai sót, nội dung điều chỉnh, chữ ký xác nhận của hai bên.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử

  • Chọn chức năng "Lập hóa đơn điều chỉnh".
  • Ghi rõ: Loại hóa đơn điều chỉnh. Nội dung sai sót, điều chỉnh: “Điều chỉnh tên hàng hóa từ A thành B”. Lưu ý không được thay đổi các thông tin khác như số tiền, thuế suất.

Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa kèm biên bản điều chỉnh để khách hàng đối chiếu, lưu trữ.

3.3. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh

  • Ngày lập hóa đơn điều chỉnh phải sau ngày phát hành hóa đơn gốc, trước thời điểm kê khai thuế.
  • Nội dung ghi trên hóa đơn cần ghi rõ "Điều chỉnh tên hàng hóa", không được ghi đè lên hóa đơn gốc.
  • Biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh phải được lưu trữ để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

4. Khi nào cần lập/điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn?

Doanh nghiệp chỉ lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa khi:

  • Sai sót chỉ liên quan đến tên hàng hóa hoặc mô tả hàng hóa/dịch vụ.
  • Thông tin khác như mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất đều chính xác.
  • Hai bên mua bán đã thống nhất, xác nhận sai sót thông qua biên bản điều chỉnh.
Tìm hiểu thêm:

5. Giải pháp tối ưu hóa quy trình điều chỉnh tên hàng hóa cho hóa đơn

Phần mềm AccNet eInvoice không chỉ đáp ứng đầy đủ quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mà còn giúp doanh nghiệp:

  • Tự động phát hiện sai sót khi xuất hóa đơn.
  • Tích hợp tính năng lập hóa đơn điều chỉnh, gửi đến khách hàng nhanh chóng.
  • Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt nhờ tính chính xác cao.
  • Giảm 50% thời gian xử lý hóa đơn sai sót.
  • Tiết kiệm chi phí giấy tờ, lưu trữ hồ sơ.
Hóa đơn điều chỉnh thông tin hàng hóa

Theo khảo sát từ Tổng cục Thuế năm 2023:

  • 85% doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã giảm thiểu đáng kể sai sót về thông tin trên hóa đơn.
  • Trong đó, các doanh nghiệp ứng dụng phần mềm tự động điều chỉnh hóa đơn báo cáo giảm 70% thời gian xử lý, 30% chi phí nhân sự.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Giảm 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

✅ Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Cập nhật công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

✅ Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Tham khảo thêm: Phương pháp quản lý chứng từ giảm giá bán hàng cho doanh nghiệp

Hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa tuy là vấn đề phổ biến nhưng có thể được khắc phục hiệu quả nếu doanh nghiệp nắm rõ quy định, áp dụng quy trình khoa học. Hãy trải nghiệm ngay giải pháp hóa đơn điện tử AccNet eInvoice. Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí phần mềm!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
  • GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
  • 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/
Nguyễn Long
Đã kiểm duyệt nội dung

Chuyên gia có hơn 22 năm kinh nghiệm, đã từng đảm nhiệm vai trò Giám đốc Tài chính tại các tập đoàn đa quốc gia. Có khả năng lãnh đạo đội ngũ tài chính, tối ưu hóa chiến lược huy động vốn, quản lý rủi ro. Xem thêm về chuyên gia>>

Chủ đề:

Created with Fabric.js 3.6.6