Việc kiểm soát kho hàng không đơn thuần là câu chuyện của nhân sự vận hành mà đã trở thành một phần chiến lược tài chính doanh nghiệp. Đặc biệt với những doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn triển khai hoặc cải tiến hệ thống kế toán kho, thì quản lý số lượng hàng hóa là yếu tố cốt lõi giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch, kiểm soát chi phí hiệu quả.
Theo báo cáo từ McKinsey (2023), các doanh nghiệp triển khai thành công giải pháp quản lý số lượng hàng hóa hiện đại có thể giảm tới 40% thất thoát kho, tăng 30% độ chính xác trong báo cáo tài chính. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của việc xây dựng một hệ thống kiểm soát số lượng hàng hóa bài bản – không chỉ để kiểm kê chính xác mà còn để hỗ trợ ra quyết định quản trị đúng lúc.
Bài viết này sẽ giúp bạn – những nhà quản lý, kế toán trưởng, giám đốc vận hành – hiểu rõ “how to manage the quantity of goods” từ định nghĩa đến thực tiễn triển khai, đồng thời gợi ý công cụ, phương pháp hiệu quả nhất hiện nay.
1. Vì sao quản lý số lượng hàng hóa là yếu tố then chốt trong kế toán kho?
Tác động trực tiếp đến chi phí vận hành, dòng tiền
Một doanh nghiệp không thể quản lý tốt dòng tiền nếu không kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa tồn kho. Tồn kho ảo, thiếu hàng khi cần, dư thừa khi không cần... đều gây ra lãng phí tài chính, chiếm dụng vốn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng thanh khoản.
Ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính
Hàng hóa là một phần của tài sản ngắn hạn. Nếu không nắm rõ số lượng, giá trị tồn kho, doanh nghiệp có thể báo cáo sai lệch lợi nhuận, ảnh hưởng đến tính minh bạch, khả năng huy động vốn.
Cách quản lý số lượng hàng hóa Là cơ sở để ra quyết định mua – bán – sản xuất
Kế toán kho đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính. Khi có dữ liệu số lượng chính xác, doanh nghiệp có thể xây dựng định mức tồn kho tối ưu, từ đó đưa ra các quyết định mua hàng, sản xuất hoặc luân chuyển hàng hóa hợp lý.
Giảm thiểu rủi ro sai sót, gian lận, thất thoát
Sự chênh lệch giữa số liệu thực tế, sổ sách là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây rủi ro gian lận hoặc thất thoát hàng hóa, đặc biệt trong các ngành như bán lẻ, sản xuất, thực phẩm – nơi khối lượng giao dịch rất lớn.
Xem thêm:
- Giải pháp quản lý hàng hóa thông minh dành cho doanh nghiệp hiện đại
- Cargo management tồn kho đúng phương pháp giúp giảm chi phí lưu kho
- File quản lý hàng hóa bằng Excel miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ
2. Các phương pháp quản lý số lượng hàng hóa phổ biến hiện nay
Khi thực hiện cách quản lý số lượng hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp tùy theo quy mô, đặc thù ngành nghề, mức độ đầu tư vào công nghệ. Dưới đây là các phương pháp phổ biến đang được áp dụng trong thực tế.
Phương pháp thủ công (sổ sách, Excel)
- Mô tả: Ghi nhận nhập – xuất – tồn bằng tay hoặc file Excel đơn giản.
- Ưu điểm: Chi phí thấp, dễ triển khai với doanh nghiệp nhỏ.
- Hạn chế:
- Dễ sai sót do nhập liệu thủ công.
- Không thể theo dõi thời gian thực.
- Khó kiểm soát khi quy mô hàng hóa, số lượng giao dịch tăng cao.
- Kết luận: Phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, nhưng không nên áp dụng lâu dài do nguy cơ sai lệch lớn.
Phương pháp định danh hàng hóa bằng mã lô, mã batch
- Mô tả: Gán mã riêng cho từng lô sản phẩm giúp truy xuất, quản lý theo đợt nhập/xuất.
- Lợi ích:
- Rất phù hợp với ngành thực phẩm, dược phẩm, sản xuất – nơi hàng hóa cần phân loại theo ngày hết hạn hoặc nguồn gốc.
- Dễ dàng thu hồi lô hàng lỗi khi cần.
- Yêu cầu: Cần hệ thống phần mềm hoặc biểu mẫu hỗ trợ mã hóa.
Cách quản lý số lượng hàng hóa bằng phần mềm kế toán kho chuyên dụng
- Đặc điểm nổi bật:
- Theo dõi tự động, theo thời gian thực nhập – xuất – tồn.
- Kết nối với thiết bị quét mã vạch, QR, RFID để đảm bảo tính chính xác.
- Tự động tạo phiếu nhập/xuất, sổ kho, báo cáo biến động hàng tồn.
- Lợi ích cho kế toán:
- Giảm 70–90% khối lượng công việc thủ công.
- Đối chiếu dữ liệu giữa thực tế, kế toán chính xác hơn.
- Gợi ý phần mềm: AccNet Inventory, Bravo, MISA, FAST, Odoo ERP…
ACCNET INVENTORY – QUẢN LÝ KHO CHẶT CHẼ, GIẢM LỖ TỪ TỒN KHO VÀ THẤT THOÁT Doanh nghiệp sử dụng AccNet Inventory báo cáo tiết kiệm trung bình 300–600 triệu/năm nhờ giảm tồn kho đóng băng, tránh mất mát hàng hóa 👉 Vốn chôn, hàng lạc, báo cáo sai – ba thứ đang kéo doanh nghiệp xuống >>> AccNet Inventory dứt điểm cả ba
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Cách quản lý số lượng hàng hóa theo phương pháp FIFO, LIFO, JIT, ABC
| Method | Mô tả | Ứng dụng phổ biến |
| FIFO (First In – First Out) | Hàng nhập trước được xuất trước | Ngành thực phẩm, mỹ phẩm |
| LIFO (Last In – First Out) | Hàng nhập sau được xuất trước | Ngành xây dựng, nguyên liệu |
| JIT (Just In Time) | Hàng đến đúng lúc cần dùng | Doanh nghiệp sản xuất tinh gọn |
| ABC | Phân loại hàng theo giá trị và mức độ tiêu thụ (A – B – C) | Quản lý danh mục đa dạng |
Việc lựa chọn đúng phương pháp cần căn cứ vào mô hình kinh doanh, quy mô kho, khả năng đầu tư công nghệ.
3. Các bước triển khai cách quản lý số lượng hàng hóa hiệu quả trong doanh nghiệp
Để xây dựng hệ thống quản lý số lượng hàng hóa bền vững, dễ vận hành, doanh nghiệp nên triển khai theo 5 bước chuẩn hóa dưới đây:
Bước 1: Chuẩn hóa danh mục hàng hóa
- Tạo danh sách hàng hóa theo mã số duy nhất (SKU), kèm thông tin mô tả, đơn vị tính, nhóm hàng, hạn sử dụng, đơn giá.
- Áp dụng định mức tồn kho tối thiểu – tối đa cho từng mã hàng.
- Lợi ích: Giúp kế toán dễ dàng tra cứu, tránh nhầm lẫn, hỗ trợ cảnh báo hàng tồn bất thường.
Practical example: Doanh nghiệp sản xuất điện tử chuẩn hóa 500 mã linh kiện, giúp rút ngắn thời gian kiểm kê từ 3 ngày xuống còn 6 giờ.
Bước 2: Xây dựng quy trình nhập – xuất – kiểm kê rõ ràng
- Quy định rõ trách nhiệm từng bộ phận: mua hàng, kho, kế toán, sản xuất.
- Chuẩn hóa mẫu phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu kiểm kê.
- Tích hợp quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi ghi nhận nhập kho trong cách quản lý số lượng hàng hóa.
Note: Thiết lập phê duyệt 2 bước với hàng có giá trị cao để tránh sai lệch hoặc gian lận.
Bước 3: Ứng dụng phần mềm kế toán kho hoặc phần mềm ERP
- Ưu tiên lựa chọn phần mềm có:
- Cảnh báo tồn kho vượt/thiếu định mức.
- Tích hợp với bán hàng, sản xuất, kế toán tài chính.
- Cho phép truy vết theo số lô, hạn dùng, phiếu giao nhận.
- Tác động tích cực:
- Giảm thiểu sai sót thủ công.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, xuất – nhập.
- Hỗ trợ ra quyết định tồn kho linh hoạt theo thời điểm.
Bước 4: Phân quyền, phân luồng trách nhiệm theo vị trí
- Phân quyền truy cập phần mềm theo vai trò: thủ kho, kế toán, kiểm soát nội bộ, ban lãnh đạo.
- Quy định rõ trách nhiệm, KPI cho từng bộ phận liên quan đến hàng hóa.
- Lợi ích của bước này trong cách quản lý số lượng hàng hóa: Tăng tính minh bạch, truy cứu trách nhiệm rõ ràng khi xảy ra sai sót.
Bước 5: Thiết lập báo cáo kiểm soát định kỳ (tuần, tháng, quý)
- Các loại báo cáo nên triển khai:
- Báo cáo nhập – xuất – tồn theo mã hàng.
- Báo cáo hàng tồn chậm luân chuyển.
- Báo cáo đối chiếu thực tế – sổ sách – phần mềm.
- Gợi ý: Sử dụng dashboard động, biểu đồ tồn kho theo thời gian để dễ theo dõi xu hướng.
- Đề xuất: Thiết lập báo cáo động (dashboard) trực quan để lãnh đạo theo dõi tức thì.
4. Những sai lầm thường gặp khi thực hiện cách quản lý số lượng hàng hóa
Mặc dù đã triển khai kế toán kho, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải các lỗi phổ biến dẫn đến sai lệch dữ liệu, thất thoát hàng hóa, tắc nghẽn dòng tiền. Dưới đây là các lỗi thường gặp, cách khắc phục:
Không cập nhật kịp thời các biến động kho
- Lỗi phát sinh: Ghi nhận hàng nhập/xuất chậm trễ khiến số liệu kế toán không khớp với thực tế.
- Hậu quả: Dẫn đến quyết định mua thêm hàng trong khi kho vẫn còn, hoặc không đủ hàng để đáp ứng đơn hàng.
- Cách khắc phục: Sử dụng phần mềm kế toán kho có tính năng cập nhật thời gian thực, kết nối với hệ thống bán hàng hoặc sản xuất.
Nhầm lẫn mã hàng, đơn vị đo lường
- Lỗi phát sinh: Sản phẩm cùng tên nhưng khác quy cách hoặc đóng gói (kg – thùng – hộp) bị ghi nhận chung.
- Cách khắc phục: Chuẩn hóa mã hàng SKU, phân biệt rõ đơn vị tính gốc, đơn vị quy đổi.
Không đối chiếu định kỳ giữa thực tế – sổ sách – phần mềm
- Hậu quả: Không phát hiện kịp thời chênh lệch, gây ra sai số tích lũy theo thời gian.
- Cách khắc phục: Thiết lập lịch kiểm kê định kỳ, báo cáo đối chiếu tự động.
Lỗi nhập liệu thủ công
- Nguy cơ: Ghi sai số lượng, nhầm mã hàng, nhầm kho.
- Giải pháp: Sử dụng thiết bị quét mã vạch, nhập liệu qua phần mềm có gợi ý tự động.
Quy trình trong cách quản lý số lượng hàng hóa chưa phân quyền rõ ràng
- Hậu quả: Ai cũng có thể chỉnh sửa số liệu, khó kiểm soát gian lận hoặc sai sót.
- Khuyến nghị: Thiết lập phân quyền truy cập, ghi nhận nhật ký thao tác (log).
5. Phần mềm kế toán kho: Công cụ tối ưu để quản lý số lượng hàng hóa
Trong bối cảnh số lượng hàng hóa ngày càng đa dạng, tốc độ giao dịch nhanh, doanh nghiệp không thể kiểm soát kho hiệu quả nếu chỉ dựa vào phương pháp thủ công. Phần mềm kế toán kho hiện đại chính là lời giải toàn diện.
Lợi ích vượt trội:
- Theo dõi tức thời toàn bộ nhập – xuất – tồn kho theo mã hàng, mã kho, chi nhánh.
- Tự động hóa báo cáo: tồn kho, hàng chậm luân chuyển, cảnh báo hàng gần hết hạn.
- Kết nối hệ thống bán hàng – mua hàng – sản xuất giúp dữ liệu xuyên suốt.
- Giảm đến 80% khối lượng công việc kế toán kho, nâng cao độ chính xác.
Tiêu chí chọn phần mềm phù hợp:
- Có tính năng cảnh báo tồn kho vượt/thiếu định mức.
- Tích hợp quản lý lô – mã vạch – hạn dùng.
- Giao diện dễ dùng, hỗ trợ nhiều người dùng.
- Khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.
Theo khảo sát của Vietnam Report (2024), 65% doanh nghiệp sau khi triển khai phần mềm kế toán kho thay vì dùng cách quản lý số lượng hàng hóa đã giảm được trên 30% chi phí quản lý hàng tồn, tăng 50% độ chính xác kiểm kê so với giai đoạn trước.
6. Xu hướng mới trong quản lý số lượng hàng hóa
Công nghệ số đang thay đổi cách doanh nghiệp tiếp cận quản lý hàng hóa. Dưới đây là các xu hướng doanh nghiệp cần nắm bắt:
Tự động hóa bằng AI, IoT, RFID
- Gắn cảm biến đo tự động lượng hàng trong kho.
- AI phân tích xu hướng tồn kho – tiêu thụ để gợi ý kế hoạch nhập hàng.
Quản lý xuyên suốt chuỗi cung ứng
- Tích hợp hệ thống kế toán kho với phần mềm tài chính – mua hàng – CRM – sản xuất.
- Tạo nên một luồng dữ liệu thống nhất, giảm rủi ro sai lệch giữa các bộ phận.
Báo cáo, cảnh báo thông minh
- Cảnh báo hàng tồn vượt mức tối đa.
- Đề xuất tự động đơn hàng mua vào khi hàng tồn chạm ngưỡng tối thiểu.
Cách quản lý số lượng hàng hóa không đơn thuần là công việc vận hành – đó là một phần của chiến lược quản trị chi phí, tài sản doanh nghiệp. Đặc biệt với doanh nghiệp đang trong giai đoạn xây dựng hoặc số hóa hệ thống kế toán kho, việc hiểu, triển khai đúng phương pháp, quy trình, công cụ quản lý hàng hóa sẽ giúp:
- Giảm chi phí, giảm rủi ro thất thoát.
- Tăng độ minh bạch tài chính.
- Ra quyết định điều hành chính xác, kịp thời.
Đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi số hoặc xây dựng hệ thống kế toán kho chuyên nghiệp, việc đầu tư vào quy trình quản lý số lượng hàng hóa không chỉ là giải pháp vận hành mà còn là khoản đầu tư sinh lời dài hạn. Vì thế, ngay từ hôm nay, hãy:
- Rà soát lại toàn bộ quy trình quản lý hàng hóa hiện tại.
- Chuẩn hóa danh mục, mã hàng, định mức tồn kho.
- Triển khai phần mềm kế toán kho chuyên dụng để tự động hóa, minh bạch hóa, tăng tốc kiểm soát.
Nếu bạn cần tư vấn hoặc trải nghiệm thử giải pháp phần mềm quản lý số lượng hàng hóa chuyên sâu, hãy liên hệ ngay hôm nay. Cơ hội kiểm soát chặt chẽ kho hàng – tối ưu tài chính đang nằm trong tay bạn.
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: