Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp phát sinh giao dịch với hộ kinh doanh – một loại hình phổ biến, chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế Việt Nam. Dù không phải là tổ chức, nhưng hộ kinh doanh vẫn là đối tượng tiêu dùng, phân phối đáng kể trong chuỗi cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Từ đó, nhu cầu công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh đang ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn cho nhóm đối tượng này: Có được phép xuất không? Cần ghi thông tin gì? Có vi phạm quy định nếu ghi sai tên hộ? Có cần mã số thuế của họ không?...
Bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ thông tin pháp lý, quy trình, hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp xử lý đúng, đủ khi cần xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh – đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc của Chính phủ.
1. Vì sao doanh nghiệp quan tâm đến việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh?
Theo số liệu từ Tổng cục Thuế, tính đến cuối năm 2024, Việt Nam có hơn 2,2 triệu hộ kinh doanh cá thể, hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, sản xuất nhỏ lẻ. Với vai trò là nhà phân phối, khách hàng, thậm chí là đại lý bán hàng trung gian, hộ kinh doanh là mắt xích quan trọng trong mạng lưới vận hành của nhiều công ty.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho nhóm đối tượng này. Tuy nhiên, khi lập hóa đơn cho hộ kinh doanh, nếu ghi nhận sai thông tin hoặc không thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể:
- Bị cơ quan thuế xử lý vi phạm do lập hóa đơn không hợp lệ.
- Gây khó khăn trong việc hạch toán, khấu trừ thuế đầu ra.
- Ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng hộ kinh doanh, đặc biệt khi họ cần hóa đơn để chứng minh chi phí kinh doanh hợp pháp.
Thêm vào đó, kể từ ngày 01/07/2022, hóa đơn điện tử trở thành hình thức bắt buộc đối với phần lớn các doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Vì vậy, việc xuất hóa đơn đúng cho hộ kinh doanh không chỉ là nghiệp vụ kế toán thông thường, mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc trong quy trình vận hành hiện đại của doanh nghiệp.
2. “Công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh” nghĩa là gì?
Cụm từ “công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh” thực chất mô tả tình huống trong đó một doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng cho người mua là hộ kinh doanh cá thể, khi phát sinh giao dịch hợp pháp như:
- Bán hàng hóa;
- Cung cấp dịch vụ;
- Nhượng quyền phân phối sản phẩm.
Trong mối quan hệ này:
- Công ty là người bán, có trách nhiệm lập hóa đơn theo đúng quy định thuế.
- Hộ kinh doanh là người mua, có thể hoặc không có mã số thuế, nhưng vẫn có quyền yêu cầu nhận hóa đơn nếu muốn hợp thức chi phí đầu vào.
Một số đặc điểm cần làm rõ:
- Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn khi mua hàng, nhưng nếu yêu cầu thì doanh nghiệp phải xuất.
- Thông tin người mua có thể không đầy đủ như doanh nghiệp (ví dụ: không có mã số thuế, địa chỉ không rõ ràng…).
- Việc ghi nhận sai hoặc thiếu thông tin trên hóa đơn có thể khiến hóa đơn không hợp lệ hoặc bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ.
Vì vậy, để hiểu, xử lý đúng tình huống "công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh", doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp lý liên quan, cũng như có giải pháp công nghệ hỗ trợ kiểm tra, lập, lưu trữ hóa đơn chuẩn xác.
3. Các quy định pháp lý liên quan khi công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Để xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh đúng quy định, doanh nghiệp cần bám sát các văn bản pháp luật hiện hành, đặc biệt là:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử.
- Các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Cục thuế địa phương.
Dưới đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý khi công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh:
Hộ kinh doanh có được nhận hóa đơn hay không?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn để giao cho người mua, không phân biệt người mua là cá nhân, hộ kinh doanh hay tổ chức.
→ Nghĩa là:
- Doanh nghiệp hoàn toàn được phép lập hóa đơn cho hộ kinh doanh nếu có phát sinh giao dịch.
- Hộ kinh doanh không cần có mã số thuế vẫn được nhận hóa đơn.
- Nếu hộ kinh doanh yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất, không được từ chối với lý do không phải pháp nhân.
Doanh nghiệp phải sử dụng loại hóa đơn nào khi xuất cho hộ kinh doanh?
Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp (trừ một số ít ngoại lệ) phải sử dụng hóa đơn điện tử, gồm 2 loại:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã, áp dụng với các doanh nghiệp đủ điều kiện.
Việc lựa chọn loại hóa đơn nào không phụ thuộc vào người mua là ai, mà phụ thuộc vào:
- Quy mô, ngành nghề của doanh nghiệp.
- Phân loại do cơ quan thuế cấp phép.
→ Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu hiện hành, không có loại hóa đơn riêng biệt cho hộ.
Có cần người mua (hộ kinh doanh) ký tên trên hóa đơn điện tử không?
Theo Điểm d, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký của người mua, trừ một số trường hợp đặc thù (ví dụ: chứng từ tài chính trong lĩnh vực đặc biệt).
→ Nghĩa là:
- Khi công ty lập hóa đơn cho hộ kinh doanh, không cần chữ ký của người mua, kể cả khi người đó không có chữ ký số.
- Điều này rất quan trọng vì đa số hộ kinh doanh cá thể không có công cụ để ký số → việc miễn ký giúp quy trình xuất hóa đơn diễn ra thuận lợi hơn.
Trường hợp nào không cần lập hóa đơn cho hộ kinh doanh?
Theo Khoản 4, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán không bắt buộc lập hóa đơn nếu:
- Giá trị từng lần bán hàng dưới 200.000 đồng,
- Người mua không yêu cầu lập hóa đơn.
Nếu đáp ứng đồng thời cả hai điều kiện trên, doanh nghiệp có thể không lập hóa đơn. Tuy nhiên:
- Nếu hộ kinh doanh yêu cầu hóa đơn sau đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn bổ sung, thời điểm lập là thời điểm người mua yêu cầu, không phụ thuộc thời điểm giao hàng.
Quy định về nội dung hóa đơn khi lập cho hộ kinh doanh
Căn cứ vào Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung hóa đơn phải đảm bảo các tiêu chí tối thiểu sau:
| Thành phần | Quy định bắt buộc | Áp dụng với hộ kinh doanh như sau |
| Tên người mua | Bắt buộc | Ghi “Hộ kinh doanh A” hoặc “Anh A” |
| Tax code | Không bắt buộc nếu người mua không có | Có thì ghi, không có thì bỏ trống |
| Địa chỉ người mua | Không bắt buộc nhưng nên ghi nếu có | Có thể bỏ trống nếu không biết |
| Email/SĐT | Not required | Dùng để gửi hóa đơn, không ghi trên hóa đơn |
| Nội dung hàng hóa | Bắt buộc | Ghi đúng mô tả sản phẩm, đơn vị tính |
| Số tiền/Thuế GTGT | Bắt buộc nếu doanh nghiệp tính thuế | Tùy theo loại hình thuế áp dụng |
→ Lưu ý đặc biệt:
- Nếu ghi sai tên người mua hoặc bỏ trống không lý do chính đáng → hóa đơn có thể bị đánh giá là không hợp lệ khi kiểm tra.
- Nếu xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh nhưng ghi không đầy đủ thông tin (ví dụ: sai loại hàng, thiếu đơn giá) → rủi ro về thuế tăng cao.
Trách nhiệm lưu trữ, xuất trình hóa đơn
Theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo:
- Khả năng tra cứu, in ấn khi cần.
- Phục vụ kiểm tra thuế, đối chiếu giao dịch.
→ Doanh nghiệp phải có quy trình lưu trữ hóa đơn khoa học, tránh mất mát dữ liệu. Dù hộ kinh doanh không cần hóa đơn thường xuyên, nhưng doanh nghiệp vẫn phải lưu, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Các hành vi vi phạm thường gặp, chế tài liên quan
Một số lỗi phổ biến khi doanh nghiệp lập hóa đơn cho hộ kinh doanh:
| Hành vi sai phạm | Mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| Không lập hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ | Phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm | Phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng |
| Ghi sai tên người mua, mã số thuế, nội dung hàng | Phạt từ 2 triệu đến 4 triệu đồng |
| Không gửi hóa đơn cho người mua | Phạt từ 2 triệu đến 4 triệu đồng |
→ Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến chi phí, uy tín.
4. Hướng dẫn chi tiết quy trình công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp nắm vững các quy định pháp luật, mà còn phải thực hiện đúng quy trình để tránh sai sót, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, đặc biệt trong môi trường số hóa, hóa đơn điện tử hiện nay. Dưới đây là quy trình chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1. Xác định đúng bản chất giao dịch
Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định:
- Hộ kinh doanh là bên mua hay bên bán trong giao dịch? (Trong bài viết này, giả định hộ kinh doanh là bên mua).
- Giao dịch có thực sự phát sinh? Có hợp đồng, biên bản bàn giao, hoặc bằng chứng thanh toán không?
- Hàng hóa/dịch vụ cung cấp có thuộc diện phải lập hóa đơn không?
Việc xác định rõ bản chất giao dịch giúp công ty tránh trường hợp lập hóa đơn khống, xuất sai thông tin, gây rủi ro pháp lý.
Bước 2. Kiểm tra thông tin của hộ kinh doanh
Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ, chính xác thông tin của hộ kinh doanh để ghi trên hóa đơn, bao gồm:
- Tên hộ kinh doanh (ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc mã số thuế).
- Mã số thuế (nếu có).
- Địa chỉ hộ kinh doanh (ghi đầy đủ, đúng pháp lý).
- Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt, hoặc hình thức khác.
Lưu ý: Nhiều hộ kinh doanh không có mã số thuế (vì hoạt động dưới ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng/năm), nhưng doanh nghiệp vẫn được phép xuất hóa đơn cho họ. Trong trường hợp đó, mục “Mã số thuế” trên hóa đơn có thể để trống.
Bước 3. Lập hóa đơn điện tử đúng mẫu, đúng thời điểm
Sau khi xác minh thông tin, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định:
- Thời điểm lập hóa đơn: theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch (bán hàng, cung cấp dịch vụ).
- Mẫu số hóa đơn, ký hiệu, số thứ tự: phải theo đúng quy định đã đăng ký với cơ quan thuế (qua Thông báo phát hành hóa đơn hoặc đăng ký mẫu hóa đơn điện tử).
- Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán, thông tin người mua (hộ kinh doanh), mã số thuế người bán, thời điểm lập hóa đơn, chữ ký điện tử...
Lưu ý: Việc công ty xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cần tuân thủ đúng định dạng XML (file gốc), PDF (bản thể hiện), đồng thời gửi đến người mua qua email hoặc nền tảng điện tử.
Bước 4. Gửi hóa đơn cho hộ kinh doanh
Sau khi ký số, doanh nghiệp cần:
- Gửi hóa đơn bản thể hiện (PDF), file XML đến hộ kinh doanh.
- Có thể gửi qua: email, Zalo, hoặc link tải từ hệ thống hóa đơn điện tử.
- Ghi nhận lại ngày gửi, trạng thái đã gửi, phản hồi (nếu có) từ phía hộ kinh doanh.
Lưu ý: Trường hợp hộ kinh doanh yêu cầu hóa đơn bản giấy, doanh nghiệp có thể in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, bản in chuyển đổi không có giá trị pháp lý nếu không có dấu đỏ của bên phát hành (trừ khi phục vụ nội bộ).
Bước 5. Lưu trữ hóa đơn, ghi nhận vào sổ kế toán
Sau khi công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh hoàn tất:
- Doanh nghiệp cần lưu trữ file gốc XML của hóa đơn trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
- Ghi nhận doanh thu, công nợ phải thu từ hộ kinh doanh (nếu có) vào phần mềm kế toán.
- Cập nhật báo cáo thuế đầu ra, tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ.
5. Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh, có 3 yếu tố dễ gây sai sót, làm cho hóa đơn bị từ chối khấu trừ hoặc bị phạt hành chính nếu kiểm tra thuế. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Có cần ghi mã số thuế của hộ kinh doanh không?
- Không bắt buộc nếu hộ kinh doanh không cung cấp.
- Nếu hộ kinh doanh có mã số thuế, yêu cầu ghi vào hóa đơn, doanh nghiệp nên ghi đầy đủ để hóa đơn có giá trị pháp lý cao hơn.
Lưu ý: Nếu ghi sai mã số thuế → phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Ghi tên người mua trên hóa đơn như thế nào cho đúng?
- Trường hợp 1: Có đăng ký hộ kinh doanh → ghi “Hộ kinh doanh [Tên hộ]”.
- Trường hợp 2: Không rõ tên hộ → ghi “Anh/Chị [Tên cá nhân]” theo CCCD hoặc giao dịch.
Việc ghi tên người mua càng đầy đủ, chính xác càng tốt, giúp hóa đơn được chấp nhận khi kiểm tra thuế hoặc khi hộ kinh doanh dùng hóa đơn để làm chứng từ chi phí.
Địa chỉ, thông tin liên lạc của người mua
- Không có quy định bắt buộc ghi địa chỉ hay email trên hóa đơn, nhưng việc này giúp dễ tra cứu, xác minh sau này.
- Trong trường hợp không có email, doanh nghiệp có thể gửi bản PDF qua Zalo hoặc in ra để gửi bản cứng.
6. Tình huống thực tế doanh nghiệp thường gặp khi xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Việc công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh tưởng đơn giản nhưng thực tế lại phát sinh nhiều tình huống khó xử. Dưới đây là 3 ví dụ thực tế:
Tình huống 1: Hộ kinh doanh không có mã số thuế, không cung cấp địa chỉ
→ Kế toán lúng túng không biết điền gì → bỏ trống hoặc ghi sai → hóa đơn bị trả về.
Giải pháp: Chỉ cần ghi tên người mua, mô tả giao dịch, không cần mã số thuế hoặc địa chỉ nếu bên mua không yêu cầu.
Tình huống 2: Ghi sai tên hộ kinh doanh (ví dụ thiếu chữ “Hộ kinh doanh”)
→ Cơ quan thuế không công nhận hóa đơn là hợp lệ → bị loại chi phí khi quyết toán.
Giải pháp: Đối chiếu với giấy phép kinh doanh (nếu có), hoặc xác minh cách đặt tên hộ kinh doanh qua hệ thống thuế. Phần mềm AccNet eInvoice có thể lưu, gợi ý tên đã đúng định dạng trước đó.
Tình huống 3: Hộ kinh doanh không có email để nhận hóa đơn điện tử
→ Doanh nghiệp in hóa đơn ra giấy hoặc gửi bản mềm qua Zalo → cần lưu lại bằng chứng đã gửi.
Solution: AccNet eInvoice lưu toàn bộ lịch sử gửi hóa đơn, hỗ trợ xác minh khi cần.
7. Giải pháp giúp công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh dễ dàng
Để xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh nhanh chóng, chính xác, đúng quy định, doanh nghiệp nên đầu tư vào một giải pháp hóa đơn điện tử linh hoạt, mạnh về nghiệp vụ.
AccNet eInvoice – giải pháp hóa đơn điện tử thông minh cho doanh nghiệp hiện đại
AccNet eInvoice được thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt Nam, đáp ứng toàn diện các tình huống xuất hóa đơn đa đối tượng – kể cả khi người mua là hộ kinh doanh cá thể. Các tính năng nổi bật:
- Gợi ý thông tin người mua từng giao dịch → hạn chế nhập sai.
- Linh hoạt trong trường hợp người mua không có mã số thuế hoặc địa chỉ.
- Ký số, gửi, điều chỉnh, thay thế hóa đơn ngay trên một nền tảng duy nhất.
- Đồng bộ với phần mềm kế toán, quản lý bán hàng (nếu có).
- Hỗ trợ tra cứu, lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định 10 năm.
Việc đầu tư vào giải pháp như AccNet eInvoice giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn tăng tốc độ xử lý, giảm lỗi, cải thiện trải nghiệm khách hàng hộ kinh doanh.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
The công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh ngày nay không còn là ngoại lệ – đó là một phần trong quy trình vận hành bình thường của doanh nghiệp khi làm việc với thị trường bán lẻ, đại lý, phân phối. Nếu không nắm vững quy định, doanh nghiệp rất dễ mắc lỗi sai nghiệp vụ, dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc mất chi phí không đáng có. Giải pháp là gì? Chủ động cập nhật quy định mới, triển khai hệ thống hóa đơn điện tử phù hợp, vừa đảm bảo đúng luật, vừa tối ưu thời gian, chi phí.
👉 Nếu bạn đang tìm một phần mềm hóa đơn điện tử:
- Đáp ứng đúng quy định pháp luật
- Linh hoạt khi xuất hóa đơn cho mọi đối tượng
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống sẵn có
Hãy cân nhắc triển khai AccNet eInvoice – giải pháp đang được tin dùng bởi hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: