How to do ledger on excel details through 3 simple STAGES

Posted on by Trần Tiến

banner gif AccNet ERP chuyển đổi đầu bài

Today, technological advances have helped people use the computer to perform the daily work of his is an easier way. In the field of financial management, accounting, knowing how to create ledger on Excel not only save time but also increase the efficiency in work. Let's Accnet find out now how to do ledger on excel under this article, okay!

1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị danh mục tài khoản khi áp dụng cách làm sổ cái trên excel 

To distinguish between the synthetic account with another account for a table for ledger are made through the following steps:

  • Step 1: distinguish the synthetic account 

Principles of accounting rules that synthetic account only has 3 characters in it. Here, you can use the function ‘Count characters’ to specify the number of characters that each account has in column A.

The excel function used is LEN() >>> You put that formula applied to the entire account portfolio >>> Only those that result in a new 3 is considered to be the cell with synthetic account.

  • Step 3: Use the filter to take out the synthetic account when applying how to do ledger on excel

In the Data Tab, select apply filters for the category account >>> In the Filtering (C2), press the filter >>> In the filter list, uncheck all the values are listed, then only select the value 3 >>> result of the filtering process is as follows:

cách làm sổ cái trên excel

  • Step 4: Copy the list of accounts filtered

In column A, copy all of the results after step filtration Monday >>> Open a new document, on sheet this you can right click on a cell, select Paste Special >>> In windows, Paste Special, you select the content need to paste that Value, then click OK >>> You can distinguish the synthetic account through a different address.

  • Step 5: Complete the procedures to filter the account in the ledger on excel

You must return the format of the original item >>> In the account list, columns have a filter called column ‘filter’, you use the button associated with the filter to select all the account (or you can also use the ‘filter data’ to delete mode) >>> In the paste contains a list of account aggregation, you can use the function ‘Verify data’ to create the list of accounts can be picked up >>> In cell F1, can choose any account in the account list aggregate.

Read more:
banner gif AccNet ERP chuyển đổi giữa bài

Register for a free software consultation

liên hệ ngay

Nhận Demo ngay hôm nay để trải nghiệm:

ERP on a web-based platform, consolidating multi-branch data.

Hệ thống chỉnh sửa theo đặc thù của doanh nghiệp.

Integrated with complete enterprise management tools.

Xử lý dữ liệu lớn với hàng ngàn giao dịch/ngày.

Accumulated data for over 10 years.

Sign up fast

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

2. Giai đoạn 2: Xác định các thành phần trong cấu trúc của sổ cái trên excel

The main components when the application how to do ledger on excel includes:

  • Business information include: name, address, tax code... to when the print window that we determine is it attached to any unit.
  • Pattern book: Sample window is set based on the circulars, decisions, form...
  • Name window: To prove this is the ledger rather than other window.
  • Account information: information will be specific to the synthetic account. Information about your account, to differentiate it with other accounts on each ledger separately.
  • Track time: Depending on the needs of the management board, there may be mold different time to track arose in the ledger.
  • Title to the content columns: Each column will have a own content, should have a title to differentiate the content in each column.
  • The first viable states: Need 1 line to determine the starting point of that account.
  • States arise: synthesis of the expenses incurred in the period in accordance with the content recorded in the windows.
  • Total incurred during the period: 1-line data aggregation in the states.
  • Final balance account: 1 line summary of the final amount in that account.
  • Those who have the relevant authority to sign, approve content in the ledger

cách làm sổ cái trên excel

After getting to know the ingredients in how to do ledger on excelyou will go deep into the details of the deployment in phase 3 below:

3. Giai đoạn 3: Xây dựng chi tiết là bước cuối cùng trong cách làm sổ cái trên excel

  • Step 1: Create TextBox

To create a text box, go to the tab Insert, then select ‘text Box’

In these boxes, you can highlight the parts need to format and select format in the home tab >>> To remove color, border color, background color of the TextBox, you right click on TextBox, select Size and Properties >>> in the Format Shape you choose as follows:

  • Fill: select No Fill (default color)
  • Line: Select No Line (contour)

Benefits of Textbox in how to do ledger on excel: can position anywhere on your computer, doesn't depend on the number of rows or columns. Easily arrange and decorate to suit the structure of the ledger when printing.

  • Step 2: Create information ledger 

Complete basic information:

- Name: ledger

- Account: account that can be accessed from the list.

- Duration: can enter any time you want to

The content of this lies below the company info in center position for easy access 

You can create the cells express account number, date tracking outside the print area of the ledger, and then create the formula will collect information related to the time the account template ledger. This will enhance the beauty of the presentation and create conditions favorable for viewing it.

Tạo thông tin sổ cái 

Complete the column header when you create information in the ledger on excel: 

Content of header ledger typically includes the following sections:

- Recording date

- Information on record: record Number, date of birth

- Discuss the meaning of the transaction arises

- Account to be associated with ledger account in any financial transaction occurs.

- The total amount of debt in the Debtor's ledger, the total amount owed on the side of the ledger.

Next, you will discuss the content of the category.

Balance at beginning of term and final exams: The format of debit notes are of this category is the format Accounting, are underlined.

Number of states arises: format Accounting, no need to underline

Complete information about the signing:

You can fill out your content in the ‘text Box’ to easily sort the layout (almost the same with business information in the ledger).

4. Từ cách làm sổ cái trên Excel đến việc tự động hóa với AccNet ERP

Việc lập sổ cái trên Excel theo từng bước — từ chuẩn bị danh mục tài khoản, xây dựng cấu trúc sổ, đến xử lý các công thức – giúp kế toán viên hình dung cách quản lý dữ liệu tài chính thô. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, số lượng giao dịch tăng, cách làm thủ công dễ gây sai sót, mất thời gian kiểm tra, và không đảm bảo tính liên tục giữa các bộ phận.

Đây là lúc giải pháp kế toán – tài chính chuyên nghiệp như AccNet ERP phát huy lợi thế. Hệ thống này không chỉ thay thế việc ghi chép thủ công mà còn tự động hóa việc lập sổ cái: các phát sinh từ mua – bán, chi phí, công nợ… sẽ được ghi nhận vào đúng tài khoản tương ứng trong hệ thống, không cần nhập tay từng dòng.

AccNet ERP còn hỗ trợ:

  • Đồng bộ dữ liệu liên module: mọi hoạt động mua hàng, bán hàng, quản lý kho đều liên kết trực tiếp với sổ cái — đảm bảo số liệu nhất quán.
  • Cập nhật theo thời gian thực: khi có giao dịch phát sinh, bút toán được đẩy ngay vào sổ cái mà không chậm trễ.
  • Báo cáo tự động, linh hoạt: bạn có thể xem sổ cái, bảng cân đối, báo cáo chi tiết một cách nhanh chóng – không cần mở file Excel riêng lẻ.

Việc chuyển từ Excel sang hệ thống AccNet ERP không chỉ giảm thủ tục thủ công mà còn giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và dễ kiểm soát hơn.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”

With 7 phân hệ lõi tích hợp từ kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho vận, nhân sự đến phân phối, phần mềm quản lý doanh nghiệp AccNet ERP tạo nên một hệ sinh thái quản trị tài chính – điều hành khép kín, đồng bộ thông tin xuyên suốt:

  • Tài chính – Kế toán: Quản lý quỹ, ngân hàng, tài sản, giá thành, công nợ, sổ sách tổng hợp. Hơn 100 mẫu báo cáo quản trị tài chính được cập nhật tự động, đúng chuẩn kế toán Việt Nam.
  • Sales: Theo dõi chu trình bán hàng, từ báo giá, hợp đồng đến hóa đơn, cảnh báo công nợ, hợp đồng đến hạn.
  • Mua hàng – Nhà cung cấp: Phê duyệt đa cấp, tự động tạo phiếu nhập kho từ email, kiểm tra chất lượng đầu vào.
  • Kho vận – Tồn kho: Đối chiếu kho thực tế và sổ sách kế toán, kiểm soát bằng QRCode, RFIF, kiểm soát cận date, tồn kho chậm luân chuyển, phân tích hiệu quả sử dụng vốn.
  • Sản xuất: Giám sát nguyên vật liệu, tiến độ sản xuất theo ca/kế hoạch, phân tích năng suất từng công đoạn.
  • Phân phối – Bán lẻ: Kết nối máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, đồng bộ tồn kho tại từng điểm bán theo thời gian thực.
  • Nhân sự – Tiền lương: Theo dõi hồ sơ, tính lương thưởng, đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch ngân sách nhân sự.

TÍCH HỢP TRỢ LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN AI - RA MẮT 2025

AccNet ERP là một nền tảng công nghệ mở, tích hợp các giải pháp tiên tiến như:

  • Phân tích tài chính 24/7 trên cả desktop & mobile: Tư vấn tài chính dựa trên BI Financial Dashboard chứa số liệu thực tế chỉ trong vài phút.
  • Dự báo xu hướng và rủi ro tài chính: Dự báo rủi ro, xu hướng về mọi chỉ số tài chính từ lịch sử dữ liệu. Đưa ra gợi ý, hỗ trợ ra quyết định.
  • Tra cứu thông tin chỉ trong vài giây: Tìm nhanh tồn kho, công nợ, doanh thu, giá vốn, dòng tiền,… thông qua các cuộc trò chuyện
  • Tự động nghiệp vụ hóa đơn/chứng từ: Nhập liệu hóa đơn, kiểm tra lỗi, thiết lập lịch hạch toán chứng từ, kết xuất file, gửi mail,...
Trợ lý tài chính tích hợp AI

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Quản lý tài chính chủ động – Không còn “bơi trong số liệu rời rạc”

  • Automate 80% of the accounting profession standards, the Ministry of Finance
  • AI support phân tích báo cáo tài chính - Financial Dashboard real-time
  • Đồng bộ dữ liệu real-time, mở rộng phân hệ linh hoạt & vận hành đa nền tảng
  • Tích hợp ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, phần mềm khác…, kết nối với hệ thống kê khai thuế HTKK

✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng trợ lý tài chính AI 

  • Giảm 20–30% chi phí vận hành nhờ kiểm soát ngân sách theo từng phòng ban
  • Tăng 40% hiệu quả sử dụng dòng tiền, dòng tiền ra/vào được cập nhật theo thời gian thực
  • Thu hồi công nợ đúng hạn >95%reduce losses and bad debts
  • Cut 50% aggregate time & financial analysis
  • Business tiết kiệm từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng/nămincrease the efficient use of capital when deploying AccNet ERP

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET ERP

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

So is Accnet has guided you how to do ledger on Excel simple from the most basic steps. This not only helps you better grasp on the financial situation, but also is an effective method to track, manage your expenses, income. Let's apply this understanding to the efforts of your daily to institutions, financial management most effective.

CONTACT INFORMATION:

  • THE COMPANY SHARES INFORMATION, LAC VIET
  • 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
  • 📧 Email: info@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/
Tran Tien
Have censored content

Experts have more than 18 years of experience in the field of accounting and finance, have led to the large-scale enterprises in various industries (technology, manufacturing, retail) achieve sustainable growth. Read more about expert>>

Theme:

Created with Fabric.js 3.6.6