Khâu bán hàng, phân phối sản phẩm, việc quản lý hàng hóa (QLHH) là một mắt xích vô cùng quan trọng. Một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ lượng tồn kho, kiểm soát tốt nhập – xuất – tồn, hạn chế thất thoát, từ đó tối ưu doanh thu, chi phí. Vậy QLHH là gì, gồm những công việc nào, làm thế nào để thực hiện hiệu quả? Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.
1. Quản lý hàng hóa là gì?
Quản lý hàng hóa là quá trình theo dõi, kiểm soát, điều phối toàn bộ vòng đời của hàng hóa trong doanh nghiệp, từ lúc hàng được nhập vào kho cho đến khi xuất bán cho khách hàng hoặc đối tác.
Các hoạt động chính trong QLHH bao gồm:
- Ghi nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập kho.
- Sắp xếp, lưu trữ hàng hóa theo mã, vị trí, loại sản phẩm.
- Cập nhật khi hàng được xuất bán hoặc điều chuyển.
- Kiểm kê định kỳ để phát hiện chênh lệch hoặc thất thoát.
- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo luân chuyển hàng hóa.
Quản lý tốt giúp doanh nghiệp luôn có cái nhìn chính xác về lượng tồn kho, từ đó ra quyết định kịp thời về sản xuất, nhập hàng, hoặc xả hàng tồn.
2. Quy trình quản lý hàng hóa hiệu quả
Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, quy trình quản lý hàng hóa nên được chuẩn hóa theo 5 bước sau:
Bước 1: Nhập hàng – kiểm tra
- Kiểm tra thông tin nhà cung cấp, hóa đơn, chứng từ giao hàng.
- Kiểm đếm thực tế số lượng, chất lượng.
- Ghi nhận hàng nhập vào sổ, file Excel hoặc phần mềm.
Bước 2: Lưu kho – sắp xếp trong quản lý hàng hóa
- Mỗi sản phẩm nên có mã hàng riêng (SKU).
- Sắp xếp theo nhóm hàng, thời gian nhập hoặc mã kệ.
- Dán nhãn rõ ràng để nhân viên dễ tìm, hạn chế nhầm lẫn.
Bước 3: Xuất hàng – cập nhật tồn
- Mỗi lần xuất bán hoặc điều chuyển đều phải có phiếu xuất kho.
- Ghi chép cẩn thận để cập nhật số lượng tồn kho chính xác trong quản lý hàng hóa
- Ưu tiên theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO) để tránh hàng hỏng, lỗi thời.
Bước 4: Theo dõi tồn kho
- Hàng ngày hoặc hàng tuần nên cập nhật tồn kho.
- Có thể sử dụng file Excel hoặc phần mềm quản lý để kiểm soát lượng hàng thực tế, hệ thống khớp nhau.
Bước 5: Kiểm kê định kỳ khi quản lý hàng hóa
- Cuối mỗi tháng hoặc quý, nên thực hiện kiểm kê toàn bộ kho.
- So sánh tồn thực tế với tồn sổ.
- Nếu có chênh lệch, xác minh nguyên nhân, điều chỉnh lại hệ thống.
3. Vì sao cần quản lý hàng hóa đúng cách?
Nhiều chủ shop nhỏ, doanh nghiệp vừa thường chủ quan trong việc quản lý kho, dẫn đến hậu quả như:
- Thiếu hàng khi có đơn, bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
- Dư hàng lâu ngày không bán được, dẫn đến tồn kho chết, chiếm diện tích kho.
- Không biết hàng nào còn, hàng nào hết, gây nhầm lẫn khi xuất đơn.
- Không kiểm soát được lãi/lỗ thực tế, vì không nắm rõ giá trị hàng tồn.
- Ngược lại, khi quản lý hàng hóa khoa học, bạn sẽ:
- Luôn biết chính xác tồn kho theo từng mặt hàng.
- Đặt hàng kịp thời, không bị đứt hàng.
- Giảm thiểu rủi ro mất cắp, thất thoát.
- Tăng hiệu quả vận hành, tối ưu dòng tiền.
4. Cách QLHH bằng Excel đơn giản, miễn phí
Đối với những người mới bán hàng hoặc shop nhỏ, chưa cần đến phần mềm chuyên dụng thì Excel là công cụ dễ dùng, tiết kiệm chi phí.
Cách tạo file quản lý đơn giản:
| Item code | Name of goods | UNIT | Amount of income | Number manufacturer | Tồn kho |
| SP01 | Áo thun nam | The | 100 | 60 | 40 |
| SP02 | Quần short nữ | The | 80 | 30 | 50 |
Bạn có thể:
- Dùng hàm =Số lượng nhập - Số lượng xuất để tự động tính tồn kho.
- Dùng định dạng có điều kiện để cảnh báo sản phẩm tồn dưới mức an toàn.
Lưu ý: Nên lưu nhiều phiên bản để tránh mất dữ liệu, định kỳ sao lưu.
5. Phần mềm quản lý hàng hóa – giải pháp cho quy mô lớn
Khi hàng hóa nhiều mã, có nhiều nhân viên hoặc bán đa kênh (cửa hàng + online), thì phần mềm sẽ là lựa chọn tối ưu hơn Excel.
Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý hàng hóa:
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực.
- Kết nối bán hàng, xuất kho, hóa đơn – tất cả trong một hệ thống.
- In phiếu nhập – xuất – tồn chuyên nghiệp.
- Tự động cảnh báo khi sắp hết hàng.
- Báo cáo bán hàng, tồn kho nhanh chóng.
AccNet Inventory: Tích hợp kế toán, tài sản, mua bán – phù hợp doanh nghiệp vừa và lớn.
ACCNET INVENTORY – QUẢN LÝ KHO CHẶT CHẼ, GIẢM LỖ TỪ TỒN KHO VÀ THẤT THOÁT
- Giảm 20–30% hàng tồn kho dư thừa nhờ kiểm soát số lượng thực tế theo thời gian thực
- Tăng 50% tốc độ xuất – nhập – kiểm kê, giảm sai sót thủ công
- Cảnh báo tồn kho thấp hoặc vượt định mức – ngăn mua thừa, tránh thiếu hàng khi cần
- Hạn chế thất thoát do nhầm lẫn, gian lận – giảm 80% lỗi phát sinh trong quá trình vận hành kho
Doanh nghiệp sử dụng AccNet Inventory báo cáo tiết kiệm trung bình 300–600 triệu/năm nhờ giảm tồn kho đóng băng, tránh mất mát hàng hóa
👉 Vốn chôn, hàng lạc, báo cáo sai – ba thứ đang kéo doanh nghiệp xuống >>> AccNet Inventory dứt điểm cả ba
6. Mẹo giúp QLHH hiệu quả hơn
- Gắn mã vạch/mã SKU riêng cho từng sản phẩm, kể cả màu, size.
- Thiết lập mức tồn kho tối thiểu để chủ động nhập hàng.
- Phân loại hàng hóa theo nhóm ABC (A: giá trị cao, B: trung bình, C: phổ biến) để ưu tiên kiểm kê.
- Lưu trữ hồ sơ nhập – xuất rõ ràng, có người phụ trách chịu trách nhiệm khi quản lý hàng hóa
- Đào tạo nhân sự về quy trình quản lý kho bài bản.
Cargo management không đơn thuần là “ghi sổ” mà là cả một quy trình đòi hỏi sự chính xác, liên kết giữa các bộ phận, hệ thống hỗ trợ phù hợp. Dù bạn mới bắt đầu bán hàng online hay đang vận hành một chuỗi cửa hàng, việc QLHH tốt chính là nền tảng để phát triển bền vững.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: