From the date of bill electronic become a mandatory requirement for every business, understanding the latest regulations about electronic invoices no longer a choice – which is a legal obligation. Just a little mistake in the way the establishment, store, or send electronic invoices can also make business sanctioned dozens of million, or type the full cost of the tax.

So businesses need to comply with the regulations, what about bill electronic today? Is there any point to change than before? Must apply to the law, limit the risks? The article below – from the perspective accounting professionals bills – will full synthetic, latest content regulation bill latest electronicbusiness help correct implementation, safety and sustainability.

1. Overview of regulation bill electronic current

Legal background adjustment bill electronic current

To the present time, the legal system of electronic invoices shall be governed by the following documents:

  • Decree 123/2020/ND-CP (issued on 19/10/2020): clearly stated on invoices, vouchers, format, application objects, the time required to use electronic invoices across the country.
  • Circular 78/2021/TT-BTC (issued on 17/9/2021): detailed instructions Decree 123, the standard XML format, registration process, use, transfer, exchange electronic invoices.
  • Decide 206/QD-TCT of the General department of Taxation: issued date 24/2/2022, deployment, bill electronic phase 2 across the country from 01/7/2022.
  • Circular no. 39/2014/TT-BTC (expired): old Text before the specified electronic invoice required.

Note: all businesses that operate legally in Vietnam (except for some special cases such as individual households, the deep, no infrastructure) must apply the electronic invoice under the new rules.

quy định về hóa đơn điện tử

The difference between regulated electronic invoice, latest and old

Content Ago (according to TT39/2014) Currently (according to ND 123 & TT78)
Bill form Paper invoice, print, put in Only electronic bills (yes/no code CQT)
Format Word, Excel, PDF Mandatory XML – a standard format of TCT
Authentication mechanism Hand signed, stamped Register number + authentication code CQT (with bill code)
Roadmap development Purchase local Nationwide, mandatory from 01/7/2022
Send an invoice for the tax authority Not required Obligatory send up system CQT before use

This change creates huge request about converting software, internal processes, training of accountants in business.

Read more:

2. The latest point in the specified electronic invoice from 2022 – 2025

Mandatory use of electronic invoices across the country from 01/7/2022

According to the Decision 206/QD-TCT, from day 01/7/2022:

  • 100% of enterprises, economic organizations, households and individuals and business to use electronic invoices instead of paper bills.
  • The tax authorities will not receive register using bill book printing, self-printed invoices.
  • The new business establishment must register to use electronic invoice as soon as you tax code.

Exception in regulation bill electronic new only apply for remote areas not yet have the infrastructure, information technology – must have documents confirming your local tax authorities.

quy định hóa đơn điện tử mới nhất

Invoice template, symbol, number of bills under the new rules

Business must comply with the coding system uniformly across the country:

  • Sample invoice number: For example, “1C21TAA”, in which:
    • 1: type of bill (VAT invoice)
    • C: there is a code of CQT
    • 21: year released
    • TAA: symbol issuer
  • Bill number: Consists of 8 digits consecutive, non-duplicate in each sample invoice.
  • Sign the bill: For example “AA/21E”, used to distinguish each category, ever released.

The information in this regulation bill latest electronic must be initialized properly in the software, electronic invoice registration with The Tax authority before use.

New regulations on the time of establishment, send electronic invoices

Business to set up, send invoices right time rules, avoid sanctions:

  • The time of invoicing: Is the time of completion of the provision of services or delivery, not when the cash.
  • The deadline to send invoices to buyers: Within 2 working days from the time of establishment.
  • Case adjusted invoice: Business't get bills wrong, which to invoice adjustment, attach a written certification error between the two sides.

Regulation bill electronic latest standard format, mandatory use XML file

Under circular 78:

  • XML format is format only accepted, including:
    • Business data services (InvoiceData)
    • Technical data (Metadata), such as encryption, digital signatures, code CQT
  • Do not accept PDF, photo scan, file Word/Excel if there is no XML attachment.

Business must use software can function properly formatted, ensure the integrity, no editing after the number.

Regulatory updates electronic invoice of the latest on research, archives, reports, bills

  • Store a minimum of 10 years for businesses, according to the Law on accounting, the Law on tax Administration.
  • Must have the ability to lookup bills anytime, anywhere, even when the tax inspection.
  • Report recurring bills can be replaced by data connection directly to the tax authority, if the business use the invoice is code.
Read more:

3. The bugs businesses often make when applying regulation bill latest electronic

Though regulations on the electronic invoice has been issued sync from 2020, the practice shows that many businesses are still not properly implemented or understood fully, which leads to more frequent errors below:

Not bill the right time

An error extremely popular is billed not true to the time the tax obligations:

  • Set up after delivery several days → infringe on the time of invoice
  • When not completed service → is considered the bill at the wrong time
  • When no authentication code of the tax authority (with bill code) → invalid

Consequences: the Bill was eliminated as a tax deduction, be fined from 4 – 8 million according to the Decree 125.

Do not send the invoice data to the tax regulations

Many businesses think that just invoicing, sent to the client is done, but the fact:

  • With bill code, business required to send up system CQT before use.
  • With invoice no code, must be registered using the correct type, send periodical report template.

If not send data right time - right rule bill latest electronic business can be risk assessment or collection of tax arrears or coerced bill.

Invoicing wrong model, wrong sign under the new system

A number of businesses:

  • Still taking sign template old bills (AA/19E...)
  • No system updates the invoice number 8 digits
  • Using the software not the right standard XML format

These errors can cause bill is tax authorities refused to receive or not recognized valid when the settlement.

Not properly save the XML format or lost data bill

Many businesses:

  • Just save the PDF or print to paper, don't save the original XML
  • Storage bills scattered on email, hard drive personal, non-concentrate
  • There is no solution, data backup and safety

In the tax inspection, if not present get the bill correct XML format – business is considered no bills, may be excluded at a reasonable cost.

4. Sanctions violations of regulations bill latest electronic

Legal basis: Decree 125/2020/ND-CP

Decree 125 is adjustable text acts of administrative violations of bills and vouchers, which includes:

  • Violation of the time of establishment
  • Violation of the format, content, bills
  • Violation of obligation to send, store and sign up form

Content decree classification of the fine clear by level, behavior-specific help business can reference it directly.

The penalty according to each violation of rules bill latest electronic 

Below is the synthesis of a number of violations popular, the penalty corresponding:

Violation Penalties
Not bill the right time From 4 – 8 million
Invoicing wrong content required (tax code, amount...) From 3 – 5 million
Do not send invoices to buyers within the allotted time From 2 – 4 million
Do not send bills have the code up CQT before use From 5 – 10 million
Does not store bills format, time limit From 10 – 20 million

Note: The penalty can multiply up by the number of bills offense, do not apply mitigating if the behavior is repeated many times.

5. Business need to do to comply with latest regulations?

After the identification is clearly the provisions bill latest electronics, the penalty stern from tax authorities, businesses need to take action proactively, work promptly to deploy properly, avoid risks.

Updated legal documents from the tax authorities – continuous

  • Regularly monitor the website, the General department of Taxation (gdt.gov.vn), local tax Administration or Port information law (legal documents.vn) to:
    • Get a new circular issued or alternate text
    • Know the deployment or renew peculiarities in local time
  • Election department tax accountant responsible for reviewing text, common internal periodically

For example: Business't even hold circular 78 can still use self-printed invoices, leads to serious violations.

Check - standardized invoice template, the format, the time of establishment

  • Revise the entire invoice template, sign, information identifier on software: model number, symbol, type, code or no code
  • Check back time of invoicing compared to the time of the transaction, export warehouse
  • Ensure the system is properly formatted XML under circular 78, have enough digital signatures, code CQT (if available)

This should be done even if the business has applied electronic invoices from before the year 2022.

Use software electronic invoice standard Decree 123

To minimize the risk of errors due to manipulation or error, service and business should be using software to meet:

  • Standardized XML format
  • Directly integrated with the system of the General department of Taxation
  • Support set, sign, send, store, lookup, bill focus
  • Warning flaws before releasing the bill
  • Auto correct storage period prescribed (≥10 years)

Solution hints: AccNet eInvoice

AccNet eInvoice is the solution bill electronic specialized developed to:

  • Strict compliance with the Decree 123, circular 78
  • Tightly integrated with accounting software AccNet, avoid skewed data
  • Automatically send invoices up CQT – don't worry about forgetting, or at the wrong time
  • Supports standard XML format, long-term storage, high security

The solution is suitable for businesses small, medium and large are in need of upgrade system accounting – tax-a-way sync, save cost management, ensure compliance with regulations bill latest electronics.

PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ACCNET EINVOICE

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT

AccNet eInvoice được thiết kế như một nền tảng quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tích hợp sâu vào hệ thống tài chính – kế toán – bán hàng của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ phát hành hóa đơn, mà còn là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình vận hành liên quan đến hóa đơn điện tử. Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp có thể:

  • Tạo và phát hành hóa đơn chỉ trong chưa đầy 30 giây, đảm bảo tốc độ và tính chính xác cao.
  • Ký số trực tiếp ngay trên phần mềm, loại bỏ nhu cầu chuyển đổi file qua các công cụ trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
  • Tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu, gửi email cho khách hàng đến lưu trữ hóa đơn, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa rủi ro sai sót.
  • Kết nối liền mạch với hệ thống kế toán, bán hàng và ngân hàng điện tử, tạo nên một dòng chảy dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động tài chính.
  • Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, mang lại sự minh bạch, chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

TÍCH HỢP XUẤT HÓA ĐƠN TỪ MÁY POS - SÀN TMĐT (RA MẮT 2025)

Một trong những điểm khác biệt nổi bật của nền tảng này là khả năng tích hợp xuất hóa đơn ngay từ máy POS tại cửa hàng bán lẻ và từ các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, Tiki… Cụ thể, với AccNet eInvoice:

  • Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy POS: Khi khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng, hóa đơn điện tử được sinh ra ngay lập tức trên thiết bị POS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công cũng như thời gian trì hoãn — toàn bộ giao dịch đều được ghi nhận & xử lý nhanh chóng, chuẩn xác.
  • Tích hợp với sàn thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu đơn hàng từ các sàn TMĐT phổ biến, đồng bộ thông tin bán hàng, rồi phát hành hóa đơn tự động từ hệ thống AccNet. Việc này giúp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian so với xuất hóa đơn thủ công từ file excel hay nhập dữ liệu tay.
  • Đồng bộ hóa – lưu trữ & quản lý một cách liền mạch: Các hóa đơn phát sinh từ POS hoặc các sàn TMĐT được tích hợp vào hệ thống kế toán – lưu trữ hóa đơn đầu ra đầy đủ, cho phép tra cứu nhanh chóng, hỗ trợ trình tự kê khai thuế, đối soát doanh thu theo từng kênh.
  • Tối ưu quy trình, giảm sai sót: Với tự động nhập liệu, ký số trên phần mềm, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các kênh số, doanh nghiệp giảm thiểu hầu hết các bước thừa, tránh được lỗi nhập tay hoặc mất dữ liệu.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

Số hóa hóa đơn – Tối ưu quản trị doanh nghiệp

  • Discount 80–90% chi phí in ấn, chuyển phát, lưu kho
  • Rút ngắn 70% thời gian xử lý, tăng hiệu suất kế toán
  • Hóa đơn phát hành – tiền về nhanh hơn, cải thiện dòng tiền
  • Hạn chế tối đa sai sót nghiệp vụ, minh bạch hóa dữ liệu
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ tra cứu & thanh toán tiện lợi

Tích hợp toàn diện cùng AccNet ERP  

  • Tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn
  • Phiếu thu/chi lập tức khi có biến động ngân hàng
  • Updated công nợ & số dư real-time
  • Hóa đơn gắn kết chứng từ gốc & báo cáo tài chính – đối chiếu nhanh, báo cáo chuẩn

Chi phí hợp lý – Lợi ích vượt trội  

  • Gói cơ bản chỉ từ vài trăm nghìn đồng
  • Phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn
  • Đầu tư một lần – tận dụng lâu dài, dễ dàng mở rộng theo nhu cầu

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Sign up Demo

By clicking Register button, you have agreed to Privacy policy information of AccNet.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET EINVOICE

khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt
khách hàng Lạc Việt

Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

When digitized accounting – tax update regulation bill latest electronic no longer is the option, which is responsible for strategy survival of the business. Just a little mistake – set at the wrong time, saved in the wrong format, do not send data right process – can also make business fined tens of million, lost the right to a tax deduction, or be forced mode.

To avoid that, businesses need to:

  • Timely updates legal documents
  • Standardized billing system, storage, control
  • Deployment solution software electronic invoice standard as AccNet eInvoice, to ensure safe, economical, true law

You're want to deploy electronic invoice of the law effective? Experience consultation and free demo AccNet eInvoice TODAY – software electronic invoice help thousands of businesses, Vietnamese, regulatory compliance, process automation, protect the business from legal risks 

CONTACT INFORMATION:

  • ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
  • 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063
  • 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://accnet.vn/