Từ ngày hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, việc nắm rõ quy định mới nhất về hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn – mà là nghĩa vụ pháp lý. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong cách lập, lưu trữ hay gửi hóa đơn điện tử cũng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hàng chục triệu đồng, hoặc bị loại toàn bộ chi phí thuế.
Vậy doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định gì về hóa đơn điện tử hiện nay? Có điểm nào thay đổi so với trước? Phải áp dụng ra sao để đúng luật, hạn chế rủi ro? Bài viết dưới đây – từ góc nhìn chuyên gia kế toán hóa đơn – sẽ tổng hợp đầy đủ, mới nhất các nội dung quy định hóa đơn điện tử mới nhất, giúp doanh nghiệp triển khai đúng, an toàn, bền vững.
1. Tổng quan về quy định hóa đơn điện tử hiện hành
Nền tảng pháp lý điều chỉnh hóa đơn điện tử hiện nay
Tính đến thời điểm hiện tại, hệ thống pháp lý về hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi các văn bản sau:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020): Quy định rõ về hóa đơn, chứng từ, định dạng, đối tượng áp dụng, thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC (ban hành ngày 17/9/2021): Hướng dẫn chi tiết thực hiện Nghị định 123, quy định chuẩn định dạng XML, quy trình đăng ký, sử dụng, chuyển đổi hóa đơn điện tử.
- Quyết định 206/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế: Ban hành ngày 24/2/2022, triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 2 trên toàn quốc từ 01/7/2022.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực): Văn bản cũ trước khi có quy định hóa đơn điện tử bắt buộc.
Lưu ý: Tất cả các doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam (trừ một số trường hợp đặc thù như hộ cá thể vùng sâu chưa có hạ tầng số) đều phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.
Những điểm khác biệt cơ bản giữa quy định hóa đơn điện tử mới nhất và cũ
| Content | Trước đây (theo TT39/2014) | Hiện nay (theo NĐ 123 & TT78) |
| Hình thức hóa đơn | Hóa đơn giấy, tự in, đặt in | Chỉ còn hóa đơn điện tử (có/không mã CQT) |
| Định dạng | Word, Excel, PDF | Bắt buộc XML – chuẩn định dạng của TCT |
| Cơ chế xác thực | Ký tay, đóng dấu | Ký số + xác thực mã CQT (với hóa đơn có mã) |
| Lộ trình triển khai | Tùy địa phương | Toàn quốc, bắt buộc từ 01/7/2022 |
| Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế | Không bắt buộc | Bắt buộc gửi lên hệ thống CQT trước khi sử dụng |
Sự thay đổi này tạo ra yêu cầu rất lớn về chuyển đổi phần mềm, quy trình nội bộ, đào tạo kế toán trong doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Software invoice electronic nhanh chóng, chuẩn quy định
- Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử trọn gói, minh bạch
- Software creates bill of sale dễ sử dụng
2. Những điểm mới nhất trong quy định hóa đơn điện tử từ năm 2022 – 2025
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc từ 01/7/2022
Theo Quyết định 206/QĐ-TCT, từ ngày 01/7/2022:
- 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
- Cơ quan thuế sẽ không tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in.
- Các doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay khi có mã số thuế.
Ngoại lệ trong quy định hóa đơn điện tử mới nhất chỉ áp dụng cho vùng sâu, vùng xa chưa có hạ tầng công nghệ thông tin – phải có văn bản xác nhận của cơ quan thuế địa phương.
Mẫu hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn theo quy định mới
Doanh nghiệp phải tuân thủ hệ thống mã hóa thống nhất trên toàn quốc:
- Mẫu số hóa đơn: Ví dụ “1C21TAA”, trong đó:
- 1: loại hóa đơn (hóa đơn GTGT)
- C: có mã của CQT
- 21: năm phát hành
- TAA: ký hiệu tổ chức phát hành
- Số hóa đơn: Gồm 8 chữ số liên tiếp, không trùng lặp theo từng mẫu hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ “AA/21E”, dùng để phân biệt từng loại, từng kỳ phát hành.
Các thông tin này trong quy định hóa đơn điện tử mới nhất phải được khởi tạo đúng trong phần mềm hóa đơn điện tử, đăng ký với Cơ quan Thuế trước khi sử dụng.
Quy định mới về thời điểm lập, gửi hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải lập, gửi hóa đơn đúng thời điểm quy định, tránh bị xử phạt:
- Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng, không phải khi thu tiền.
- Thời hạn gửi hóa đơn cho người mua: Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ thời điểm lập.
- Trường hợp điều chỉnh hóa đơn: Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn sai mà phải lập hóa đơn điều chỉnh, đính kèm biên bản xác nhận lỗi giữa hai bên.
Quy định hóa đơn điện tử mới nhất về định dạng chuẩn, bắt buộc sử dụng file XML
Theo Thông tư 78:
- Định dạng XML là định dạng duy nhất được chấp nhận, bao gồm:
- Dữ liệu nghiệp vụ (InvoiceData)
- Dữ liệu kỹ thuật (Metadata) như mã hóa, chữ ký số, mã CQT
- Không chấp nhận PDF, ảnh scan, file Word/Excel nếu không có XML đính kèm.
Doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm có chức năng xuất đúng định dạng, đảm bảo tính toàn vẹn, không chỉnh sửa sau khi ký số.
Cập nhật quy định hóa đơn điện tử mới nhất về tra cứu, lưu trữ, báo cáo hóa đơn
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với doanh nghiệp, theo Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế.
- Phải có khả năng tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi, kể cả khi kiểm tra thuế.
- Báo cáo hóa đơn định kỳ có thể được thay thế bằng kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã.
Đọc thêm:
- Manage electronic invoice hiệu quả, tránh sai sót sổ sách
- Cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình và hợp pháp
- Electronic invoice is lost xử lý thế nào cho đúng quy định
3. Các lỗi doanh nghiệp thường mắc khi áp dụng quy định hóa đơn điện tử mới nhất
Dù quy định về hóa đơn điện tử đã được ban hành đồng bộ từ năm 2020, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn chưa triển khai đúng hoặc hiểu chưa đầy đủ, dẫn đến nhiều lỗi thường gặp dưới đây:
Không lập hóa đơn đúng thời điểm
Một lỗi cực kỳ phổ biến là lập hóa đơn không đúng với thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế:
- Lập sau khi giao hàng nhiều ngày → vi phạm về thời điểm xuất hóa đơn
- Lập khi chưa hoàn tất dịch vụ → bị coi là hóa đơn sai thời điểm
- Lập khi chưa có mã xác thực của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã) → không hợp lệ
Hậu quả: Hóa đơn bị loại khi khấu trừ thuế, bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng theo Nghị định 125.
Không gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế đúng quy định
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần lập hóa đơn, gửi cho khách hàng là xong, nhưng thực tế:
- Với hóa đơn có mã, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi lên hệ thống CQT trước khi sử dụng.
- Với hóa đơn không có mã, phải đăng ký sử dụng đúng loại, gửi báo cáo định kỳ theo mẫu.
Nếu không gửi dữ liệu đúng thời gian - đúng quy định hóa đơn điện tử mới nhất, doanh nghiệp có thể bị đánh giá rủi ro cao, bị truy thu thuế hoặc bị cưỡng chế hóa đơn.
Lập hóa đơn sai mẫu, sai ký hiệu theo hệ thống mới
Một số doanh nghiệp:
- Vẫn dùng ký hiệu mẫu hóa đơn cũ (AA/19E…)
- Không cập nhật hệ thống số hóa đơn 8 chữ số
- Sử dụng phần mềm không đúng định dạng XML chuẩn
Những sai sót này có thể khiến hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối tiếp nhận hoặc không được công nhận hợp lệ khi quyết toán.
Không lưu đúng định dạng XML hoặc mất dữ liệu hóa đơn
Nhiều doanh nghiệp:
- Chỉ lưu PDF hoặc in giấy, không lưu bản gốc XML
- Lưu trữ hóa đơn rải rác trên email, ổ cứng cá nhân, không tập trung
- Không có giải pháp backup dữ liệu an toàn
Trong các kỳ kiểm tra thuế, nếu không xuất trình được hóa đơn XML đúng định dạng – doanh nghiệp bị xem là không có hóa đơn, có thể bị loại chi phí hợp lý.
4. Chế tài xử phạt vi phạm quy định hóa đơn điện tử mới nhất
Căn cứ pháp lý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Nghị định 125 là văn bản điều chỉnh hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ, trong đó bao gồm:
- Vi phạm về thời điểm lập
- Vi phạm về định dạng, nội dung hóa đơn
- Vi phạm về nghĩa vụ gửi, lưu trữ, đăng ký mẫu
Nội dung nghị định phân loại mức phạt rõ ràng theo mức độ, hành vi cụ thể, giúp doanh nghiệp có thể tham chiếu trực tiếp.
Mức phạt theo từng hành vi vi phạm quy định hóa đơn điện tử mới nhất
Dưới đây là bảng tổng hợp một số hành vi vi phạm phổ biến, mức phạt tương ứng:
| Hành vi vi phạm | Penalties |
| Không lập hóa đơn đúng thời điểm | Từ 4 – 8 triệu đồng |
| Lập hóa đơn sai nội dung bắt buộc (mã số thuế, số tiền…) | Từ 3 – 5 triệu đồng |
| Không gửi hóa đơn cho người mua đúng thời gian quy định | Từ 2 – 4 triệu đồng |
| Không gửi hóa đơn có mã lên CQT trước khi sử dụng | Từ 5 – 10 triệu đồng |
| Không lưu trữ hóa đơn đúng định dạng, thời hạn | Từ 10 – 20 triệu đồng |
Lưu ý: Mức phạt có thể nhân lên theo số lượng hóa đơn vi phạm, không áp dụng tình tiết giảm nhẹ nếu hành vi lặp lại nhiều lần.
5. Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ đúng quy định mới nhất?
Sau khi nhận diện rõ các quy định hóa đơn điện tử mới nhất, mức phạt nghiêm khắc từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần có hành động chủ động, bài bản, kịp thời để triển khai đúng, tránh rủi ro.
Cập nhật văn bản pháp luật từ cơ quan thuế – liên tục
- Thường xuyên theo dõi website Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn), Cục thuế địa phương hoặc Cổng thông tin pháp luật (vbpl.vn) để:
- Nắm được thông tư mới ban hành hoặc văn bản thay thế
- Biết các đợt triển khai hoặc gia hạn đặc thù tại địa phương
- Cử bộ phận kế toán thuế chịu trách nhiệm rà soát văn bản, phổ biến nội bộ định kỳ
Ví dụ: Doanh nghiệp chưa kịp nắm Thông tư 78 có thể vẫn sử dụng hóa đơn tự in, dẫn đến vi phạm nghiêm trọng.
Kiểm tra - chuẩn hóa mẫu hóa đơn, định dạng, thời điểm lập
- Rà soát lại toàn bộ mẫu hóa đơn, ký hiệu, thông tin định danh trên phần mềm: mẫu số, ký hiệu, loại có mã hay không có mã
- Kiểm tra lại thời điểm lập hóa đơn so với thời điểm giao dịch, xuất kho
- Đảm bảo hệ thống đang xuất đúng định dạng XML theo Thông tư 78, có đủ chữ ký số, mã CQT (nếu có)
Việc này nên được thực hiện ngay cả khi doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử từ trước năm 2022.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn Nghị định 123
Để giảm thiểu rủi ro sai sót do thao tác thủ công hoặc lỗi nghiệp vụ, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm đáp ứng:
- Chuẩn hóa định dạng XML
- Tích hợp trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế
- Hỗ trợ lập, ký, gửi, lưu trữ, tra cứu hóa đơn tập trung
- Cảnh báo sai sót trước khi phát hành hóa đơn
- Tự động lưu trữ đúng thời hạn theo quy định (≥10 năm)
Gợi ý giải pháp: AccNet eInvoice
AccNet eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử chuyên biệt, được phát triển để:
- Tuân thủ nghiêm ngặt Nghị định 123, Thông tư 78
- Tích hợp chặt chẽ với phần mềm kế toán AccNet, tránh lệch dữ liệu
- Tự động gửi hóa đơn lên CQT – không lo quên hay sai thời điểm
- Hỗ trợ định dạng XML chuẩn, lưu trữ lâu dài, bảo mật cao
Giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn đang cần nâng cấp hệ thống kế toán – thuế một cách đồng bộ, tiết kiệm chi phí quản lý, đảm bảo tuân thủ quy định hóa đơn điện tử mới nhất.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Khi số hóa kế toán – thuế, việc cập nhật quy định hóa đơn điện tử mới nhất không còn là quyền chọn, mà là trách nhiệm, chiến lược sống còn của doanh nghiệp. Chỉ cần một sai sót nhỏ – lập sai thời điểm, lưu sai định dạng, không gửi dữ liệu đúng quy trình – cũng có thể khiến doanh nghiệp bị phạt hàng chục triệu đồng, mất quyền khấu trừ thuế, hoặc bị truy thu, cưỡng chế.
Để tránh điều đó, doanh nghiệp cần:
- Cập nhật kịp thời các văn bản pháp lý
- Chuẩn hóa hệ thống lập hóa đơn, lưu trữ, kiểm soát
- Triển khai giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn như AccNet eInvoice, để đảm bảo an toàn, tiết kiệm, đúng luật
Bạn đang muốn triển khai hóa đơn điện tử đúng luật, hiệu quả? Trải nghiệm tư vấn và demo miễn phí AccNet eInvoice NGAY HÔM NAY – phần mềm hóa đơn điện tử giúp hàng nghìn doanh nghiệp Việt tuân thủ quy định, tự động hóa quy trình, bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý
CONTACT INFORMATION:
- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: