Một doanh nghiệp có hệ thống xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ tạo ra trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp cho khách hàng, nâng cao khả năng giữ chân khách hàng lâu dài. Vậy cụ thể quy trình xử lý đơn hàng gồm những bước nào? Làm thế nào để tối ưu từng khâu từ tiếp nhận đến giao hàng, chăm sóc sau bán? Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Quy trình xử lý đơn hàng là gì?
Quy trình xử lý đơn hàng (Order Fulfillment Process) là chuỗi các bước diễn ra từ khi khách hàng đặt mua sản phẩm đến khi họ nhận được hàng, có thể bao gồm cả dịch vụ sau bán như đổi trả, bảo hành. Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, vận hành kho hàng của doanh nghiệp.
Một quy trình xử lý bài bản không chỉ đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đúng sản phẩm, mà còn giúp quản lý tồn kho, nhân sự, chi phí logistics hiệu quả hơn. Với sự phát triển của công nghệ, quy trình này ngày càng được tự động hóa bằng phần mềm, hệ thống quản lý đơn hàng thông minh.
2. Các bước trong quy trình xử lý đơn hàng
Thông thường, một quy trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Đơn hàng có thể được tạo từ nhiều kênh khác nhau như website bán hàng, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki), app mobile, hotline hoặc thậm chí là các kênh mạng xã hội. Khi đơn hàng được đặt thành công, hệ thống cần tự động ghi nhận đầy đủ thông tin bao gồm mã đơn, sản phẩm, địa chỉ giao hàng, hình thức thanh toán, trạng thái ban đầu là “Chờ xử lý”.
Một hệ thống chuyên nghiệp sẽ gửi email hoặc SMS xác nhận cho khách ngay lập tức. Đồng thời, dữ liệu đơn hàng cũng cần được lưu trữ an toàn trong hệ thống CRM hoặc phần mềm bán hàng để phục vụ bước xử lý tiếp theo.
Bước 2: Kiểm tra/xác nhận tồn kho trong quy trình xử lý đơn hàng
Sau khi tiếp nhận đơn, bước tiếp theo là kiểm tra xem sản phẩm có đủ trong kho hay không. Nếu hàng có sẵn, đơn được chuyển tiếp sang bộ phận kho để xử lý. Nếu không còn hàng, hệ thống cần cảnh báo ngay để người phụ trách chủ động:
- Liên hệ khách đổi sản phẩm hoặc hủy đơn.
- Đặt hàng từ nhà cung cấp (nếu doanh nghiệp theo mô hình bán buôn).
- Cập nhật lại thông tin tồn kho trên website để tránh nhận đơn sai.
Đây là khâu quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng giúp hạn chế tình trạng “bán vượt kho”, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
Bước 3: In đơn/gửi sang kho đóng gói
Sau khi đơn được xác nhận tồn kho, hệ thống sẽ tự động in các giấy tờ liên quan như:
- Warehouse.
- Mã vận đơn.
- Hóa đơn bán hàng (nếu có).
- Nhãn giao hàng dán ngoài gói hàng.
- Tất cả dữ liệu này được chuyển đến bộ phận kho để tiến hành chuẩn bị hàng.
Bước 4: Đóng gói hàng hóa trong quy trình xử lý đơn hàng
Bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng, mã sản phẩm, đảm bảo đúng với đơn hàng của khách. Sau đó, sản phẩm được đóng gói đúng tiêu chuẩn:
- Gói chống sốc với sản phẩm dễ vỡ.
- Đóng thùng, niêm phong kỹ với hàng cồng kềnh.
- In - dán vận đơn rõ ràng.
- Một số doanh nghiệp còn chụp ảnh gói hàng trước khi giao để làm bằng chứng, đối soát nếu có khiếu nại từ khách.
Bước 5: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển
Sau khi đóng gói, hàng được chuyển cho các đơn vị giao hàng như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, J&T, Viettel Post… Thông thường, phần mềm quản lý đơn hàng sẽ được kết nối với hệ thống vận chuyển (API) để:
- Tạo mã vận đơn tự động.
- Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
- Gửi thông tin vận chuyển đến khách hàng qua email/SMS.
Việc này trong quy trình xử lý đơn hàng giúp khách hàng yên tâm theo dõi hành trình đơn hàng, giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân viên.
Bước 6: Xử lý sau bán, chăm sóc khách hàng
Khi khách nhận hàng, hệ thống cần cập nhật trạng thái “Hoàn tất”. Doanh nghiệp có thể chủ động gửi lời cảm ơn, yêu cầu đánh giá chất lượng dịch vụ, hoặc đề xuất sản phẩm tương tự (up-sell, cross-sell).
Nếu có vấn đề phát sinh như đổi trả, khiếu nại, doanh nghiệp cần có bộ phận hậu mãi để tiếp nhận, xử lý, phản hồi kịp thời. Đây là cơ hội để giữ chân khách hàng, cải thiện dịch vụ.
3. Sơ đồ minh họa quy trình xử lý đơn hàng
Dưới đây là sơ đồ mô tả trực quan quy trình xử lý đơn hàng tiêu chuẩn:
Khách đặt hàng → Tiếp nhận đơn hàng → Kiểm kho → In đơn & đóng gói → Giao cho đơn vị vận chuyển → Khách nhận hàng → Chăm sóc sau bán
Mỗi bước đều có thể được tự động hóa, tối ưu nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng thông minh.
4. Lỗi thường gặp trong xử lý đơn hàng
Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi chưa có quy trình xử lý đơn hàng chặt chẽ:
- Giao nhầm sản phẩm: do thiếu kiểm tra chéo mã đơn, sản phẩm.
- Giao sai địa chỉ: nhập liệu thủ công gây sai sót.
- Hết hàng nhưng vẫn nhận đơn: hệ thống không đồng bộ tồn kho với kênh bán.
- Giao hàng trễ: không có cảnh báo xử lý đơn quá thời gian cam kết.
Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ, tự động hóa quy trình bằng phần mềm, xây dựng checklist xử lý rõ ràng cho từng bộ phận liên quan.
5. Giải pháp tối ưu quy trình xử lý đơn hàng
Việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng hoặc ERP là giải pháp hiệu quả để nâng cấp toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng:
- Đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh về một hệ thống tập trung.
- Tự động kiểm tra tồn kho, cập nhật trạng thái đơn hàng.
- Kết nối với các đơn vị vận chuyển, rút ngắn thời gian xử lý.
- Hệ thống cảnh báo đơn tồn, đơn chưa xử lý kịp thời.
- Báo cáo hiệu suất nhân viên, số lượng đơn theo ngày/tuần/tháng.
Phần mềm quản lý đơn hàng Top 1 nên dùng tại Việt Nam: AccNet Inventory
Xử lý đơn hàng là một chuỗi công việc liên kết chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, kho vận, vận chuyển, chăm sóc khách hàng. Việc chuẩn hóa quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn nâng cao trải nghiệm người mua, tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn. Nếu bạn đang gặp vấn đề với việc xử lý đơn thủ công, chậm trễ, dễ nhầm lẫn – đây là lúc cần nghiêm túc xây dựng lại quy trình, ứng dụng công nghệ vào quản lý. Bạn muốn tối ưu quy trình xử lý đơn hàng cho doanh nghiệp? Hãy bắt đầu từ một quy trình rõ ràng, chọn cho mình một công cụ quản lý đơn hàng phù hợp ngay hôm nay!
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: