Doanh nghiệp mua hàng trên các sàn TMĐT như Shopee ngày càng phổ biến. Từ vật tư văn phòng, linh kiện điện tử cho đến thiết bị sản xuất – rất nhiều doanh nghiệp chọn Shopee vì sự tiện lợi, giá cả cạnh tranh, thời gian giao hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, một vấn đề lớn thường bị bỏ qua: hóa đơn tài chính hợp lệ. Nhiều doanh nghiệp dù đã chi tiền mua hàng nhưng lại không có hóa đơn VAT hợp lệ để hạch toán, dẫn đến rủi ro bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT hoặc gặp rắc rối khi quyết toán thuế.
Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách tra cứu hóa đơn Shopee đúng chuẩn, cách phân biệt các loại hóa đơn trên sàn, quy trình kiểm tra, xác thực tính hợp lệ của hóa đơn, từ đó xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ. Đồng thời, chúng tôi sẽ gợi ý giải pháp AccNet eInvoice – phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả, giúp doanh nghiệp xử lý toàn diện nghiệp vụ này.
1. Khái niệm & vai trò của việc "tra cứu hóa đơn Shopee" với doanh nghiệp
“Tra cứu hóa đơn Shopee” là gì?
Hiểu một cách đơn giản, tra cứu hóa đơn Shopee là quá trình doanh nghiệp xác minh, truy xuất, kiểm tra hóa đơn điện tử được cung cấp từ đơn hàng đã mua qua nền tảng Shopee. Đây là bước kiểm tra đầu vào bắt buộc trong quy trình kế toán để đảm bảo:
- Hóa đơn đã được phát hành đúng thời điểm.
- Thông tin đúng với đơn hàng, thông tin pháp lý của doanh nghiệp.
- Hóa đơn tồn tại thật, hợp lệ trên hệ thống Tổng cục Thuế.
Lưu ý: Tra cứu khác với “xin hóa đơn”. Doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu xuất hóa đơn khi mua hàng, sau đó mới có thể tra cứu, xác thực tính hợp lệ.
Hóa đơn Shopee có hợp lệ với cơ quan thuế không?
Không phải hóa đơn nào từ Shopee cũng hợp lệ. Sự hợp lệ của hóa đơn phụ thuộc vào ai là người bán:
| Loại người bán | Hóa đơn có hợp lệ không? | Ai xuất hóa đơn? |
| Shopee Retail (do chính Shopee bán) | ✅ Have | Công ty TNHH Shopee |
| Nhà bán hàng doanh nghiệp trên Shopee | ✅ Có thể có | Nhà bán hàng xuất hóa đơn |
| Nhà bán hàng cá nhân | ❌ Do not | Không thể xuất hóa đơn GTGT |
Theo khảo sát từ báo cáo iPOS năm 2024, có đến 41% doanh nghiệp mua hàng trên Shopee không nhận được hóa đơn hợp lệ, trong đó gần 60% đến từ các nhà bán cá nhân. Điều này cho thấy việc chủ động tra cứu, kiểm soát hóa đơn là rất cần thiết để tránh mất chi phí hợp lệ.
Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tra cứu hóa đơn Shopee?
Shopee hiện là một trong những kênh mua hàng phổ biến của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, khác với các nhà cung cấp truyền thống, Shopee là nền tảng kết nối giữa người bán và người mua, không phải tất cả các đơn hàng đều có hóa đơn VAT hợp lệ. Một số tình huống phổ biến mà doanh nghiệp gặp phải:
- Bộ phận mua hàng đặt hàng Shopee nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn đúng cách, dẫn đến không có chứng từ hợp lệ.
- Mua hàng từ nhà bán lẻ cá nhân, không đủ điều kiện xuất hóa đơn.
- Hóa đơn được gửi qua email, nhưng thất lạc, sai thông tin hoặc không tra cứu được tính hợp lệ trên hệ thống Tổng cục Thuế.
Tình trạng này nếu không được kiểm soát sẽ dẫn đến hệ lụy:
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chi phí mua hàng bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
- Doanh nghiệp không đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong báo cáo tài chính.
Vì vậy, việc tra cứu hóa đơn Shopee trở thành một phần bắt buộc trong quy trình kiểm soát chi phí, hạch toán kế toán. Doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng, phối hợp giữa bộ phận mua hàng, kế toán, CNTT.
2. Quy trình chuẩn để tra cứu hóa đơn Shopee dành cho doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình chi tiết, từng bước để doanh nghiệp có thể chủ động tra cứu, kiểm tra hóa đơn Shopee một cách chính xác, tuân thủ quy định thuế.
Bước 1: Kiểm tra loại người bán trước khi đặt hàng
Trước khi mua bất kỳ sản phẩm nào trên Shopee, kế toán hoặc bộ phận mua hàng cần xác định người bán thuộc nhóm nào:
- Shopee Mall: Là các thương hiệu hoặc nhà bán doanh nghiệp chính hãng. Có thể xuất hóa đơn điện tử.
- Shopee Retail (do Shopee trực tiếp bán): Chắc chắn có xuất hóa đơn hợp lệ. Shopee sẽ là bên phát hành hóa đơn.
- Nhà bán cá nhân hoặc tiểu thương: Thường không có mã số thuế, không xuất hóa đơn được.
Cách kiểm tra:
- Vào phần thông tin cửa hàng → Kiểm tra mô tả, tên công ty (nếu có).
- Nếu không rõ ràng, gửi tin nhắn hỏi trực tiếp người bán: “Đơn vị có xuất được hóa đơn VAT không?”, “Hóa đơn có tra cứu được trên hệ thống CQT không?”
Lưu ý: Doanh nghiệp nên ưu tiên mua từ Shopee Retail hoặc các nhà bán hàng có pháp nhân rõ ràng.
Bước 2: Yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi đặt hàng
Khi đã xác định được người bán có thể xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần chủ động điền thông tin xuất hóa đơn ngay lúc đặt hàng. Hướng dẫn:
- Tại bước thanh toán, kéo xuống phần “Yêu cầu xuất hóa đơn”.
- Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc:
- Tên công ty
- Tax code
- Địa chỉ trụ sở
- Email nhận hóa đơn điện tử
Không nên bỏ trống mục này vì nếu không nhập, sau khi giao hàng sẽ không thể bổ sung thông tin, người bán sẽ không phát hành hóa đơn.
Bước 3: Theo dõi trạng thái đơn hàng, chờ hóa đơn được phát hành
Sau khi đơn hàng được giao thành công, hóa đơn điện tử thường sẽ được phát hành trong vòng 1 – 7 ngày tùy theo quy trình của nhà bán. Cách theo dõi:
- Vào “Tôi” > “Đơn mua” > “Đã giao” → chọn đơn hàng muốn kiểm tra.
- Nếu là đơn của Shopee Retail, sẽ có mục “Xem hóa đơn”.
- Nếu là nhà bán khác, hóa đơn sẽ được gửi qua email đã cung cấp.
Thời gian phát hành hóa đơn tối đa 7 ngày kể từ ngày giao hàng thành công (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bước 4: Nhận và kiểm tra hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được hóa đơn (qua email), doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung sau:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ có đúng không?
- Tên hàng hóa – dịch vụ: Có khớp với sản phẩm trong đơn hàng Shopee không?
- Giá trị trước thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT: Có đúng với đơn đặt hàng?
- Mã hóa đơn – ký hiệu – mã số tra cứu: Hóa đơn có đầy đủ các trường hợp lệ?
- Tên đơn vị phát hành hóa đơn: Có đúng với người bán hàng trên Shopee không?
Nếu có sai sót (như sai mã số thuế, tên công ty), cần yêu cầu người bán hủy, xuất lại hóa đơn (chỉ khi hóa đơn chưa gửi lên hệ thống Tổng cục Thuế).
Bước 5: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống Tổng cục Thuế để xác thực tính hợp lệ
Đây là bước quan trọng giúp kế toán xác minh xem hóa đơn có được cơ quan thuế chấp nhận hay không. Các bước thực hiện:
- Truy cập trang web chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”.
- Nhập các thông tin cần thiết:
- Mã số thuế người bán.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Mã tra cứu (nếu có).
- Xác nhận mã captcha, bấm “Tra cứu”.
Kết quả tra cứu:
- Nếu hóa đơn hợp lệ: hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin hóa đơn.
- Nếu không tìm thấy hóa đơn:
- Có thể nhà cung cấp chưa gửi lên CQT.
- Hóa đơn giả, hóa đơn nội bộ, hoặc sai thông tin nhập.
Trường hợp không tìm thấy hoặc thông tin không trùng khớp, kế toán cần liên hệ ngay với bên bán để được xác minh lạ, yêu cầu xử lý đúng.
Bước 6: Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ, kế toán cần thực hiện:
- Lưu bản PDF, link hóa đơn gốc trong hệ thống lưu trữ nội bộ.
- Ghi nhận vào sổ sách kế toán với đầy đủ chứng từ đi kèm (email, file, ảnh chụp đơn hàng).
- Đối chiếu định kỳ với bộ phận mua hàng để tránh thất lạc.
Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
3. Những lưu ý quan trọng để tra cứu hóa đơn Shopee thành công
Đảm bảo kê khai thông tin doanh nghiệp khi đặt hàng
Đây là lỗi thường gặp nhất. Nhiều doanh nghiệp để nhân viên mua hàng đặt đơn mà không điền thông tin hóa đơn, dẫn đến:
- Không có hóa đơn VAT.
- Hoặc hóa đơn mang tên cá nhân, không được hạch toán.
Solution:
- Quy định nội bộ: mọi đơn hàng trên Shopee phải điền đủ thông tin công ty.
- Sử dụng tài khoản Shopee riêng cho công ty, không dùng chung với tài khoản cá nhân.
Theo dõi thời gian nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập trong thời hạn 7 ngày sau khi giao hàng. Nếu doanh nghiệp không kiểm tra, có thể:
- Mất hóa đơn do email rác.
- Nhận hóa đơn muộn, ảnh hưởng kỳ hạch toán.
Khuyến nghị:
- Thiết lập hộp thư riêng để nhận hóa đơn: hoadon@tencongty.com.
- Phần mềm AccNet eInvoice có thể tự động lưu trữ, đồng bộ hóa đơn theo kỳ, hạn chế bỏ sót.
4. Những rủi ro nếu doanh nghiệp không kiểm soát hóa đơn Shopee
Việc không kiểm tra, xác thực, lưu trữ, tra cứu hóa đơn Shopee đúng cách hóa đơn Shopee có thể gây ra những rủi ro nghiêm trọng trong công tác kế toán – thuế:
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Hóa đơn điện tử không hợp lệ (sai thông tin, không khớp mã số thuế, không tra cứu được) sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, dù doanh nghiệp đã thanh toán đơn hàng.
Ví dụ: Doanh nghiệp A mua máy in trên Shopee trị giá 5 triệu VNĐ (đã có VAT), nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn đúng thời điểm. Cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán không có hóa đơn hợp lệ → mất khoản thuế được khấu trừ 500.000 VNĐ.
Chi phí không được tính hợp lệ cho thuế TNDN
Theo Luật thuế TNDN, chi phí được trừ bắt buộc phải có chứng từ hợp lệ. Nếu hóa đơn từ Shopee không đủ điều kiện (ví dụ như do nhà bán là cá nhân, không có mã số thuế), chi phí sẽ bị loại. Hậu quả:
- Tăng thu nhập chịu thuế → tăng số thuế phải nộp.
- Doanh nghiệp mất quyền ghi nhận chi phí dù thực tế đã phát sinh.
Khó khăn khi quyết toán thuế, bị truy xuất nguồn chi phí
Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế có quyền:
- Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ.
- Kiểm tra tính tồn tại thực tế của hóa đơn trên hệ thống CQT.
- Truy xuất nguồn gốc nhà cung cấp, đặc biệt nếu doanh nghiệp có giao dịch thường xuyên với Shopee.
Nếu doanh nghiệp không có công cụ đối soát, lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn, rất dễ xảy ra sai sót hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.
Giải pháp tối ưu là triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, giúp tự động theo dõi, xác minh tính hợp lệ của từng hóa đơn đầu vào, kể cả hóa đơn từ sàn
5. Giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý, tra cứu hóa đơn Shopee hiệu quả
Để kiểm soát hóa đơn từ Shopee, các nền tảng thương mại điện tử, doanh nghiệp nên:
Tự động hóa quy trình kiểm tra, lưu trữ hóa đơn
- Không nên tra cứu thủ công từng hóa đơn vì dễ sai sót, mất thời gian.
- Cần xây dựng quy trình tích hợp giữa bộ phận mua hàng – kế toán – CNTT.
- Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp:
- Tự động đọc email hóa đơn, trích xuất dữ liệu.
- Kiểm tra mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, trạng thái trên hệ thống CQT.
- Tự động lưu trữ hóa đơn đúng kỳ, theo nhà cung cấp, theo mã đơn hàng.
Sử dụng phần mềm AccNet eInvoice
AccNet eInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ đặc biệt trong khâu:
- Đối soát, kiểm tra hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp TMĐT.
- Tự động lưu hóa đơn đúng chuẩn, phục vụ hạch toán, kiểm toán.
- Tích hợp với phần mềm kế toán, hệ thống ERP, giảm thao tác thủ công.
- Phát hiện hóa đơn không hợp lệ hoặc trùng lặp, cảnh báo kịp thời cho kế toán.
Đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng online lớn hoặc mua hàng thường xuyên từ Shopee, Lazada, Tiki.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
Trong xu hướng thương mại điện tử phát triển mạnh, doanh nghiệp không thể bỏ qua kênh mua hàng trực tuyến như Shopee. Tuy nhiên, đi kèm với sự tiện lợi là những rủi ro liên quan đến hóa đơn đầu vào, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, tính hợp pháp của chi phí. Do đó, việc tra cứu hóa đơn Shopee đúng cách – đúng quy trình – đúng chuẩn CQT là bắt buộc. Doanh nghiệp cần:
- Phân biệt rõ nguồn bán trên Shopee.
- Chủ động yêu cầu, kiểm tra hóa đơn.
- Lưu trữ, xác minh hóa đơn bằng công cụ chuyên nghiệp.
Triển khai giải pháp AccNet eInvoice sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình này một cách tự động, minh bạch, hiệu quả, từ đó giảm thiểu rủi ro thuế, tăng tính tuân thủ, tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán. Nếu bạn cần giải pháp quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, đặc biệt hỗ trợ tra cứu, kiểm soát hóa đơn Shopee, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
Headquarters: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
Hotline: 0901 555 063
Email: accnet@lacviet.com.vn
Website: https://accnet.vn/
Theme: