Sàn thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ là kênh bán hàng tiềm năng mà còn là "mảnh đất vàng" để doanh nghiệp mở rộng thị trường nhanh chóng. Trong đó, Shopee là một trong những nền tảng có lưu lượng giao dịch hàng đầu Việt Nam, thu hút hàng trăm nghìn người bán mỗi ngày. Tuy nhiên, đi cùng với sự phát triển đó là yêu cầu ngày càng chặt chẽ từ cơ quan thuế về nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, đặc biệt là với các doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh. Không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn còn lúng túng trước câu hỏi: Có bắt buộc phải xuất hóa đơn khi bán trên Shopee không? Nếu có thì quy trình ra sao? Dùng phần mềm gì để thực hiện nhanh – đúng – đủ?
Bài viết này sẽ giúp bạn giải mã toàn bộ những câu hỏi đó, triển khai chi tiết từ góc nhìn chuyên môn kế toán, đồng thời cung cấp hướng dẫn thực tế, cập nhật mới nhất về hóa đơn điện tử Shopee.
1. Xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee là gì?
Khái niệm, vai trò
"Xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee" là việc người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh…) phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ cho từng đơn hàng phát sinh trên nền tảng Shopee, nhằm ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế, cung cấp chứng từ cho khách hàng khi có yêu cầu.
Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính, đặc biệt kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực.
Đối tượng áp dụng: ai cần xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee?
| Loại hình người bán trên Shopee | Có bắt buộc xuất hóa đơn không? |
| Doanh nghiệp (có mã số thuế) | ✅ Có – bắt buộc xuất hóa đơn |
| Hộ kinh doanh có đăng ký | ✅ Có – bắt buộc xuất hóa đơn |
| Cá nhân kinh doanh không đăng ký | ❌ Không bắt buộc (tùy trường hợp) |
| Người bán Shopee Mall | ✅ Có – bắt buộc, có quy định riêng |
Note: Đối với các Shop Mall, Shopee yêu cầu đơn vị bán hàng là doanh nghiệp, đồng thời phải xuất hóa đơn VAT cho khách nếu có yêu cầu. Đối với shop thường hoặc cá nhân, việc xuất hóa đơn tùy thuộc vào tư cách pháp lý, người mua yêu cầu.
Shopee có xuất hóa đơn thay cho người bán không?
Không. Shopee chỉ là nền tảng trung gian, không có nghĩa vụ thay mặt người bán xuất hóa đơn. Người bán vẫn là bên trực tiếp thực hiện nghĩa vụ về thuế, xuất hóa đơn khi cần.
Shopee không tích hợp sẵn phần mềm hóa đơn điện tử, vì vậy các doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử độc lập, để chủ động khởi tạo, quản lý, gửi hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy định.
Căn cứ pháp lý quan trọng
Một số văn bản pháp lý quy định nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn TMĐT như Shopee:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử.
- Công văn 697/TCT-CS ngày 12/3/2021: Làm rõ nghĩa vụ xuất hóa đơn với người bán trên sàn thương mại điện tử.
Tóm lại: Nếu bạn là doanh nghiệp có mã số thuế đang bán hàng trên Shopee, việc xuất hóa đơn điện tử là bắt buộc, không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro thuế.
Doanh nghiệp có bắt buộc xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee không?
Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ rằng bán hàng online thì “linh hoạt”, không cần xuất hóa đơn cho từng giao dịch nhỏ lẻ. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất từ Bộ Tài chính, mọi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng, trừ một số trường hợp đặc biệt được miễn trừ.
Phân tích theo loại hình người bán
| Người bán trên Shopee | Tư cách pháp lý | Có bắt buộc xuất hóa đơn không? |
| Doanh nghiệp (có mã số thuế) | Pháp nhân | ✅ Bắt buộc xuất hóa đơn |
| Hộ kinh doanh có đăng ký | Có MST cá nhân | ✅ Bắt buộc xuất hóa đơn |
| Cá nhân không đăng ký kinh doanh | Không có pháp nhân | ❌ Không bắt buộc, nhưng cần cẩn trọng nếu có khối lượng giao dịch lớn |
Phân tích theo đối tượng mua hàng
| Buyers | Có yêu cầu hóa đơn | Doanh nghiệp có bắt buộc xuất không? |
| Doanh nghiệp (B2B) | ✅ Have | ✅ Bắt buộc xuất |
| Cá nhân (B2C) | ✅ Have | ✅ Bắt buộc xuất |
| Cá nhân (không yêu cầu) | ❌ Do not | ✅ Vẫn phải lập hóa đơn, lưu giữ (dù không gửi) |
Theo Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, kể cả người mua không yêu cầu nhận.
Số liệu minh chứng
Theo thống kê của Tổng cục Thuế đến cuối 2024:
- Trên 80% các giao dịch TMĐT đã được kiểm soát qua hệ thống hóa đơn điện tử.
- Gần 20% doanh nghiệp bị truy thu thuế, bị xử phạt vi phạm hành chính vì không lập hóa đơn đúng quy định khi bán hàng online, trong đó nhiều trường hợp liên quan đến bán hàng trên Shopee.
Điều đó cho thấy, nếu doanh nghiệp vẫn trì hoãn hoặc “né” việc xuất hóa đơn trên Shopee, rủi ro pháp lý là rất cao.
2. Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee
Để đảm bảo tuân thủ quy định thuế, tránh rủi ro pháp lý, các doanh nghiệp bán hàng trên Shopee cần thực hiện xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cụ thể:
Bước 1: Xác định đối tượng cần xuất hóa đơn
Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát lại đơn hàng Shopee để xác định những trường hợp cần xuất hóa đơn, dựa trên các tiêu chí sau:
- Khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn trong ghi chú đơn hàng.
- Bản chất giao dịch thuộc phạm vi bắt buộc xuất hóa đơn, theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, cụ thể:
- Đơn hàng đã giao thành công, đã ghi nhận doanh thu.
- Bên bán là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có mã số thuế.
- Không phân biệt giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ.
Note: Với các đơn hàng có giá trị nhỏ, dù khách không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn điện tử, lưu trữ nội bộ.
Bước 2: Rà soát thông tin đơn hàng trước khi lập hóa đơn
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin của từng đơn hàng trước khi lập hóa đơn, bao gồm:
- Tên hàng hóa/dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế và có thuế nếu áp dụng).
- Ngày giao hàng hoàn tất (xác định thời điểm ghi nhận doanh thu).
- Thông tin người mua: họ tên, địa chỉ, email, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp).
Thông tin này có thể được truy xuất từ:
- Shopee Seller Center: vào mục "Đơn hàng đã giao".
- Báo cáo xuất đơn hàng dạng Excel từ hệ thống Shopee (tải về theo ngày/tháng).
- Bộ phận chăm sóc khách hàng nếu cần bổ sung thông tin người mua.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi đã có đầy đủ thông tin từ đơn hàng, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử theo các bước tiêu chuẩn sau:
- Chọn mẫu hóa đơn phù hợp với loại hàng hóa, hình thức kinh doanh đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc, gồm:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán.
- Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất GTGT áp dụng (nếu có).
- The total value of payments.
- Ngày lập hóa đơn (không được sau ngày giao hàng quá lâu).
- Ký số hóa đơn bằng chứng thư số đã đăng ký.
- Kiểm tra, lưu bản nháp, tránh sai sót dẫn đến phải hủy hóa đơn.
Sai thông tin trên hóa đơn đã ký có thể khiến doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, gây mất thời gian, rủi ro về thuế.
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử, gửi cho khách hàng
Sau khi kiểm tra đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành:
- Phát hành hóa đơn lên hệ thống, truyền dữ liệu đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng theo phương thức phù hợp:
- Gửi qua email (nếu có).
- Cung cấp đường dẫn tra cứu.
- Trường hợp khách hàng không cung cấp email: lưu hóa đơn nội bộ theo đúng quy định.
Không được gửi hóa đơn bản in mà không có bản điện tử tương ứng được ký số, gửi lên hệ thống thuế.
Bước 5: Lưu trữ, tra soát hóa đơn
Sau khi phát hành/xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, hóa đơn cần được lưu trữ theo đúng quy định:
- Thời gian lưu trữ: tối thiểu 10 năm, theo Luật Kế toán.
- Lưu trữ phải đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật, không bị mất mát hay chỉnh sửa.
- Cần có hệ thống quản lý để:
- Tìm kiếm nhanh khi cần đối chiếu.
- Phục vụ tra soát khi khách hàng hoặc cơ quan thuế yêu cầu.
Bước 6: Hạch toán, khớp dữ liệu
Cuối cùng, doanh nghiệp cần khớp dữ liệu hóa đơn với sổ sách kế toán, nhằm đảm bảo:
- Doanh thu bán hàng được ghi nhận đúng kỳ.
- Khấu trừ thuế GTGT (nếu có) được kê khai chính xác.
- Đối chiếu với báo cáo giao hàng, doanh số từ Shopee để phát hiện chênh lệch (nếu có).
Việc khớp dữ liệu này giúp doanh nghiệp:
- Hạn chế rủi ro bị sai lệch số liệu giữa các hệ thống.
- Chuẩn bị tốt cho kỳ quyết toán thuế, tránh bị truy thu hoặc phạt hành chính.
3. Các rủi ro khi không xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee
Việc không xuất hóa đơn không chỉ là vi phạm pháp luật, mà còn kéo theo hàng loạt hệ lụy về thuế, quản trị, uy tín doanh nghiệp.
Bị truy thu thuế, xử phạt
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức phạt có thể lên tới 50 triệu đồng cho hành vi không lập hóa đơn, lập hóa đơn không đúng thời điểm.
- Nếu bị kiểm tra, phát hiện sai phạm, doanh nghiệp có thể bị truy thu toàn bộ phần thuế GTGT, thuế TNDN chưa khai báo.
Không được ghi nhận doanh thu hợp pháp
- Thiếu hóa đơn đồng nghĩa với không có cơ sở ghi nhận doanh thu, ảnh hưởng đến:
- Lập báo cáo tài chính cuối kỳ.
- Khả năng vay vốn ngân hàng hoặc gọi vốn.
- Tính chi phí đầu vào hợp lệ nếu là doanh nghiệp mua.
Mất uy tín với khách hàng B2B
- Với các khách hàng là doanh nghiệp, việc không xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee khiến họ không thể khấu trừ thuế, không thể hạch toán chi phí – nhiều khả năng sẽ rời bỏ bạn.
- Shopee có cơ chế đánh giá người bán, việc không xuất hóa đơn đúng hạn có thể ảnh hưởng đến điểm tín nhiệm trên sàn.
Khó truy vết, kiểm soát nội bộ lỏng lẻo
- Thiếu hóa đơn đồng nghĩa doanh nghiệp mất dấu vết giao dịch.
- Khó phát hiện sai lệch trong quản lý kho – doanh thu – chi phí.
Gợi ý giải pháp: Thay vì đối mặt với rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử chuyên dụng như AccNet eInvoice. Giải pháp này giúp bạn:
- Tự động lập hóa đơn theo đơn hàng Shopee.
- Xuất nhanh, gửi đúng định dạng, đồng bộ về phần mềm kế toán.
- Lưu trữ, tra soát dễ dàng khi cơ quan thuế kiểm tra.
ACCNET EINVOICE – INVOICE PROCESSING FAST, COMPACT, NO ERROR Business use AccNet eInvoice report: save from 100 to 300 million/year compared with the traditional invoice 👉 Per flaws on the invoice can cause you to be fined up to tens of millions of >>> Switch to AccNet eInvoice – handle it right from the start! SIGN UP CONSULTATION AND DEMO TODAY
4. Lưu ý khi chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho Shopee
Doanh nghiệp bán hàng trên Shopee nên ưu tiên phần mềm:
| Criteria | Explain |
| ✅ Kết nối đơn hàng | Có thể đồng bộ đơn hàng từ Shopee, file Excel |
| ✅ Tạo hóa đơn hàng loạt | Giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp có nhiều đơn |
| ✅ Tự động gửi hóa đơn | Hạn chế lỗi gửi nhầm hoặc sót hóa đơn |
| ✅ Lưu trữ an toàn | Đáp ứng chuẩn lưu trữ điện tử theo Thông tư 78 |
| ✅ Hỗ trợ tích hợp kế toán | Nếu phần mềm có sẵn kế toán, sẽ giúp đồng bộ hóa đơn – doanh thu – báo cáo |
The xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee không còn là lựa chọn, mà là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp chần chừ hoặc làm thủ công, không những gây tốn kém nhân sự, mà còn phải đối mặt với rủi ro thuế, mất uy tín, khó kiểm soát dòng tiền. Thay vào đó, hãy chủ động lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ, chuyên nghiệp hóa quy trình bán hàng trên Shopee.
Sẵn sàng triển khai hóa đơn điện tử cho đơn hàng Shopee ngay hôm nay? Liên hệ đội ngũ tư vấn để được demo miễn phí và hỗ trợ triển khai AccNet eInvoice từ A–Z!
CONTACT INFORMATION:- ACCOUNTING SOLUTIONS COMPREHENSIVE ACCNET
- 🏢 Head office: 23 Nguyen Thi huynh, Ward 8, Phu Nhuan District, ho chi minh CITY.CITY
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Theme: