Quy trình nhập kho chuẩn ISO (Hướng dẫn chi tiết cho DN)

Logistics hiện đại , nhu cầu tối ưu hóa quản lý kho của doanh nghiệp ngày càng tăng, quy trình nhập kho trở thành một yếu tố sống còn để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, chính xác , an toàn. Một thủ tục nhập kho bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng, chất lượng hàng hóa mà còn tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu thất thoát, hỗ trợ các bộ phận vận hành, sản xuất hay bán hàng.

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn với tình trạng thất thoát, nhầm lẫn vị trí, hoặc sai lệch chứng từ khi thực hiện nhập kho thủ công. Việc xây dựng thủ tục nhập kho chuẩn mực, đồng bộ với hệ thống quản lý hiện đại như ERP, WMS hay phần mềm tự động hóa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về thủ tục nhập kho, từ vai trò, lợi ích, cho đến các bước thực hiện theo tiêu chuẩn ISO – chuẩn mực được nhiều doanh nghiệp hàng đầu áp dụng.

1. Khái quát , vai trò của quy trình nhập kho

Quy trình nhập kho là chuỗi hoạt động liên hoàn nhằm tiếp nhận , đưa hàng hóa, nguyên vật liệu vào kho một cách khoa học , hiệu quả. Quản lý nhập kho không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra số lượng, mà còn đảm bảo chất lượng, thời gian, tính minh bạch trong toàn bộ quá trình lưu trữ.

Mục tiêu quan trọng của quy trình này bao gồm:

Chính xác về số lượng , chất lượng: Mọi hàng hóa nhập kho phải khớp với chứng từ như PO, Invoice, phiếu giao hàng.
Kịp thời: Hàng hóa cần sẵn sàng phục vụ cho sản xuất hoặc bán hàng, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng.
An toàn: Bảo quản đúng cách, giảm rủi ro hư hỏng, mất mát.
Khả năng theo dõi (traceability): Dễ dàng truy xuất thông tin về số lượng, vị trí , lô hàng.

Lợi ích khi doanh nghiệp tuân thủ quy trình nhập kho chuẩn:

Giảm thất thoát hàng tồn kho lên tới 25%, đặc biệt từ các lỗi nhập kho thủ công.
Tạo ra hệ thống lưu trữ khoa học, dễ quản lý.
Hỗ trợ quản lý theo dõi số lượng , chất lượng hàng hóa minh bạch.
Tối ưu hóa nhân lực, giảm thủ tục rườm rà.
Đảm bảo chứng từ chính xác, thuận tiện cho kiểm toán , kiểm tra nội bộ.
Nâng cao uy tín , chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác , khách hàng.

Việc nhận thức rõ vai trò của thủ tục nhập kho giúp doanh nghiệp xác định chiến lược quản lý kho hiệu quả, từ đó triển khai các giải pháp công nghệ , SOP phù hợp.

2. Quy trình nhập kho chuẩn ISO (7 Bước chi tiết)

Để nâng cao hiệu quả quản lý, nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình nhập kho chuẩn ISO, chia làm 7 bước chi tiết, giúp chuẩn hóa các thao tác , đảm bảo chất lượng quản lý kho:

Bước 1. Tiếp nhận thông tin nhập hàng , lập kế hoạch

Nhận PO, hợp đồng hoặc ASN (nếu có) , xác nhận loại hàng, số lượng, ngày giao.
Lên lịch time-slot cho xe, dự trù nhân sự , thiết bị cần thiết.
Chuẩn bị khu vực kiểm hàng , khu cách ly cho lô cần kiểm tra chất lượng (QC).

Bước 2. Tiếp nhận hàng hóa , kiểm tra chứng từ

Xác minh xe, tài xế, niêm phong container.
Dỡ hàng, phân loại theo lô/đợt, tách khu hàng thường , hàng cần QC.
Đối chiếu chứng từ (PO, Invoice, Packing list) về mã hàng, số lượng, lot/serial, hạn sử dụng.
Ghi nhận sai lệch ban đầu (thiếu/thừa, rách hư) vào biên bản nhận hàng.

Bước 3. Kiểm tra chất lượng , đối chiếu

Lấy mẫu theo kế hoạch AQL/FEFO, kiểm tra ngoại quan, trọng lượng, kích thước, test nhanh.
Đối chiếu với tiêu chuẩn kỹ thuật (spec) , COA nếu là nguyên vật liệu.
Phân loại hàng: Pass – dán nhãn đạt; Fail – lập NCR , đưa vào khu cách ly.

Bước 4. Lập Phiếu Nhập kho (GRN) , hoàn tất thủ tục

Lập GRN từ dữ liệu hàng nhận , QC Pass.
Thực hiện 3-way match (PO – Receiving – Invoice).
Trình ký duyệt từ Thủ kho → Kế toán kho → Quản lý , lưu trữ bản cứng/bản mềm.

Bước 5. Sắp xếp , định vị hàng hóa trong kho

Sử dụng WMS hoặc sơ đồ kho để chọn vị trí tối ưu.
Thực hiện Putaway, dán nhãn vị trí , mã lô, tuân thủ quy tắc slotting (kích thước, ABC, FIFO/FEFO).

Bước 6. Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho

Ghi nhận lô, serial, HSD , quy đổi đơn vị tính.
Đồng bộ với ERP/GL, hạch toán giá vốn.
Thiết lập quy tắc xuất kho (FIFO/FEFO/LIFO), cảnh báo tồn kho tối thiểu/tối đa.

Bước 7. Báo cáo , đối chiếu tồn kho

Lập báo cáo nhập–tồn định kỳ.
Đối chiếu chéo giữa sổ kho, hệ thống , thực tế.
Phân tích nguyên nhân chênh lệch, lập kế hoạch kiểm kê chu kỳ.
Đánh giá nhà cung cấp theo tỷ lệ đúng hẹn, chất lượng , sai lệch chứng từ.

Việc áp dụng quy trình nhập kho chuẩn ISO giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm rủi ro, tăng tính minh bạch , chuẩn hóa các thao tác vận hành kho hàng.

3. Các dạng quy trình nhập kho cụ thể

Mỗi loại hàng hóa yêu cầu những đặc thù riêng trong quản lý kho. Do vậy, doanh nghiệp cần áp dụng thủ tục nhập kho phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Quy trình nhập kho Nguyên Vật Liệu (NVL)

Nguyên vật liệu là nguồn lực cơ bản cho sản xuất. Việc nhập kho NVL đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận mua hàng, kho, kỹ thuật , QC để đảm bảo chất lượng , số lượng chính xác:

Lập kế hoạch nhập kho dựa trên kế hoạch sản xuất , tồn kho hiện tại.
Bộ phận mua hàng thông báo trước về lô hàng sắp giao, số lượng, chứng từ liên quan.
Kiểm tra thực tế hàng hóa theo tiêu chuẩn kỹ thuật.
Cập nhật thông tin lô hàng, số lượng, đơn giá (nếu quản lý theo giá) vào hệ thống quản lý kho.

Áp dụng quy trình nhập kho NVL chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm sai sót, kiểm soát tốt nguyên liệu, từ đó đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.

Quy trình nhập kho Thành Phẩm (TP) , Vật Tư (VT)

Thành phẩm , vật tư (máy móc, công cụ) cần nhập kho đúng thời điểm để phục vụ bán hàng hoặc vận hành:

Tập kết , yêu cầu: Người phụ trách gửi yêu cầu nhập kho đến quản lý kho.
Lập Phiếu Nhập kho: Kế toán kho tạo phiếu nhập nhiều liên, lưu trữ chứng từ.
Bàn giao , Kiểm đếm: Thủ kho kiểm đếm số lượng, tình trạng hàng dưới sự chứng kiến của người có thẩm quyền.
Xử lý sai lệch: Lập biên bản nếu thừa, thiếu hoặc hư hỏng, trình quản lý giải quyết.
Phê duyệt Phiếu Nhập: Phiếu cần được ký xác nhận bởi cấp quản lý.
Ghi sổ , sắp xếp: Cập nhật vào thẻ kho, bố trí vị trí khoa học, chuẩn bị cho quy trình tiếp theo.

Việc thực hiện quy trình nhập kho TP , VT chuẩn xác giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa sẵn sàng, giảm thất thoát, đồng thời chuẩn hóa thủ tục kế toán.

Quy trình Nhập kho Bền Vững (10 Bước)

Quy trình nhập kho bền vững không chỉ quan tâm đến số lượng, chất lượng mà còn giảm tác động môi trường , bảo vệ hàng hóa:

Xác định nhu cầu nhập kho (NVL, TP, VT), số lượng , thời điểm sử dụng.
Lập kế hoạch nhập kho dựa trên nhu cầu thực tế.
Chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng , thời gian giao.
Đặt hàng , theo dõi vận chuyển qua hệ thống.
Kiểm tra chất lượng, số lượng, phụ kiện khi hàng đến.
Ghi lại thông tin lô, ngày nhập, hạn sử dụng, cập nhật hệ thống quản lý.
Sắp xếp kho theo vị trí chuẩn, đảm bảo khoa học , dễ truy xuất.
Lập phiếu nhập kho, ghi nhận toàn bộ thông tin liên quan.
Bảo quản hàng hóa theo đặc tính, ứng dụng giá kệ, thiết bị hỗ trợ.
Theo dõi tồn kho, duy trì vòng lặp nhập – xuất để tránh thiếu hụt.

Áp dụng quy trình nhập kho bền vững giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu quả quản lý kho, vừa đảm bảo trách nhiệm với môi trường , giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa.

4. Rủi ro , giải pháp tối ưu hóa công nghệ

Quản lý kho thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro, bao gồm:

Sai lệch số lượng do kiểm đếm thủ công.
Nhập nhầm vị trí hoặc lỗi ghi nhận chứng từ.
Dữ liệu không đồng bộ giữa các bộ phận, gây khó khăn cho việc xuất – nhập – tồn kho.

Để khắc phục, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến:

Chuẩn hóa , Tự động hóa quy trình

Xây dựng SOP nhập kho chi tiết, áp dụng các công nghệ nhận diện như barcode, QR code, RFID.
Giảm thiểu sai sót nhập liệu, tăng tốc độ , độ chính xác của quy trình.

Phần mềm Quản lý Kho Thông minh (WMSX)

Tự động đối chiếu PO – Phiếu nhập, loại bỏ sai sót thủ công.
Kiểm soát vị trí hàng hóa theo thời gian thực, gán mã định danh, hỗ trợ tìm kiếm nhanh.
Truy xuất nguồn gốc toàn bộ lịch sử nhập kho theo lô, nhà cung cấp, nhân sự phụ trách.
Đồng bộ dữ liệu với ERP , kế toán, đảm bảo minh bạch , đầy đủ.

Sử dụng các giải pháp công nghệ giúp thủ tục nhập kho trở nên chuẩn mực, chính xác, giảm thất thoát, tăng hiệu quả quản lý kho , hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

5. Thông tin doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản lý quy trình nhập kho

Để triển khai quy trình nhập kho hiệu quả, doanh nghiệp thường hợp tác với các đối tác uy tín cung cấp giải pháp kho , phần mềm quản lý:

AccNet ERP

Quản lý kho hiệu quả là nền tảng để doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí , tăng năng lực cạnh tranh. Áp dụng quy trình nhập kho chuẩn ISO, kết hợp với giải pháp công nghệ thông minh, giúp giảm rủi ro thất thoát, tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao minh bạch trong quản lý.

Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho tích hợp, phần mềm quản lý kho AccNet ERP là lựa chọn toàn diện:

Tích hợp toàn bộ quy trình nhập – xuất – tồn kho trong một hệ thống duy nhất, giúp theo dõi lô hàng, serial, hạn sử dụng theo thời gian thực.
Tự động hóa 3-way match giữa PO – Phiếu nhập – Hóa đơn, loại bỏ sai sót thủ công.
Hỗ trợ phân tích dữ liệu , báo cáo thông minh, giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng , chính xác.
Đồng bộ ERP , kế toán: đảm bảo thông tin minh bạch, hỗ trợ quản trị tài chính hiệu quả.
Tối ưu hóa không gian kho , quản lý vị trí: ứng dụng WMS, gợi ý slotting thông minh theo kích thước, ABC, FIFO/FEFO.

Với AccNet ERP, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình nhập kho chuẩn mực, tự động , minh bạch, đảm bảo mọi lô hàng đều được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận đến lúc xuất. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy thách thức hiện nay.

Công ty cổ phần DV TM NHẤT VIỆT Logistics

Dịch vụ cho thuê kho, khai báo hải quan, vận chuyển nội địa , quốc tế, xếp dỡ , kiểm đếm hàng hóa.
Nhấn mạnh việc áp dụng quy trình nhập kho chuẩn ISO trong tất cả các hoạt động kho bãi.

MISA AMIS

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất: Tài chính – Kế toán, Quản trị nhân sự, Văn phòng số, AMIS Quy trình.
Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý , tự động hóa thủ tục nhập kho, với hơn 500 mẫu quy trình sẵn sàng chỉnh sửa, theo tiêu chuẩn ISO.

EURORACK

Chuyên sản xuất , thi công các giải pháp lưu trữ kho: kệ tự động, kệ tải nặng/trung bình, pallet sắt.
Tuân thủ ISO 9001:2015 , các tiêu chuẩn xuất khẩu, đảm bảo an toàn , tối ưu hóa không gian kho.

ARITOERP

Phần mềm ERP tổng thể cho doanh nghiệp: quản lý tài chính, mua – bán – sản xuất, kho.
Giúp đồng bộ dữ liệu, hỗ trợ hạch toán , báo cáo nhanh chóng, nâng cao hiệu quả vận hành kho.

Quản lý kho hiệu quả không chỉ là việc nhập – xuất hàng hóa mà là một chuỗi hoạt động liên tục, có hệ thống, đảm bảo số lượng, chất lượng, thời gian , minh bạch. Áp dụng quy trình nhập kho chuẩn mực giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát, tối ưu hóa nhân sự, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Việc triển khai thủ tục nhập kho theo tiêu chuẩn ISO kết hợp công nghệ hiện đại – từ hệ thống WMS, barcode/QR code đến phần mềm ERP – mang lại sự chính xác, linh hoạt , khả năng truy xuất nguồn gốc tức thời. Đồng thời, việc lựa chọn các đối tác uy tín cung cấp giải pháp kho , phần mềm quản lý sẽ đảm bảo quy trình vận hành trơn tru , minh bạch.

Tổng thể, một quy trình nhập kho bài bản là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, chuẩn hóa vận hành , tăng cường kiểm soát trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Đây cũng là bước đi chiến lược để doanh nghiệp sẵn sàng ứng dụng các giải pháp quản lý kho tự động, tối ưu hóa chi phí , nâng cao hiệu quả kinh doanh trong dài hạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET ERP
🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901 555 063
📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
🌐 Website: https://accnet.vn/