Trong hệ thống quản lý tài chính kế toán, nếu báo cáo thuế cuối năm là giai đoạn tổng kết, thì báo cáo thuế theo quý (BCTTQ) chính là những nhịp kiểm tra sức khỏe tài chính định kỳ. Việc lập BCTTQ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn là cơ sở để quản trị dòng tiền, kiểm soát thu – chi, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư – mua sắm tài sản hợp lý.
Với các doanh nghiệp đang triển khai hệ thống kế toán tài sản, tần suất BCTTQ giúp doanh nghiệp nhanh chóng kiểm soát các khoản chi đầu tư, ghi nhận khấu hao kịp thời, tránh sai sót tích lũy kéo dài cả năm.
Bài viết này sẽ hướng dẫn làm báo cáo thuế theo quý chi tiết theo quy trình, từ lý thuyết đến thực hành, từ biểu mẫu đến lưu ý pháp lý, giúp doanh nghiệp lập báo cáo nhanh chóng – chính xác – đúng hạn, đồng thời tích hợp hiệu quả với hệ thống kế toán tài sản để tối ưu vận hành tài chính.
1. Vì sao doanh nghiệp cần làm đúng báo cáo thuế theo quý?
Báo cáo thuế theo quý là hoạt động bắt buộc với phần lớn doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Làm đúng, đủ không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi sát sao tình hình tài chính – nghĩa vụ thuế – chi phí phát sinh trong ngắn hạn.
- Phát hiện sai sót sớm trước khi dẫn đến sai phạm nghiêm trọng trong báo cáo thuế cuối năm.
- Tăng tính minh bạch, độ tin cậy với cơ quan thuế, giúp giảm nguy cơ bị thanh tra, kiểm tra bất ngờ.
Trong trường hợp doanh nghiệp đang đầu tư máy móc, thiết bị hoặc nâng cấp tài sản cố định, việc hướng dẫn làm báo cáo thuế theo quý giúp:
- Theo dõi tiến độ khấu hao.
- Ghi nhận kịp thời các khoản chi phí hợp lệ.
- Xác định mức khấu trừ thuế GTGT đầu vào đúng kỳ.
2. Báo cáo thuế theo quý là gì? Doanh nghiệp phải nộp những loại nào?
Khái niệm? Có khác gì với báo cáo năm?
Báo cáo thuế theo quý là việc doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp các loại thuế (GTGT, TNCN…) cho cơ quan thuế theo chu kỳ 3 tháng/lần, thay vì kê khai hàng tháng.
Phân biệt với báo cáo thuế cuối năm:
| Tiêu chí | Báo cáo thuế theo quý | Báo cáo thuế cuối năm |
| Tần suất nộp | 3 tháng/lần | 1 lần vào cuối năm tài chính |
| Mục tiêu | Theo dõi nghĩa vụ thuế ngắn hạn | Tổng hợp toàn bộ nghĩa vụ thuế trong năm |
| Biểu mẫu | Tờ khai GTGT, TNCN, hóa đơn… | Quyết toán TNDN, TNCN, báo cáo tài chính |
| Mức độ chi tiết | Tập trung theo kỳ quý | Toàn diện, tổng hợp |
Hướng dẫn làm báo cáo thuế theo quý giúp doanh nghiệp điều chỉnh sớm sai sót, tránh dồn lỗi đến cuối năm gây rủi ro bị truy thu, phạt nặng.
Các loại báo cáo thuế doanh nghiệp phải nộp theo quý
Dưới đây là các loại báo cáo/quy định thường gặp mà doanh nghiệp cần thực hiện hàng quý:
Tờ khai thuế GTGT theo quý – Mẫu 01/GTGT
- Dành cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
- Bao gồm: số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, GTGT đầu ra phải nộp.
- Kê khai theo nguyên tắc phát sinh trong kỳ, không phân biệt đã thanh toán hay chưa.
Tờ khai thuế TNCN theo quý – Mẫu 05/KK-TNCN
- Tổng hợp thu nhập chịu thuế, số tiền đã khấu trừ của người lao động.
- Được nộp theo quý nếu doanh nghiệp có phát sinh khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, thù lao.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có)
- Áp dụng với doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in.
- Không áp dụng nếu doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Lưu ý: Doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm được kê khai thuế theo quý. Nếu doanh thu vượt mức này thì phải chuyển sang kê khai theo tháng, trừ khi có đăng ký ngược lại, được chấp thuận.
3. Hướng dẫn cách làm báo cáo thuế theo quý chi tiết theo từng bước
TẢI MẪU BÁO CÁO THUẾ THEO QUÝ - MẪU 01/GTGT
Việc hướng dẫn làm báo cáo thuế theo quý không chỉ đòi hỏi đúng biểu mẫu, thời hạn, mà còn yêu cầu doanh nghiệp có quy trình kiểm tra – đối chiếu dữ liệu kế toán định kỳ. Dưới đây là hướng dẫn thực hành theo 5 bước tiêu chuẩn:
Bước 1. Xác định nghĩa vụ kê khai theo quý hay theo tháng
Căn cứ xác định: Theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề dưới 50 tỷ đồng sẽ kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo quý.
Việc này được tự động áp dụng, không cần đăng ký. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp có thay đổi phương pháp kê khai (ví dụ: chuyển từ kê khai tháng sang quý), cần thông báo đến cơ quan thuế trước ngày 31/1 năm kế hoạch.
Gợi ý: Doanh nghiệp nên rà soát doanh thu năm trước, tra cứu trên hệ thống thuế hoặc trao đổi với đơn vị tư vấn để xác định đúng phương pháp kê khai.
Bước 2. Thu thập – kiểm tra hóa đơn, chứng từ đầu vào/đầu ra
Bước này đóng vai trò nền tảng để tránh khai thiếu – khai sai:
- Đầu ra: Tổng hợp hóa đơn GTGT bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong quý. Kiểm tra xem có bị hủy, điều chỉnh không.
- Đầu vào: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn mua vào (có mã của cơ quan thuế, đúng định dạng hóa đơn điện tử, đầy đủ thông tin).
- Đối chiếu với sổ sách kế toán: Phải khớp với sổ cái tài khoản doanh thu, chi phí, công nợ, tài sản…
Lưu ý đặc biệt: Với doanh nghiệp đầu tư tài sản cố định, cần kiểm tra các hóa đơn mua sắm máy móc, thiết bị lớn để ghi nhận vào tài sản – phục vụ khấu hao, hạch toán chi phí hợp lý đúng kỳ.
Bước 3. Lập tờ khai thuế GTGT theo quý (Mẫu 01/GTGT)
Các bước thực hiện:
- Tính thuế GTGT đầu ra: Tổng số thuế GTGT phải nộp từ hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ.
- Tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: từ các hóa đơn mua hàng, dịch vụ phục vụ sản xuất – kinh doanh.
- Xác định số thuế GTGT phải nộp = GTGT đầu ra – GTGT đầu vào.
Trong trường hợp không phát sinh hoạt động bán hàng hoặc mua hàng, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai trắng, tránh bị xem là bỏ sót nghĩa vụ kê khai.
Bước 4. Lập tờ khai thuế TNCN theo quý (Mẫu 05/KK-TNCN)
Đối tượng áp dụng:
- Doanh nghiệp có khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, thù lao của người lao động.
Cách thực hiện:
- Tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế trong quý của nhân viên.
- Đối chiếu bảng lương – phiếu chi lương – hợp đồng lao động – chứng từ khấu trừ.
- Tính số thuế đã khấu trừ theo đúng biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Ghi rõ số người lao động, tổng thu nhập chịu thuế, số đã khấu trừ, số phải nộp thêm hoặc được hoàn.
Lưu ý: Nếu trong kỳ không phát sinh khấu trừ thuế, doanh nghiệp không cần lập tờ khai. Tuy nhiên nếu phát sinh trong kỳ tiếp theo thì phải khai bổ sung từ quý trước.
Bước 5. Nộp hồ sơ thuế điện tử đúng thời hạn
Hạn nộp báo cáo thuế theo quý: Chậm nhất ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo. Ví dụ: Báo cáo quý 1 phải nộp trước ngày 30/4.
Hình thức nộp:
- Qua cổng thuế điện tử của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Sử dụng chữ ký số hợp lệ, tệp khai ở định dạng XML.
- Có thể lập trực tiếp trên phần mềm kế toán tích hợp cổng khai thuế (như AccNet Cloud), sau đó kết xuất XML nộp nhanh.
Tài liệu cần lưu trữ:
- Tờ khai thuế GTGT, TNCN.
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào – bán ra.
- Biên lai nộp thuế, chứng từ khấu trừ TNCN.
- Sổ chi tiết tài sản cố định liên quan đến kỳ báo cáo (nếu có).
4. Lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện hướng dẫn làm báo cáo thuế theo quý
Để hạn chế sai sót khi lập báo cáo thuế quý – đặc biệt khi doanh nghiệp có hoạt động ghi nhận tài sản – cần chú ý một số điểm sau:
Hóa đơn sai sót – xử lý trước khi lập tờ khai
- Hóa đơn bị sai tên công ty, mã số thuế, đơn giá, thành tiền… cần lập biên bản điều chỉnh hoặc xuất hóa đơn thay thế trước khi đưa vào báo cáo.
- Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nếu phát hiện sai trong cùng quý, được điều chỉnh trong kỳ đó. Nếu sau quý → ghi điều chỉnh vào quý hiện tại nhưng phải chú thích rõ ràng.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thuế GTGT được khấu trừ, chi phí hợp lý khi lập báo cáo thuế cuối năm.
Ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo quý
- Tài sản phát sinh trong quý phải được ghi nhận, bắt đầu khấu hao từ tháng tiếp theo theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.
- Nếu doanh nghiệp không cập nhật dữ liệu khấu hao kịp thời trong quý → chi phí sẽ không được tính vào báo cáo thuế đúng kỳ.
- Nên sử dụng phần mềm kế toán tài sản để tự động khấu hao, kết xuất bảng phân bổ chi phí đúng kỳ khai báo.
Tránh ghi nhận thiếu chi phí hợp lý trong quý
- Các khoản chi phí như: điện, nước, văn phòng phẩm, chi phí thuê ngoài… cần có hóa đơn hợp lệ, chứng từ chi tiền, hạch toán đúng tài khoản.
- Nếu để sót → sẽ không được tính vào chi phí khi tính thuế TNDN, làm tăng số thuế phải nộp.
Lưu ý thêm: Khi chi phí liên quan đến tài sản (bảo trì thiết bị, vận hành máy móc…) không được phân bổ đúng, dễ dẫn đến sai lệch khi lập báo cáo tài chính.
5. Phần mềm hỗ trợ lập báo cáo thuế theo quý
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ chính xác – đồng bộ – đúng hạn, đặc biệt với các đơn vị có khối lượng hóa đơn lớn, cần quản lý cả tài sản cố định.
AccNet Cloud là phần mềm kế toán hiện đại được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt, với khả năng kết nối dữ liệu kế toán – thuế – tài chính chỉ trong một hệ thống duy nhất.
Tính năng nổi bật hỗ trợ báo cáo thuế theo quý:
- Tự động tổng hợp hóa đơn đầu ra – đầu vào, khớp số liệu với sổ cái.
- Tạo nhanh tờ khai thuế GTGT, TNCN theo quý theo đúng mẫu mới nhất.
- Cảnh báo hạn nộp thuế, giúp kế toán chủ động chuẩn bị hồ sơ.
- Xuất file XML nộp trực tiếp qua cổng thuế điện tử.
- Liên kết với phân hệ kế toán tài sản, giúp hạch toán khấu hao đúng kỳ – đúng tài sản.
Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ đang triển khai hệ thống kế toán tổng thể, cần một giải pháp linh hoạt nhưng vẫn chính xác theo chuẩn mực.
ACCNET CLOUD – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Hàng nghìn doanh nghiệp SME đã tiết kiệm 200–500 triệu mỗi năm nhờ chuẩn hóa công tác kế toán với AccNet Cloud 👉 Vẫn dùng Excel là chấp nhận sai số và trễ hạn >>> Chuyển qua AccNet Cloud – gọn, chuẩn, không trễ deadline.
6. Checklist báo cáo thuế theo quý dành cho doanh nghiệp
Dưới đây là danh sách kiểm tra cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp không sót bước – không sai hạn – không sai sót:
Trước khi lập báo cáo:
- Xác định lại doanh thu năm trước để phân loại phương pháp kê khai.
- Kiểm tra đầy đủ hóa đơn mua vào – bán ra trong quý.
- Đối chiếu chứng từ thanh toán, bảng lương, quyết định đầu tư tài sản.
- Kiểm tra lại hồ sơ tài sản cố định (nếu có đầu tư).
Trong quá trình lập báo cáo:
- Lập tờ khai GTGT theo mẫu 01/GTGT, đối chiếu thuế đầu vào – đầu ra.
- Lập tờ khai TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN, đối chiếu với bảng lương.
- Ghi nhận đầy đủ khấu hao tài sản nếu phát sinh.
- Kết xuất file XML đúng định dạng hệ thống thuế điện tử.
Sau khi nộp:
- Kiểm tra biên lai nộp thuế hoặc xác nhận điện tử.
- Lưu trữ hồ sơ điện tử, bản in theo quy định (tối thiểu 10 năm).
- Ghi nhận, lập kế hoạch báo cáo thuế quý tiếp theo.
Hướng dẫn làm báo cáo thuế theo quý là “hệ thống cảnh báo sớm” giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính – nghĩa vụ thuế – hiệu quả chi phí ngay từ từng quý. Đặc biệt, với doanh nghiệp đang triển khai hệ thống kế toán tài sản, việc lập báo cáo đúng quý giúp:
- Ghi nhận khấu hao tài sản kịp thời, hợp lệ.
- Tối ưu chi phí hợp lý – tránh phát sinh truy thu thuế cuối năm.
- Chủ động kiểm soát dòng tiền – đầu tư hiệu quả.
Đừng để thuế là gánh nặng vào cuối năm – hãy bắt đầu kiểm soát từ từng quý. Trải nghiệm ngay AccNet Cloud – phần mềm kế toán thế hệ mới giúp lập báo cáo thuế nhanh chóng – chính xác – tích hợp thông minh với hệ thống kế toán tài sản.
Đăng ký tư vấn & demo miễn phí TẠI ĐÂY
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: