Một sai lệch nhỏ trên hóa đơn, như lệch 1 đồng, cũng có thể khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn: liệu điều này có ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn, các quy định thuế hay không? Trên thực tế, đây là tình trạng không hiếm gặp. Bài viết này, Accnet sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi “hóa đơn bị lệch 1 đồng có sao không?” bằng cách phân tích chi tiết nguyên nhân, rủi ro, cách xử lý vấn đề.
1. Hóa đơn bị lệch 1 đồng có sao không?
1.1. Câu trả lời
Hóa đơn bị lệch 1 đồng thường không gây vấn đề nghiêm trọng nếu doanh nghiệp có thể giải trình rõ ràng nguyên nhân, đặc biệt khi sai số phát sinh do làm tròn số hoặc tính thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra, xử lý kịp thời.
Hóa đơn bị lệch 1 đồng là hiện tượng số tiền trên hóa đơn không trùng khớp chính xác với số tiền thực tế của giao dịch.
1.2. Nguyên nhân gây lệch 1 đồng trên hóa đơn
Sự sai lệch này thường xảy ra trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn làm tròn số: Tổng giá trị hóa đơn sau khi cộng thuế hoặc chia nhỏ thành các phần thanh toán có thể bị làm tròn lên/xuống. Ví dụ: Làm tròn đến hàng đơn vị (không hiển thị phần thập phân).
- Lỗi tính thuế GTGT: Ví dụ, khi áp dụng thuế suất GTGT 10% lên giá trị hàng hóa/dịch vụ có nhiều chữ số thập phân, sai số nhỏ có thể xuất hiện do cách làm tròn.
- Đơn giá có nhiều chữ số thập phân: VD: 99,9999 VNĐ.
- Hệ thống làm tròn không đồng nhất: Một số hệ thống làm tròn từng bước (đơn giá, thành tiền, thuế) thay vì làm tròn tổng giá trị.
- Nhập liệu thủ công: Khi lập hóa đơn giấy hoặc nhập liệu thủ công, kế toán có thể vô tình ghi sai 1 đồng. Sai sót này phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ chưa sử dụng hóa đơn điện tử
2. Cách xử lý khi hóa đơn bị lệch 1 đồng
Bước 1: Xác minh nguyên nhân lệch số trên hóa đơn
Kiểm tra hệ thống phần mềm:
- Đối chiếu quy tắc làm tròn số được áp dụng trong phần mềm hóa đơn điện tử.
- Xác minh cách tính thuế GTGT, đặc biệt khi đơn giá có số thập phân.
So sánh với hợp đồng và báo giá:
- Các thông tin trên hóa đơn khớp với điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
- Kiểm tra các giai đoạn thanh toán (nếu giao dịch được chia nhỏ).
Bước 2: Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn bị lệch 1 đồng
Lập biên bản thỏa thuận:
- Doanh nghiệp, đối tác cần lập biên bản ghi nhận sai sót, thống nhất cách điều chỉnh hóa đơn.
- Biên bản này là cơ sở pháp lý để thực hiện sửa đổi, thay thế hóa đơn.
Điều chỉnh hóa đơn:
- Với hóa đơn điện tử: Truy cập vào phần mềm, chọn chức năng "điều chỉnh hóa đơn", cập nhật giá trị đúng.
- Với hóa đơn giấy: Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai, ghi rõ lý do điều chỉnh trên hóa đơn.
Kê khai điều chỉnh thuế: Nếu hóa đơn bị lệch 1 đồng đã kê khai thuế, doanh nghiệp cần nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh giá trị kê khai.
Bước 3: Giải pháp phòng ngừa
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp: Phần mềm như LV eInvoice có tính năng tự động tính toán, làm tròn số đúng quy định, phát hiện sai sót trước khi phát hành hóa đơn.
- Thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ: Doanh nghiệp cần kiểm tra tất cả hóa đơn trước khi phát hành, đối chiếu kỹ với hợp đồng, báo giá.
- Đào tạo nhân viên kế toán: Nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm hóa đơn, nhận biết các lỗi nhỏ như sai số làm tròn, sai lệch thuế.
3. Rủi ro và hậu quả khi hóa đơn bị lệch 1 đồng
3.1. Tác động đến tính hợp lệ của hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến giao dịch. Tuy nhiên, trong trường hợp hóa đơn bị lệch 1 đồng do sai số làm tròn/lỗi phần mềm, cơ quan thuế thường không coi đây là vi phạm nghiêm trọng nếu:
- Sai số không làm thay đổi bản chất giao dịch.
- Doanh nghiệp có thể giải trình rõ nguyên nhân sai lệch.
Tuy nhiên, nếu sai số không được giải trình đúng cách, bị phát hiện trong các đợt kiểm tra thuế, hóa đơn có thể bị đánh giá là không hợp lệ, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế, phạt hành chính.
3.2. Hóa đơn bị lệch 1 đồng ảnh hưởng đến hạch toán, kê khai thuế
Hóa đơn bị lệch dù chỉ 1 đồng vẫn có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình hạch toán, kê khai thuế:
- Lệch báo cáo thuế GTGT: Khi tổng giá trị hóa đơn lệch so với số liệu thực tế, hệ thống thuế điện tử có thể cảnh báo lỗi hoặc yêu cầu điều chỉnh.
- Sai lệch trong sổ sách kế toán: Kế toán sẽ gặp khó khăn khi đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn, hợp đồng, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính.
- Nguy cơ bị cơ quan thuế kiểm tra: Nếu doanh nghiệp không khắc phục kịp thời, cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra chi tiết để xác minh.
4. Số liệu phân tích thực trạng hóa đơn lệch tại doanh nghiệp Việt Nam
Hóa đơn bị lệch 1 đồng là tình trạng phổ biến trong quá trình lập hóa đơn tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Theo số liệu thống kê từ Tổng cục Thuế năm 2023:
- Khoảng 8% hóa đơn điện tử phát sinh sai số nhỏ, chủ yếu do quy trình làm tròn số không đồng nhất giữa các phần mềm và hóa đơn.
- Gần 12% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hóa đơn khi phát hiện sai sót.
- 5% doanh nghiệp bị truy thu thuế do hóa đơn không hợp lệ, trong đó có trường hợp liên quan đến sai số làm tròn.
“Hóa đơn bị lệch 1 đồng có sao không?” tuy là một vấn đề nhỏ nhưng có thể gây ra những rủi ro lớn nếu không được xử lý đúng cách. Việc xác minh nguyên nhân, điều chỉnh kịp thời, áp dụng các giải pháp là chìa khóa để hóa đơn luôn hợp lệ. Trải nghiệm LV eInvoice ngay hôm nay để hóa đơn của doanh nghiệp không bị sai lệch!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: