Nhận tiền tạm ứng từ khách hàng là một phần không thể thiếu để triển khai các dự án. Tuy nhiên, việc này đặt ra câu hỏi quan trọng: "Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?". Bài viết này, Accnet sẽ giải đáp chi tiết, chính xác các quy định hiện hành, giúp bạn hiểu rõ khi nào cần xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng và cách xử lý các tình huống phát sinh.
1. Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?
“Tiền tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?”, “Tạm ứng hợp đồng có phải xuất hóa đơn không?” - Câu trả lời là Có, trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng từ khách hàng/đối tác.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định về việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn ngay khi nhận được tiền tạm ứng hoặc tiền đặt cọc từ khách hàng, nếu số tiền tạm ứng đó được xác định là một phần của tổng giá trị hợp đồng bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ.
2. Cách thức xuất hóa đơn khi nhận tạm ứng
Xuất hóa đơn khi nhận tạm ứng cần phải tuân theo các bước sau:
Bước 1: Lập hóa đơn tạm ứng
Theo Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điều 9, Thông tư 219/2013/TT-BTC hóa đơn phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ của người mua (khách hàng).
- Ghi rõ số tiền tạm ứng, nội dung tạm ứng là gì (ví dụ: "Tạm ứng cho hợp đồng mua bán hàng hóa XYZ").
- Số tiền tạm ứng, thuế suất, số tiền thuế giá trị gia tăng (VAT) tính trên số tiền tạm ứng.
- Ngày lập hóa đơn.
Bước 2: Xác định thời điểm xuất hóa đơn tạm ứng
Hóa đơn phải được lập ngay khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền tạm ứng, không phụ thuộc vào việc hàng hóa đã giao hay dịch vụ đã hoàn thành.
Bước 3: Xử lý hóa đơn tạm ứng sau khi hoàn thành dịch vụ/giao hàng
- Khi hàng hóa đã được giao/dịch vụ đã hoàn thành, doanh nghiệp cần lập hóa đơn chính thức cho toàn bộ giá trị hợp đồng. Số tiền tạm ứng trước đó sẽ được khấu trừ vào giá trị này.
- Nếu cần, doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch giữa số tiền tạm ứng và giá trị thực tế của hàng hóa/dịch vụ.
3. Quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn khi tạm ứng
| Thông tư 39/2014/TT-BTC, Điều 16: Quy định về việc lập hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng trong các giao dịch bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ |
3.1. Quy định về điều kiện phải xuất hóa đơn khi tạm ứng
- Khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền tạm ứng, khoản này đã được thỏa thuận sẽ khấu trừ vào tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, thì phải lập hóa đơn cho khoản tiền này.
- Hóa đơn phải được lập ngay khi nhận được tiền tạm ứng, không chờ đến khi hoàn thành dịch vụ/giao hàng.
3.2. Quy định về trường hợp không phải xuất hóa đơn tạm ứng
Nếu tiền tạm ứng chỉ nhằm mục đích đảm bảo thực hiện hợp đồng, không được tính vào giá trị hàng hóa, dịch vụ, thì không cần phải lập hóa đơn. Trường hợp này có thể xảy ra khi tiền tạm ứng chỉ là một khoản đặt cọc, không liên quan trực tiếp đến giá trị hợp đồng.
4. Ví dụ thực tế về việc tạm ứng phải xuất hóa đơn
Ví dụ 1: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhận tạm ứng từ khách hàng
Doanh nghiệp A cung cấp dịch vụ thiết kế website, ký hợp đồng với khách hàng B. Theo hợp đồng, khách hàng B sẽ thanh toán trước 30% tổng giá trị hợp đồng là 30 triệu đồng. Doanh nghiệp A nhận khoản tạm ứng này, phải lập hóa đơn VAT cho số tiền 30 triệu đồng ngay khi nhận được tiền.
>>> Doanh nghiệp A lập hóa đơn với nội dung "Tạm ứng 30% giá trị hợp đồng thiết kế website", ghi rõ số tiền tạm ứng là 30 triệu đồng, thuế suất VAT là 10%, số tiền thuế là 3 triệu đồng.
Ví dụ 2: Tình huống không phải xuất hóa đơn khi nhận tạm ứng
Doanh nghiệp C ký hợp đồng với đối tác D, trong đó đối tác D chuyển khoản 20 triệu đồng làm tiền đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền này không được tính vào giá trị hàng hóa/dịch vụ.
>> Doanh nghiệp C không cần lập hóa đơn cho khoản tiền 20 triệu đồng này, vì đây chỉ là tiền đặt cọc, không phải là giá trị hợp đồng đã xác định.
5. Xử lý các tình huống phát sinh khi tạm ứng phải xuất hóa đơn
Trong quá trình nhận/xuất hóa đơn cho khoản tiền tạm ứng, có thể phát sinh một số tình huống ngoài ý muốn, dưới đây là cách xử lý:
5.1. Sau khi nhận tạm ứng và lập hóa đơn, giao dịch bị hủy bỏ
Doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn, hoàn trả lại tiền tạm ứng cho khách hàng. Hóa đơn đã lập cần được xử lý hủy theo đúng quy định tại Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC.
5.2. Số tiền tạm ứng ban đầu thay đổi do điều chỉnh hợp đồng
Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh theo số tiền tạm ứng mới, gửi cho khách hàng, đồng thời ghi nhận sự thay đổi này vào sổ sách kế toán.
5.3. Phát hiện sai sót về số tiền/nội dung trên hóa đơn tạm ứng sau khi đã xuất
Theo quy định, doanh nghiệp sẽ lập biên bản thỏa thuận với khách hàng về sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn thay thế và gửi lại cho khách hàng.
Vấn đề “Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?” được xem là yêu cầu pháp lý, yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính kinh doanh. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để xử lý hiệu quả các khoản tạm ứng trong kinh doanh, từ đó duy trì hoạt động tài chính ổn định, hợp pháp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: