Shopee hiện là nền tảng thương mại điện tử lớn nhất Việt Nam, thu hút hàng triệu giao dịch mỗi ngày, bao gồm cả mua sắm cá nhân, mua sắm phục vụ hoạt động doanh nghiệp. Trong thực tế, không ít doanh nghiệp đã và đang mua hàng hóa, thiết bị, công cụ… qua Shopee để tiết kiệm chi phí, thời gian. Tuy nhiên, một trong những vấn đề dễ bị bỏ qua là việc lấy hóa đơn hợp lệ cho các giao dịch trên Shopee, đặc biệt khi doanh nghiệp cần kê khai thuế giá trị gia tăng, hạch toán chi phí hợp lệ hay phục vụ cho công tác kiểm toán.
Từ góc độ kế toán doanh nghiệp, nếu hóa đơn không được lấy hoặc không hợp lệ, hậu quả có thể dẫn đến rủi ro thuế, chi phí bị loại khỏi chi phí hợp lệ, hoặc không được hoàn thuế đầu vào. Vậy cách lấy hóa đơn trên Shopee cho doanh nghiệp như thế nào mới đúng quy định? Liệu mọi đơn hàng đều được cấp hóa đơn VAT không? Làm sao để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn nhận được?
Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ toàn bộ các vấn đề trên, triển khai phân tích chuyên sâu từ góc nhìn kế toán, đồng thời đưa ra hướng dẫn chi tiết theo quy trình thực tế. Đây cũng là một bước quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu, thi công giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện.
1. Hiểu đúng về hóa đơn trên Shopee
Shopee có xuất hóa đơn cho doanh nghiệp không?
Đây là câu hỏi đầu tiên, cũng là lầm tưởng phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp. Trên thực tế, Shopee là nền tảng thương mại điện tử đóng vai trò trung gian, kết nối người mua với người bán, chứ không trực tiếp thực hiện phần lớn giao dịch. Trừ những đơn hàng thuộc Shopee Mall hoặc Shop Chính Hãng (Shopee tự vận hành), hầu hết giao dịch đều được thực hiện giữa người bán độc lập (bao gồm cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp) với người mua.
Do đó, Shopee không phải lúc nào cũng cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (VAT). Khả năng bạn nhận được hóa đơn điện tử hợp lệ phụ thuộc vào tư cách pháp lý, chính sách của người bán, chứ không phụ thuộc vào Shopee. Điều này dẫn đến tình trạng không ít doanh nghiệp tin tưởng nhầm rằng mọi giao dịch trên Shopee đều có hóa đơn, dẫn đến hạch toán sai, hoặc không đủ chứng từ hợp pháp để quyết toán thuế.
Các loại hóa đơn trên Shopee hiện nay
Để hiểu cách lấy hóa đơn trên Shopee chính xác, doanh nghiệp cần phân biệt rõ các loại "chứng từ" thường thấy trên Shopee:
| Loại chứng từ | Đặc điểm | Giá trị pháp lý |
| Hóa đơn điện tử VAT | Do doanh nghiệp/hộ KD phát hành theo NĐ 123/2020/NĐ-CP | Hợp lệ cho hạch toán, khấu trừ thuế |
| Phiếu thu/phiếu giao hàng/biên nhận | Do người bán phát hành, không theo chuẩn hóa đơn | Không có giá trị về thuế |
| Biên lai điện tử Shopee | Do Shopee tạo khi thanh toán đơn hàng | Chỉ là xác nhận giao dịch, không hợp lệ về thuế |
| Hóa đơn Shopee Mall/Shop Chính Hãng | Có thể có hóa đơn VAT nếu đơn vị bán là doanh nghiệp | Có thể hợp lệ, cần kiểm tra định dạng, thông tin |
Do đó, không phải cứ nhận file PDF hay email có tiêu đề “Hóa đơn” là đủ điều kiện kê khai thuế. Định dạng chuẩn, thông tin đầy đủ và đúng quy trình mới quyết định tính hợp lệ của hóa đơn.
Shopee có hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử không?
Shopee Mall và Shopee Chính Hãng có gì khác biệt?
- Shopee Mall là kênh bán hàng dành cho các thương hiệu lớn, chính hãng, đa số là doanh nghiệp. Các gian hàng ở đây thường có chính sách xuất hóa đơn VAT rõ ràng.
- Shopee Chính Hãng là cửa hàng được Shopee vận hành, thường cũng có thể cung cấp hóa đơn, nhưng cần yêu cầu rõ trong lúc đặt hàng.
Theo thống kê của Shopee Việt Nam, đến năm 2024, có khoảng 40% nhà bán trên Shopee Mall là doanh nghiệp có khả năng phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ.
Trách nhiệm phát hành hóa đơn thuộc về ai?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có nghĩa vụ phát hành hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nếu thuộc đối tượng chịu thuế, có tư cách pháp nhân. Shopee không chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn thay cho người bán. Vì vậy:
- Nếu người bán là doanh nghiệp/hộ kinh doanh, họ có trách nhiệm phát hành hóa đơn nếu người mua yêu cầu.
- Nếu người bán là cá nhân, thì không có nghĩa vụ, không đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp: Khi đặt hàng trên Shopee, việc chủ động lựa chọn nhà bán có thể phát hành hóa đơn hợp lệ là điều bắt buộc nếu muốn đảm bảo chứng từ đầu vào được hợp lệ.
Hóa đơn từ Shopee có hợp lệ về thuế không?
Nếu hóa đơn là ảnh chụp, scan, PDF không có mã tra cứu hoặc không có XML gốc, thì không đủ điều kiện kê khai khấu trừ thuế VAT. Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào trường hợp tưởng rằng đã có “hóa đơn” từ Shopee nhưng lại bị loại trừ khi quyết toán vì không đáp ứng đủ điều kiện hợp pháp về chứng từ. Một hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo:
| Tiêu chí | Đáp ứng để hợp lệ |
| Được phát hành bởi tổ chức hợp pháp | Có MST, đã đăng ký hóa đơn điện tử |
| Đầy đủ thông tin doanh nghiệp mua | Tên, MST, địa chỉ, ngày phát hành |
| Có định dạng XML gốc, mã tra cứu | Theo chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Không sai sót, không chỉnh sửa trái phép | Khớp thông tin đơn hàng thực tế |
2. Cách lấy hóa đơn trên Shopee cho doanh nghiệp (Quy trình 6 bước chuẩn)
Việc lấy hóa đơn trên Shopee không giống như các giao dịch truyền thống, bởi đây là nền tảng thương mại điện tử hoạt động theo mô hình trung gian kết nối giữa người bán, người mua. Vì vậy, để đảm bảo nhận được hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình – từ khâu lựa chọn nhà bán hàng, đặt đơn, đến giao tiếp sau bán, kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng bước, dành cho bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu mua hàng cần hóa đơn hợp lệ
Trước khi mua hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ đây là giao dịch phục vụ mục đích kinh doanh, do đó hóa đơn đầu vào bắt buộc phải hợp lệ để được hạch toán chi phí hoặc kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp nên xây dựng quy định nội bộ yêu cầu:
- Bất kỳ giao dịch nào phát sinh trên Shopee (hoặc sàn TMĐT khác) đều phải có hóa đơn
- Giao dịch không hóa đơn chỉ phục vụ mục đích nhỏ lẻ, phi chi phí (nếu có)
- Người đặt hàng phải kiểm tra kỹ nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn không
Bước 2: Lựa chọn nhà bán hàng có khả năng xuất hóa đơn
Đây là bước cực kỳ quan trọng trong cách lấy hóa đơn trên Shopee để tránh mất thời gian xử lý về sau. Doanh nghiệp cần ưu tiên:
- Gian hàng thuộc Shopee Mall: Đây là nhóm nhà bán được xác minh, phần lớn là doanh nghiệp, thường có chính sách xuất hóa đơn.
- Doanh nghiệp bán hàng chính ngạch: Trong phần mô tả sản phẩm hoặc mục “Hỏi đáp” sẽ có thông tin về hóa đơn VAT.
- Liên hệ trước qua Shopee Chat để xác nhận:
- “Đơn hàng này có xuất hóa đơn VAT không?”
- “Nếu có, có thể gửi hóa đơn qua email hay hệ thống gì?”
- “Định dạng hóa đơn có XML, mã tra cứu không?”
Tránh chọn nhà bán là cá nhân không có đăng ký kinh doanh, vì họ không thể phát hành hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
Bước 3: Nhập đúng – đủ thông tin xuất hóa đơn trong lúc đặt hàng
Tại giao diện đặt hàng, sau khi thêm sản phẩm vào giỏ, tiến hành thanh toán, kế toán hoặc người mua cần chủ động cung cấp thông tin xuất hóa đơn trong phần “Ghi chú cho người bán” hoặc “Yêu cầu đặc biệt”. Nội dung ghi cần chuẩn xác:
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Địa chỉ công ty
- Email nhận hóa đơn
Không nên nhập thông tin mập mờ kiểu: “Xuất hóa đơn cho công ty nhé!” – vì người bán có thể không biết rõ thông tin để lập đúng hóa đơn.
Ghi nhớ: Shopee không có ô nhập sẵn để yêu cầu xuất hóa đơn – nên người mua phải chủ động điền vào phần ghi chú hoặc liên hệ riêng với nhà bán.
Bước 4: Theo dõi đơn hàng, liên hệ nhắc nhà bán gửi hóa đơn
Sau khi nhận được hàng, doanh nghiệp không nên đợi hóa đơn được gửi tự động mà cần:
- Gửi tin nhắn nhắc người bán: “Anh/chị vui lòng gửi giúp hóa đơn điện tử cho đơn hàng #SHOPEE12345 theo thông tin đã cung cấp trong phần ghi chú.”
- Lưu giữ thông tin liên lạc, bằng chứng trao đổi trên Shopee Chat hoặc email.
Thời gian hợp lý để nhắc là trong vòng 3–5 ngày sau khi nhận hàng, vì một số nhà bán chỉ phát hành hóa đơn theo chu kỳ tuần hoặc tháng.
Bước 5: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đã nhận
Khi nhận được hóa đơn, kế toán cần kiểm tra kỹ 4 yếu tố quan trọng:
| Yếu tố cần kiểm tra | Giải thích |
| 1. Định dạng XML + bản thể hiện PDF | Hóa đơn điện tử phải có file gốc XML, không chỉ có file PDF in ra |
| 2. Mã số thuế của bên bán | Đối chiếu trên cổng thông tin thuế để xác minh doanh nghiệp phát hành hợp lệ |
| 3. Thông tin doanh nghiệp mua chính xác | Tên, MST, địa chỉ đúng như khai báo |
| 4. Mã tra cứu hóa đơn, ngày phát hành | Dùng để tra cứu xác thực hóa đơn trên hệ thống điện tử hoặc website bên bán |
Nếu hóa đơn chỉ gửi qua email dưới dạng ảnh chụp, PDF không có XML, không có mã tra cứu → không hợp lệ về mặt pháp lý, không được kê khai thuế.
Bước 6: Lưu trữ, đối chiếu nội bộ
Sau khi kiểm tra, hóa đơn cần được:
- Lưu trữ dưới định dạng XML gốc, bản thể hiện PDF
- Gắn với mã đơn hàng Shopee, chứng từ thanh toán (email xác nhận, chuyển khoản, v.v.)
- Đối chiếu với báo cáo mua hàng hoặc chi phí trong nội bộ doanh nghiệp
Việc lưu trữ có thể thực hiện thủ công theo thư mục, hoặc thông qua phần mềm nội bộ nếu doanh nghiệp đã triển khai quy trình số hóa.
Một số lưu ý thực tế trong cách lấy hóa đơn trên Shopee này
- Không phải mọi nhà bán trên Shopee đều có khả năng xuất hóa đơn – đây là khác biệt lớn giữa thương mại điện tử, mua hàng truyền thống.
- Kế toán cần thiết lập quy trình kiểm soát trước khi duyệt mua hàng, thay vì xử lý sau khi nhận hàng mới phát hiện không có hóa đơn.
- Nên xây dựng danh sách các “nhà cung cấp uy tín trên Shopee” – đã từng xuất hóa đơn chuẩn, để rút ngắn thời gian xử lý sau này.
3. Khó khăn thường gặp khi lấy hóa đơn trên Shopee
Không lấy được hóa đơn dù đã yêu cầu
Tình huống phổ biến: Người bán từ chối cấp hóa đơn dù bạn đã cung cấp thông tin.
Nguyên nhân:
- Người bán là cá nhân, không có tư cách pháp lý phát hành hóa đơn
- Người mua không ghi chú xuất hóa đơn trong lúc đặt hàng
Cách xử lý:
- Chọn lại nhà bán phù hợp
- Nếu đã mua, có thể yêu cầu hoàn tiền nếu đơn hàng chưa xử lý hoặc khi người bán không tuân thủ chính sách
Hóa đơn sai thông tin doanh nghiệp
Vấn đề: Hóa đơn có sai tên công ty, MST, hoặc địa chỉ => Không được khấu trừ thuế
Cách xử lý:
- Gửi lại thông tin chính xác cho người bán, yêu cầu lập lại hóa đơn
- Nên sử dụng email giao dịch để có bằng chứng đầy đủ
Không nhận được file XML
Lý do:
- Người bán chỉ gửi bản thể hiện PDF qua email
- Không hiểu rõ yêu cầu về định dạng hóa đơn điện tử
Giải pháp:
- Yêu cầu lại file XML gốc
- Doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp quản lý hóa đơn điện tử để:
- Tự động kiểm tra thiếu file XML
- Nhắc nhở hệ thống khi thiếu dữ liệu đầu vào
- Giảm rủi ro trong kỳ quyết toán thuế
Thực tế cho thấy, 60% kế toán doanh nghiệp từng mua hàng trên Shopee không thể lấy hóa đơn VAT hợp lệ do không kiểm tra kỹ nhà bán, hoặc không yêu cầu đúng cách. Với xu hướng doanh nghiệp mua hàng TMĐT ngày càng nhiều, đây là lỗ hổng lớn trong hệ thống kiểm soát hóa đơn.
4. Góc nhìn chuyên gia: Vì sao doanh nghiệp nên chủ động giải pháp hóa đơn điện tử?
Cách lấy hóa đơn trên Shopee chỉ là một phần nhỏ trong bức tranh tổng thể về quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của doanh nghiệp. Trong bối cảnh thương mại điện tử đang ngày càng phổ biến, các doanh nghiệp không chỉ mua hàng từ Shopee, mà còn từ Lazada, Tiki, TikTok Shop, các sàn B2B hoặc nhà cung cấp trực tuyến khác. Điều này đặt ra nhu cầu cấp thiết về một giải pháp quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, tập trung.
Doanh nghiệp đang đối mặt với những vấn đề gì?
- Mỗi nền tảng cung cấp hóa đơn theo một cách khác nhau, thiếu sự thống nhất
- Kế toán mất thời gian kiểm tra, đối chiếu từng hóa đơn thủ công
- Dễ bỏ sót hóa đơn hoặc lấy phải hóa đơn không hợp lệ (không có XML, sai thông tin, không mã tra cứu…)
- Rủi ro cao khi quyết toán thuế hoặc bị loại trừ chi phí
Theo Tổng cục Thuế, đến cuối năm 2024:
- 98,3% doanh nghiệp tại Việt Nam đã sử dụng hóa đơn điện tử
- Giao dịch thương mại điện tử chiếm hơn 45% tổng số hóa đơn đầu vào
- Trong đó, hơn 60% doanh nghiệp SME có sai sót khi kê khai hóa đơn mua hàng online
Điều đó cho thấy việc chủ động kiểm soát hóa đơn điện tử không chỉ là lợi thế, mà còn là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành bền vững.
Giải pháp: Tự động hóa quy trình kiểm soát hóa đơn với AccNet eInvoice
Thay vì để từng nhân viên kế toán phải “tự bơi” khi xử lý hóa đơn Shopee, các kênh online khác, doanh nghiệp nên áp dụng nền tảng số hóa quy trình nhận – lưu – đối chiếu hóa đơn điện tử đầu vào. Giải pháp như AccNet eInvoice mang lại:
| Tính năng | Lợi ích cụ thể |
| Tự động kiểm tra định dạng, mã số thuế | Phát hiện hóa đơn không hợp lệ, tránh sai sót đầu kỳ |
| Tích hợp với phần mềm kế toán | Đồng bộ hóa đơn đầu vào – giúp hạch toán nhanh, chính xác |
| Truy xuất – lưu trữ tập trung theo chuẩn | Phù hợp Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phục vụ kiểm toán – thanh tra |
| Hỗ trợ tìm kiếm, đối soát theo nhà cung cấp | Dễ dàng kiểm tra hóa đơn theo từng nguồn Shopee, Tiki, v.v. |
Với AccNet eInvoice, doanh nghiệp không cần phải lo lắng từng bước “xin hóa đơn” nữa, mà chuyển sang một quy trình kiểm soát chuyên nghiệp, chuẩn hóa, tối ưu thời gian.
ACCNET EINVOICE – XỬ LÝ HÓA ĐƠN NHANH, GỌN, KHÔNG LỖI Doanh nghiệp sử dụng AccNet eInvoice báo cáo: tiết kiệm từ 100–300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống 👉 Mỗi sai sót trên hóa đơn có thể khiến bạn bị phạt đến hàng chục triệu >>> Chuyển sang AccNet eInvoice – xử lý đúng ngay từ đầu! ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Hóa đơn không đơn giản là một tờ giấy hay file PDF – đó là chứng từ pháp lý quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp về mặt thuế, chi phí, kiểm toán. Cách lấy hóa đơn trên Shopee có thể xem là thử thách đầu tiên mà nhiều doanh nghiệp sẽ gặp phải khi bắt đầu ứng dụng thương mại điện tử trong mua sắm nội bộ. Tuy nhiên, nếu không có quy trình chuẩn, doanh nghiệp rất dễ mất kiểm soát, sai sót chứng từ, gây thiệt hại tài chính trong dài hạn. Lời khuyên cuối cùng:
- Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin nhà bán, ghi rõ yêu cầu hóa đơn khi đặt hàng
- Chủ động lưu trữ đầy đủ hóa đơn đúng chuẩn định dạng XML
- Quan trọng hơn, doanh nghiệp nên đầu tư giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp để kiểm soát toàn bộ hóa đơn đầu vào – từ Shopee đến mọi nền tảng khác.
Nếu bạn đang triển khai hệ thống kế toán hoặc muốn đồng bộ hóa đơn đầu vào với hệ thống tài chính – kế toán của mình, hãy cân nhắc AccNet eInvoice – nền tảng hóa đơn điện tử tích hợp, đáng tin cậy dành riêng cho doanh nghiệp Việt.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: