Chi phí lưu kho là một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý kho bãi của mọi doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, lợi nhuận. Trong bài viết này, Accnet sẽ cùng đọc giả tìm hiểu chi tiết các thành phần của chi phí duy trì kho bãi, cách tính toán để giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn.
1. Chi phí lưu kho là gì?
Chi phí lưu kho là tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh khi doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa trong kho bãi trong một khoảng thời gian nhất định. Những chi phí này bao gồm tiền thuê kho, chi phí vận hành, bảo quản hàng hóa, lương nhân viên quản lý kho, các chi phí liên quan đến rủi ro hàng hóa bị hư hỏng, mất mát.
Chi phí duy trì kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng. Nếu không được kiểm soát tốt, chi phí duy trì kho bãi có thể gây ra gánh nặng tài chính đáng kể.
2. Các loại chi phí lưu kho thường gặp trong doanh nghiệp
Dưới đây là các thành phần chính của chi phí duy trì kho bãi:
2.1. Chi phí thuê kho bãi
Chi phí thuê kho bãi bao gồm chi phí trả cho việc sử dụng không gian kho để lưu trữ hàng hóa. Kho bãi có thể thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc thuê từ bên thứ ba.
- Kho tự quản lý: Doanh nghiệp tự đầu tư xây dựng, chi phí liên quan sẽ bao gồm bảo trì cơ sở vật chất, chi phí quản lý vận hành.
- Thuê kho bãi bên ngoài: Doanh nghiệp thuê kho từ nhà cung cấp dịch vụ logistics, chi phí có thể tính theo mét vuông/theo khối lượng hàng hóa.
2.2. Chi phí bảo quản hàng hóa trong chi phí lưu kho
Chi phí bảo quản hàng hóa bao gồm chi phí điều hòa không khí, làm mát, chi phí bảo quản chống ẩm, chống cháy nổ.
- Hàng hóa cần điều kiện đặc biệt: Một số loại hàng hóa như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất cần bảo quản ở nhiệt độ/độ ẩm nhất định. Điều này làm tăng chi phí lưu kho, đặc biệt với kho lạnh/kho kiểm soát nhiệt độ.
- Chi phí bảo dưỡng kho: Để chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu trữ, kho bãi cần được bảo dưỡng thường xuyên như vệ sinh, kiểm tra chống ẩm, chống mối mọt, nấm mốc.
2.3. Chi phí nhân sự quản lý kho
Chi phí nhân sự quản lý kho trong chi phí lưu kho bao gồm lương, phụ cấp, các chi phí khác liên quan đến nhân viên kho bãi. Các vị trí nhân sự có thể bao gồm quản lý kho, nhân viên kho, nhân viên kiểm kê, nhân viên vận hành các thiết bị kho.
- Nhân viên kho: Chịu trách nhiệm cho việc sắp xếp, kiểm soát, theo dõi hàng hóa trong kho, đảm bảo hàng hóa được nhập/xuất kho đúng quy trình.
- Quản lý kho: Điều hành toàn bộ hoạt động kho, tối ưu hóa không gian lưu trữ, giám sát các quy trình vận hành hàng ngày.
- Nhân viên kiểm kê: Thực hiện các công việc kiểm kê kho định kỳ để số liệu hàng hóa trong kho khớp với sổ sách kế toán.
2.4. Chi phí vận hành kho trong chi phí lưu kho
Chi phí vận hành kho bao gồm các khoản chi cho điện, nước, nhiên liệu, bảo trì các thiết bị vận hành trong kho như xe nâng, băng tải, hệ thống làm lạnh, các máy móc khác phục vụ cho việc lưu trữ/xử lý hàng hóa.
- Chi phí điện nước: Được sử dụng để duy trì hoạt động của hệ thống chiếu sáng, điều hòa, các thiết bị làm lạnh.
- Chi phí bảo trì thiết bị: Thiết bị trong kho như xe nâng, máy móc cần được bảo trì thường xuyên để hoạt động liên tục, tránh gián đoạn.
2.5. Chi phí rủi ro lưu kho
Chi phí rủi ro lưu kho liên quan đến các rủi ro phát sinh khi hàng hóa bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng trong quá trình lưu trữ. Những rủi ro này có thể xảy ra do điều kiện bảo quản không phù hợp, lỗi từ quá trình quản lý, các tai nạn ngoài ý muốn như cháy nổ, lũ lụt.
- Hư hỏng hàng hóa: Doanh nghiệp phải chịu chi phí khi hàng hóa bị hỏng hóc do điều kiện bảo quản không đảm bảo, hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Mất mát, hao hụt: Xảy ra do sai sót trong quản lý, bảo vệ không chặt chẽ, lỗi của nhân viên.
2.6. Chi phí bảo hiểm kho và hàng hóa
Chi phí bảo hiểm kho/hàng hóa trong chi phí lưu kho là khoản chi mà doanh nghiệp phải trả để bảo vệ kho bãi/hàng hóa trong kho khỏi các rủi ro như cháy nổ, thiên tai, mất mát do trộm cắp. Bảo hiểm giúp giảm thiểu tổn thất khi xảy ra các rủi ro bất ngờ, doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động bình thường mà không bị ảnh hưởng nặng nề về tài chính.
- Bảo hiểm kho bãi: Bảo vệ rủi ro thiệt hại vật lý như cháy, sập, thiên tai.
- Bảo hiểm hàng hóa: Bảo vệ các rủi ro như mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng.
4. Công thức tính chi phí lưu kho chính xác
Công thức tổng quát:
| Tổng chi phí lưu kho = Chi phí thuê kho + Chi phí bảo quản hàng hóa + Chi phí nhân sự + Chi phí vận hành kho + Chi phí bảo hiểm |
Ví dụ: Doanh nghiệp có các chi phí sau cho một kỳ lưu kho:
- Chi phí thuê kho: 100 triệu VND
- Chi phí bảo quản: 30 triệu VND
- Chi phí nhân sự: 50 triệu VND
- Chi phí vận hành: 20 triệu VND
- Chi phí rủi ro và bảo hiểm: 10 triệu VND
Tổng chi phí lưu kho sẽ là: 100 + 30 + 50 + 20 + 10=210 triệu VND
4.1. Công thức tính chi phí thuê kho bãi:
Chi phí thuê kho = Đơn giá thuê kho × Diện tích hoặc dung lượng kho sử dụng × Thời gian thuê
4.2. Công thức tính chi phí bảo quản hàng hóa:
Chi phí bảo quản = Chi phí làm mát + Chi phí điều hòa không khí + Chi phí vệ sinh kho
4.3. Công thức tính chi phí nhân sự quản lý kho
Chi phí nhân sự = Lương cơ bản + Phụ cấp + Chi phí đào tạo nhân viên (nếu có)
4.4. Công thức tính chi phí vận hành kho
Chi phí vận hành kho = Chi phí điện nước + Chi phí bảo dưỡng thiết bị + Chi phí nhiên liệu vận hành
4.5. Công thức tính chi phí rủi ro lưu kho
Chi phí rủi ro lưu kho = (Tổng giá trị hàng hóa thiệt hại hoặc hao mòn/Tổng giá trị hàng tồn kho) x 100%
4.6. Công thức tính chi phí bảo hiểm kho/hàng hóa
Chi phí bảo hiểm = Phí bảo hiểm kho bãi + Phí bảo hiểm hàng hóa
3. Tác động của chi phí duy trì kho bãi đến doanh nghiệp
- Ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm
Chi phí lưu kho cao sẽ làm tăng giá thành sản phẩm, giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nếu không tối ưu hóa chi phí này, giá bán sẽ cao hơn, khiến sản phẩm kém hấp dẫn.
- Giảm hiệu suất vốn lưu động
Khi lưu kho quá nhiều hàng hóa, vốn lưu động bị giam trong hàng tồn kho, giảm khả năng tái đầu tư, mở rộng kinh doanh. Doanh nghiệp không thể linh hoạt sử dụng vốn cho các hoạt động khác.
- Rủi ro hàng hóa lỗi thời/hư hỏng
Hàng hóa lưu kho quá lâu có nguy cơ lỗi thời/hư hỏng, đặc biệt là hàng có hạn sử dụng ngắn. Điều này dẫn đến tổn thất do giảm giá trị, phải loại bỏ hàng hóa.
- Tăng rủi ro, chi phí bảo hiểm
Lượng hàng tồn kho lớn đồng nghĩa với mức độ rủi ro cao hơn (cháy nổ, mất mát), làm tăng chi phí bảo hiểm kho bãi/hàng hóa.
- Tác động đến kế hoạch sản xuất/kinh doanh
Chi phí lưu kho cao khiến doanh nghiệp thận trọng trong việc nhập hàng mới, dẫn đến thiếu hụt nguồn cung, mất cơ hội kinh doanh do không đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.
5. Giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý và giảm chi phí lưu kho
Phần mềm quản lý kho Lạc Việt được thiết kế nhằm tối ưu hóa quá trình quản lý kho bãi, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí duy trì kho bãi. Phần mềm cung cấp các tính năng tiên tiến như tự động hóa quy trình nhập xuất kho, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, báo cáo phân tích chi tiết.
Các lợi ích chính của phần mềm quản lý kho Lạc Việt:
- Sắp xếp, tổ chức không gian kho bãi hợp lý, lưu trữ hàng hóa hiệu quả, giảm chi phí duy trì kho bãi liên quan đến không gian không sử dụng tối đa.
- Hệ thống cảnh báo, theo dõi tự động giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những rủi ro trong quá trình lưu trữ, giảm thiểu thiệt hại, bảo toàn giá trị hàng hóa.
- Doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn kho chặt chẽ, cập nhật chính xác tình trạng kho hàng, giảm chi phí lưu kho do hàng tồn quá mức hoặc thiếu hụt.
- Tự động hóa các quy trình nhập, xuất kho, kiểm kê hàng hóa, giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công, tiết kiệm thời gian.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về lượng hàng tồn, chi phí duy trì kho bãi, các chỉ số hiệu suất (KPI), giúp doanh nghiệp phân tích, điều chỉnh chiến lược lưu trữ linh hoạt
- Tích hợp với các hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu, quản lý kho bãi tổng thể, liền mạch.
Bằng cách tính toán, quản lý hiệu quả các thành phần của chi phí duy trì kho bãi, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro, gia tăng lợi nhuận. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, các công thức tính chi phí lưu kho chi tiết. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: