Hóa đơn điện tử là gì? Cẩm nang toàn diện cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn số là xu thế tất yếu của mọi loại hình doanh nghiệp thương mại hiện đại và minh bạch. Hóa đơn số là một giải pháp quản lý tài chính đang trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính chính xác và đồng thời giúp môi trường được bảo vệ hơn. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Accnet tìm hiểu ngay dưới bài viết sau!

>>> Bài viết cùng chủ đề:

• Hóa đơn trực tiếp là gì và các vấn đề quan trọng xoay quanh

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Hóa đơn điện tử (hay còn gọi: hóa đơn số, hóa đơn trực tuyến, hóa đơn online) là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn số được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn số phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Các loại hóa đơn điện tử online bao gồm sau: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: Tem, vé,thẻ, phiếu thu bảo hiểm,…

2. Các lợi ích tuyệt vời khi sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Với hóa đơn giấy, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn khá rườm rà. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian chờ đợi cơ quan Thuế cấp phép. Sau đó, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in. Số lượng bản in là cố định, hóa đơn đã in phải mang về lưu trữ tại doanh nghiệp.
Lợi ích khi dùng hóa đơn số là loại bỏ bớt các thủ tục không cần thiết. Khi sử dụng hóa đơn trực tuyến, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn hoặc chọn các mẫu hóa đơn có sẵn của các đơn vị cung cấp như Phần mềm hóa đơn online LV-E.Invoice. Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email. Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Email.

Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử giúp thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn số là quá trình xử lý nhanh, thông tin đã nhập trên phần mềm kế toán có thể được chuyển sang hóa đơn số và ngược lại thông tin về hóa đơn sẽ được chuyển trực tiếp vào hệ thống phần mềm kế toán (VD: Phần mềm kế toán AccNet và hóa đơn online LV-E.Invoice).
Vì thế, việc sử dụng hóa đơn trực tuyến tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp thay vì sử dụng hóa đơn giấy.

2.2. Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn số, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với hóa đơn giấy. Chi phí mua số hóa đơn số rẻ hơn rất nhiều so với chi phí mua hóa đơn giấy. Phần mềm hóa đơn online LV-E.Invoice với đơn giá cho một số hóa đơn rất rẻ, phần mềm chất lượng giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, người dùng không cần phải tốn công sức, chi phí bảo quản lưu trữ hóa đơn như khi sử dụng hóa đơn giấy. Không gặp phải các vấn đề như hư hỏng, mất mát hay thất lạc hóa đơn gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Lợi ích của hóa đơn số xác thực ở đây là không cần thiết phải in hóa đơn. Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử. Vì vậy, hóa đơn trực tuyến xác thực đã giúp giảm chi phí in hóa đơn của doanh nghiệp về 0 đồng.

2.3. Hóa đơn điện tử giảm các thủ tục hành chính

Việc quản lý hóa đơn giấy phải nhất thiết cẩn thận. Nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải giải trình chi tiết và hợp lý với cơ quan Thuế. Hàng tháng, kế toán sẽ phải thống kê về tình hình sử dụng hóa đơn như: Số hóa đơn đã sử dụng; Số hóa đơn bị hỏng do gạch xóa; Số hóa đơn chưa được sử dụng để cơ quan Thuế kiểm soát tình hình tài chính của công ty.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số sẽ không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp đã được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.

2.4. Giúp tăng độ chính xác thông tin khách hàng

Đặc biệt khi sử dụng Phần mềm hóa đơn điện tử LV-E.Invoice, hệ thống phần mềm sẽ tự động kiểm tra mã số thuế có chính xác hay không? Nếu mã số thuế đã được xác thực, phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin liên quan như Tên công ty, số điện thoại, email,.. từ dữ liệu do Cơ quan Thuế cung cấp. Kế toán chỉ việc kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót trước khi phát hành không mất nhiều thời gian hủy rồi viết lại thủ công như hóa đơn giấy.
Vì vậy, sử dụng hóa đơn online đã tăng độ chính xác của thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp, tránh được các sai sót và tiết kiệm thời gian cho người dùng.

2.5. Hóa đơn điện tử chống việc làm giả hóa đơn

Hiện nay, hóa đơn giấy giả, hóa đơn giấy hết hạn sử dụng đang tràn lan trên thị trường. Cơ quan Thuế đã tăng mức phạt đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 triệu đến 50 triệu đồng. Và có thể truy tố hình sự nếu như hành vi này gây hậu quả nghiêm trọng.
Khi hóa đơn đã được cơ quan Thuế cấp mã xác thực, nghĩa là hóa đơn đã có giá trị pháp lý. Lúc này, khách hàng muốn kiểm tra hóa đơn chỉ cần nhập mã hóa đơn vào website của Thuế để tra cứu thông tin. Điều này sẽ ngăn chặn việc làm giả hay sử dụng hóa đơn quá hạn sử dụng.

2.6. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng độ tin cậy của doanh nghiệp

Hóa đơn số có thể chứa các thông tin nhận diện của doanh nghiệp như logo, hình ảnh. Bên cạnh đó, mã số xác thực được cấp bởi Tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.
Việc trao đổi hóa đơn trực tuyến giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều, thay vì phải chuyển phát nhanh giống như hóa đơn giấy, giờ đây hóa đơn có thể được thông báo qua internet với nhiều phương thức tiện lợi như Email, SMS,…

3. Quy định áp dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP mới nhất về hoá đơn số thì từ 01/11/2018 áp dụng cho doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp đang hoạt động đã hết hóa đơn giấy và từ 01/11/2020 cho tất cả doanh nghiệp. Qua đó, chúng ta nhận thức kể từ 01/11/2020 thì tất cả doanh nghiệp kinh doanh đều phải tuân thủ sử dụng HĐĐT để mang lại lợi ích cho chính doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Dưới đây là những quy định bắt buộc khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn online:

3.1. Điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn số phải đáp ứng 6 điều kiện sau:

• Thứ nhất: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Thứ hai: Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn số.
• Thứ ba: Là có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn online theo quy định.
• Thứ tư : Là có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Thứ năm: Là có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán ví dụ như Phần mềm kế toán AccNet, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Cuối cùng là có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

3.2. Các thủ tục phát hành hóa đơn số

• 1.Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn online (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32).
• 2.Thông báo phát hành hóa đơn online, gửi tới cơ quan quản lý (chi cục thuế nơi đơn vị lập trụ sở ), gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32).
• 3.Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế (Chi cục thuế)

4. Hướng dẫn thực hiện lập hóa đơn số chi tiết

Dưới đây là 3 bước lập hóa đơn điện tử dễ dàng cho mọi doanh nghiệp:

Bước 1: Lập hóa đơn trực tuyến

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn số) thực hiện lập hóa đơn số tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn online của người bán.
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn online) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn số của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn số để khởi tạo và lập hóa đơn số.
• Người bán hàng hóa có thể lập hóa đơn online trên phần mềm kế toán AccNet hoặc phần mềm hóa đơn số của Lạc Việt LV-E.Invoice.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử

Gửi hóa đơn số là việc truyền dữ liệu của hóa đơn trực tuyến từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ

• Gửi trực tiếp: Người bán thực hiện lập hóa đơn số trên phần mềm lập hóa đơn số, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn số giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn số: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn trực tuyến của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn trực tuyến để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn số vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn số có chữ ký điện tử của người bán.

Bước 3: Xử lý đối với hóa đơn điện tử lập sai

• Trường hợp hóa đơn trực tuyến đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn trực tuyến đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên.
• Hóa đơn trực tuyến đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn online điều chỉnh sai sót.
• Hóa đơn online lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn online điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

5. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào tốt nhất?

Phần mềm xuất hóa đơn điện tử LV-E.Invoice là một giải pháp của Công Ty Cổ Phần Tin Học Lạc Việt. Một trong những đơn vị uy tín và tiên phong trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam. Được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm với tiêu chí tuân thủ chặt chẽ với các thông tư, nghị định của pháp luật, bên cạnh đó phải giúp người dùng dễ sử dụng nhất, dễ dàng tương thích với các thiết bị chữ ký số và các phần mềm kế toán khác. Phần mềm hóa đơn online LV-E.Invoice được tích hợp sẵn sàng với Phần mềm kế toán AccNet giúp hỗ trợ tối ưu cho người sử dụng.

Điểm nổi bật của LV-E.Invoice so với một số phần mềm hóa đơn điện tử khác

• Phát hành hóa đơn online trực tiếp hoặc thông qua kết nối với các phần mềm tác nghiệp của Lạc Việt. Điều này giúp cho khách hàng chỉ làm việc với 1 đối tác duy nhất và không phải trả thêm phí kết nối giữa 2 phần mềm.
• Lựa chọn sử dụng bản Online hoặc bản khách hàng tự cài đặt. Đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn và có đội ngũ tin học riêng thì có thể lựa chọn bản cài đặt.
• Lựa chọn ký số bằng Token hoặc HSM. Đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành lớn thì có thể lựa chọn ký số bằng HSM.
• Cho phép người bán khai báo quyền tra cứu hóa đơn cho khách hàng không giới hạn số người dùng truy cập. Những điểm nổi bật này là những lý do giúp hóa đơn điện tử Lạc Việt trở thành một giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn.

Một số thành tựu mà LV-E.Invoice đạt được 

• Giải thưởng do hiệp hội các CIO Đông Dương bình chọn: 1st Indochina CIO’s Choice Adwards 2006 cho sản phẩm AccNetERP.
• Sản phẩm ưa chuộng nhất do Tạp chí PC World bình chọn đối với sản phẩm AccNetERP.
• LV-E.Invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận là tổ chức nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn, cũng như cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử.

Những trải nghiệm thực tế cho người dùng

• Đơn giản- Thân thiện- Dễ dùng: Hóa đơn online LV-E.Invoice được thiết kế với cùng giao diện thân thiện, giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận, tìm hiểu và sử dụng phần mềm.
• An toàn trong việc bảo mật dữ liệu và thông tin: Hạ tầng trung tâm lưu trữ dữ liệu của Hóa đơn online LV-E.Invoice tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và đạt được cấp độ Tier3, đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu.
• Sử dụng dễ dàng và nhanh chóng: Với phiên bản online, khách hàng có thể sử dụng ngay sau khi đăng ký và không cần phải cài đặt. Đối với khách hàng đang sử dụng phầm mềm LV-E.Invoice, chỉ cần thực hiện thêm thao tác ký số và đẩy hóa đơn lên để phát hành. Chỉ vài cú click chuột đơn giản bạn có thể sử dụng dễ dàng.

Với những lợi ích mà LV-E.Invoice mang lại, sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng cường tính chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh. Bên cạnh đó, việc sử dụng giải pháp này cũng đáp ứng được các yêu cầu pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế về hóa đơn điện tử, giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được tính pháp lý và uy tín trên thị trường. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn online hiệu quả và đáng tin cậy, hãy thử sử dụng giải pháp của LV-E.Invoice để trải nghiệm những tiện ích mà nó mang lại.

6. Câu hỏi thường gặp

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: (+84.28) 3842 3333
• Email: accnet@lacviet.com.vn – Website: www.accnet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh