Khâu bán hàng, phân phối sản phẩm, việc quản lý hàng hóa (QLHH) là một mắt xích vô cùng quan trọng. Một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ lượng tồn kho, kiểm soát tốt nhập – xuất – tồn, hạn chế thất thoát, từ đó tối ưu doanh thu, chi phí. Vậy QLHH là gì, gồm những công việc nào, làm thế nào để thực hiện hiệu quả? Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.
1. Quản lý hàng hóa là gì?
Quản lý hàng hóa là quá trình theo dõi, kiểm soát, điều phối toàn bộ vòng đời của hàng hóa trong doanh nghiệp, từ lúc hàng được nhập vào kho cho đến khi xuất bán cho khách hàng hoặc đối tác.
Các hoạt động chính trong QLHH bao gồm:
- Ghi nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập kho.
- Sắp xếp, lưu trữ hàng hóa theo mã, vị trí, loại sản phẩm.
- Cập nhật khi hàng được xuất bán hoặc điều chuyển.
- Kiểm kê định kỳ để phát hiện chênh lệch hoặc thất thoát.
- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo luân chuyển hàng hóa.
Quản lý tốt giúp doanh nghiệp luôn có cái nhìn chính xác về lượng tồn kho, từ đó ra quyết định kịp thời về sản xuất, nhập hàng, hoặc xả hàng tồn.
2. Quy trình quản lý hàng hóa hiệu quả
Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, quy trình quản lý hàng hóa nên được chuẩn hóa theo 5 bước sau:
Bước 1: Nhập hàng – kiểm tra
- Kiểm tra thông tin nhà cung cấp, hóa đơn, chứng từ giao hàng.
- Kiểm đếm thực tế số lượng, chất lượng.
- Ghi nhận hàng nhập vào sổ, file Excel hoặc phần mềm.
Bước 2: Lưu kho – sắp xếp trong quản lý hàng hóa
- Mỗi sản phẩm nên có mã hàng riêng (SKU).
- Sắp xếp theo nhóm hàng, thời gian nhập hoặc mã kệ.
- Dán nhãn rõ ràng để nhân viên dễ tìm, hạn chế nhầm lẫn.
Bước 3: Xuất hàng – cập nhật tồn
- Mỗi lần xuất bán hoặc điều chuyển đều phải có phiếu xuất kho.
- Ghi chép cẩn thận để cập nhật số lượng tồn kho chính xác trong quản lý hàng hóa
- Ưu tiên theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO) để tránh hàng hỏng, lỗi thời.
Bước 4: Theo dõi tồn kho
- Hàng ngày hoặc hàng tuần nên cập nhật tồn kho.
- Có thể sử dụng file Excel hoặc phần mềm quản lý để kiểm soát lượng hàng thực tế, hệ thống khớp nhau.
Bước 5: Kiểm kê định kỳ khi quản lý hàng hóa
- Cuối mỗi tháng hoặc quý, nên thực hiện kiểm kê toàn bộ kho.
- So sánh tồn thực tế với tồn sổ.
- Nếu có chênh lệch, xác minh nguyên nhân, điều chỉnh lại hệ thống.
Xem thêm:
3. Vì sao cần quản lý hàng hóa đúng cách?
Nhiều chủ shop nhỏ, doanh nghiệp vừa thường chủ quan trong việc quản lý kho, dẫn đến hậu quả như:
- Thiếu hàng khi có đơn, bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
- Dư hàng lâu ngày không bán được, dẫn đến tồn kho chết, chiếm diện tích kho.
- Không biết hàng nào còn, hàng nào hết, gây nhầm lẫn khi xuất đơn.
- Không kiểm soát được lãi/lỗ thực tế, vì không nắm rõ giá trị hàng tồn.
- Ngược lại, khi quản lý hàng hóa khoa học, bạn sẽ:
- Luôn biết chính xác tồn kho theo từng mặt hàng.
- Đặt hàng kịp thời, không bị đứt hàng.
- Giảm thiểu rủi ro mất cắp, thất thoát.
- Tăng hiệu quả vận hành, tối ưu dòng tiền.
4. Cách QLHH bằng Excel đơn giản, miễn phí
Đối với những người mới bán hàng hoặc shop nhỏ, chưa cần đến phần mềm chuyên dụng thì Excel là công cụ dễ dùng, tiết kiệm chi phí.
Cách tạo file quản lý đơn giản:
| Mã hàng | Tên hàng hóa | ĐVT | Số lượng nhập | Số lượng xuất | Tồn kho |
| SP01 | Áo thun nam | Cái | 100 | 60 | 40 |
| SP02 | Quần short nữ | Cái | 80 | 30 | 50 |
Bạn có thể:
- Dùng hàm =Số lượng nhập - Số lượng xuất để tự động tính tồn kho.
- Dùng định dạng có điều kiện để cảnh báo sản phẩm tồn dưới mức an toàn.
Lưu ý: Nên lưu nhiều phiên bản để tránh mất dữ liệu, định kỳ sao lưu.
5. Phần mềm quản lý hàng hóa – giải pháp cho quy mô lớn
Khi hàng hóa nhiều mã, có nhiều nhân viên hoặc bán đa kênh (cửa hàng + online), thì phần mềm sẽ là lựa chọn tối ưu hơn Excel.
Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý hàng hóa:
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực.
- Kết nối bán hàng, xuất kho, hóa đơn – tất cả trong một hệ thống.
- In phiếu nhập – xuất – tồn chuyên nghiệp.
- Tự động cảnh báo khi sắp hết hàng.
- Báo cáo bán hàng, tồn kho nhanh chóng.
AccNet Inventory: Tích hợp kế toán, tài sản, mua bán – phù hợp doanh nghiệp vừa và lớn.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”
Không chỉ là một phần mềm nhập – xuất thông thường, AccNet ERP chính là nền tảng quản lý kho thông minh, tích hợp thiết bị, kết nối dữ liệu, cảnh báo tức thời, giúp doanh nghiệp:
- Phân loại hàng hóa linh hoạt: Tạo mới danh mục theo nhu cầu; phân nhóm theo thuộc tính; thống kê doanh số, lãi gộp theo nhóm; mỗi mã hàng kèm đầy đủ thông tin tồn kho, tài khoản, giá vốn, thuế, phương pháp xuất kho.
- Quản trị kho đa dạng – kết nối thiết bị: Phần mềm quản lý kho AccNet ERP hỗ trợ QR code, barcode, thiết bị kiểm kê; quản lý tồn kho theo trạng thái (tài chính, vật lý, sẵn sàng bán); cho phép xuất kho theo hạn sử dụng, chuyển đổi đơn vị tính; hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá xuất (BQGQ, FIFO, đích danh...).
- Quản lý tồn kho chính xác, đa chiều: Theo dõi theo màu sắc, kích thước, cấu hình, vị trí kho, mã lô; cho phép khai báo song song đơn vị đo lường, kiểm đếm; đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
- Tối ưu hiệu suất kho: Truy xuất nhanh hạn sử dụng, nguồn gốc hàng; tìm kiếm thông minh; quản lý định mức nguyên vật liệu; cập nhật tồn kho tự động theo đơn bán; cân đối hàng tồn toàn hệ thống, lưu lịch sử điều chuyển.
AccNet ERP mở ra một bước tiến mới trong quản lý kho khi tích hợp trợ lý tài chính AI, giúp doanh nghiệp vận hành chủ động và ra quyết định chính xác hơn.
- Phân tích tồn kho 24/7 trên cả desktop & mobile: AI liên tục cập nhật số liệu thực tế, cảnh báo khi hàng sắp thiếu hoặc tồn đọng quá lâu.
- Dự báo nhu cầu và rủi ro hàng hóa: Từ dữ liệu lịch sử, hệ thống đưa ra dự báo xu hướng nhập – xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch mua hàng.
- Tra cứu tức thì chỉ trong vài giây: Tìm nhanh sản phẩm, số lượng tồn kho, công nợ liên quan, giá trị hàng hóa,… chỉ qua một thao tác trò chuyện với AI.
- Tự động hóa nghiệp vụ kho: Từ phiếu nhập, phiếu xuất đến kiểm tra tồn, hệ thống tự động hạch toán, đối chiếu và kết nối trực tiếp với báo cáo tài chính.
✅ Quản lý kho chủ động – Không còn “tồn kho ảo, thất thoát khó kiểm soát”
- Tự động hóa đến 80% nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, chuẩn hóa quy trình kho vận.
- AI hỗ trợ dự báo nhu cầu hàng hóa, cảnh báo tồn kho cận date hoặc ứ đọng.
- Đồng bộ dữ liệu kho theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với tài chính – kế toán.
- Vận hành đa nền tảng trên desktop & mobile, tra cứu số liệu kho tức thì.
✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng quản lý kho tích hợp AI
- Giảm đến 30% chi phí lưu kho nhờ tối ưu tồn và tự động hóa quy trình.
- Rút ngắn 50% thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa cận date.
- Tăng 82% độ chính xác dữ liệu, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Cải thiện hiệu suất dòng tiền nhờ kiểm soát chặt vốn lưu động bị “giam” trong kho.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
6. Mẹo giúp QLHH hiệu quả hơn
- Gắn mã vạch/mã SKU riêng cho từng sản phẩm, kể cả màu, size.
- Thiết lập mức tồn kho tối thiểu để chủ động nhập hàng.
- Phân loại hàng hóa theo nhóm ABC (A: giá trị cao, B: trung bình, C: phổ biến) để ưu tiên kiểm kê.
- Lưu trữ hồ sơ nhập – xuất rõ ràng, có người phụ trách chịu trách nhiệm khi quản lý hàng hóa
- Đào tạo nhân sự về quy trình quản lý kho bài bản.
Quản lý hàng hóa không đơn thuần là “ghi sổ” mà là cả một quy trình đòi hỏi sự chính xác, liên kết giữa các bộ phận, hệ thống hỗ trợ phù hợp. Dù bạn mới bắt đầu bán hàng online hay đang vận hành một chuỗi cửa hàng, việc QLHH tốt chính là nền tảng để phát triển bền vững.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: