Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang đứng trước nhiều thách thức trong việc kiểm soát kho hàng hiệu quả nhưng vẫn phải tiết kiệm chi phí. Trong giai đoạn khởi đầu, nhiều đơn vị chọn phương án quản lý hàng hóa bằng Excel như một giải pháp tạm thời nhưng khả thi. Không cần đầu tư phần mềm, không tốn chi phí duy trì hệ thống – chỉ với một file quản lý hàng hóa bằng Excel, doanh nghiệp đã có thể thiết lập hệ thống kiểm soát hàng tồn, nhập – xuất, tồn kho cuối kỳ, báo cáo.
Nhưng liệu cách làm này có thật sự hiệu quả? Làm sao để tạo một file Excel quản lý kho chuẩn chỉnh theo đúng nghiệp vụ kế toán kho? Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý chuyên dụng? Bài viết này sẽ giúp bạn giải mã toàn bộ quy trình, từ cấu trúc chuẩn của file, các công thức quan trọng, đến lưu ý khi triển khai.
1. Vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn file quản lý hàng hóa bằng Excel?
File quản lý hàng hóa bằng Excel là một công cụ quản lý kho thủ công được xây dựng bằng phần mềm Microsoft Excel. Nó cho phép doanh nghiệp nhập dữ liệu, theo dõi biến động hàng hóa theo từng thời điểm, gồm các thông tin như: mã hàng, tên hàng, số lượng nhập – xuất, tồn kho, giá trị tồn, báo cáo theo kỳ.
Ưu điểm nổi bật khiến doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu thích
- Dễ triển khai: Không cần kỹ năng chuyên sâu về công nghệ, nhân viên kho hoặc kế toán nội bộ có thể bắt đầu ngay chỉ với kiến thức Excel cơ bản.
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư phần mềm, không mất phí bảo trì hệ thống.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tự thiết kế cấu trúc phù hợp với quy trình riêng, từ phiếu nhập – xuất đến báo cáo tồn kho.
File quản lý hàng hóa bằng Excel Phù hợp với doanh nghiệp nào?
Giải pháp Excel thường được áp dụng cho:
- Doanh nghiệp vừa khởi sự với quy mô nhỏ (dưới 1.000 mã hàng).
- Đơn vị chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm chuyên dụng.
- Các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp gia đình muốn quản lý kho trước khi số hóa toàn diện.
Thực tế thị trường: Theo báo cáo của Vietnam Logistics 2024, có tới 68% doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam vẫn đang sử dụng Excel hoặc Google Sheets để quản lý kho giai đoạn đầu, trong khi chỉ 21% ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp.
2. Tải ngay file quản lý hàng hóa bằng Excel chuẩn kế toán kho
Để giúp doanh nghiệp của bạn bắt đầu quản lý kho nhanh – hiệu quả – chuẩn hóa, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn file Excel mẫu quản lý hàng hóa được thiết kế theo chuẩn kế toán kho chuyên nghiệp, bao gồm:
- Danh mục hàng hóa: quản lý mã hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá vốn – giá bán
- Phiếu nhập – xuất: ghi nhận chi tiết theo từng giao dịch
- Bảng tồn kho tự động: tính tồn đầu kỳ, nhập – xuất – tồn cuối kỳ bằng công thức
- Báo cáo kho: báo cáo nhập – xuất – tồn theo kỳ, báo cáo hàng tồn lâu, cảnh báo tồn dưới định mức
- Công thức sẵn có: SUMIFS, XLOOKUP, IFERROR, định dạng có điều kiện để cảnh báo tự động
- Hướng dẫn sử dụng đi kèm từng sheet
Link tải miễn phí file mẫu
3. Lợi ích khi sử dụng file Excel quản lý hàng hóa
Dưới đây là những lợi ích thực tiễn đã được kiểm chứng bởi nhiều doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam:
Dễ tiếp cận, triển khai nhanh
Excel gần như là phần mềm "quốc dân", được cài sẵn trên mọi máy tính doanh nghiệp. Nhân viên không cần đào tạo nhiều, chỉ mất vài buổi là có thể làm quen với file quản lý hàng hóa.
Giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu
So với các phần mềm kế toán kho như AccNet Inventory, KiotViet, SAP Business One,… thì file quản lý hàng hóa bằng Excel gần như miễn phí. Doanh nghiệp chỉ cần tải file mẫu, tùy chỉnh, rồi sử dụng ngay.
Linh hoạt, dễ điều chỉnh
Không bị giới hạn bởi giao diện phần mềm, doanh nghiệp có thể tự bổ sung:
- Trường dữ liệu mới (mã lô, hạn dùng, vị trí lưu kho)
- Sheet riêng cho từng kho, từng chi nhánh
- Công thức phù hợp với chính sách nhập – xuất (FIFO, LIFO, bình quân gia quyền)
Phù hợp với thói quen của nhiều kế toán nội bộ
Kế toán kho lâu năm thường quen xử lý số liệu bằng Excel. Họ đánh giá cao khả năng lọc, thống kê, sắp xếp, in báo cáo nhanh, linh hoạt hơn phần mềm cố định.
Tuy tiện lợi, nhưng việc sử dụng file Excel chỉ phù hợp với giai đoạn đầu. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc có nhiều mã hàng, rủi ro về sai sót dữ liệu, khó kiểm soát hàng tồn sẽ ngày càng tăng cao. Tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào cấu trúc chuẩn của một file quản lý hàng hóa bằng Excel, giúp doanh nghiệp xây dựng công cụ hiệu quả ngay từ đầu.
4. Cấu trúc chuẩn của một file quản lý hàng hóa bằng Excel
Để file Excel quản lý hàng hóa vận hành hiệu quả, hỗ trợ công tác kế toán kho một cách chính xác, cần xây dựng hệ thống các sheet liên kết logic, cùng công thức phù hợp với nguyên tắc kế toán. Dưới đây là cấu trúc chuẩn được các chuyên gia kế toán kho khuyến nghị:
Sheet “Danh mục hàng hóa”
Sheet này đóng vai trò là dữ liệu gốc, giúp đảm bảo sự thống nhất, chính xác cho toàn bộ file. Cấu trúc nên bao gồm:
| Mã hàng | Tên hàng | Đơn vị tính | Nhóm hàng | Giá nhập | Giá bán | Mô tả |
| MH001 | Áo sơ mi | cái | Thời trang | 150 | 250 | Size M, trắng |
Lưu ý:
- Mã hàng hóa phải là duy nhất, không trùng lặp.
- Giá nhập, giá bán nên được cố định theo từng kỳ để tiện theo dõi biến động giá.
- Nên sử dụng tính năng “Danh sách thả xuống” (Data Validation) để chuẩn hóa nhóm hàng, đơn vị tính.
Sheet “Nhập hàng” trong file quản lý hàng hóa bằng Excel
Ghi lại toàn bộ các giao dịch nhập kho từ nhà cung cấp, nội dung cần có:
| Mã phiếu | Ngày nhập | Mã hàng | Tên hàng | Số lượng | Đơn giá | Tổng tiền | Nhà cung cấp |
Gợi ý công thức:
- Tổng tiền = Số lượng * Đơn giá
- Dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP để tự động lấy tên hàng từ sheet “Danh mục”
Sheet “Xuất hàng”
Tương tự nhập hàng, nhưng là chiều xuất đi, phục vụ bán hàng hoặc chuyển kho:
| Mã phiếu | Ngày xuất | Mã hàng | Tên hàng | Số lượng | Đơn giá | Lý do xuất | Người nhận |
Tip kế toán: Có thể tách thành phiếu xuất bán, phiếu xuất điều chuyển nếu doanh nghiệp có nhiều kho.
Sheet “Tồn kho”
Là nơi thể hiện số lượng hàng còn lại tại thời điểm bất kỳ. Dựa theo công thức:
Tồn kho = Tồn đầu kỳ + Nhập – Xuất
| Mã hàng | Tên hàng | Tồn đầu kỳ | Nhập trong kỳ | Xuất trong kỳ | Tồn cuối kỳ |
Công thức sử dụng trong file quản lý hàng hóa bằng Excel:
- Tồn cuối kỳ = SUMIFS(Nhập) – SUMIFS(Xuất)
- Có thể dùng Pivot Table để tạo báo cáo nhanh theo từng nhóm hàng, từng kho.
Sheet “Báo cáo”
Tổng hợp số liệu để ra quyết định nhanh chóng:
- Báo cáo tồn kho cuối kỳ
- Báo cáo nhập – xuất – tồn theo tháng/quý
- Báo cáo hàng cận date hoặc hàng tồn lâu không luân chuyển
- Báo cáo giá trị hàng tồn theo từng nhóm sản phẩm
Gợi ý: Kết hợp định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để đổi màu các mặt hàng tồn lâu, cảnh báo hàng dưới định mức tồn tối thiểu.
5. Cách xây dựng và sử dụng file quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả
Xây dựng được file là một chuyện, sử dụng đúng, bảo trì định kỳ mới là yếu tố quyết định độ chính xác, ổn định của dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn theo quy trình kế toán kho chuyên nghiệp:
Hướng dẫn tạo file từ đầu hoặc tải mẫu có sẵn
Nếu bạn là người mới bắt đầu:
- Bắt đầu từ sheet danh mục, sau đó tạo sheet nhập – xuất.
- Thiết lập định dạng ô dữ liệu: ngày tháng, số lượng, đơn giá
- Sử dụng công thức IFERROR, XLOOKUP, SUMIFS thay vì thủ công
- Cố định các vùng tiêu đề, sử dụng đặt tên vùng để dễ quản lý
Hướng dẫn phân quyền, chia sẻ nội bộ trên file quản lý hàng hóa bằng Excel
Excel có thể kết hợp với:
- Google Sheets để làm việc online, phân quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem
- OneDrive + Excel Online để nhiều người cùng thao tác thời gian thực
Lưu ý:
- Khóa các ô công thức tránh bị ghi đè
- Đặt mật khẩu sheet chứa dữ liệu nhạy cảm (giá vốn, lợi nhuận)
Tích hợp cơ bản với phần mềm kế toán
Để liên kết dữ liệu Excel với phần mềm như AccNet, MISA, Bravo:
- Thiết lập chuẩn định dạng file đầu vào: CSV, XLSX
- Tạo cấu trúc “Import Template” cho phiếu nhập – xuất
- Định kỳ xuất dữ liệu từ Excel sang phần mềm để đối chiếu tồn kho
Đây là bước chuyển giao “mềm”, giúp doanh nghiệp từng bước số hóa hệ thống kế toán kho mà không bị gián đoạn vận hành.
6. Hạn chế khi sử dụng file quản lý hàng hóa bằng Excel
Dù có nhiều ưu điểm, nhưng về lâu dài, file Excel quản lý kho không thể đáp ứng được yêu cầu chuyên nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Dưới đây là những hạn chế mà kế toán kho, nhà quản trị thường gặp:
Không tự động cập nhật theo thời gian thực
Excel là công cụ xử lý dữ liệu tĩnh. Khi có nhiều người cùng thao tác, rất dễ xảy ra:
- Tình trạng “đè dữ liệu” khi lưu
- Không đồng bộ được số liệu tức thời giữa bộ phận kế toán, kho
Ví dụ: Bộ phận kho đã xuất hàng nhưng kế toán chưa cập nhật – dẫn đến tồn kho sai lệch, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Dễ xảy ra sai sót do công thức hoặc thao tác tay
Sai một công thức có thể kéo theo hàng loạt sai số trong cả file. Việc copy – paste dữ liệu nhiều lần cũng dẫn đến nguy cơ:
- Trùng mã hàng, sai ngày tháng
- Số lượng âm do thiếu kiểm soát điều kiện
- File bị lỗi nặng nếu có quá nhiều macro hoặc hàm phức tạp
Theo khảo sát của Vietnam Accounting Review 2023, có đến 42% doanh nghiệp sử dụng Excel cho quản lý kho thừa nhận xảy ra lỗi dữ liệu ít nhất 1 lần mỗi quý.
File quản lý hàng hóa bằng Excel thiếu chức năng cảnh báo, bảo mật
Excel không có:
- Cảnh báo hàng sắp hết hạn
- Nhắc tồn kho dưới định mức tối thiểu
- Kiểm soát truy cập theo vai trò (chỉ có thể dùng mật khẩu toàn file hoặc sheet)
Không phù hợp với doanh nghiệp nhiều chi nhánh
Khi hệ thống bán hàng phân tán tại nhiều điểm:
- Mỗi kho tạo một file riêng → dữ liệu phân mảnh
- Kế toán phải tổng hợp thủ công → mất thời gian, dễ sai
Nếu doanh nghiệp có trên 2.000 mã hàng, việc dùng Excel gần như không còn khả thi.
7. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý kho chuyên dụng?
Dưới đây là các dấu hiệu rõ rệt cho thấy doanh nghiệp nên đầu tư phần mềm kế toán kho:
Doanh nghiệp có trên 1.000 mã hàng, nhiều nhóm hàng khác nhau
Excel sẽ quá tải, dẫn đến:
- Tốc độ xử lý chậm
- Dễ trùng lặp mã
- Gây khó khăn trong việc tìm kiếm, lọc dữ liệu
Doanh nghiệp có từ 2 kho trở lên, nhiều nhân sự thao tác
Khi nhiều người cùng chỉnh sửa file Excel, rất dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu, khó kiểm soát lịch sử thao tác.
Cần tính toán giá vốn, lợi nhuận tự động
File quản lý hàng hóa bằng Excel chỉ hỗ trợ công thức cơ bản. Trong khi phần mềm có thể:
- Tự động tính giá vốn theo FIFO, LIFO, bình quân gia quyền
- Cảnh báo hàng dưới định mức
- Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán tổng thể
Cần kiểm soát nội bộ tốt hơn
Các phần mềm chuyên dụng như:
- AccNet Inventory: Tự động hóa luồng nhập – xuất, tồn, kết nối kế toán tổng hợp.
- KiotViet, Sapo, Bravo: Tối ưu cho chuỗi cửa hàng, nhiều chi nhánh.
- SAP Business One, Oracle NetSuite: Dành cho doanh nghiệp lớn cần liên kết toàn hệ thống.
ACCNET INVENTORY – QUẢN LÝ KHO CHẶT CHẼ, GIẢM LỖ TỪ TỒN KHO VÀ THẤT THOÁT Doanh nghiệp sử dụng AccNet Inventory báo cáo tiết kiệm trung bình 300–600 triệu/năm nhờ giảm tồn kho đóng băng, tránh mất mát hàng hóa 👉 Vốn chôn, hàng lạc, báo cáo sai – ba thứ đang kéo doanh nghiệp xuống >>> AccNet Inventory dứt điểm cả ba
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Theo khảo sát từ BizHub.vn 2024, các doanh nghiệp chuyển sang phần mềm quản lý kho ghi nhận tỷ lệ sai sót giảm 70%, tốc độ xử lý đơn hàng tăng 55% chỉ sau 6 tháng.
File quản lý hàng hóa bằng Excel là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp mới bắt đầu, giúp tiết kiệm chi phí, dễ triển khai. Tuy nhiên, Excel chỉ nên được coi là bước đệm trước khi doanh nghiệp chuyển sang hệ thống chuyên nghiệp hơn. Bởi khi quy mô vận hành lớn hơn, nhu cầu kiểm soát chính xác, bảo mật cao, tốc độ xử lý nhanh sẽ không còn phù hợp với một công cụ thủ công như Excel.
Nếu doanh nghiệp bạn đang:
- Gặp khó khăn với tồn kho sai lệch
- Tốn thời gian tổng hợp dữ liệu hàng ngày
- Loay hoay với hàng trăm file Excel rời rạc
→ Đã đến lúc chuyển sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp. Đăng ký tư vấn và demo phần mềm kế toán kho AccNet Inventory miễn phí tại đây
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: