Quản lý hàng hóa bằng Excel là một giải pháp đơn giản, dễ tiếp cận, cực kỳ hữu ích cho các cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh. Trong bài viết này, AccNet sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước về cách quản lý số lượng hàng hóa sao cho người dùng dễ hiểu, dễ thực hiện.
1. Sử dụng phần mềm quản lý kho
- Bước 1: Cài đặt phần mềm quản lý kho (ví dụ: AccNet Inventory - Top 1 nên mua) tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
- Bước 2: Nhập toàn bộ thông tin về các mặt hàng vào phần mềm, bao gồm tên sản phẩm, mã SKU (mã hàng hóa), số lượng, đơn giá, các đặc điểm khác (kích thước, màu sắc, v.v.).
- Bước 3: Cài đặt hệ thống để tự động cập nhật số lượng khi có giao dịch nhập kho hoặc xuất kho. Phần mềm sẽ tự động tính toán số lượng còn lại.
2. File quản lý hàng hóa bằng Excel
Dưới đây là một mẫu file quản lý hàng hóa bằng Excel đơn giản, dễ dùng, phù hợp cho cá nhân, hộ kinh doanh, hoặc doanh nghiệp nhỏ. Cấu trúc file quản lý hàng hóa bằng Excel gồm 3 sheet chính:
Danh mục hàng hóa
| Mã hàng | Tên hàng hóa | Đơn vị tính | Giá nhập | Giá bán | Ghi chú |
Nhập kho
| Ngày nhập | Mã hàng | Tên hàng hóa | Số lượng | Giá nhập | Thành tiền | Ghi chú |
Xuất kho / Bán hàng
| Ngày bán | Mã hàng | Tên hàng hóa | Số lượng | Giá bán | Thành tiền | Ghi chú |
Tạo sheet Tổng tồn kho (công thức tự động):
| Mã hàng | Tên hàng hóa | Tồn đầu kỳ | Nhập | Xuất | Tồn cuối kỳ |
Bạn có thể tải mẫu file quản lý số lượng hàng hóa tại đây:Công thức mẫu: Tồn cuối kỳ = [Tồn đầu kỳ] + [Tổng Nhập] - [Tổng Xuất]
(Bạn có thể dùng hàm SUMIFS để tính tổng nhập, tổng xuất theo mã hàng)
3. Cách quản lý số lượng hàng hóa nhờ phân loại hàng hóa
- Bước 1: Phân chia hàng hóa theo nhóm, tính chất (ví dụ: nhóm hàng tiêu thụ nhanh, hàng tiêu thụ chậm, hoặc hàng cần bảo quản đặc biệt như thực phẩm, thuốc).
- Bước 2: Tạo mã SKU cho mỗi loại hàng hóa. Mỗi mã SKU sẽ giúp dễ dàng theo dõi, phân loại hàng hóa. Ví dụ, mã SKU cho một sản phẩm quần áo có thể là "AQ123", trong đó "AQ" là viết tắt của loại sản phẩm (quần áo), còn "123" là mã duy nhất cho sản phẩm đó.
- Bước 3: Đánh dấu hoặc dán nhãn sản phẩm trong kho để nhận biết nhanh chóng, đặc biệt đối với hàng hóa có yêu cầu bảo quản riêng biệt.
4. Cách quản lý số lượng hàng hóa bằng quy trình kiểm kê định kỳ
- Bước 1: Lập lịch kiểm kê hàng hóa theo chu kỳ (hàng tháng, hàng quý). Đảm bảo rằng tất cả nhân viên kho biết ngày, thời gian kiểm kê.
- Bước 2: Kiểm tra số lượng thực tế của từng mặt hàng trong kho, so sánh với số liệu trong phần mềm.
- Bước 3: Nếu phát hiện sai sót (hàng hóa thiếu, hư hỏng), ghi nhận, điều chỉnh số liệu trong phần mềm. Có thể phải điều tra nguyên nhân mất mát hoặc hư hỏng.
5. Thiết lập mức tồn kho tối thiểu, tối đa
- Bước 1: Đầu tiên trong cách quản lý số lượng hàng hóa là xác định mức tồn kho tối thiểu cho mỗi mặt hàng. Đây là số lượng hàng hóa thấp nhất bạn có thể có trong kho mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Ví dụ: nếu một mặt hàng tiêu thụ trung bình 100 chiếc/tháng, bạn có thể đặt mức tồn kho tối thiểu là 100 chiếc.
- Bước 2: Xác định mức tồn kho tối đa để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, làm tăng chi phí lưu kho. Ví dụ, nếu bạn thấy rằng 200 chiếc hàng là đủ cho một tháng, thì mức tối đa có thể là 200 chiếc.
- Bước 3: Cài đặt thông báo tự động trong phần mềm quản lý kho để thông báo khi hàng hóa đạt mức tồn kho tối thiểu, giúp bạn kịp thời đặt hàng bổ sung.
6. Cách quản lý số lượng hàng hóa nhờ áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
- Bước 1: Chọn phương pháp phù hợp với loại hàng hóa. Nếu bạn bán các sản phẩm có hạn sử dụng (như thực phẩm, thuốc), nên sử dụng FIFO (First In, First Out). Các sản phẩm nhập kho trước sẽ được bán trước.
- Bước 2: Đánh dấu hàng hóa theo ngày nhập kho để đảm bảo rằng sản phẩm cũ sẽ được bán trước. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ hàng hóa bị hết hạn hoặc hư hỏng.
- Bước 3: Nếu áp dụng LIFO (Last In, First Out), hãy ưu tiên bán các sản phẩm nhập kho gần đây hơn, thường áp dụng cho các mặt hàng không có hạn sử dụng rõ ràng như vật liệu xây dựng.
7. Dự báo nhu cầu hàng hóa
- Bước 1: Dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ, phân tích xu hướng tiêu thụ hàng hóa theo mùa. Ví dụ, nếu bạn bán quần áo, mùa hè sẽ tiêu thụ nhiều áo thun, đồ bơi hơn, bạn cần chuẩn bị hàng hóa cho mùa này từ trước.
- Bước 2: Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi mức tiêu thụ hàng tháng. Bạn có thể xem báo cáo bán hàng, nhận diện các sản phẩm có xu hướng bán chạy trong thời gian dài.
- Bước 3: Dự báo nhu cầu cho các tháng tiếp theo, lên kế hoạch nhập hàng để tránh thiếu hụt hàng hóa.
8. Cách quản lý số lượng hàng hóa khi tối ưu hóa quy trình nhập, xuất kho
- Bước 1: Xây dựng quy trình nhập kho rõ ràng. Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra lại số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi nhập vào kho.
- Bước 2: Đảm bảo rằng hàng hóa sau khi nhập kho được ghi nhận đúng, chi tiết trong phần mềm. Lưu ý các thông tin như ngày nhập, nhà cung cấp, giá trị hàng hóa.
- Bước 3: Xác định quy trình xuất kho rõ ràng, ghi nhận ai là người xuất hàng, lý do xuất kho (ví dụ: bán lẻ, chuyển kho khác, v.v.).
9. Quản lý hàng tồn kho chậm
- Bước 1: Cách quản lý số lượng hàng hóa là theo dõi các mặt hàng có tốc độ bán chậm trong kho. Có thể sử dụng báo cáo trong phần mềm để xác định những mặt hàng này.
- Bước 2: Cân nhắc các chiến lược giảm giá, khuyến mãi, hoặc thanh lý cho các sản phẩm tồn kho lâu. Điều này sẽ giúp giảm bớt chi phí lưu kho, giải phóng không gian cho hàng hóa mới.
- Bước 3: Định kỳ rà soát các mặt hàng tồn kho lâu để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh tình trạng hàng hóa hư hỏng hoặc giảm giá trị.
10. Báo cáo, phân tích số liệu kho
- Bước 1: Tạo các báo cáo kho định kỳ (hàng tháng hoặc quý) để giám sát mức độ tồn kho, tốc độ bán hàng, lợi nhuận từ hàng tồn kho.
- Bước 2: Phân tích các số liệu này để tối ưu hóa quy trình nhập hàng, xuất hàng, cải thiện kế hoạch dự báo nhu cầu, giảm chi phí lưu kho.
Với hướng dẫn cách quản lý số lượng hàng hóa trên, bạn hoàn toàn có thể chủ động kiểm soát nhập – xuất – tồn kho khoa học. Nếu sau này bạn muốn nâng cấp lên hệ thống phần mềm chuyên nghiệp, việc bắt đầu từ Excel cũng sẽ giúp bạn có nền tảng dữ liệu vững chắc để chuyển đổi dễ dàng.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: