Kiểm soát, xử lý đơn hàng nhanh chóng chính là yếu tố sống còn với bất kỳ doanh nghiệp nào. Thế nhưng không ít người, nhất là những người mới bắt đầu kinh doanh, vẫn chưa hiểu rõ quản lý đơn hàng là gì, tại sao nó lại quan trọng, làm sao để thực hiện hiệu quả. Bài viết này AccNet sẽ giúp bạn hiểu cặn kẽ từ khái niệm quản lý đơn hàng là gì đến cách tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng bằng phần mềm – để từ đó, bạn không còn “bối rối vì loạn đơn” mà có thể vận hành trơn tru.
1. Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng (Order Management) là toàn bộ quy trình kiểm soát, theo dõi, xử lý đơn hàng từ khi khách đặt mua đến khi hàng được giao tận tay, bao gồm cả các khâu như kiểm kho, xử lý thanh toán, giao hàng, đổi trả, chăm sóc sau bán.
Nói cách khác, đây là hoạt động đứng giữa khách hàng, kho vận, đảm bảo tất cả đơn hàng được xử lý đúng người, đúng sản phẩm, đúng thời gian.
2. Tại sao quản lý đơn hàng lại quan trọng?
Quản lý đơn hàng đóng vai trò như một “bộ điều phối trung tâm” của mọi hoạt động kinh doanh. Một sai sót nhỏ trong khâu này có thể gây ra hậu quả lớn: giao nhầm sản phẩm, trễ đơn, mất uy tín, tăng tỷ lệ hoàn hàng, thậm chí là mất khách vĩnh viễn.
Ngược lại, khi quy trình quản lý đơn hàng được tối ưu, bạn sẽ nhận được những lợi ích rõ rệt:
- Tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng nhờ quy trình rõ ràng.
- Giảm tỷ lệ sai sót trong đóng gói, vận chuyển.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng, nâng cao tỷ lệ mua lại.
- Tăng hiệu suất đội ngũ vận hành, giảm áp lực thủ công.
3. Quản lý đơn hàng bao gồm những công việc gì?
Dưới đây là những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động quản lý đơn hàng, thường được chia theo từng giai đoạn trong quy trình:
Tiếp nhận & xác nhận đơn hàng
- Ghi nhận đơn hàng từ các kênh: website, sàn TMĐT, mạng xã hội, điện thoại...
- Kiểm tra tính hợp lệ (thông tin người nhận, sản phẩm, thanh toán).
- Gửi thông báo xác nhận đến khách hàng.
Kiểm tra hàng tồn kho
- Kiểm tra sản phẩm còn hàng hay không.
- Nếu còn: chuyển đơn sang bộ phận kho.
- Nếu hết: báo lại khách, xử lý hoàn tiền hoặc gợi ý sản phẩm thay thế.
In phiếu, đóng gói, xuất kho
- In phiếu giao hàng, hóa đơn, mã vận đơn.
- Giao nhiệm vụ cho kho đóng gói đúng sản phẩm.
- Dán tem, mã vạch, chuẩn bị chuyển đi.
Giao hàng & theo dõi vận đơn
- Giao cho đơn vị vận chuyển (GHTK, J&T, GHN, Viettel Post…).
- Theo dõi tiến trình giao hàng: đang vận chuyển, giao thành công, thất bại...
- Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
Xử lý đổi trả – hoàn hàng
- Tiếp nhận yêu cầu từ khách nếu có sự cố.
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa được trả lại.
- Cập nhật kho, xử lý hoàn tiền/đổi sản phẩm.
Báo cáo, đánh giá hiệu suất
- Tổng hợp số lượng đơn, tỷ lệ hoàn đơn, thời gian xử lý trung bình.
- Đánh giá hiệu quả vận hành, tìm điểm nghẽn trong quy trình.
4. Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì?
OMS (Order Management System) là phần mềm hoặc hệ thống công nghệ được thiết kế để tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng. Thay vì xử lý thủ công từng đơn bằng Excel hay giấy tờ, doanh nghiệp có thể:
- Đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng về một hệ thống.
- Tự động kiểm tra tồn kho, cập nhật trạng thái đơn.
- Tích hợp sẵn tính năng in phiếu, gọi vận đơn, theo dõi giao hàng.
- Quản lý đổi trả, hoàn hàng, báo cáo bán hàng…
Hệ thống OMS là “trợ lý thông minh” giúp giảm tối đa sai sót, nâng cao hiệu suất vận hành. Đây là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tăng quy mô hoặc bán hàng đa kênh.
Đây là giải pháp OMS được sử dụng phổ biến tại Việt Nam: AccNet Purchase - Phần mềm của Lạc Việt dành cho doanh nghiệp sản xuất, thương mại, hỗ trợ quản lý đơn hàng gắn liền với kho, xuất – nhập – tồn, định mức nguyên vật liệu, liên kết dữ liệu với kế toán, bán hàng, tài sản.
ACCNET PURCHASE – SIẾT QUY TRÌNH MUA HÀNG, CẮT NGAY CHI PHÍ THỪA
- Giảm 20–25% chi phí mua hàng mỗi năm nhờ duyệt đơn đúng – mua đúng – không bị động
- Rút ngắn 50% thời gian xử lý đơn mua, tránh trễ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu
- Cảnh báo tồn kho trước khi lập yêu cầu mua – ngăn lặp đơn, tránh mua dư
- Kiểm soát báo giá – NCC – thời gian giao hàng từ đầu, không phát sinh ngoài dự toán
Doanh nghiệp triển khai AccNet Purchase báo cáo tiết kiệm 200–400 triệu/năm nhờ kiểm soát chặt khâu mua sắm
👉 Thiếu quy trình mua hàng = tiền chảy không dấu vết >>> AccNet Purchase ngăn chặn từ gốc
5. So sánh quản lý đơn hàng thủ công & bằng phần mềm
| Tiêu chí | Thủ công (Excel, sổ sách) | Bằng phần mềm OMS |
| Tốc độ xử lý | Chậm, phụ thuộc con người | Nhanh, tự động |
| Độ chính xác | Dễ sai sót, trùng lặp | Chính xác, cảnh báo lỗi |
| Theo dõi vận đơn | Thủ công, mất thời gian | Tự động cập nhật |
| Kiểm tra tồn kho | Không đồng bộ | Real-time |
| Báo cáo | Phải tổng hợp bằng tay | Có sẵn, trực quan |
| Mở rộng quy mô | Khó quản lý | Dễ dàng mở rộng bán đa kênh |
Khi số lượng đơn vượt mốc 30–50 đơn/ngày, doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm để đảm bảo kiểm soát tốt, giảm chi phí nhân sự.
6. Những ai cần quan tâm đến quản lý đơn hàng?
- Chủ shop online, cửa hàng bán lẻ: Muốn kiểm soát đơn hàng không bị thất lạc, giao nhầm.
- Doanh nghiệp thương mại điện tử, logistics: Có số lượng đơn lớn cần hệ thống hóa.
- Người làm vận hành, kho, CSKH: Muốn có quy trình rõ ràng để phối hợp hiệu quả.
- Người mới bắt đầu bán hàng online: Cần hiểu đúng để xây nền tảng tốt từ đầu.
Quản lý đơn hàng là gì? Nó không đơn thuần là một quy trình kỹ thuật – đó là yếu tố chiến lược để phát triển kinh doanh. Một hệ thống quản lý tốt giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng trải nghiệm khách hàng, mở rộng quy mô hiệu quả. Nếu bạn đang cảm thấy "bị ngợp" vì đơn hàng dồn dập, trễ hẹn, sai sót liên tục – thì đó chính là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy đã đến lúc chuẩn hóa quy trình quản lý đơn hàng của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: