Phần mềm quản trị doanh nghiệp hay còn được gọi là phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning), là một hệ thống hoạch định tài nguyên hay chiến lược trong một tổ chức hoặc một doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát được hoạt động kinh doanh, sản xuất. Một phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ tích hợp đầy đủ các chức năng của từng phần mềm quản lý riêng lẻ bên trong nó và cho ra một hệ thống duy nhất mà giữa các chức năng có sự liên kết thống nhất với nhau.
Nếu bạn vẫn chưa nắm rõ về phần mềm quản trị doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm bài viết dưới đây:
>>> Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì
Những Phân Hệ Cần Hiểu Rõ Trước Khi Ứng Dụng Phần Mềm Vào Quản Trị Doanh Nghiệp
Với hầu hết các phần mềm quản trị doanh nghiệp, thì các phân hệ chính của nó là không thể thiếu vì nó được xem là các phân hệ cốt lõi cho nhu cầu quản trị cơ bản của người dùng, các phân hệ cốt lõi đó bao gồm:
- Quản lý hệ thống
- Quản lý bán hàng
- Quản lý mua hàng
- Quản lý kho
- Quản lý nhân sự
- Quản lý tài chính kế toán
- Quản lý sản xuất
Ngoài những phân hệ cốt lõi này, doanh nghiệp có thể đề xuất thêm với phía đối tác cung cấp phần mềm để trang bị thêm các phân hệ bổ sung khác, để có thể đáp ứng nhu cầu quản trị một cách tốt nhất.
Đa số những phần mềm quản trị doanh nghiệp đều là phần mềm mã nguồn mở, nên sẽ có thể tùy chỉnh chức năng phù hợp với từng doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế, việc lựa chọn một đối tác uy tín là điều quan trọng nhất, để có thể thiết kế bổ sung những phân hệ cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã bỏ ra không ít kinh phí để mua về một phần mềm quản trị doanh nghiệp từ các đơn vị cung cấp ở nước ngoài, nhưng sau khoảng một thời gian sử dụng thì đa số các doanh nghiệp đó điều cảm thấy số tiền bỏ ra quá lớn những không nhận lại được nhiều lợi ích từ phần mềm trên.
Một câu hỏi lớn được đặt ra, lý do tại sao họ lại không không hài lòng về các phần mềm mua từ nước ngoài? Sau khi bỏ ra một khoảng thời gian nghiên cứu, đội ngũ AccNetERP đã nhận ra NGUYÊN NHÂN LỚN NHẤT là họ chưa biết cách khai thác triệt để các tính năng, lợi ích mà phần mềm quản trị doanh nghiệp đó mang lại, và một cản trở lớn nhất nữa đó chính là phần mềm 100% là tiếng anh, điều đó gây trở ngại lớn trong công việc đối với một số bộ phận trong công ty không biết tiếng anh.
Vậy việc lựa chọn hay sử dụng phần mềm như thế nào để phù hợp với nhu cầu cũng như chi phí của công ty, chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay các bước dưới đây.
Bước 1: Hoạch định rõ nhu cầu và chi phí tối đa phải trả
Bước đầu tiên này được xem là bước vô cùng quan trọng, vì nó quyết định lớn nhất trong việc lựa chọn một phần mềm quản trị doanh nghiệp có thể sử dụng một cách hiệu quả. Từ những nhu cầu của mình, doanh nghiệp sẽ lên một danh sách những chức năng cần có trong phần mềm, để khoanh vùng và lựa chọn một phần mềm phù hợp nhất với danh sách mà mình đưa ra.
Mặt khác, bước này cũng là tiền đề cho việc đưa ra những yêu cầu cần thiết lập trong phần mềm với nhà cung cấp, để không phải phát sinh tính phí trong quá trình sử dụng. Và điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng kinh phí phát sinh ngoài ý muốn.
Bước 2: Tìm nhà cung cấp phần mềm
Khi đã lên được một danh sách trong bước 1, chúng ta tiến hành sàng lọc các nhà cung cấp phần mềm hiện nay, để tìm ra một nhà cung cấp có phần mềm phù hợp với “danh sách nhu cầu” mà mình đã đặt ra từ trước, nếu phù hợp thì sẽ triển khai ngay.
Nhưng bước tìm nhà cung cấp này cũng cực kỳ quan trọng, bạn nên tìm những nhà cung cấp có tên tuổi trên thị trường, hay những nhà cung cấp có chính sách hổ trợ tốt nhất để hợp tác. Hãy cẩn thận với những nhà cung cấp phần mềm lừa đảo trên thị trường, để tránh “tiền mất tật mang”.
Bước 3: Triển khai dự án
Sau khi đã tìm được một nhà cung cấp phần mềm như ở bước 2, thì bạn bắt đầu tiến hành triển khai dự án. Một dự án triển khai phần mềm thành công, cần phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm. Hoàn thành được các bước cơ bản dưới đây thì bạn đã nắm chắc được thành công cho dự án này, các giai đoạn triển khai cơ bản ấy gồm:
Giai đoạn 1: Lên kế hoạch dự án
Đây được xem là giai đoạn khởi đầu của dự án, những công việc cần làm của giai đoạn này là xác định nguồn tài nguyên sẵn có, xác định phạm vi, những rũi ro gặp phải,… Việc quan trọng nhất trong giai đoạn này bao gồm cả những cuộc họp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm, để đưa ra những kế hoạch cụ thể chi tiết, từ đó sẽ hoạch định ra được những kế hoạch công việc cần làm, phân bổ nguồn lực phù hợp để thực hiện kế hoạch đặt ra.
Giai đoạn 2: Phân tích dự án
Trong giai đoạn này các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp nên bắt đầu tiến hành đào tạo cho nhân viên các kiến thức cơ bản về phần mềm quản trị doanh nghiệp, để họ có thể tập làm quen trước khi bước vào giai đoạn đào tạo sử dụng chi tiết phần mềm.
Nhân viên là người làm việc và là người trực tiếp sử dụng phần mềm, nên họ sẽ biết được những nhu cầu mà mình cần đối với một phần mềm mới này. Từ đó có thể đưa ra các nhu cầu bổ sung đối với nhà cung cấp để kế hoạch được chi tiết hơn.
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án
Trong giai đoạn này, nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ viết phần mềm theo các yêu cầu từ doanh nghiệp, điều chỉnh hệ thống vận hạnh cho phù hợp với nghiệp vụ đặc thù của từng doanh nghiệp.
Chuyển giao các tài khoản và mở một cuộc đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân viên của công ty đó.
Giai đoạn 4: Nghiệm thu dự án
Kế hoạch triển khai sẽ được thực hiện trực tiếp cùng lúc với quy trình đào tạo cho người dùng cuối (nhân viên). Tất cả kế hoạch xây dựng trước đó đều hướng về giai đoạn cuối cùng này.
Trong quá trình nghiệm thu, doanh nghiệp cần phải có một doanh sách kiểm tra, để đảm bảo rằng toàn bộ các yếu tố của dự án được thực hiện đều trùng khớp.
Những Thuận Lợi Và Khó Khăn Khi Áp Dụng Phầm Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp
Thuận lợi
Tích hợp thông tin
Phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ khắc phục được những khó khăn về quản lý thông tin như các dữ liệu bị phân tán, những cơ sở dữ liệu riêng lẻ giúp tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ dàng hơn. Tất cả thông tin dữ liệu sẽ được tập hợp lưu trữ tại cùng một địa điểm gọi là kho lưu trữ tài liệu.
Dễ dàng quản lý
Khi đã áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thì việc quản lý của bạn sẽ trở nên dễ dàng và ít tốn công sức hơn. Chỉ cần một chiếc smartphone hay một chiếc laptop thì bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, thu chi, báo cáo,… chỉ trong vài cái nhấp chuột.
Các bộ phận tương tác dễ dàng
Nhờ hệ thống của phần mềm quản trị doanh nghiệp tập trung toàn bộ dữ liệu và những dữ liệu hoạt động liền mạch. Từng bộ phận trong doanh nghiệp có thể trao đỗi với nhau dễ dàng. Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất toàn bộ công việc của doanh nghiệp, vì thế nó sẽ thúc đẩy sự tương tác giữa bộ phận này với bộ phận khác một cách dễ dàng và tự nhiên.
Tiết kiệm chi phí
Những thông tin dữ liệu luôn được cập nhật chính xác, nhanh chóng và lưu trữ ở cùng một hệ thống, nên phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp giảm thiểu chi phí vận hành và quản lý. Cho phép người quản lý chủ động quản lý việc vận hành, tránh tình trạng chậm trễ, gián đoạn hay tắc nghẽn thông tin và giúp người dùng đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng, chính xác. Tiết kiệm được thời gian và công sức cho người quản lý.
Báo cáo dễ dàng
Phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp việc báo cáo trở nên dễ dàng hơn, người dùng có thể chạy báo cáo mà không cần phải thông qua một bộ phận nào khác. Tiêt kiệm được rất nhiều thời gian có người dùng.
Bảo mật thông tin
Việc sử dụng một phần mềm quản trị doanh nghiệp thì việc bảo mật thông tin là không thể thiếu (trừ khi bạn dùng một phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí). Tất cả dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ thông qua hệ thống tường lửa được tích hợp sẵn. Việc bị đánh cắp thông tin hay nhiễm mã độc là điều không thể xảy ra.
Khó khăn
Người dùng cuối không sử dụng được phần mềm
Nhân viên còn được xem là người dùng cuối và là người trực tiếp sử dụng phần mềm, nhưng có thể có vài nhân viên không biết cách sử dụng phần mềm, mặc dù đã được tham gia một khóa đào tạo trước đó.
Hay thậm chí nhiều nhân viên không muốn sử dụng phần mềm vì nó quá rườm rà hoặc họ không muốn sử dụng quá nhiều thao tác trên máy tính, thì đó cũng là một trong những nguyên nhân khó khăn trong việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp vào công ty.
Đào tạo “không đến nơi đến chốn”
Khó khăn lớn thứ 2 đó là việc đào tạo “không đến nơi đến chốn” và phần lỗi này có thể thuộc về phía doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm.
Việc đạo tạo sử dụng phần mềm, sẽ được bên phía nhà cung cấp hướng dẫn cho một số người trong công ty (việc hướng dẫn sử dụng phần mềm chỉ được hướng dẫn cho vài người trong công ty, sau đó những người này sẽ đi đào tạo lại cho tất cả mọi người còn lại). Nên có thể sau khi được đào tạo thì tất cả các bước họ chỉ nhớ được 60%-70%, nên sau khi đi hướng dẫn lại những người sau, thì họ không biết được hết các tính năng của phần mềm và dẫn đến việc không biết cách sử dụng hoặc không sử dụng hết được các tính năng quan trọng.
Nhân viên mới gặp khó khăn trong việc sử dụng phần mềm
Khi có một nhân viên mới vào thì việc đào tạo cách sử dụng phần mềm là điều không thể tránh khỏi, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để training lại cho những người mới này.
Và chắc hẳn bạn cũng sẽ nghĩ rằng, mình sẽ tuyển những người đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm trước đây để không phải tốn thời gian trainning. Với suy nghĩ này thì bạn đã sai, mỗi phần mềm sẽ được thiết kế phù hợp với nghiệp vụ của từng doanh nghiệp, nên cho dù bạn nhân viên mới kia đã từng sử dụng phần mềm trước đây rồi, nhưng nghiệp vụ ở công ty bạn lại khác với công ty trước thì việc đào tạo lại cũng là điều phải làm.
>>> Xem thêm: Cách lưu trữ tài liệu khoa học
