Các doanh nghiệp hiện đang thực hiện số hóa và chuyển dần hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì trong quá trình lập và xuất hóa đơn sẽ không tránh khỏi các trường hợp sai sót. Vậy đâu là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đúng theo luật định? Cùng Accnet tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Các căn cứ pháp lý thực hiện xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Trước khi thực hiện cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, doanh nghiệp hay kế toán viên cần biết và hiểu rõ được các căn cứ pháp lý thực hiện cho từng loại hóa đơn. Theo đó, tùy vào từng loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng sẽ áp dụng các căn cứ pháp lý khác nhau.

căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Hiện nay có  hai loại hóa đơn điện tử được sử dụng và căn cứ xử lý cụ thể như sau:

  • Hóa đơn điện tử được ban hành theo thông tư 23/2021/TT-BTC: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai căn cứ vào điều 9 tại thông từ và các công văn hướng dẫn xử lý khác cho từng trường hợp sai sót cụ thể.
  •  Hóa đơn điện tử loại mới ban hành theo thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Căn cứ xử lý theo khoản 1 điều 7 theo thông tư 78 và điều 19 theo Nghị định 123.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 32

Tóm tắt tổng quan cách xử lý hóa đơn theo thông tư 32 như sau:

  • Hóa đơn đã lập và chưa gửi khách hàng: Tiến hành hủy và lập mới
  • Hóa đơn đã lập và đã gửi cho khách hàng chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy và xuất hóa đơn mới.
  • Hóa đơn điện tử đã lập và gửi khách hàng có kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót.
  • Trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Theo dõi chi tiết từng trường hợp xử lý ngay sau đây.

Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho người mua

Khi hóa đơn điện tử đã được lập nhưng có những sai sót như địa chỉ, MTS, thuế suất, tên hàng hóa, sai ngày hay số tiền, tuy nhiên hóa đơn chưa được gửi cho khách hàng, kế toán viên thực hiện hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới. Hóa đơn điện tử bị hủy phải được lưu trữ lại để làm căn cứ khi có điều tra từ các cơ quan thuế.

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai này căn cứ theo công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của tổng cục thuế và hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi cho người mua có hai trường hợp sau đây:

  • Chưa kê khai thuế

Hóa đơn lập và gửi cho cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ đã bàn giao cho khách hàng nhưng có những sai sót thì xử lý như sau:

Bước 1: Xác nhận sai sót từ bên bán và bên mua và đồng ý hủy hóa đơn sai sót.

Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua. Lưu ý, trên hóa đơn mới cần xác nhận đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai

  • Đã kê khai thuế

Hàng hóa, dịch vụ đã gửi cho bên mua và đã kê khai thuế sẽ thực hiện xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:

Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót có chữ ký điện tử của 2 bên.

Bước 2: Bên bán lập biên bản điều chỉnh các sai sót, ghi rõ tăng hoặc giảm về số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán cho hóa đơn điện tử sai sót trước đó.

Căn cứ vào biên bản điều chỉnh này, hai bên sẽ kê khai điều chỉnh theo luật định.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và NĐ 123

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn điện tử mới sẽ có 2 trường hợp xử lý như sau:

Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế

  • Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế và chưa gửi cho người mua được xử lý theo các bước sau:

Bước 1: Dùng mẫu số 04/SS-HDĐT tại phụ lục IA trong Nghị định 123 để thông báo cho cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử được cấp mã có sai sót.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để lập mã số mới và gửi cho người mua.

  • Hóa đơn có sai sót về địa chỉ, tên nhưng không sai mã số thuế được gửi cho người mua thực hiện xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo các bước sau:

Bước 1: Người bán chỉ cần thông báo về các sai sót trên mà không cần lập lại hóa đơn mới.

Bước 2: Dùng mẫu số 04/SS-HDĐT tại phụ lục IA trong Nghị định 123 để thông báo về các sai sót.

  • Hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng xử lý như sau:

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót. Trường hợp hai bên có lập thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điện tử thì 2 bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trước khi thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78 và NĐ 123

Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

  • Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có chỉ có sai sót về tên, địa chỉ nhưng mã số thuế đúng, những nội dung còn lại đúng thì không cần phải lập lại hóa đơn. Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về những sai sót này.
  • Trường hợp hóa đơn lập sai mã số thuế, số tiến, thuế suất, hàng hóa không đúng quy cách thì người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”. Nếu 2 bên có lập thỏa thuận  trước khi lập hóa đơn thì cần lập lại bản thỏa thuận mới ghi rõ các sai sót.

Lưu ý cần biết khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Để đảm bảo quá trình thực hiện đúng và tránh gặp các sai sót khác cần lưu ý những vấn đề sau đây:

  • Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn: Biên bản điều chỉnh cần có đủ chữ ký của người mua và người bán. Người mua có chữ ký điện tử thì biên bản được lập và ký điện tử. Nếu người mua không có chữ ký điện tử thì biên bản lập bằng giấy và ký trực tiếp.
  • Những hóa đơn điện tử đã hủy cần được lưu trữ cẩn thận để cung cấp cho các cơ quan thuế khi phục vụ điều tra.
  • Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Chi tiết các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử viết sai đã được AccNet trình bày đầy đủ trong bài viết này. Hy vọng những thông tin trong bài giúp cho Doanh nghiệp và kế toán viên thực hiện đúng cách xử lý nếu có sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử nhé.