Kế toán thanh toán là gì? Nhiệm vụ và Quy trình nghiệp vụ cơ bản

Quy trình kế toán khoản thanh toán đang trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của mọi doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là việc ghi chép số liệu, mà còn là một hệ thống quy trình phức tạp, đòi hỏi sự chính xác để đảm bảo sự ổn định trong quản lý tài chính. Vậy kế toán thanh toán là gì? Bài viết này, Accnet sẽ đi sâu vào các khía cạnh của kế toán khoản thanh toán, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về vai trò của nó trong doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm về các phần mềm của Lạc Việt Accnet: Top 10 phần mềm kế toán doanh nghiệp tốt nhất hiện nay Phần mềm kế toán giá rẻ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh cá thể Bảng giá phần mềm kế toán việt nam

1. Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là một phần quan trọng của hệ thống kế toán doanh nghiệp, đảm nhận vai trò quản lý và ghi chép các thông tin liên quan đến hoạt động thu chi. Người thực hiện kế toán khoản thanh toán sẽ có trách nhiệm lập và quản lý các chứng từ thu chi, theo dõi sổ cái tiền mặt và ngân hàng, cũng như hạch toán đúng và kịp thời các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp.

2.  Nhiệm vụ của kế toán thanh toán

Nhiệm vụ của nhân viên trong kế toán thanh toán là gì? Thông thường, có 4 nhiệm vụ mà người kế toán khoản thanh toán thường thực hiện là:

• Quản lý các khoản thu.
• Quản lý các khoản chi.
• Quản lý quỹ tiền mặt.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác.

2.1. Quản lý các khoản thu của doanh nghiệp

• Thực hiện nghiệp vụ thu tiền: Thu tiền từ các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, tạm ứng còn dư, các khoản thu nội bộ, bồi thường, ký cược, ký quỹ, và thu hồi công nợ khách hàng.

• Theo dõi tiền gửi ngân hàng: Quản lý và theo dõi các hoạt động liên quan đến tiền gửi ngân hàng.

• Quản lý thanh toán thẻ: Giám sát hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng.
• Quản lý công nợ và đôn đốc thu hồi công nợ: Theo dõi và quản lý công nợ, đồng thời thực hiện đôn đốc thu hồi công nợ hiệu quả.
• Kiểm soát hoạt động thu ngân: Tiếp nhận chứng từ từ bộ phận thu ngân, đồng thời kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ nhận được.

2.2. Kế toán thanh toán quản lý các khoản chi của doanh nghiệp

• Lập kế hoạch thanh toán công nợ: Chủ động lập kế hoạch thanh toán cho các khoản công nợ với nhà cung cấp theo lịch mỗi tuần và mỗi tháng,...
• Thực hiện nghiệp vụ thanh toán đa dạng: Có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc từ tài khoản ngân hàng cho nhà cung cấp, chi bồi thường, chi tiền phạt, cũng như các nghiệp vụ chi nội bộ về thanh toán lương, thưởng, phụ cấp, và tạm ứng.
• Quản lý chứng từ chi tiêu: Quản lý các chứng từ liên quan đến các khoản chi của doanh nghiệp để đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát đúng đắn về mặt tài chính.
• Hạch toán nghiệp vụ chi: Thực hiện hạch toán đầy đủ và chính xác cho các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản thanh toán lương, thưởng, và các chi phí khác. 

2.3. Kế toán thanh toán quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp

• Quản lý quỹ tiền mặt: Kế toán khoản thanh toán phối hợp chặt chẽ với thủ quỹ của doanh nghiệp để thực hiện các nghiệp vụ thu và chi theo đúng quy định và quy trình quản lý.
• Kiểm tra tồn quỹ hàng ngày: Hàng ngày, đồng thời với thủ quỹ, kế toán khoản thanh toán tiến hành đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ để đảm bảo sự khớp lệch nhỏ nhất có thể.
• Lập báo cáo tồn quỹ định kỳ: Chu kỳ định kỳ, kế toán khoản thanh toán tạo báo cáo tồn quỹ, cung cấp thông tin chi tiết và chính xác cho ban giám đốc.

2.4. Kế toán thanh toán thực hiện các nhiệm vụ khác

Ngoài các nhiệm vụ trên, nhiệm vụ khác của kế toán thanh toán là gì? Đó là các công việc:

• Quản lý nghiệp vụ tài chính: Hợp tác chặt chẽ với thủ quỹ để thực hiện các nghiệp vụ tài chính, bao gồm cả thu và chi, đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra theo quy định và tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
• Kiểm soát tồn quỹ hàng ngày: Hàng ngày, kế toán khoản thanh toán và thủ quỹ cùng nhau thực hiện đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ để đảm bảo sự cân bằng và khớp lệch nhỏ nhất có thể.
• Lập báo cáo tình hình mỗi ngày: Đối với nhiều doanh nghiệp, việc này có thể liên quan đến việc báo cáo hàng ngày, hằng tháng để đảm bảo theo dõi chặt chẽ và linh hoạt.

3. Cách hạch toán các nghiệp vụ cơ bản của kế toán thanh toán

Bạn đã biết cách hạch toán của kế toán thanh toán là gì không? Đây là quá trình quan trọng giúp ghi chép đầy đủ và chính xác về các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số nghiệp vụ cơ bản và cách hạch toán mà bạn cần nắm:

• Nghiệp vụ thu tiền mặt.
• Nghiệp vụ chi tiền mặt.
• Nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng.
• Nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng.

3.1. Hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 112	Séc/Giấy lĩnh tiền/Giấy báo Nợ. Phiếu thu tiền. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên công ty bằng tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 141	Phiếu hoàn ứng. Phiếu thu tiền.
Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 131	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu thu tiền.
Bán thành phẩm, hàng hóa có GTGT thu bằng tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 511 Có TK 3331	Hợp đồng/Đơn hàng . Hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho. Chứng từ giao nhận.  Phiếu thu tiền.
Thu hồi công nợ phải thu của khách hàng.	Nợ TK 111 Có TK 131	Phiếu thu tiền. Biên bản đối chiếu công nợ.

3.2. Hạch toán kế toán thanh toán nghiệp vụ chi tiền mặt

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng.	Nợ TK 112 Có TK 111	Phiếu chi tiền. Giấy nộp tiền vào tài khoản. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Chi tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác.	Nợ TK 141 Có TK 111	Giấy đề nghị tạm ứng. Phiếu chi tiền.
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng bằng tiền mặt.	Nợ TK 331 Có TK 111	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu chi tiền.
Chi tiền mua vật tư, dụng cụ, hàng hóa nhập kho.	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111	Hợp đồng/Đơn hàng. Phiếu giao hàng. Phiếu chi tiền.
Chi trả công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa.	Nợ TK 331 Có TK 111	Phiếu chi tiền. Biên bản đối chiếu công nợ.

3.3. Hạch toán kế toán thanh toán nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng.	Nợ TK 112 Có TK 111	Phiếu chi tiền. Giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Thu tiền hoàn ứng của nhân viên nộp vào tài khoản ngân hàng.	Nợ TK 112 Có TK 141	Phiếu hoàn ứng. Giấy báo Có.
Thu tiền ứng trước bằng giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 112 Có TK 131	Hợp đồng/Đơn hàng. Giấy báo Có.
Bán thành phẩm, hàng hóa GTGT bằng hình thức chuyển khoản.	Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331	Hợp đồng/Đơn hàng. Hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho. Chứng từ giao nhận. Giấy báo Có.
Thu hồi công nợ bằng hình thức chuyển khoản.	Nợ TK 112 Có TK 131	Giấy báo Có. Biên bản đối chiếu công nợ.

3.4. Hạch toán kế toán thanh toán nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng

Nghiệp vụ	Hạch toán	Hồ sơ kèm theo
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.	Nợ TK 111 Có TK 112	Séc/Giấy lĩnh tiền/ Giấy báo Nợ. Phiếu thu tiền. Bảng kê giao dịch ngân hàng.
Tạm ứng cho nhân viên chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân/chi séc.	Nợ TK 141 Có TK 112	Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy báo Nợ.
Đặt cọc, trả trước tiền cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 331 Có TK 112	Hợp đồng/Đơn hàng.  Giấy báo Nợ.
Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa  nhập kho thanh toán qua giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 112	Hợp đồng/Đơn hàng.  Phiếu giao hàng. Giấy báo Nợ.
Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 331 Có TK 112	Giấy báo Nợ. Biên bản đối chiếu công nợ.
Chi trả tiền xăng dầu, wifi, điện, nước,… qua giao dịch chuyển khoản.	Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Nợ TK 1331 Có TK 112	Hóa đơn.  Giấy báo Nợ.
Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên.	Nợ TK 334 Có TK 112	Bảng lương đã ký duyệt.  Phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận.  Giấy báo Nợ.

4. Kế toán thanh toán dễ dàng với phần mềm AccNet Cloud

AccNet Cloud là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách dễ dàng và linh hoạt. Giải pháp kế toán trực tuyến này không chỉ giúp giải quyết các thách thức hàng ngày trong công việc kế toán khoản thanh toán mà còn mở ra cơ hội tối ưu hóa quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc. 

ACCNET CLOUD – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

• Cắt 30–40% thời gian làm báo cáo tài chính mỗi quý
• Giảm 80% lỗi nhập liệu nhờ dữ liệu tự động liên kết giữa các phân hệ
• Truy xuất báo cáo ngay trên trình duyệt, không cần gửi file rườm rà qua mail
• Tự động khớp số liệu kế toán – kho – bán hàng – ngân hàng
• Dễ dàng theo dõi doanh thu, công nợ, dòng tiền mọi lúc, mọi nơi

Hàng nghìn doanh nghiệp SME đã tiết kiệm 200–500 triệu mỗi năm nhờ chuẩn hóa công tác kế toán với AccNet Cloud

👉 Vẫn dùng Excel là chấp nhận sai số và trễ hạn >>> Chuyển qua AccNet Cloud – gọn, chuẩn, không trễ deadline.

Xem chi tiết tính năng AccNet Cloud

Bằng cách sử dụng AccNet Cloud, doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng quản lý thanh toán của họ sẽ được thực hiện một cách chính xác và mạnh mẽ:

• Thiết kế với giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng mà không cần đến sự hỗ trợ nhiều.
• Phần mềm giúp theo dõi và quản lý tất cả các giao dịch thu chi của doanh nghiệp một cách toàn diện, từ thanh toán nhà cung cấp đến thu tiền từ khách hàng.
• Tự động đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ cuối mỗi ngày, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép.
• Hỗ trợ các nghiệp vụ thanh toán lương, thưởng, và các chi phí nội bộ khác, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong quản lý nhân sự.
• Sử dụng công nghệ đám mây, AccNet Cloud cho phép truy cập dữ liệu mọi nơi, mọi lúc, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý tài chính.

Tìm hiểu thêm về những tiện ích của AccNet Cloud để trải nghiệm sự thuận lợi trong kế toán thanh toán là gì và đảm bảo tài chính của bạn luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất. Lạc Việt AccNet Cloud - đối tác đồng hành tin cậy cho mọi doanh nghiệp.

Khám phá thêm các bài viết liên quan đến chủ đề này: Kế toán theo cơ sở dồn tích Kế toán tiền mặt Kế toán quản lý là gì?

Để quản lý kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy định cụ thể về các nghiệp vụ kế toán khoản thanh toán. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ việc quản lý thanh toán dễ dàng hơn. Hy vọng những thông tin về Kế toán thanh toán là gì trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các công việc trong ngành kế toán.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
• 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
• ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• 📧 Email: info@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://accnet.vn/