Lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những yếu tố không thể thiếu trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý, tính sử dụng của chứng từ. Vậy, quy định về lưu trữ chứng từ kế toán là gì? Accnet sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về 5 quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất năm 2024, hãy cùng theo dõi nhé.
1. Quy định về loại chứng từ kế toán phải lưu trữ
Quy định lưu trữ chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán như sau:
- Chứng từ kế toán.
- Số kế toán chi tiết & tổng hợp.
- Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách và tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác liên quan đến kế toán, bao gồm: Hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản,…
- Tài liệu về kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận.
- Tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, phân chia, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi lại loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị, tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí, và các nghĩa vụ khác đối với nhà nước,…
Một số quy định về các loại chứng từ kế toán phải lưu trữ theo luật Kế toán
|
2. Quy định về thời hạn và thời điểm lưu trữ tài liệu kế toán
Thời hạn và thời điểm quy định lưu trữ chứng từ kế toán là một quy định quan trọng trong Luật Kế toán, cụ thể đã được ban hành như sau:
+ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán:
- Lưu trữ 5 năm:
- Tài liệu kế toán phải giữ trong ít nhất 5 năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính không được lưu trong tập tài liệu kế toán.
- Tài liệu quản lý và điều hành không trực tiếp liên quan đến ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Lưu trữ 10 năm:
- Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán phải lưu trữ ít nhất 10 năm bao gồm chứng từ sử dụng trực tiếp cho ghi sổ và báo cáo tài chính, bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, và tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
- Lưu trữ vĩnh viễn:
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm báo cáo tổng quyết toán ngân sách Nhà nước, báo cáo quyết toán dự án quan trọng quốc gia, và tài liệu có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Quyết định lưu trữ vĩnh viễn dựa trên tính chất và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật quyết định cụ thể cho từng trường hợp. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là ít nhất 10 năm hoặc cho đến khi tài liệu bị tự nhiên hủy hoại.
3 quy định về thời gian và thời điểm lưu trữ tài liệu kế toán mới nhất 2023
+ Thời điểm lưu trữ tài liệu kế toán:
- Lưu trữ 5 năm:
- Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Tài liệu chứng từ, bảng kê, sổ kế toán, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, và biên bản tiêu hủy tài liệu, cũng phải lưu trữ ít nhất 5 năm.
- Lưu trữ 10 năm:
- Các tài liệu sử dụng trực tiếp cho ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, cũng như tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, phải lưu trữ ít nhất 10 năm. Trong trường hợp pháp luật khác quy định lưu trữ trên 10 năm, đơn vị sẽ thực hiện theo quy định đó.
- Lưu trữ vĩnh viễn:
- Theo Điều 14 Nghị định, quy định lưu trữ tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn. Thời điểm tính hạn lưu trữ vĩnh viễn được tính từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt, đối với tài liệu thuộc nhóm BC.
- Thời điểm tính hạn lưu trữ đối với tài liệu liên quan đến thành lập, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể, phá sản được tính từ ngày thực hiện các thủ tục tương ứng.
- Tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan thẩm quyền có thời điểm tính hạn lưu trữ từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán có ý nghĩa như thế nào trong lưu trữ tài liệu kế toán?
|
3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán
Cách lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân theo quy định pháp luật, trừ một số trường hợp sau:
- Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất tại khoản 2 khoản 3 điều 6, 174/2016/NĐ-CP, chỉ có một bản chính. Nếu cần lưu ở nhiều đơn vị, các đơn vị khác sẽ lưu bản sao chụp.
- Trong thời gian tài liệu bị tịch thu theo quy định tại khoản 4 điều 6 nghị định, đơn vị kế toán phải lưu bản sao chụp kèm theo biên bản giao nhận theo quy định khoản 2 điều 7 nghị định này.
- Đối với tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan, đơn vị phải lưu trữ bản sao chụp. Nếu không sao chụp được, phải lưu biên bản xác định các tài liệu không thể sao chụp được.
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản an toàn, tuân theo quy chế quản lý sử dụng và bảo quản. Các đơn vị kế toán siêu nhỏ cũng phải bảo quản đầy đủ an toàn theo quy định.
- Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu, và đơn vị phải đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện quản lý bảo quản.
- Người đại diện theo pháp luật quyết định bảo quản tài liệu kế toán bằng giấy hoặc điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phân loại và sắp xếp theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán.
- Người đại diện pháp luật phải cung cấp thông tin tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, và minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Các cơ quan nhận tài liệu kế toán phải giữ gìn, bảo quản và hoàn trả đầy đủ, đúng hạn.
Tìm hiểu các quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán
4. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán về nơi cất giữ
Tại Điều 11 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về việc lưu trữ chứng từ kế toán, có các quy định sau đây:
- Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ thuộc quản lý của mình. Điều này đòi hỏi rằng kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn, bao gồm chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc và côn trùng.
- Các công ty liên doanh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài đạt trên 100% phải thực hiện việc quy định về lưu trữ chứng từ kế toán tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động tại Việt Nam.
- Tài liệu chứng từ kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản sẽ được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định giải thể, phá sản.
- Đối với các doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa, chứng từ kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
- Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là leader, và họ sẽ chịu trách nhiệm pháp lý đối với tất cả các nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.
Tìm hiểu về quy định về lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất về nơi cất giữ
5. Quy định xử phạt vi phạm liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán
Quy định xử phạt vi phạm về quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất sẽ được xử lý như sau:
+ Cảnh cáo:
- Vi phạm chậm đưa tài liệu kế toán và lưu trữ trên 12 tháng so với thời hạn quy định.
- Không sắp xếp tài liệu kế toán theo thời gian và kỳ kế toán, gây ra vi phạm.
+ Phạt tiền 5-10 triệu đồng cho một trong các hành vi sau:
- Lưu trữ tài liệu kế toán không thực hiện đầy đủ theo quy định.
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, gây hư hỏng hoặc mất trong thời hạn lưu trữ.
- Sử dụng tài liệu kế toán ngoài thời hạn lưu trữ mà không đúng quy định.
- Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán không tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại.
+ Phạt tiền 10-20 triệu đồng cho một trong các hành vi sau:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Không thành lập hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy các tài liệu kế toán.
|
Trên đây là tổng hợp đầy đủ kiến thức liên quan đến việc quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất của Accnet. Hi vọng qua bài viết này sẽ khuyến khích doanh nghiệp chú ý và tuân thủ đúng theo các quy định chung, tránh những sai sót không đáng có!
