Hàng tồn kho không chỉ là tài sản vật chất mà còn là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chi phí, dòng tiền, hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho thiếu chặt chẽ dễ dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn, thiếu hụt nguyên vật liệu, hoặc thậm chí thất thoát không kiểm soát.
Chính vì vậy, xây dựng một quy trình quản lý hàng tồn kho chuẩn chỉnh, hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp khi triển khai hệ thống kế toán kho chuyên nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số, tự động hóa, việc số hóa quy trình quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, tối ưu hóa vận hành, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình quản lý hàng tồn kho là gì, từng bước thực hiện cụ thể, cách ứng dụng giải pháp kế toán kho hiện đại để kiểm soát tồn kho hiệu quả.
1. Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?
Khái niệm tổng quan
Quy trình quản lý hàng tồn kho là tập hợp các bước, thủ tục, công cụ nhằm kiểm soát toàn bộ vòng đời của hàng tồn kho – từ lúc nhập kho, bảo quản, kiểm kê, đến khi xuất kho hoặc thanh lý. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa được quản lý đúng số lượng, đúng chủng loại, đúng thời điểm, đúng vị trí – từ đó hỗ trợ cho các bộ phận sản xuất, bán hàng, kế toán vận hành hiệu quả.
Góc nhìn kế toán kho
Từ góc độ kế toán, quy trình này còn là cơ sở quan trọng để:
- Lập các chứng từ kế toán: phiếu nhập – xuất kho, biên bản kiểm kê,...
- Hạch toán chính xác các nghiệp vụ kế toán kho: theo chuẩn Thông tư 200 hoặc Thông tư 133.
- Phân tích - đánh giá vòng quay hàng tồn kho nhằm phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
Mục tiêu của quy trình quản lý hàng tồn kho
- Giảm thiểu chi phí lưu kho, tối ưu dòng tiền: tránh thừa hoặc thiếu hàng.
- Tăng hiệu quả sử dụng tài sản lưu động: giải phóng hàng tồn kho chậm luân chuyển.
- Đảm bảo tính chính xác cho dữ liệu kế toán: hỗ trợ báo cáo thuế, báo cáo tài chính.
- Tăng khả năng phản ứng với thị trường: dự báo tồn kho kịp thời để phục vụ đơn hàng lớn, đột xuất.
Lợi ích nổi bật khi chuẩn hóa quy trình
- Giảm rủi ro thất thoát, sai sót dữ liệu do thủ công.
- Tăng năng suất nhân sự kho, kế toán.
- Tăng khả năng kết nối với các phần mềm quản lý khác: ERP, CRM, kế toán tài chính.
- Tăng minh bạch, độ tin cậy của báo cáo – là yếu tố quan trọng trong kiểm toán nội bộ hoặc gọi vốn đầu tư.
Theo khảo sát của McKinsey (2023), các doanh nghiệp có quy trình quản lý kho được chuẩn hóa, tích hợp phần mềm quản lý đã giảm được trung bình 25–35% chi phí vận hành kho mỗi năm.
2. Phân tích chi tiết quy trình quản lý hàng tồn kho theo từng bước
Bước 1. Xác định định mức tồn kho tối ưu (Reorder Point)
Đây là bước đầu tiên, cũng là nền tảng của quy trình quản lý kho hiệu quả. Xác định được mức tồn kho tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp đặt hàng đúng thời điểm, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa gây tồn vốn.
Khái niệm định mức tồn kho
- Tồn kho tối thiểu (Minimum Stock Level): Ngưỡng hàng hóa thấp nhất để đảm bảo không gián đoạn hoạt động.
- Tồn kho tối đa (Maximum Stock Level): Mức hàng tối đa được phép lưu trữ trong kho.
- Điểm đặt hàng lại (Reorder Point): Khi hàng tồn đạt đến mức này thì cần lập kế hoạch nhập thêm.
Công thức tính Reorder Point (ROP)
ROP = Nhu cầu trung bình hàng ngày × Thời gian giao hàng
Ví dụ:
- Nhu cầu hàng ngày: 100 sản phẩm
- Thời gian giao hàng: 5 ngày → ROP = 100 × 5 = 500 sản phẩm
Mô hình quản lý tồn kho phổ biến
- EOQ (Economic Order Quantity): Xác định khối lượng đặt hàng tối ưu.
- JIT (Just-In-Time): Quản lý tồn kho tối thiểu – sản phẩm đến đúng khi cần.
Bước 2. Quy trình nhập kho hàng hóa
Nhập kho là giai đoạn phát sinh nghiệp vụ đầu tiên, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dữ liệu kế toán kho.
Các bước tiêu chuẩn khi nhập kho trong quy trình quản lý hàng tồn kho
- Kiểm tra chứng từ đi kèm (hóa đơn, đơn đặt hàng,...)
- Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa thực tế.
- Ghi nhận vào phần mềm/biểu mẫu nhập kho.
- Lập phiếu nhập kho – chứng từ kế toán bắt buộc.
Kế toán ghi nhận nghiệp vụ nhập kho
Theo Thông tư 200:
- Ghi Nợ TK 152, 153, 155 (tùy loại hàng)
- Ghi Có TK 331 (phải trả NCC), 111/112 (nếu đã thanh toán)
Biểu mẫu sử dụng
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)
- Biên bản kiểm nhận chất lượng hàng hóa
- Hợp đồng, hóa đơn đi kèm (lưu trữ điện tử giúp dễ kiểm tra, tra soát)
Bước 3. Lưu trữ, bảo quản, tổ chức kho hàng
Một hệ thống kho bãi tốt sẽ giảm thiểu rủi ro hư hỏng, thất thoát, tăng hiệu quả xuất – nhập.
Nguyên tắc lưu trữ hiệu quả
- 5S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng
- FIFO – FEFO: Xuất hàng theo thứ tự nhập hoặc hạn sử dụng.
Mã hóa hàng hóa
- Dùng mã SKU (Stock Keeping Unit) để phân biệt hàng hóa.
- Ứng dụng barcode hoặc QR code để quét, kiểm kê nhanh.
Phân loại kho hàng
- Phân chia theo khu vực: Hàng nhập – Hàng chờ kiểm – Hàng đạt – Hàng lỗi.
- Mô hình ABC: A (giá trị cao, số lượng ít) → cần kiểm soát nghiêm ngặt.
Bước 4. Theo dõi, kiểm kê hàng tồn kho định kỳ theo quy trình quản lý hàng tồn kho
Đây là bước quan trọng giúp phát hiện sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế, tồn kho sổ sách.
Tần suất kiểm kê
- Tùy theo đặc thù ngành: kiểm kê hằng tuần, tháng, quý hoặc năm.
- Có thể kiểm kê đột xuất khi có dấu hiệu thất thoát.
Cách kiểm kê
- So sánh số liệu thực tế với phần mềm hoặc sổ sách.
- Ghi nhận sai lệch, lập biên bản kiểm kê (mẫu BB-03/VT).
Xử lý chênh lệch
- Nếu thừa: Ghi tăng tài sản, xử lý theo quy chế tài chính.
- Nếu thiếu/hỏng: Lập biên bản, ghi giảm tài sản, hạch toán vào chi phí quản lý hoặc truy trách nhiệm.
Bước 5. Xuất kho - ghi nhận chi phí theo quy trình quản lý hàng tồn kho
Giai đoạn xuất kho cần ghi nhận chính xác mục đích sử dụng để phục vụ kế toán quản trị, tài chính.
Loại xuất kho phổ biến
- Xuất kho cho sản xuất
- Xuất kho để bán hàng
- Xuất kho nội bộ, tiêu hao, mẫu thử
Phương pháp ghi nhận giá vốn
- Bình quân gia quyền
- Nhập trước – xuất trước (FIFO)
- Đích danh
Kế toán hạch toán
- Ghi Nợ TK 621/627/641/642
- Ghi Có TK 152/155
Lưu đồ mẫu: Phần mềm kế toán có thể vẽ lưu đồ quy trình xuất kho tự động – giảm thao tác thủ công.
Bước 6. Báo cáo tồn kho, phân tích dữ liệu
Báo cáo là phần cuối trong quy trình quản lý hàng tồn kho nhưng đóng vai trò phân tích, hỗ trợ ra quyết định.
Báo cáo cần thiết
- Báo cáo tồn kho chi tiết theo mã hàng, lô hàng, hạn sử dụng
- Báo cáo tổng hợp tồn đầu kỳ – nhập – xuất – tồn cuối
- Báo cáo vòng quay hàng tồn kho
Chỉ số cần theo dõi
Inventory Turnover Ratio = Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho bình quân
- Nếu thấp: tồn kho nhiều, dòng tiền bị giam giữ
- Nếu cao: xoay vòng tốt nhưng có nguy cơ thiếu hàng
Công cụ hỗ trợ
- Power BI, Excel Dashboard
- Phần mềm kế toán có module phân tích kho (AccNet Inventory, Bravo ERP,...)
3. Những sai lầm phổ biến khi quản lý hàng tồn kho
Nhiều doanh nghiệp khi chưa chuẩn hóa quy trình quản lý hàng tồn kho thường vướng phải các sai lầm sau:
- Không xác lập định mức tồn kho an toàn → Dễ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu, gián đoạn sản xuất.
- Chỉ kiểm kê trên sổ sách, không kiểm tra thực tế → Dễ phát sinh chênh lệch tồn kho, báo cáo sai lệch.
- Sử dụng Excel thủ công, thiếu cập nhật thời gian thực → Không có cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu, dễ gây lỗi nhập – xuất – tồn.
- Lưu trữ hàng hóa lộn xộn, không áp dụng mã hóa → Khó truy xuất nhanh, dễ nhầm lẫn, tốn nhân công.
Theo khảo sát của Logistics Bureau (2023), 42% doanh nghiệp không đạt mục tiêu kinh doanh do quản lý kho kém hiệu quả – nguyên nhân chủ yếu là do quy trình chưa được số hóa, tự động hóa.
4. Vai trò của phần mềm kế toán kho trong tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho
Trong thời đại số, việc sử dụng phần mềm kế toán kho không chỉ giúp số hóa quy trình quản lý hàng tồn kho mà còn mang lại năng suất, độ chính xác vượt trội so với phương pháp thủ công. Đây chính là công cụ không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát tồn kho hiệu quả, kết nối liên phòng ban.
Tự động hóa quy trình kế toán kho
- Từ khâu nhập – xuất – kiểm kê – báo cáo, mọi dữ liệu được ghi nhận tức thời, giảm tối đa sai sót do con người.
- Tự động tính toán giá vốn, cảnh báo tồn kho dưới mức an toàn.
- Đồng bộ thông tin với kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng để tạo thành hệ sinh thái vận hành liền mạch.
Giao diện thân thiện, thao tác dễ dùng
- Người dùng không cần chuyên môn kế toán sâu vẫn dễ dàng thao tác.
- Giao diện phân quyền theo vai trò: quản lý kho, kế toán, ban giám đốc.
Bảo mật - kiểm soát truy cập
- Hệ thống phân quyền rõ ràng, giúp kiểm soát truy cập theo từng chức năng.
- Ghi log mọi hoạt động giúp truy vết nhanh khi có sự cố.
Phân tích - báo cáo theo thời gian thực
- Hệ thống biểu đồ trực quan: tồn kho theo mã hàng, vòng quay hàng hóa, tồn kho chậm luân chuyển,...
- Dễ dàng lập báo cáo nội bộ, phục vụ kiểm toán hoặc quyết định chiến lược.
Tích hợp linh hoạt với hệ thống khác
- Kết nối với ERP, phần mềm bán hàng, CRM hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
- Đồng bộ dữ liệu giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai lệch giữa các bộ phận.
Ví dụ: Phần mềm AccNet Inventory của Lạc Việt giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, luân chuyển chứng từ kho – kế toán chỉ trong 1 nền tảng, giúp giảm đến 40% chi phí kiểm kê, rút ngắn thời gian lập báo cáo 60% so với cách làm truyền thống.
ACCNET INVENTORY – QUẢN LÝ KHO CHẶT CHẼ, GIẢM LỖ TỪ TỒN KHO VÀ THẤT THOÁT Doanh nghiệp sử dụng AccNet Inventory báo cáo tiết kiệm trung bình 300–600 triệu/năm nhờ giảm tồn kho đóng băng, tránh mất mát hàng hóa 👉 Vốn chôn, hàng lạc, báo cáo sai – ba thứ đang kéo doanh nghiệp xuống >>> AccNet Inventory dứt điểm cả ba
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
5. Các xu hướng hiện đại trong quản lý hàng tồn kho
Cùng với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp có thể ứng dụng những xu hướng mới để nâng cao hiệu quả, chủ động hơn trong quy trình quản lý hàng tồn kho/vận hành kho:
Ứng dụng IoT trong quản lý kho
- Cảm biến, thiết bị định vị giúp theo dõi vị trí, nhiệt độ, độ ẩm của hàng hóa theo thời gian thực.
- Hạn chế hư hỏng hàng hóa, đặc biệt trong kho lạnh, dược phẩm,...
Quét mã QR - RFID
- Tăng tốc độ kiểm kê, hạn chế nhầm lẫn.
- Giúp truy xuất nguồn gốc hàng hóa trong vài giây.
Trí tuệ nhân tạo (AI) trong dự báo tồn kho
- Phân tích dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu tồn kho tương lai.
- Đề xuất tự động thời điểm nhập hàng, khối lượng đặt hàng phù hợp.
Mô hình kho thông minh (Smart Warehouse)
- Ứng dụng robot tự động trong lấy hàng, vận chuyển nội bộ.
- Điều hành kho theo luồng di chuyển tối ưu, giảm nhân công.
Theo báo cáo của Statista 2024, có hơn 72% doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông minh trong quản lý kho ghi nhận hiệu suất tăng trên 20%, giảm chi phí vận hành 15% chỉ trong 1 năm.
Một quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản, khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa mà còn là nền tảng để nâng cao hiệu quả vận hành, ra quyết định tài chính chính xác.
Đối với những doanh nghiệp đang trong giai đoạn thi công giải pháp kế toán kho, việc chuẩn hóa quy trình, đầu tư phần mềm chuyên dụng là bước đi chiến lược để:
- Giảm chi phí vận hành
- Tăng tính minh bạch tài chính
- Nâng cao năng lực cạnh tranh
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề như:
- Thất thoát kho, sai lệch số liệu tồn kho
- Quản lý bằng Excel rời rạc, không kết nối với kế toán
- Báo cáo kho chậm, khó kiểm soát
Hãy cân nhắc triển khai phần mềm kế toán kho chuyên dụng AccNet Inventory để chuẩn hóa quy trình, chuyển đổi số hiệu quả hơn. Đăng ký trải nghiệm phần mềm kế toán kho ngay hôm nay để tiếp cận công cụ tối ưu tồn kho theo chuẩn kế toán hiện đại.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: