Quy trình quản lý kho/hàng tồn kho theo ISO

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ, giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa hoạt động lưu kho. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ AccNet về quy trình quản lý kho theo ISO, đặc biệt là ISO 9001:2015, tiêu chuẩn phổ biến về quản lý chất lượng.

1. Tại sao cần áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quy trình quản lý kho/hàng tồn kho?

Quy trình quản lý kho theo ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa: Tránh nhầm lẫn, thất thoát hoặc hư hỏng.
Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Giảm tồn kho dư thừa, sắp xếp khoa học.
Cải thiện hiệu quả nhập – xuất – tồn: Đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng khi cần.
Đáp ứng yêu cầu kiểm soát chất lượng: Giữ hàng hóa ở trạng thái tốt nhất, tránh lãng phí.

2. Quy trình quản lý kho/hàng tồn kho theo ISO 9001:2015

Quy trình nhập kho theo ISO (Receiving Process)

Mục tiêu của quy trình quản lý kho theo ISO này là đảm bảo hàng hóa nhập kho đúng số lượng, chất lượng, được lưu trữ an toàn.

Bước 1: Tiếp nhận hàng hóa

Nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc bộ phận sản xuất.
Kiểm tra hóa đơn, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng để đảm bảo khớp thông tin.

Bước 2: Kiểm tra chất lượng đầu vào

Kiểm tra số lượng: Đếm, so sánh với hóa đơn.
Kiểm tra chất lượng: Đánh giá theo tiêu chuẩn ISO (kích thước, màu sắc, độ bền…).
Nếu hàng đạt yêu cầu → Chuyển vào khu vực lưu trữ.
Nếu hàng không đạt yêu cầu → Lập biên bản kiểm tra chất lượng (IQC Report), thông báo cho nhà cung cấp hoặc bộ phận liên quan để xử lý.

Bước 3: Nhập kho & ghi nhận thông tin

Dán mã vạch hoặc QR Code để dễ dàng truy xuất thông tin.
Ghi nhận vào hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse Management System).
Lập phiếu nhập kho (Mẫu 01 – Phiếu nhập kho).

Lưu ý quan trọng trong quy trình quản lý hàng tồn kho theo ISO:

Hàng hóa cần được phân loại & dán nhãn theo tiêu chuẩn ISO.
Kiểm tra hàng nhập phải có biên bản xác nhận, lưu trữ đầy đủ chứng từ.

Quy trình xuất kho theo ISO (Issuing Process)

Mục tiêu của quy trình quản lý kho theo ISO này là đảm bảo hàng hóa xuất kho đúng đối tượng, số lượng, chất lượng, cập nhật tồn kho chính xác.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Nhận đơn yêu cầu xuất kho từ bộ phận kinh doanh, sản xuất hoặc khách hàng.
Kiểm tra tồn kho thực tế trước khi xuất.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa

Chọn hàng theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out) để tránh hàng tồn lâu, quá hạn.
Kiểm tra chất lượng trước khi xuất (hỏng, hết hạn…).

Bước 3: Giao hàng & ghi nhận thông tin

Lập phiếu xuất kho (Mẫu 02 – Phiếu xuất kho).
Cập nhật tồn kho vào hệ thống WMS.

Lưu ý quan trọng trong quy trình quản lý hàng tồn kho:

Quy trình xuất kho cần có chữ ký xác nhận của người nhận hàng.
Nếu phát hiện sai lệch, cần lập biên bản điều chỉnh kho ngay lập tức.

Quy trình kiểm kê kho theo ISO (Stocktaking Process)

Mục tiêu: Xác minh tính chính xác của số liệu kho để phát hiện sai sót, thất thoát.

Các hình thức kiểm kê kho theo ISO:

Kiểm kê định kỳ (hàng tháng, quý, năm): So sánh số liệu thực tế với hệ thống.
Kiểm kê đột xuất: Khi có nghi vấn thất thoát, sai lệch hoặc thanh tra nội bộ.

Quy trình kiểm kê trong quản lý kho theo ISO:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Xác định thời gian, phạm vi kiểm kê.
Thành lập ban kiểm kê (bao gồm kế toán, thủ kho, giám sát viên).

Bước 2: Thực hiện kiểm kê

Đếm thực tế số lượng hàng tồn kho.
So sánh với số liệu trên hệ thống.

Bước 3: Lập biên bản kiểm kê & xử lý sai lệch

Nếu có sai sót, lập biên bản chênh lệch (Mẫu 03 – Biên bản kiểm kê kho).
Đề xuất phương án điều chỉnh (bổ sung, hủy hàng hỏng, điều chỉnh tồn kho).

Lưu ý khi áp dụng quy trình quản lý hàng tồn kho:

Kiểm kê cần có chữ ký của các bên liên quan để đảm bảo minh bạch.
Nếu có thất thoát, phải điều tra nguyên nhân, áp dụng biện pháp khắc phục.

Bảo quản & sắp xếp hàng hóa trong quy trình quản lý kho theo ISO

Nguyên tắc bảo quản kho

Sắp xếp hàng theo khu vực & chủng loại.
Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng theo yêu cầu bảo quản.
Đánh dấu hàng tồn lâu để kiểm soát chặt chẽ hơn.

Các tiêu chuẩn bảo quản theo ISO

ISO 22000 (Hàng thực phẩm): Nhiệt độ, vệ sinh, kiểm soát vi khuẩn.
ISO 13485 (Thiết bị y tế): Kiểm soát độ sạch, bảo vệ sản phẩm.
ISO 14001 (Môi trường): Đảm bảo kho không gây ô nhiễm.

3. Yêu cầu ISO đối với quy trình quản lý kho/hàng tồn kho

Theo ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau:

Kiểm soát tài liệu & hồ sơ

Lưu trữ phiếu nhập – xuất – kiểm kê theo đúng quy định.
Hệ thống kho phải có báo cáo chi tiết, minh bạch.

Đào tạo nhân viên kho

Nhân viên kho cần hiểu quy trình ISO & an toàn lao động.
Định kỳ đánh giá năng lực để đảm bảo hiệu quả công việc.

Kiểm soát rủi ro & cải tiến liên tục

Đánh giá rủi ro thất thoát, hư hỏng hàng.
Áp dụng nguyên tắc PDCA (Plan – Do – Check – Act) để cải tiến quy trình.

Việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO 9001:2015 giúp hệ thống kho vận hành theo đúng quy trình chuẩn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra, đảm bảo chất lượng hàng hóa lưu trữ. Để quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình nhập – xuất – kiểm kê, áp dụng công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý kho (Top 1 nên mua: AccNet Inventory), liên tục cải tiến theo nguyên tắc PDCA.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: