Quản lý kho không chỉ đơn thuần là theo dõi hàng hóa mà còn là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo dòng tiền , kiểm soát chất lượng vật tư. Một trong những công cụ quan trọng để thực hiện điều này chính là tài khoản hàng tồn kho (HTK)– cầu nối giữa nghiệp vụ nhập xuất, kiểm kê thực tế , báo cáo tài chính chính xác. Việc hiểu rõ các chức năng, chứng từ liên quan , vai trò của kế toán kho sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro thất thoát , đáp ứng chuẩn mực kế toán theo quy định hiện hành.
1. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho (TK 15x)
Nhóm tài khoản hàng tồn kho thuộc loại tài sản ngắn hạn, phản ánh trị giá hiện có , biến động của hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp theo dõi chi phí, lập báo cáo tài chính , ra quyết định quản trị kho.
Dưới đây là hệ thống các TK 15x phổ biến:
TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Phản ánh trị giá hàng hóa, NVL đã thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho. Bao gồm hàng đang vận chuyển, lưu kho ngoại quan hoặc chờ kiểm nhận. Kế toán phải theo dõi chi tiết theo chủng loại, lô hàng , hợp đồng kinh tế.
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (NVL)
Theo dõi giá trị NVL hiện có , biến động tăng giảm trong kho, bao gồm NVL mua ngoài hoặc tự chế biến. NVL được phân loại: NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật tư thay thế , thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB). Giá gốc NVL mua ngoài bao gồm giá mua, thuế không được hoàn lại , chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản.
TK 153 – Công cụ, dụng cụ (CCDC)
Ghi nhận giá trị CCDC không đủ tiêu chuẩn thành tài sản cố định, ví dụ: đà giáo, ván khuôn, bao bì luân chuyển, đồ dùng văn phòng. CCDC giá trị nhỏ xuất dùng sẽ ghi nhận toàn bộ vào chi phí; nếu sử dụng nhiều kỳ, sẽ phân bổ dần vào chi phí trả trước (TK 242).
Xem thêm:
TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Tổng hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ, gồm NVL trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung. Các khoản chi khác như bán hàng, quản lý, tài chính không hạch toán vào TK 154.
TK 155 – Thành phẩm
Theo dõi giá trị , biến động của sản phẩm đã hoàn tất, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, nhập kho. Thành phẩm đánh giá theo giá thành sản xuất. TK 155 có TK cấp 2 là 1557 – Thành phẩm bất động sản.
TK 156 – Hàng hóa
Ghi nhận giá trị hàng hóa mua về để bán, bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp , bảo quản. Không áp dụng với hàng nhận bán hộ hoặc hàng dùng cho sản xuất, các trường hợp này dùng TK 152 hoặc 153.
TK 157 – Hàng gửi đi bán
Theo dõi trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, đại lý hoặc ký gửi. Chi phí bảo quản, chế biến sau khi gửi đi bán được tính vào chi phí bán hàng.
TK 158 – Hàng hóa kho bảo thuế
Phản ánh biến động hàng hóa đưa vào kho bảo thuế, áp dụng cho doanh nghiệp xuất khẩu có vốn đầu tư nước ngoài. Cho phép lưu giữ nguyên liệu, vật tư nhập khẩu mà chưa nộp thuế.
Hệ thống tài khoản hàng tồn kho này là nền tảng để doanh nghiệp quản lý chi tiết từng loại hàng, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm hoàn chỉnh, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát tốt , tối ưu hóa chi phí.
2. Quản lý tài khoản hàng tồn kho hiệu quả: Những lưu ý chuyên sâu
Quản lý tài khoản hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là ghi nhận số liệu trên sổ sách. Doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các quy trình kiểm soát, công nghệ hỗ trợ , chính sách nội bộ để tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Thiết lập phân loại hàng tồn kho rõ ràng
Một kho hàng có thể chứa nhiều loại NVL, CCDC, thành phẩm hay hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp nên phân loại hàng hóa theo nhóm, mã hàng, lô sản xuất hoặc hạn dùng. Việc này giúp kế toán kho dễ dàng theo dõi biến động, xác định chính xác tài khoản HTK liên quan , giảm thiểu sai sót trong kiểm kê.
Đọc thêm:
Kiểm soát dòng chảy hàng hóa
Dữ liệu về nhập, xuất, tồn kho cần được cập nhật theo thời gian thực. Khi có sự khác biệt giữa số liệu thực tế , số liệu kế toán, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân: lỗi nhập liệu, thất thoát, hư hỏng hay sai sót hạch toán. Quản lý chặt chẽ này giúp tối ưu hóa tài khoản hàng tồn kho, từ đó giảm chi phí phát sinh , tăng độ chính xác báo cáo tài chính.
Phân quyền , trách nhiệm trong quản lý kho
Việc phân quyền rõ ràng giữa kế toán kho, thủ kho , bộ phận mua hàng giúp giảm rủi ro gian lận , nhầm lẫn. Ví dụ: thủ kho chịu trách nhiệm quản lý thực tế, kế toán kho chịu trách nhiệm ghi chép , kiểm tra, bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm nhập liệu , theo dõi hợp đồng. Khi các vai trò phối hợp nhịp nhàng, tài khoản HTK luôn phản ánh đúng giá trị thực tế.
Kiểm soát chi phí liên quan hàng tồn kho
Các chi phí phát sinh liên quan đến kho như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hay hao hụt cần được hạch toán chính xác vào tài khoản hàng tồn kho phù hợp. Doanh nghiệp nên xây dựng chính sách phân bổ chi phí minh bạch, tránh tình trạng hạch toán sai, làm sai lệch giá trị tồn kho , ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Ứng dụng công nghệ quản lý kho
Ngoài sổ sách , phần mềm kế toán truyền thống, doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp công nghệ như ERP hoặc phần mềm quản lý kho thông minh, giúp:
- Theo dõi biến động hàng tồn kho theo thời gian thực.
- Tự động phân bổ chi phí , tính giá trị tồn kho cuối kỳ.
- Tạo cảnh báo khi tồn kho vượt hoặc thiếu mức cho phép.
- Hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng, chính xác, giảm thời gian thủ công.
Việc này đảm bảo tài khoản HTK luôn được cập nhật, minh bạch , sẵn sàng phục vụ báo cáo tài chính hay phân tích quản trị.
Lợi ích khi quản lý tài khoản hàng tồn kho tốt
- Giảm thất thoát , lãng phí: Dữ liệu chính xác giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời hàng hóa hư hỏng hoặc sai lệch số lượng.
- Tối ưu vốn lưu động: Tránh tồn kho dư thừa, giải phóng vốn để đầu tư vào các hoạt động kinh doanh khác.
- Hỗ trợ quyết định chiến lược: Báo cáo tồn kho chi tiết giúp lãnh đạo ra quyết định về nhập hàng, sản xuất, hoặc chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.
3. Chiến lược tối ưu hóa tài khoản hàng tồn kho
Quản lý tài khoản hàng tồn kho không chỉ là nhiệm vụ hằng ngày mà còn là chiến lược dài hạn để nâng cao hiệu quả vận hành , lợi nhuận. Dưới đây là các chiến lược doanh nghiệp nên áp dụng:
Áp dụng phân tích ABC cho kho
Phân tích ABC giúp doanh nghiệp xác định mức độ quan trọng của từng nhóm hàng dựa trên giá trị tiêu thụ hoặc tần suất xuất kho.
- Nhóm A: Hàng có giá trị cao hoặc thường xuyên sử dụng. Kiểm soát chặt chẽ, theo dõi sát sao.
- Nhóm B: Hàng trung bình, kiểm soát vừa phải.
- Nhóm C: Hàng giá trị thấp hoặc ít sử dụng, kiểm kê định kỳ.
Nhờ ABC, doanh nghiệp tối ưu hóa vốn lưu động , đảm bảo tài khoản hàng tồn kho phản ánh chính xác giá trị thực tế từng nhóm.
Tìm hiểu thêm:
Xây dựng chính sách tồn kho an toàn
Tồn kho quá thấp gây nguy cơ gián đoạn sản xuất, trong khi tồn kho cao làm tốn vốn , tăng rủi ro hư hỏng. Doanh nghiệp cần xây dựng mức tồn kho tối thiểu , tối đa, kết hợp dữ liệu lịch sử xuất nhập kho , dự báo nhu cầu, giúp tài khoản HTK luôn cân bằng giữa hiệu quả , an toàn.
Định kỳ rà soát , đối chiếu
Ngoài kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra đột xuất, đối chiếu số liệu giữa kế toán kho, thủ kho , phần mềm quản lý. Các hoạt động này giúp phát hiện sớm chênh lệch số lượng, sai lệch giá trị, từ đó điều chỉnh tài khoản hàng tồn kho chính xác.
Ứng dụng báo cáo phân tích nâng cao
Các báo cáo phân tích như:
- Biến động hàng tồn kho theo tháng/quý/năm
- Tồn kho theo nhóm, lô, hạn dùng
- Chênh lệch giữa số thực tế , sổ sách
giúp doanh nghiệp nhìn thấy hiệu quả sử dụng vốn, tốc độ quay vòng hàng hóa , dự báo nhu cầu. Đây là bước quan trọng để quản lý tài khoản HTK trở nên chiến lược hơn, không chỉ là công việc hành chính.
Liên kết quản lý kho với chuỗi cung ứng
Khi kế toán kho, thủ kho, mua hàng , bán hàng được liên kết chặt chẽ trong cùng hệ thống ERP, doanh nghiệp:
- Giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.
- Tối ưu hóa chi phí vận chuyển , lưu kho.
- Nâng cao tính chính xác của tài khoản hàng tồn kho theo thời gian thực.
Đào tạo , nâng cao năng lực nhân sự
Kế toán kho , thủ kho cần được đào tạo định kỳ về nghiệp vụ, phần mềm , quy trình. Nhân sự nắm vững quy trình giúp:
- Giảm sai sót trong ghi chép , hạch toán.
- Đảm bảo số liệu tài khoản HTK đáng tin cậy.
- Tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận liên quan.
Công cụ hỗ trợ nâng cao
Ngoài phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể kết hợp các công cụ số hóa khác để quản lý tài khoản hàng tồn kho:
- Barcode/QR code: Giúp theo dõi từng lô hàng, hạn dùng, xuất nhập nhanh chóng. Mobile App kiểm kê: Kiểm kê trực tiếp trên điện thoại hoặc tablet, giảm thời gian , sai sót.
- Dashboard trực quan: Theo dõi tồn kho, chi phí , biến động giá trị theo thời gian thực.
Những công cụ này giúp doanh nghiệp quản lý tài khoản hàng tồn kho linh hoạt, chính xác , tối ưu hóa vận hành kho hàng.
4. Phần mềm kế toán , quản lý kho - AccNet ERP
Việc sử dụng phần mềm quản lý kho là giải pháp hiệu quả để nâng cao năng suất , chính xác dữ liệu. Một trong những phần mềm phổ biến tại Việt Nam là AccNet ERP, với các tính năng nổi bật:
- Quản lý hàng hóa theo số lô, hạn dùng, nhiều đơn vị tính.
- Hạch toán nhập, xuất, chuyển kho , theo dõi chi phí liên quan.
- Quản lý lệnh sản xuất, thành phẩm, nguyên liệu.
- Kiểm kê tự động , báo cáo tức thì về tồn kho, biến động giá trị hàng tồn kho.
- Tích hợp Báo cáo tài chính, Quỹ, Ngân hàng, Mua/Bán hàng, Thuế, Tài sản cố định, Tiền lương, giúp doanh nghiệp vận hành toàn diện.
Nhờ AccNet ERP, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro sai số, kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ , tối ưu chi phí, từ đó tăng hiệu quả kinh doanh , minh bạch hóa tài khoản hàng tồn kho.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”
Không chỉ là một phần mềm nhập – xuất thông thường, AccNet ERP chính là nền tảng quản lý kho thông minh, tích hợp thiết bị, kết nối dữ liệu, cảnh báo tức thời, giúp doanh nghiệp:
- Phân loại hàng hóa linh hoạt: Tạo mới danh mục theo nhu cầu; phân nhóm theo thuộc tính; thống kê doanh số, lãi gộp theo nhóm; mỗi mã hàng kèm đầy đủ thông tin tồn kho, tài khoản, giá vốn, thuế, phương pháp xuất kho.
- Quản trị kho đa dạng – kết nối thiết bị: Phần mềm quản lý kho AccNet ERP hỗ trợ QR code, barcode, thiết bị kiểm kê; quản lý tồn kho theo trạng thái (tài chính, vật lý, sẵn sàng bán); cho phép xuất kho theo hạn sử dụng, chuyển đổi đơn vị tính; hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá xuất (BQGQ, FIFO, đích danh...).
- Quản lý tồn kho chính xác, đa chiều: Theo dõi theo màu sắc, kích thước, cấu hình, vị trí kho, mã lô; cho phép khai báo song song đơn vị đo lường, kiểm đếm; đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
- Tối ưu hiệu suất kho: Truy xuất nhanh hạn sử dụng, nguồn gốc hàng; tìm kiếm thông minh; quản lý định mức nguyên vật liệu; cập nhật tồn kho tự động theo đơn bán; cân đối hàng tồn toàn hệ thống, lưu lịch sử điều chuyển.
AccNet ERP mở ra một bước tiến mới trong quản lý kho khi tích hợp trợ lý tài chính AI, giúp doanh nghiệp vận hành chủ động và ra quyết định chính xác hơn.
- Phân tích tồn kho 24/7 trên cả desktop & mobile: AI liên tục cập nhật số liệu thực tế, cảnh báo khi hàng sắp thiếu hoặc tồn đọng quá lâu.
- Dự báo nhu cầu và rủi ro hàng hóa: Từ dữ liệu lịch sử, hệ thống đưa ra dự báo xu hướng nhập – xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch mua hàng.
- Tra cứu tức thì chỉ trong vài giây: Tìm nhanh sản phẩm, số lượng tồn kho, công nợ liên quan, giá trị hàng hóa,… chỉ qua một thao tác trò chuyện với AI.
- Tự động hóa nghiệp vụ kho: Từ phiếu nhập, phiếu xuất đến kiểm tra tồn, hệ thống tự động hạch toán, đối chiếu và kết nối trực tiếp với báo cáo tài chính.
✅ Quản lý kho chủ động – Không còn “tồn kho ảo, thất thoát khó kiểm soát”
- Tự động hóa đến 80% nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, chuẩn hóa quy trình kho vận.
- AI hỗ trợ dự báo nhu cầu hàng hóa, cảnh báo tồn kho cận date hoặc ứ đọng.
- Đồng bộ dữ liệu kho theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với tài chính – kế toán.
- Vận hành đa nền tảng trên desktop & mobile, tra cứu số liệu kho tức thì.
✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng quản lý kho tích hợp AI
- Giảm đến 30% chi phí lưu kho nhờ tối ưu tồn và tự động hóa quy trình.
- Rút ngắn 50% thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa cận date.
- Tăng 82% độ chính xác dữ liệu, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Cải thiện hiệu suất dòng tiền nhờ kiểm soát chặt vốn lưu động bị “giam” trong kho.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Quản lý kho , tài khoản hàng tồn kho là trái tim của mọi doanh nghiệp sản xuất , thương mại. Hiểu rõ các nghiệp vụ, chứng từ, tài khoản TK 15x, cùng việc lựa chọn phương pháp kế toán , tính giá trị tồn kho phù hợp, sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu dòng hàng , lập báo cáo tài chính chính xác.
Việc áp dụng phần mềm quản lý kho như AccNet ERP là bước tiến chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho, nâng cao hiệu quả vận hành , giảm thiểu rủi ro. Đây chính là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp đang tìm kiếm công cụ số hóa quản lý kho , nâng tầm hiệu quả kinh doanh.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET ERP
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: