Theo khảo sát của Statista, hơn 60% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý kho hàng do thiếu quy trình rõ ràng. Nếu không được xây dựng chuẩn hóa, quy trình xuất hàng sẽ dễ dẫn đến sai sót, gây thất thoát tài sản. Vậy quy trình xuất kho là gì? Làm thế nào để triển khai, chuẩn hóa? Bài viết dưới đây, Accnet sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng bước trong quy trình.
1. Định nghĩa quy trình xuất kho là gì?
Quy trình xuất kho là tập hợp các bước thực hiện nhằm ghi nhận việc hàng hóa rời khỏi kho để phục vụ cho:
- Sản xuất: Xuất nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm.
- Bán hàng: Xuất thành phẩm để giao hàng cho khách.
- Sử dụng nội bộ: Xuất hàng cho mục đích sử dụng nội bộ doanh nghiệp.
Quy trình này được ghi nhận chặt chẽ thông qua chứng từ như phiếu xuất kho, cập nhật vào sổ sách kế toán. Quy trình xuất hàng bài bản mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Không xảy ra tình trạng thất thoát hoặc ghi nhận sai lệch.
- Ghi nhận đầy đủ số liệu, đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
- Giảm sai sót trong hạch toán kế toán, giảm thiểu lỗi từ con người.
Theo nghiên cứu của Gartner, doanh nghiệp áp dụng quy trình xuất hàng chuẩn kết hợp công nghệ quản lý kho có thể giảm tới 30% chi phí thất thoát hàng hóa, tăng độ chính xác kiểm kê kho lên 98%.
2. Các bước trong quy trình xuất kho chuẩn cho doanh nghiệp
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho
Bước đầu tiên là tiếp nhận thông tin yêu cầu xuất kho từ các bộ phận có nhu cầu. Yêu cầu này thường được lập dưới dạng:
- Phiếu yêu cầu xuất kho từ bộ phận sản xuất/kinh doanh.
- Xác định rõ mục đích xuất kho: Xuất cho sản xuất; Xuất bán hàng; Xuất sử dụng nội bộ.
Bước 2: Kiểm tra thông tin hàng hóa, tồn kho
Bước này trong quy trình xuất kho nhằm đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho đáp ứng đủ yêu cầu xuất kho:
- Bộ phận kho kiểm tra trực tiếp số lượng hàng trong kho.
- So sánh dữ liệu tồn kho trên phần mềm/sổ kế toán với số liệu thực tế.
- Lập báo cáo tình trạng, thông báo đến bộ phận liên quan.
Số liệu thực tế: 70% doanh nghiệp gặp tình trạng sai lệch tồn kho khi sử dụng phương pháp quản lý thủ công. Giải pháp công nghệ Accnet ERP giúp cải thiện độ chính xác lên tới 95%.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho dùng để xác nhận việc xuất hàng khỏi kho. Nội dung phiếu bao gồm:
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Số lượng hàng hóa xuất kho
- Lý do xuất kho (sản xuất, bán hàng, nội bộ)
- Người nhận hàng, bộ phận nhận
Phiếu xuất kho cần tuân thủ chuẩn mực kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Bước 4: Duyệt phiếu xuất kho để xuất hàng
Quy trình duyệt phiếu xuất kho:
- Trình phiếu xuất kho cho người có thẩm quyền (quản lý kho/cấp trên).
- Ký duyệt phiếu xuất kho.
- Tiến hành xuất hàng thực tế theo số lượng trên phiếu.
Bước 5: Cập nhật sổ kho và hạch toán trong quy trình xuất kho
Sau khi xuất hàng, bộ phận kế toán tiến hành cập nhật thông tin vào sổ kho, thực hiện hạch toán. Định khoản kế toán:
- Nợ TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) hoặc TK 641/642.
- Có TK 152/155/156 (kho nguyên vật liệu, thành phẩm).
Ví dụ minh họa hạch toán: Xuất 1.000 kg nguyên vật liệu cho sản xuất
- Nợ 621: 50.000.000
- Có 152: 50.000.000
3. Các lỗi thường gặp trong quy trình xuất kho
3.1. Sai lệch giữa sổ kho và thực tế
- Dữ liệu nhập - xuất kho không được cập nhật kịp thời.
- Quy trình kiểm kê hàng hóa thiếu chính xác, không định kỳ.
- Nhân viên ghi nhận nhầm số lượng, mã hàng hóa.
3.2. Không đầy đủ chứng từ xuất kho
- Chứng từ không đầy đủ khiến doanh nghiệp không đủ cơ sở pháp lý để giải trình khi có thanh tra, kiểm toán.
- Ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính chính xác.
3.3. Lỗi hạch toán sai tài khoản
- Nhân viên kế toán nhầm lẫn khi định khoản.
- Quy trình xuất kho chưa được chuẩn hóa rõ ràng.
4. Giải pháp công nghệ giúp tối ưu quy trình xuất hàng
Việc áp dụng phần mềm LV DX Inventory đang là xu hướng tất yếu trên thị trường số hiện nay khi giúp doanh nghiệp:
- Giảm 70% sai sót dữ liệu khi lập phiếu xuất kho.
- Tiết kiệm 30% thời gian xử lý, ghi nhận số liệu.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO LẠC VIỆT
Phần mềm quản lý kho Lạc Việt là giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát kho hàng chặt chẽ, cải thiện hiệu suất, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Lợi ích nổi bật:
- Theo dõi số lượng, tình trạng, giá trị hàng hóa theo thời gian thực.
- Quy trình nhập – xuất – tồn tự động, hạn chế sai sót, dữ liệu chính xác.
- Tăng tốc độ xử lý, hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, chính xác.
- Cung cấp báo cáo trực quan, dễ hiểu, hỗ trợ ra quyết định nhanh.
- Kết nối mượt mà với hệ thống ERP, kế toán, bán hàng.
Phần mềm quản lý kho Lạc Việt – giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tiết kiệm thời gian, chi phí. Hãy trải nghiệm phần mềm ngay hôm nay!
Quy trình xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu quản lý hàng hóa, tính chính xác cho sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình xuất hàng chuẩn hóa, kết hợp với giải pháp công nghệ như phần mềm LV DX Inventory. Đừng để quản lý kho trở thành gánh nặng - Hãy trải nghiệm ngay phần mềm LV DX Inventory của Lạc Việt!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: