Bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm ERP để điều hành doanh nghiệp? Bạn phân vân không biết lựa chọn giải pháp ERP nào cho phù hợp? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về ERP. Trong thời đại công nghệ 4.0, nhà quản lý có tầm nhìn xa chắc chắn không thể bỏ qua các giải pháp tự động hóa trong điều hành và quản trị doanh nghiệp. Sự xuất hiện của ERP giúp cho mọi hoạt động kinh doanh từ cấp quản lý đến nhân viên được diễn ra trôi chảy và nhanh chóng.

1. Phần mềm ERP cho doanh nghiệp là gì?

ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP hiểu nôm na là hệ thống công nghệ phần mềm đa chức năng. Phần mềm ERP được lập trình  để tích hợp nhiều phân hệ (module) khác nhau, được tối cho việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách tự động. Tác dụng của phần mềm ERP là giúp tạo ra một hệ thống xử lý dữ liệu tự động, đồng nhất và xuyên suốt qua tất cả các phòng ban cũng như các hoạt động của doanh nghiệp: kế toán tài chính, kế toán giá thành, quản lý mua hàng, quản lý bán hang, quản lý tồn kho,…

Một hệ thống ERP hoàn chỉnh thường bao gồm các thành phần như sau:

✓ Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

✓ Quản lý dự án (Project Management)

✓ Quản lý dịch vụ (Service Management)

✓ Quản lý mua hàng (Purchase Control)

✓ Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

✓ Quản lý sản xuất (Production Control)

✓ Quản lý kho (Stock Control)

✓ Kế toán – Tài chính (Finance)

✓ Báo cáo quản trị (Management Report)

✓ Báo cáo thuế ( Tax Reports)

Tùy vào mức độ chuyên nghiệp và tính tùy biến, các phần mềm ERP có thể được tối ưu để sử dụng cho nhiều loại thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính tiền, máy quét mã vạch, hệ thống camera theo dõi,…

2. Phân biệt ERP với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác

Phần mềm ERP sở hữu 4 đặc tính như sau:

1. ERP là một giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh. ERP không thay thế con người trong việc vận hành sản xuất.
2. ERP hợp nhất mọi công đoạn trong hoạt động kinh doanh và liên kết các phòng ban của một doanh nghiệp thành một hệ thống có trật tự, khoa học.
3. ERP chuẩn hóa hoạt động của doanh nghiệp theo một hệ thống quy tắc và kế hoạch chi tiết. Các nhân viên và cấp quản lý sẽ dựa theo đó lập kế hoạch và xác định mục tiêu sản xuất kinh doanh được rõ ràng cụ thể định kỳ hàng tuần, hàng quý, hàng tháng và hàng năm
4. ERP là hệ thống phần mềm liên kết các phòng ban trong công ty. Các bộ phận từ đó có thể dễ dàng trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc một cách hiệu quả.

3. Lợi ích của việc sử dụng ERP trong điều hành doanh nghiệp

Nhờ có phần mềm ERP, mọi hoạt động trong quy trình làm việc đều được quy về một cơ sở dữ liệu duy nhất. Đó chính là lợi điểm quan trong giúp cho việc “data mining” (phân tích dữ liệu) được diễn ra nhanh chóng, qua đó, nhà quản trị sớm xác định được chiến lược kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Phần mềm ERP giúp kiểm soát tốt các thông tin tài chính

Thông thường, các báo cáo tài chính sẽ được tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có sự chênh lệch nhất định. Nhờ có giải pháp ERP, mọi thông tin liên quan đến tài chính đều được to63g hợp lại một nơi – một cơ sở dữ liệu duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Nếu có một con số thay đổi, tất cả các thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị nhất quán, tránh các xung đột gây cản trở hoạt động kinh doanh. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP còn giúp tạo ra các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo bất cứ khi nào họ muốn.

Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ xử lý công việc

Doanh nghiệp với quy mô càng lớn thì quy trình xử lý công việc càng phức tạp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi phòng ban để có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh. Chỉ với một lệnh nhấp chuột trên máy tính, các chứng từ điện tử có thể được chuyển giao tới nhiều bộ phận liên quan cùng lúc. Các lệnh nhập hàng, xuất hàng cũng được xử lý nhanh gọn. Giúp đẩy nhanh tiến độ công việc cho bộ phận thủ kho.

Phần mềm ERP hạn chế sai sót trong nhập liệu

Các thông tin về khách hàng, đối tác và hàng hóa đều được lưu trữ cố định một lần duy nhất trên hệ thống ERP. Bất kỳ nhân viên có thẩm quyền đều có thể tiếp cận với dữ liệu gốc mà không lo ngại chuyện“tam sao thất bản”. Với việc sử dụng Word, bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu, đổi tên khách hàng “Trần Phương” thành “Trần Thương”. Hay trường hợp con số viết tay ghi trên thùng hàng sai “16” bị viết nhầm thành”19”.

Phần mềm ERP giúp kiểm soát tốt quá trình làm việc của nhân viên

Khi có thể tập trung các quy trình nghiệp vụ thành hệ thống cố định, doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ nhờ có chức năng “Audit track” (tìm vết) của phần mềm ERP. Chức năng này cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên có liên quan đến bút toán đó. Từng khâu trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên cũng được tối ưu hóa đầy đủ trên hệ thống phần mềm ERP. Nhờ đó, nhà quản lý có thể nắm trong tay kết quả làm việc của nhân viên nhanh chóng. Biết rõ nhân viên đó đã bán được sản phẩm nào và mang về doanh thu bao nhiêu. Tiềm năng của giải pháp ERP là rất lớn khi có thể tự động phân tích cơ sở dữ liệu về công việc của nhân viên để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ. Các nhà quản trị sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho vấn để tuyển dụng và phân bổ nguồn lực.

Phần mềm ERP giúp xây dựng mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP hiện đại tích hợp các tính năng giao tiếp nội bộ giữa những người dùng thuộc cùng một bộ phận hay rộng ra là cả tổ chức. Các nhân viên sẽ có một môi trường chuyên nghiệp để cùng nhau trao đổi, thảo luận về các hoạt động trong công việc của mình.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp AccNetERP

AccNetERP là một giải pháp ERP hiện đại đến từ Công Ty Lạc Việt. Với bề dày kinh nghiệm trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hệ thống kinh doanh hiệu quả, AccNetERP hoàn toàn có thể giải quyết tốt các nhu cầu quản trị từ cơ bản đến phức tạp. AccNetERP hỗ trợ tối ưu và tự động hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp: quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, kế toán tài chính, kế toán giá thành, báo cáo dữ liệu động, hợp nhất dữ liệu đa chi nhanh,... Hãy dành thời gian tìm hiểu thêm về giải pháp quản trị doanh nghiệp AccNetERP. Bạn sẽ  có ngay lời giải đối với bài toán quản trị cho doanh nghiệp của mình.