Hiện nay không ít doanh nghiệp gặp phải vấn đề về xử lý tiền mặt tồn quỹ vào cuối năm tài chính. Kế toán thì hoang mang không biết giải quyết thế nào cho hiệu quả nhất. Vậy Liệu vấn đề này có thật sự đáng lo ngại hay không? Và người kế toán cần biết những thông tin gì để giải quyết vấn đề trên? AccNetERP sẽ cùng bạn tìm lời giải qua bài viết sau.
1. Tiền mặt tồn quỹ là tài sản hay nguồn vốn của doanh nghiệp?
Theo mục 1.4, điều 112, Thông tư 200/2014/TT-BTC có đề cập nội dung như sau:
Phương pháp lập chỉ tiêu “Tài sản ngắn hạn (Mã số 100)” trên Bảng cân đối kế toán có bao gồm “Tiền”, cụ thể:
“Tiền (Mã số 111)
Là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo, gồm: Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn và tiền đang chuyển. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Tiền” là tổng số dư Nợ của các Tài khoản 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng” và 113 “Tiền đang chuyển”.”
Nhưng vậy từ thông tin trên thì tiền mặt tồn quỹ được xem là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.
Bên cạnh việc phân loại thì cũng có những quy định, yêu cầu đối với xử lý tiền mặt tồn quỹ theo điều 12, Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
“Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.”
Do đó, việc theo dõi tiền mặt là vấn đến rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Đòi hỏi bộ phận kế toán đặc biệt là thu chi và thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số liệu. Để đảm bảo rằng dữ liệu được ghi nhận một cách trung thực và chính xác mà mình có.
2. Trường hợp tiền mặt tồn quá nhiều trên BCTC thì kế toán phải làm thế nào?
Việc xác định xem số dư tiền mặt có cao hay không đòi hỏi phải tính tỷ lệ phần trăm tiền mặt trong tổng tài sản của công ty. Thực hiện so sánh nó với thành phần của các tài sản khác xuất hiện trên bảng cân đối kế toán tại thời điểm đó và so sánh với nhu cầu tiền mặt tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
Nếu một công ty để lại một lượng lớn tiền mặt trên báo cáo tài chính, kế toán nên tìm hiểu lý do tại sao. Có thể phân thành các nhóm nguyên nhân sau:
2.1 Nguyên nhân khách quan
Xử lý quỹ tiền mặt tồn nhiều do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
- Nguồn thu nhập thông thường của công ty là tiền mặt. Trong trường hợp này, doanh thu được tạo ra bằng tiền một cách thường xuyên và liên tục nên công ty luôn có một lượng tiền mặt lớn trên sổ sách.
Ví dụ như các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, trung tâm anh ngữ, cơ sở đào tạo thu học phí, sở xuất khẩu lao động… thường có một lượng lớn khách hàng thích thanh toán bằng tiền mặt.
- Các doanh nghiệp thường nắm giữ một lượng lớn tiền mặt để chuẩn bị cho các khoản thanh toán. Đây là những đơn vị có hoạt động chi tiền mặt thường xuyên. Vì vậy phải luôn có sẵn một lượng lớn tiền mặt để sẵn sàng khi cần thiết.
Ví dụ, một công ty chuyên thu gom sản phẩm từ nông dân phải trả tiền mặt cho người mua hàng ngày.
- Doanh nghiệp tạm thời có số dư tiền mặt lớn. Nguyên nhân là do kế toán vừa đến ngân hàng thực hiện rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt để chuẩn bị giao dịch thanh toán. Ở một số đơn vị, doanh nghiệp, lương của cán bộ, công nhân, viên chức,… được trả bằng tiền mặt nên trước kỳ trả lương (thường là cuối tháng, cuối năm), kế toán thường rút số tiền lớn gửi ngân hàng về quỹ . Và có thể dịp này lại trùng với ngày kết thúc kỳ lập báo cáo tài chính nên khi trình bày thông tin trên báo cáo tài chính, số tiền mặt trên báo cáo tài chính có thể lớn.
Ví dụ, một số doanh nghiệp ở miền núi, hải đảo nơi tài khoản ngân hàng không phổ biến đã chọn tiền mặt làm phương thức trả lương. Thanh toán bằng tiền mặt cũng rất phổ biến ở các công ty xây dựng, nơi phần lớn nhân viên là lao động phổ thông, và ở các công ty sử dụng lao động tạm thời hoặc hợp đồng có thời hạn.
Vì vậy, kế toán không cần quá lo lắng về số dư tiền mặt lớn khi xử lý quỹ tiền mặt tồn nhiều, do nhóm nguyên nhân khách quan từ đặc thù hoạt động của công ty. Kế toán có thể ghi thêm các thuyết minh bổ sung vào phần thuyết minh báo cáo tài chính để giúp người đọc nắm được chi tiết hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2 Nguyên nhân chủ quan
Do các bút toán xử lý số liệu tiền mặt của kế toán cho các mục đích khác nhau:
- Theo phần vốn góp ảo của chủ sở hữu doanh nghiệp:
Điều này thường xảy ra ở công ty trách nhiệm hữu hạn do một hoặc một số người làm chủ. Trong đăng ký kinh doanh, vốn thành lập của công ty và thời hạn góp vốn được xác định theo pháp luật. Nếu đến hạn góp vốn mà doanh nghiệp chưa góp đủ số vốn đã cam kết thì kế toán ghi sổ số vốn góp ảo: ghi nợ 111/có TK 411.
Lượng tiền mặt này là hoàn toàn là ảo. Số tiền này chỉ tồn tại trên số dư tài khoản 111 hoặc sổ quỹ tiền mặt để đáp ứng các phương án góp vốn theo quy định của pháp luật. Vì vậy, sổ sách của công ty luôn thể hiện số dư tiền mặt lớn do ảnh hưởng của việc ghi nhận các khoản góp vốn ảo nói trên.
- Doanh nghiệp sử dụng đồng thời hai hệ thống kế toán để xử lý các giao dịch không thực tế phát sinh ra hoặc các giao dịch không có chứng từ hợp lệ.
Doanh nghiệp thường phát sinh các khoản chi không có hóa đơn chứng từ, chi phí “không chính thức”. Vì vậy, kiểm toán viên không muốn nhìn thấy nó trên sổ sách của công ty khi công bố thông tin ra bên ngoài… Những chi phí này thường được chi từ quỹ tiền mặt.
Xử lý quỹ tiền mặt tồn nhiều do không phát sinh hoặc không có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ về các khoản chi phí trên nên một số kế toán, chủ doanh nghiệp cho rằng không ghi vào sổ sách kế toán nộp cho cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp sử dụng một hệ thống kế toán riêng để ghi lại và theo dõi các chi phí thực tế phát sinh, còn các tài khoản chính thức nộp cho cơ quan thuế thì không cho thấy tiền mặt hiện có bị giảm.
Đối với nhóm nguyên nhân này thì một số hướng xử lý vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật như sau:
- Không dùng bút toán góp vốn ảo để đối phó với quy định về thời hạn góp vốn. Mà nên thực hiện hạch toán trên sổ sách theo số vốn đã thực góp. Hết thời hạn góp mà người góp vốn chưa góp đủ vốn thì công ty phải đăng ký thay đổi vốn ban đầu.
- Đăng các khoản giải ngân bằng tiền mặt mà không có chứng từ hỗ trợ trên sổ sách kế toán
Nếu doanh nghiệp muốn quản lý tiền mặt tồn quỹ một cách hiệu quả, hãy tạo một kế hoạch chi tiêu hàng tháng và giữ lại một phần tiền cho tồn quỹ phù hợp. Hoặc chọn cho mình một phương pháp lưu trữ tốt nhất cho mục tiêu quản lý tài chính của doanh nghiệp. Với Phần mềm kế toán Lạc Việt Accnet doanh nghiệp có tháo gỡ những nút thắt về vấn đề tồn quỹ. Cũng như giúp kế toán hạn chế tối đa sai sót trong nghiệp vụ kế toán tiết kiệm công sức, thao tác hiệu quả hơn.
Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm AccNetERP cũng như muốn nhận được tư vấn thêm về phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp, thì hãy liên hệ ngay với bộ phận tư vấn của chúng tôi.
Hotline: 0901555063
Website: www.accnet.vn
Address: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Hồ Chí Minh
Email: accnet@lacviet.com.vn
>> Tham khảo:
