Hiện nay, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để quản lý thu chi/doanh thu bán hàng. Chính vì vậy, file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel (hay còn gọi là file quản lý doanh thu bán hàng) dưới đây được thiết kế đơn giản, dễ dùng, chuẩn mẫu kế toán theo Thông tư 200, giúp bạn theo dõi các giao dịch tài chính hàng ngày, in nhanh phiếu thu – phiếu chi chỉ với vài thao tác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ AccNet.
1. Mục tiêu file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel
- Ghi chép nghiệp vụ thu – chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
- Tự động sinh phiếu thu hoặc phiếu chi chuẩn theo mẫu Thông tư 200
- In nhanh, không cần nhập tay lại nội dung
Cấu trúc file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel gồm 4 sheet:
| STT | Tên Sheet | Vai trò |
| 1 | TH THU | Nhập toàn bộ chứng từ thu tiền |
| 2 | TH CHI | Nhập toàn bộ chứng từ chi tiền |
| 3 | Phieu thu | Tự động hiển thị phiếu thu (lấy dữ liệu từ dòng cuối sheet TH THU) |
| 4 | Phieu chi | Tự động hiển thị phiếu chi (lấy dữ liệu từ dòng cuối sheet TH CHI) |
2. Hướng dẫn cách quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel
Sheet “TH THU” – Tổng hợp thu tiền mặt
Sheet “TH THU” trong cách quản lý thu chi trong doanh nghiệp sẽ ghi nhận các khoản thu tiền mặt / chuyển khoản vào doanh nghiệp
Bảng dữ liệu:
| Chứng từ | HỌ VÀ TÊN | ĐỊA CHỈ | DIỄN GIẢI | SL | TÀI KHOẢN PHÁT SINH | Ký hiệu | Số | Ngày | Tên | MSThuế | Mặt hàng | Doanh | Thuế | Thuế | ||||
| Số | Ngày | Tháng | Năm | CT | CÓ | SỐ TIỀN | hoá đơn | Hoá đơn | Hoá đơn | người bán | người bán | số | suất | GTGT | ||||
Cách điền từng cột:
| Cột | Nội dung | Cách nhập ví dụ |
| A | Số chứng từ | Tự nhập số thứ tự hoặc mã riêng |
| B-C-D | Ngày – Tháng – Năm | Nhập tay đúng định dạng số (VD: 01 - 04 - 2024) |
| E | Họ và tên người nộp | Nguyễn Văn A |
| F | Địa chỉ người nộp | 123 Lê Lợi, Q1 |
| G | Diễn giải lý do thu | Khách thanh toán hóa đơn số 123 |
| H | Số lượng (nếu cần, ví dụ hàng hóa) | 1 |
| I | Tài khoản Có (nơi nhận tiền) | 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi NH) |
| J | Số tiền | 100000000 |
| K–R | Thông tin hóa đơn, thuế (nếu có) | MST, hàng hóa, thuế suất, thuế GTGT,… |
Lưu ý:
- Không cần dùng công thức – chỉ nhập tay
- Sau khi nhập dòng mới, phiếu thu tự động cập nhật theo dòng đó
Sheet “TH CHI” – Tổng hợp chi tiền mặt trong file quản lý doanh thu bán hàng
Sheet “TH CHI” trong file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel ghi nhận các khoản chi cho nhà cung cấp, nhân viên, thanh toán,…
Bảng dữ liệu:
| Chứng từ | HỌ VÀ TÊN | ĐỊA CHỈ | DIỄN GIẢI | SL | TÀI KHOẢN PHÁT SINH | Ký hiệu | Số | Ngày | Tên | MSThuế | Mặt hàng | Doanh | Thuế | Thuế | |||
| Số | Ngày | Tháng | CT | NỢ | SỐ TIỀN | hoá đơn | Hoá đơn | Hoá đơn | người bán | người bán | số | suất | GTGT | ||||
Cách điền từng cột:
| Cột | Nội dung | Cách nhập ví dụ |
| A | Số chứng từ | 13.02 (có thể ghi ngày tháng) |
| B-C | Ngày – Tháng | VD: 25 – 02 |
| D | Họ tên người nhận tiền | Trần Văn B |
| E | Địa chỉ người nhận | Công ty Cổ phần ABC |
| F | Diễn giải nội dung chi | Chi mua hàng hóa |
| G | Số lượng | 2 (nếu là hàng hóa) |
| H | Tài khoản Nợ | 156, 1331 (cách nhau bởi dấu phẩy) |
| I | Số tiền | 5.500.000 |
| J–R | Mã số thuế, hàng hóa, công tác,... | Dành cho phiếu chi có kèm hóa đơn hoặc công tác |
Lưu ý:
- Cột H (Tài khoản Nợ): có thể ghi nhiều tài khoản như 156 (hàng hóa), 1331 (thuế khấu trừ)
- Tương tự TH THU, phiếu chi sẽ tự động lấy dòng cuối cùng
Sheet “PHIEU THU” – Tự động in phiếu thu trong quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel
- Có chức năng tự động điền nội dung từ dòng cuối trong TH THU
- Sheet đúng mẫu theo Thông tư 200 – Mẫu số 01-TT
Bạn KHÔNG cần nhập gì trong sheet này. Khi muốn in:
- Vào sheet “TH THU” → nhập dữ liệu dòng mới
- Sang “PHIEU THU” → thông tin đã hiển thị sẵn
- Nhấn Ctrl + P để in
Sheet “PHIEU CHI” – Tự động in phiếu chi
- Tự động hiển thị nội dung từ dòng cuối trong TH CHI
- Mẫu đúng chuẩn kế toán theo Thông tư 200
Cách in: Giống như phiếu thu trong file quản lý doanh thu bán hàng bằng Excel, chỉ cần nhập liệu ở “TH CHI”, không cần thao tác gì thêm.
3. Lưu ý quan trọng khi dùng file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel
- Chỉ nhập dữ liệu tại “TH THU”, “TH CHI”
- Tuyệt đối không nhập hay xóa gì trong các sheet “PHIEU THU”, “PHIEU CHI”
- Nếu muốn sửa mẫu in, nên tạo bản sao trước khi chỉnh
- Khi in phiếu, nhớ kiểm tra máy in, khổ giấy (thường là A5)
Với file quản lý thu chi doanh nghiệp bằng Excel này, bạn không cần am hiểu sâu về kế toán hay Excel nâng cao vẫn có thể sử dụng dễ dàng. Việc nhập liệu rõ ràng, mẫu phiếu in tự động, thao tác tối giản sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý doanh thu bán hàng nhanh gọn, chuyên nghiệp hơn file Excel, thì phần mềm AccNet Cloud (Top 1 nên mua) chính là công cụ lý tưởng để bắt đầu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: