Quản lý hàng tồn kho chưa bao giờ là một việc đơn giản đối với các doanh nghiệp – đặc biệt là trong bối cảnh quy mô kinh doanh mở rộng, chủng loại hàng hóa đa dạng, dòng tiền đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ. Một sai lệch nhỏ trong số liệu tồn kho có thể kéo theo hậu quả nghiêm trọng: hàng hóa thất thoát, nhập hàng sai thời điểm, chi phí lưu kho tăng cao, thậm chí ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, quyết định đầu tư.
Chính vì vậy, cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho trở thành công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp nắm được bức tranh toàn cảnh về hàng hóa: đã nhập gì – xuất bao nhiêu – tồn lại bao nhiêu – giá trị hiện tại là bao nhiêu. Việc lập được báo cáo nhập – xuất – tồn kho đúng chuẩn không chỉ là nhiệm vụ của kế toán kho, mà còn là một phần không thể thiếu trong quy trình vận hành chuyên nghiệp của doanh nghiệp hiện đại.
Trong bài viết này, dưới góc nhìn chuyên gia kế toán doanh nghiệp, AccNet sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm – cấu trúc – cách làm – công cụ hỗ trợ – cả những sai lầm thường gặp, giúp bạn không chỉ hiểu đúng mà còn làm chủ hoàn toàn kỹ thuật lập báo cáo nhập xuất tồn kho, theo đúng chuẩn thực tiễn.
1. Báo cáo nhập xuất tồn kho là gì?
Định nghĩa
Báo cáo nhập xuất tồn kho (thường được gọi là báo cáo NXT) là một bảng tổng hợp toàn bộ biến động hàng hóa trong một khoảng thời gian cụ thể: bao gồm số lượng, giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ, phát sinh nhập – xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ. Đây là loại báo cáo nền tảng trong quản trị kho, kế toán doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho này là:
- Cung cấp số liệu chính xác – kịp thời – đầy đủ về tình hình hàng hóa trong kho
- Hỗ trợ ra quyết định nhập hàng, xả hàng, điều chuyển hàng hóa hợp lý
- Kiểm soát chặt chẽ dòng tiền thông qua phân tích giá trị tồn kho
- Là căn cứ để đối chiếu với thực tế kiểm kê kho, báo cáo tài chính
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ điện tử dùng báo cáo NXT để phát hiện một mã sản phẩm “Tai nghe Bluetooth XZ3” đã không phát sinh xuất trong 3 tháng liên tiếp, tồn kho cao, từ đó ra quyết định giảm giá thanh lý để tối ưu vòng quay tồn kho.
Ai là người sử dụng báo cáo nhập xuất tồn kho?
Cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho không chỉ dành cho phòng kế toán – mà còn là công cụ làm việc thiết yếu với nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm:
- Kế toán kho: là người trực tiếp tổng hợp, lập báo cáo
- Thủ kho: kiểm tra số liệu, đối chiếu với tồn thực tế
- Bộ phận mua hàng: dựa vào tồn kho để quyết định số lượng nhập
- Bộ phận bán hàng: nắm được tồn kho để tư vấn sản phẩm, chính sách bán hàng
- Ban giám đốc: theo dõi hiệu quả lưu thông hàng hóa, tài sản doanh nghiệp
Theo khảo sát từ SmartLog năm 2024, 87% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hiện vẫn lập báo cáo NXT bằng Excel hoặc bảng giấy, trong số đó, 46% gặp sai lệch giữa báo cáo, thực tế kiểm kê ít nhất 1 lần/quý – chủ yếu do quy trình lập báo cáo chưa bài bản.
2. Cấu trúc một báo cáo nhập xuất tồn kho tiêu chuẩn
Các chỉ tiêu cơ bản trong báo cáo
Một báo cáo NXT tiêu chuẩn cần đảm bảo các trường dữ liệu cốt lõi sau:
| STT | Mã hàng | Tên hàng hóa | Đơn vị tính | Tồn đầu kỳ | Nhập trong kỳ | Xuất trong kỳ | Tồn cuối kỳ | Giá trị tồn |
Trong đó:
- Tồn đầu kỳ: lấy từ số liệu cuối kỳ trước
- Nhập trong kỳ: tổng số lượng nhập kho trong khoảng thời gian báo cáo
- Xuất trong kỳ: tổng số lượng xuất khỏi kho
- Tồn cuối kỳ = Tồn đầu + Nhập – Xuất
- Giá trị tồn = Tồn cuối kỳ × Giá vốn hoặc giá trung bình
Các chỉ tiêu này theo cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho có thể đi kèm ghi chú lô hàng, hạn sử dụng, ngày nhập – xuất tùy yêu cầu kiểm soát.
Mẫu báo cáo thường dùng trong doanh nghiệp
Tùy vào đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều mẫu báo cáo khác nhau:
- Báo cáo tổng hợp theo danh mục hàng hóa: phù hợp cho quản lý cấp cao muốn nhìn tổng thể
- Báo cáo chi tiết theo kho hoặc mã hàng: giúp thủ kho/kế toán theo dõi cụ thể từng mặt hàng
- Báo cáo theo mốc thời gian linh hoạt (ngày/tháng/quý): phục vụ phân tích xu hướng nhập – xuất
- Mẫu báo cáo theo nhóm hàng: thường dùng trong các doanh nghiệp có danh mục hàng đa ngành (như FMCG, vật tư xây dựng…)
Gợi ý: Bạn nên chuẩn hóa các mẫu báo cáo trong doanh nghiệp theo logic Excel hoặc phần mềm, để tránh lệ thuộc vào từng cá nhân xử lý thủ công.
3. Hướng dẫn cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel
Excel vẫn là công cụ phổ biến nhất hiện nay khi doanh nghiệp bắt đầu thiết lập hệ thống kế toán kho cơ bản. Tuy nhiên, để đảm bảo báo cáo NXT đúng – đủ – ít sai sót, bạn cần có quy trình lập báo cáo rõ ràng, từ khâu chuẩn bị dữ liệu đến xử lý bằng công thức.
Chuẩn bị dữ liệu đầu vào đầy đủ & chính xác
Trước khi thực hiện cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho, bạn cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu đầu vào, bao gồm:
- Danh mục hàng hóa: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng
- Bảng nhập kho: Ngày nhập, mã hàng, số lượng, giá nhập
- Bảng xuất kho: Ngày xuất, mã hàng, số lượng, giá xuất (nếu có)
- Số tồn đầu kỳ: Số lượng hàng hóa còn lại đầu kỳ, lấy từ kỳ trước
Mẹo chuyên gia: Nên tạo một sheet riêng cho từng bảng, mã hàng hóa phải đồng nhất để dễ dùng công thức tổng hợp.
Thiết lập công thức tính nhập – xuất – tồn
Đây là bước quan trọng nhất trong cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho. Bạn nên tạo bảng tổng hợp với các cột: mã hàng – tên hàng – đơn vị tính – tồn đầu – nhập – xuất – tồn cuối – giá trị tồn. Các công thức phổ biến:
- Tính tổng nhập: =SUMIF(BangNhap[Mã hàng], [@Mã hàng], BangNhap[Số lượng])
- Tính tổng xuất: =SUMIF(BangXuat[Mã hàng], [@Mã hàng], BangXuat[Số lượng])
- Tồn cuối kỳ: =Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất
- Tra cứu tên hàng: =VLOOKUP([@Mã hàng], DanhMuc, 2, FALSE)
- Giá trị tồn: =Tồn cuối kỳ × Giá vốn
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp tính giá bình quân cuối kỳ, cần tính trung bình giá nhập theo từng kỳ.
Gợi ý định dạng chuyên nghiệp cho báo cáo Excel
Không chỉ đúng công thức, cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho còn cần thể hiện chuyên nghiệp, dễ đọc:
- Tô màu dòng tiêu đề, cố định dòng đầu để theo dõi dễ hơn
- Tạo bộ lọc (Filter) để lọc nhanh theo kho, nhóm hàng, tồn thấp
- Gắn định dạng có điều kiện: cảnh báo tồn kho < định mức (tô đỏ), tồn kho > mức tối đa (tô vàng)
- Khóa vùng chứa công thức, chỉ cho phép nhập ở các cột dữ liệu
Kết quả: Bạn sẽ có một báo cáo nhập xuất tồn kho có thể cập nhật hàng ngày, giúp bộ phận kho, kế toán, quản lý nắm bắt kịp thời mọi biến động.
4. Giải pháp phần mềm thay thế cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho thủ công
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng hàng hóa tăng lên hàng trăm – hàng ngàn mã, việc lập báo cáo thủ công bằng Excel bắt đầu trở nên rườm rà, rủi ro.
Khi nào Excel không còn đủ?
Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel không còn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý kho:
- File Excel bị nặng, mở chậm, dễ bị lỗi công thức
- Nhập liệu thủ công gây nhầm lẫn, chồng chéo, thiếu kiểm soát
- Không hỗ trợ quản lý đa kho, phân quyền theo người dùng
- Không có khả năng đồng bộ với hệ thống kế toán, bán hàng, mua hàng
- Mất nhiều thời gian tổng hợp, không có cảnh báo tồn kho vượt mức
Theo nghiên cứu của Base.vn năm 2023, hơn 42% doanh nghiệp mất trung bình 4 – 6 giờ mỗi tuần chỉ để xử lý báo cáo tồn kho bằng Excel, 33% trong số đó từng xảy ra sai sót nghiêm trọng do nhầm mã hàng hoặc nhập nhầm số lượng.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán kho
Phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa toàn bộ quá trình quản lý tồn kho:
- Đồng bộ dữ liệu từ nhập hàng – xuất hàng – tồn kho theo thời gian thực
- Tự động sinh báo cáo theo từng chi nhánh, từng kho, từng nhóm hàng
- Cảnh báo hàng tồn quá lâu, hàng sắp hết, sắp hết hạn
- Kết nối với hóa đơn điện tử, kế toán tài chính, báo cáo quản trị
- Xuất dữ liệu đa định dạng: PDF, Excel, Power BI…
Gợi ý giải pháp: AccNet Inventory – phần mềm kế toán kho chuyên sâu cho doanh nghiệp Việt. AccNet Inventory là phần mềm quản lý kho chuyên biệt nằm trong hệ sinh thái AccNet ERP, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam có nhu cầu:
- Theo dõi hàng hóa đa kho, đa lô, theo ngày hết hạn
- Tích hợp kế toán kho, kế toán tài chính
- Tự động sinh báo cáo NXT hàng ngày, tuần, tháng
- Đáp ứng từ doanh nghiệp nhỏ đến sản xuất quy mô vừa
AccNet Inventory đang được hơn 3.000 doanh nghiệp sử dụng hiệu quả để thay thế Excel, giảm thiểu 80% thời gian xử lý dữ liệu kho.
ACCNET INVENTORY – QUẢN LÝ KHO CHẶT CHẼ, GIẢM LỖ TỪ TỒN KHO VÀ THẤT THOÁT Doanh nghiệp sử dụng AccNet Inventory báo cáo tiết kiệm trung bình 300–600 triệu/năm nhờ giảm tồn kho đóng băng, tránh mất mát hàng hóa 👉 Vốn chôn, hàng lạc, báo cáo sai – ba thứ đang kéo doanh nghiệp xuống >>> AccNet Inventory dứt điểm cả ba
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
5. Những sai lầm phổ biến khi lập báo cáo nhập xuất tồn kho
Dù thao tác cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho trên Excel hay sử dụng phần mềm, nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ quy trình lập báo cáo, thì sai sót vẫn có thể xảy ra. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất mà nhiều doanh nghiệp đã, đang đối mặt.
Dữ liệu đầu vào sai hoặc thiếu đồng nhất
- Gõ sai mã hàng, tên hàng, đơn vị tính không khớp giữa bảng nhập – xuất – danh mục
- Không cập nhật đầy đủ các phiếu nhập/xuất phát sinh trong kỳ
- Dữ liệu bị phân mảnh khi nhiều người nhập liệu thủ công vào các file khác nhau
Tác động: Khi dữ liệu đầu vào sai, mọi phép tính sau đó (tồn cuối, giá trị tồn, báo cáo kế toán) đều mất giá trị, có thể gây thiệt hại lớn về tài chính.
Bỏ sót các mã hàng không phát sinh giao dịch
Rất nhiều báo cáo NXT chỉ hiển thị các mặt hàng có phát sinh nhập/xuất mà không hiển thị tồn kho tĩnh (không biến động trong kỳ). Điều này:
- Gây hiểu lầm rằng hàng đã hết khi thực tế vẫn còn tồn
- Khiến doanh nghiệp bỏ qua việc xử lý hàng tồn lâu, chậm luân chuyển
Giải pháp: Luôn đảm bảo hiển thị tất cả mã hàng trong báo cáo, kể cả không phát sinh, để nắm toàn cảnh kho hàng.
Không phân biệt giữa tồn thực tế, tồn kế toán
Đây là lỗi nghiêm trọng, thường xảy ra ở doanh nghiệp có quy trình kiểm kê thủ công hoặc chưa thống nhất giữa bộ phận kế toán, thủ kho.
- Tồn thực tế là số lượng kiểm kê thực trong kho
- Tồn kế toán là số tồn theo sổ sách hoặc phần mềm
Sự chênh lệch giữa hai con số này nếu không được xử lý kịp thời sẽ dẫn đến mất kiểm soát tài sản, gây tranh cãi nội bộ hoặc sai lệch trong báo cáo tài chính.
Theo số liệu từ MISA (2024), 29% doanh nghiệp nhỏ bị chênh lệch tồn kho từ 5-15% giữa thực tế, sổ sách, nguyên nhân chính là không đối chiếu thường xuyên.
Cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho không chỉ là một bảng tính đơn thuần, mà là “bản đồ vận hành” của toàn bộ chuỗi cung ứng nội bộ doanh nghiệp. Làm đúng báo cáo này – doanh nghiệp có thể:
- Tối ưu tồn kho, tiết kiệm dòng tiền
- Tránh mua hàng dư thừa hoặc bỏ sót đơn hàng
- Đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác cho kế toán tài chính, thuế
- Tăng khả năng kiểm soát, giảm rủi ro thất thoát, sai sót
Nếu bạn đang sử dụng Excel, cảm thấy báo cáo chậm, khó kiểm soát, dễ lỗi – đã đến lúc bạn cần giải pháp chuyên nghiệp hơn. Hãy trải nghiệm AccNet Inventory – phần mềm kế toán kho chuyên sâu, giúp bạn:
- Tự động cập nhật nhập – xuất – tồn theo thời gian thực
- Báo cáo tức thì – chính xác – đa góc nhìn
- Quản lý linh hoạt theo kho, nhóm hàng, mã lô, hạn sử dụng
- Tích hợp mượt mà với hệ thống hóa đơn, tài chính, mua bán
THÔNG TIN LIÊN HỆ:Demo miễn phí AccNet Inventory tại đây
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: