Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò tối ưu hóa dòng tiền, giảm thất thoát, nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn đang loay hoay trong việc theo dõi, kiểm soát số lượng, giá trị hàng tồn một cách chính xác. Phần lớn trong số đó lựa chọn Excel là công cụ kế toán kho ban đầu, bởi sự linh hoạt, chi phí thấp.
Tuy nhiên, để khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong quản lý tồn kho, bạn cần một mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel được thiết kế bài bản, dễ sử dụng, có công thức tự động, đúng logic kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z: hiểu đúng về mẫu báo cáo tồn kho, cấu trúc chuẩn, lợi ích – hạn chế, đặc biệt là tải miễn phí mẫu chuyên nghiệp đã được tối ưu cho doanh nghiệp Việt Nam.
1. Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel là gì?
Khái niệm, mục đích sử dụng
Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel là một bảng tính được thiết kế sẵn, giúp kế toán hoặc quản lý kho theo dõi toàn bộ biến động nhập – xuất – tồn hàng hóa theo từng kỳ (ngày, tuần, tháng, quý). Dữ liệu được trình bày rõ ràng với các cột như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ.
Mục đích sử dụng mẫu báo cáo này bao gồm:
- Giúp kế toán theo dõi chính xác tình hình hàng tồn theo thời gian thực.
- Cảnh báo các mặt hàng tồn vượt định mức hoặc sắp hết tồn kho.
- Cung cấp dữ liệu đầu vào cho kế toán tài chính, báo cáo quản trị.
- Hỗ trợ ra quyết định nhập thêm – xả hàng – giảm chi phí lưu kho.
Ví dụ: Một doanh nghiệp phân phối linh kiện điện tử sử dụng mẫu này để phát hiện nhanh mặt hàng “chip A101” đang tồn kho vượt 120% kế hoạch, có giá trị lên đến 500 triệu – từ đó đưa ra quyết định xả hàng khuyến mãi.
Những doanh nghiệp nào phù hợp dùng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel?
Excel không chỉ là công cụ quen thuộc mà còn là giải pháp khả thi với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi chưa có điều kiện triển khai các hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán kho chuyên biệt.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp thương mại nhỏ, ít mã hàng, quy trình đơn giản
- Cơ sở sản xuất gia công nhỏ
- Doanh nghiệp đang thử nghiệm quy trình quản lý kho trước khi đầu tư phần mềm
- Doanh nghiệp cần làm báo cáo nhanh để phục vụ kiểm toán, kiểm kê tạm thời
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi doanh nghiệp mở rộng với hàng nghìn mã hàng hoặc đa kho, Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế, mà chúng ta sẽ phân tích ở phần sau.
Xem thêm:
- Cách lập file Excel quản lý kho khoa học theo dõi hàng hóa nhanh gọn
- Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel dễ chỉnh sửa phù hợp mọi ngành nghề
- Theo dõi, quản lý kho với Google Sheet đơn giản hiệu quả cho hộ kinh doanh
2. Cấu trúc chuẩn của mẫu báo cáo tồn kho bằng Excel
Các cột dữ liệu cần có trong mẫu Excel
Một mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel chuyên nghiệp cần đảm bảo các trường thông tin sau:
| Cột | Mô tả |
| STT | Số thứ tự |
| Mã hàng | Mã nhận diện hàng hóa (SKU, Barcode) |
| Tên hàng | Tên gọi hàng hóa |
| Đơn vị tính | Cái, hộp, kg, lít… |
| Tồn đầu kỳ | Số lượng hàng còn lại từ kỳ trước |
| Nhập trong kỳ | Tổng số lượng nhập vào trong kỳ báo cáo |
| Xuất trong kỳ | Tổng số lượng xuất ra |
| Tồn cuối kỳ | = Tồn đầu kỳ + Nhập – Xuất |
| Giá đơn vị | Giá vốn của mỗi đơn vị hàng hóa |
| Giá trị tồn | = Tồn cuối kỳ × Giá đơn vị |
Việc chuẩn hóa mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel giúp kế toán kho dễ dàng tổng hợp – kiểm kê – kết nối dữ liệu lên báo cáo tài chính.
Phân loại mẫu theo mục đích sử dụng
Tùy theo đặc thù doanh nghiệp, mục tiêu quản lý, mẫu báo cáo tồn kho có thể được chia thành:
- Mẫu theo dõi tổng hợp toàn kho: dành cho cấp quản lý cấp cao nắm tình hình chung
- Mẫu tồn kho chi tiết theo mã hàng: phục vụ kiểm kê định kỳ, kiểm soát hàng hết date
- Mẫu tồn kho theo nhóm hàng: dùng trong doanh nghiệp có danh mục hàng phức tạp (thực phẩm, linh kiện, hóa chất…)
- Mẫu theo dõi tồn kho từng kho/phân xưởng: với doanh nghiệp đa điểm lưu trữ
Ví dụ minh họa: Công ty may mặc có 3 kho (vải, phụ liệu, thành phẩm). Mẫu Excel cần phân biệt rõ số lượng từng loại vải, từng size áo thành phẩm để lập kế hoạch sản xuất chính xác.
3. Download miễn phí các mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel thông dụng
Việc sở hữu một mẫu báo cáo tồn kho chuẩn hóa, dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh theo thực tế doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý dữ liệu cũng như hạn chế rủi ro sai sót trong quản lý kho.
Mẫu tồn kho tổng hợp có định dạng chuyên nghiệp
- Giới thiệu: Đây là mẫu dùng để theo dõi toàn bộ danh mục hàng hóa trong một file duy nhất, bao gồm cả số lượng, giá trị tồn. Phù hợp cho kế toán lập báo cáo quản trị theo tháng/quý.
- Tính năng nổi bật:
- Tự động tính tồn cuối kỳ
- Tích hợp sẵn định dạng cảnh báo tồn vượt định mức
- Có công thức lấy dữ liệu từ bảng nhập – xuất
Link tải mẫu: [Tải miễn phí tại đây]
Gợi ý: Bạn có thể chỉnh sửa thêm để nhóm hàng theo danh mục ngành hàng (ví dụ: nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng lỗi…)
Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel chi tiết theo từng kho/mã hàng
- Giới thiệu: Dành cho doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc cần kiểm kê chi tiết theo từng mã hàng, mã lô, hoặc ngày hết hạn.
- Tính năng nổi bật:
- Phân loại hàng theo kho
- Bảng tra cứu thông minh bằng công thức INDEX/MATCH
- Giao diện bảng rõ ràng, dễ in ấn
Link tải mẫu: [Tải ngay mẫu chi tiết]
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể nâng cấp mẫu này thành dashboard mini trên Excel bằng Pivot Table hoặc Power Query.
4. Ưu điểm và hạn chế của mẫu Excel so với phần mềm kế toán kho
Ưu điểm nổi bật khi dùng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel
Excel vẫn là lựa chọn phổ biến trong nhiều doanh nghiệp bởi những lợi thế đặc biệt trong giai đoạn đầu triển khai quản lý kho:
- Chi phí bằng 0: Không cần mua bản quyền phần mềm chuyên dụng.
- Dễ sử dụng: Nhân viên không cần học phần mềm mới, chỉ cần kỹ năng cơ bản Excel.
- Tùy biến cao: Có thể thiết kế mẫu báo cáo theo quy trình riêng từng doanh nghiệp.
- Dễ chia sẻ: Gửi qua email, lưu Google Drive, in ấn hoặc dùng trong họp nhanh.
- Kết hợp linh hoạt với các công cụ khác: Dễ tích hợp với Word, PowerPoint, hệ thống báo cáo quản trị thủ công.
Ví dụ thực tế: Một công ty startup phân phối sản phẩm thời trang đã sử dụng file Excel tồn kho để kiểm soát hơn 150 mã hàng trong 6 tháng đầu. Nhờ có báo cáo kịp thời, họ đã tránh được việc nhập hàng trùng lặp, tiết kiệm hơn 40 triệu chi phí lưu kho.
Hạn chế cần lưu ý khi sử dụng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel
Tuy nhiên, Excel không phải là giải pháp lâu dài, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô phát triển nhanh hoặc quy trình phức tạp. Dưới đây là những điểm yếu cần lưu tâm:
- Dễ phát sinh sai sót khi nhập liệu thủ công (nhập nhầm số lượng, mã hàng, công thức sai).
- Khó kiểm soát lịch sử thay đổi khi có nhiều người dùng cùng chỉnh sửa.
- Không có tính năng cảnh báo hoặc tự động hóa (như cảnh báo vượt định mức tồn kho).
- Không kết nối được với hệ thống kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, hóa đơn điện tử, gây đứt gãy chuỗi thông tin.
- Khó truy xuất dữ liệu lịch sử theo thời gian hoặc theo từng kho hàng, từng nhóm hàng.
Theo khảo sát của Vietnam Digital Accounting (2024), gần 60% doanh nghiệp đang dùng Excel để quản lý kho gặp vấn đề “dữ liệu sai lệch do thao tác thủ công” ít nhất 2 lần mỗi quý.
Đọc thêm: Cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho chính xác dễ kiểm soát dữ liệu
5. Hướng dẫn cách lập mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel hiệu quả
Để giúp doanh nghiệp có thể tự thiết lập mẫu báo cáo tồn kho tối ưu nhất, dưới đây là hướng dẫn đầy đủ từng bước từ cơ bản đến nâng cao.
Quy trình thiết lập mẫu Excel từ A-Z
Bước 1: Xác định tiêu chí cần theo dõi Tùy theo mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định các trường thông tin cần thiết: mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ, đơn giá, giá trị tồn, ngày cập nhật, hạn sử dụng (nếu có)...
Bước 2: Thiết lập bảng tính chuẩn hóa Tạo cấu trúc cột rõ ràng, định dạng kiểu dữ liệu phù hợp (số, ngày tháng, văn bản). Có thể chèn sheet riêng cho danh mục hàng hóa, danh sách kho, danh mục nhóm hàng...
Bước 3: Gắn công thức tính toán tự động Áp dụng các hàm Excel phù hợp:
- =Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất → tính tồn cuối
- =Tồn cuối × Giá đơn vị → tính giá trị tồn
- =SUMIF(...), =VLOOKUP(...), =IF(...) để xử lý các biến động hàng hóa
Bước 4: Áp dụng định dạng có điều kiện để cảnh báo Ví dụ: tô màu đỏ khi tồn kho vượt định mức; tô vàng khi hàng sắp hết. Giúp người quản lý nhìn trực quan, ra quyết định nhanh chóng.
Bước 5: Bảo vệ dữ liệu, phân quyền sử dụng Đặt mật khẩu cho vùng dữ liệu cố định, chỉ cho phép sửa những cột được phép. Nên lưu trữ file gốc, bản backup đề phòng lỗi dữ liệu.
Một số công thức Excel hữu ích trong báo cáo tồn kho
| Công thức | Chức năng |
| =SUMIF(range, criteria, sum_range) | Tính tổng nhập/xuất theo mã hàng |
| =VLOOKUP(mã hàng, bảng danh mục, cột cần lấy, FALSE) | Lấy tên hàng, đơn vị tính từ danh mục |
| =IF(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai) | Kiểm tra mức tồn kho tối thiểu để cảnh báo |
| =COUNTIF(range, criteria) | Đếm số lượng hàng có cùng trạng thái |
| =NOW() hoặc =TODAY() | Tự động cập nhật ngày lập báo cáo |
Gợi ý thêm khi tạo mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel: Sử dụng Data Validation để tạo danh sách chọn mã hàng (dropdown), tránh sai sót do gõ tay.
6. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp?
Excel là giải pháp tiết kiệm, dễ triển khai nhưng sẽ nhanh chóng trở nên quá tải khi doanh nghiệp phát triển. Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy bạn nên cân nhắc chuyển sang hệ thống phần mềm kế toán kho chuyên dụng.
Dấu hiệu mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel không còn đáp ứng tốt nhu cầu
- Dữ liệu hàng trăm đến hàng ngàn dòng khiến file chạy chậm, dễ lỗi
- Tình trạng sai sót do thao tác thủ công diễn ra thường xuyên
- Quản lý nhiều kho hoặc phân loại hàng hóa phức tạp (lô, date, mã QR) không còn hiệu quả
- Báo cáo gửi chậm, khó kết nối với hệ thống bán hàng/kế toán/mua hàng
Case study thực tế: Một doanh nghiệp FMCG tại TP.HCM đã mất hơn 3 tỷ đồng chỉ vì Excel báo sai tồn kho, nhập trùng 3 container hàng trong 2 tháng liên tiếp.
Lợi ích khi chuyển sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp
- Tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn: không cần nhập tay
- Đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán, bán hàng, mua hàng, hóa đơn điện tử
- Truy xuất báo cáo nhanh, chính xác, real-time
- Cảnh báo tồn kho, thời hạn hàng hóa, kiểm soát theo nhân sự/kho/ngày
Theo báo cáo của MISA năm 2024, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho giảm 36% sai sót dữ liệu, tăng 28% năng suất lập báo cáo so với doanh nghiệp dùng Excel.
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần nhiều hơn một file Excel. Hãy khám phá AccNet Inventory – phần mềm quản lý kho chuyên sâu, tự động hóa toàn bộ quy trình nhập – xuất – tồn, kết nối kế toán, vận hành mượt mà ngay cả với hàng ngàn mã hàng.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”
Không chỉ là một phần mềm nhập – xuất thông thường, AccNet ERP chính là nền tảng quản lý kho thông minh, tích hợp thiết bị, kết nối dữ liệu, cảnh báo tức thời, giúp doanh nghiệp:
- Phân loại hàng hóa linh hoạt: Tạo mới danh mục theo nhu cầu; phân nhóm theo thuộc tính; thống kê doanh số, lãi gộp theo nhóm; mỗi mã hàng kèm đầy đủ thông tin tồn kho, tài khoản, giá vốn, thuế, phương pháp xuất kho.
- Quản trị kho đa dạng – kết nối thiết bị: Phần mềm quản lý kho AccNet ERP hỗ trợ QR code, barcode, thiết bị kiểm kê; quản lý tồn kho theo trạng thái (tài chính, vật lý, sẵn sàng bán); cho phép xuất kho theo hạn sử dụng, chuyển đổi đơn vị tính; hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá xuất (BQGQ, FIFO, đích danh...).
- Quản lý tồn kho chính xác, đa chiều: Theo dõi theo màu sắc, kích thước, cấu hình, vị trí kho, mã lô; cho phép khai báo song song đơn vị đo lường, kiểm đếm; đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
- Tối ưu hiệu suất kho: Truy xuất nhanh hạn sử dụng, nguồn gốc hàng; tìm kiếm thông minh; quản lý định mức nguyên vật liệu; cập nhật tồn kho tự động theo đơn bán; cân đối hàng tồn toàn hệ thống, lưu lịch sử điều chuyển.
AccNet ERP mở ra một bước tiến mới trong quản lý kho khi tích hợp trợ lý tài chính AI, giúp doanh nghiệp vận hành chủ động và ra quyết định chính xác hơn.
- Phân tích tồn kho 24/7 trên cả desktop & mobile: AI liên tục cập nhật số liệu thực tế, cảnh báo khi hàng sắp thiếu hoặc tồn đọng quá lâu.
- Dự báo nhu cầu và rủi ro hàng hóa: Từ dữ liệu lịch sử, hệ thống đưa ra dự báo xu hướng nhập – xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch mua hàng.
- Tra cứu tức thì chỉ trong vài giây: Tìm nhanh sản phẩm, số lượng tồn kho, công nợ liên quan, giá trị hàng hóa,… chỉ qua một thao tác trò chuyện với AI.
- Tự động hóa nghiệp vụ kho: Từ phiếu nhập, phiếu xuất đến kiểm tra tồn, hệ thống tự động hạch toán, đối chiếu và kết nối trực tiếp với báo cáo tài chính.
✅ Quản lý kho chủ động – Không còn “tồn kho ảo, thất thoát khó kiểm soát”
- Tự động hóa đến 80% nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, chuẩn hóa quy trình kho vận.
- AI hỗ trợ dự báo nhu cầu hàng hóa, cảnh báo tồn kho cận date hoặc ứ đọng.
- Đồng bộ dữ liệu kho theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với tài chính – kế toán.
- Vận hành đa nền tảng trên desktop & mobile, tra cứu số liệu kho tức thì.
✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng quản lý kho tích hợp AI
- Giảm đến 30% chi phí lưu kho nhờ tối ưu tồn và tự động hóa quy trình.
- Rút ngắn 50% thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa cận date.
- Tăng 82% độ chính xác dữ liệu, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Cải thiện hiệu suất dòng tiền nhờ kiểm soát chặt vốn lưu động bị “giam” trong kho.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Tổng kết lại, mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel vẫn là giải pháp linh hoạt – tiết kiệm – phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong giai đoạn khởi đầu xây dựng hệ thống kế toán kho. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu tăng cao hoặc khi yêu cầu quản lý ngày càng chuyên sâu, việc chuyển sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Bạn có thể tải ngay các mẫu Excel chuyên nghiệp mà chúng tôi cung cấp tại bài viết này – hoàn toàn miễn phí – để áp dụng vào thực tiễn. Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn chuyển từ quản lý thủ công sang hệ thống số hóa đồng bộ, hãy để lại thông tin để được tư vấn miễn phí giải pháp phần mềm kế toán kho phù hợp.
Đăng ký tư vấn tại đây
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: