Download 2 mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel mới nhất

Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò tối ưu hóa dòng tiền, giảm thất thoát, nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn đang loay hoay trong việc theo dõi, kiểm soát số lượng, giá trị hàng tồn một cách chính xác. Phần lớn trong số đó lựa chọn Excel là công cụ kế toán kho ban đầu, bởi sự linh hoạt, chi phí thấp.

Tuy nhiên, để khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong quản lý tồn kho, bạn cần một mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel được thiết kế bài bản, dễ sử dụng, có công thức tự động, đúng logic kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z: hiểu đúng về mẫu báo cáo tồn kho, cấu trúc chuẩn, lợi ích – hạn chế, đặc biệt là tải miễn phí mẫu chuyên nghiệp đã được tối ưu cho doanh nghiệp Việt Nam.

1. Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel là gì?

Khái niệm, mục đích sử dụng

Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel là một bảng tính được thiết kế sẵn, giúp kế toán hoặc quản lý kho theo dõi toàn bộ biến động nhập – xuất – tồn hàng hóa theo từng kỳ (ngày, tuần, tháng, quý). Dữ liệu được trình bày rõ ràng với các cột như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ.

Mục đích sử dụng mẫu báo cáo này bao gồm:

Giúp kế toán theo dõi chính xác tình hình hàng tồn theo thời gian thực.
Cảnh báo các mặt hàng tồn vượt định mức hoặc sắp hết tồn kho.
Cung cấp dữ liệu đầu vào cho kế toán tài chính, báo cáo quản trị.
Hỗ trợ ra quyết định nhập thêm – xả hàng – giảm chi phí lưu kho.

Ví dụ: Một doanh nghiệp phân phối linh kiện điện tử sử dụng mẫu này để phát hiện nhanh mặt hàng “chip A101” đang tồn kho vượt 120% kế hoạch, có giá trị lên đến 500 triệu – từ đó đưa ra quyết định xả hàng khuyến mãi.

Những doanh nghiệp nào phù hợp dùng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel?

Excel không chỉ là công cụ quen thuộc mà còn là giải pháp khả thi với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi chưa có điều kiện triển khai các hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán kho chuyên biệt.

Phù hợp với:

Doanh nghiệp thương mại nhỏ, ít mã hàng, quy trình đơn giản
Cơ sở sản xuất gia công nhỏ
Doanh nghiệp đang thử nghiệm quy trình quản lý kho trước khi đầu tư phần mềm
Doanh nghiệp cần làm báo cáo nhanh để phục vụ kiểm toán, kiểm kê tạm thời

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi doanh nghiệp mở rộng với hàng nghìn mã hàng hoặc đa kho, Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế, mà chúng ta sẽ phân tích ở phần sau.

2. Cấu trúc chuẩn của mẫu báo cáo tồn kho bằng Excel

Các cột dữ liệu cần có trong mẫu Excel

Một mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel chuyên nghiệp cần đảm bảo các trường thông tin sau:

Cột	Mô tả
STT	Số thứ tự
Mã hàng	Mã nhận diện hàng hóa (SKU, Barcode)
Tên hàng	Tên gọi hàng hóa
Đơn vị tính	Cái, hộp, kg, lít…
Tồn đầu kỳ	Số lượng hàng còn lại từ kỳ trước
Nhập trong kỳ	Tổng số lượng nhập vào trong kỳ báo cáo
Xuất trong kỳ	Tổng số lượng xuất ra
Tồn cuối kỳ	= Tồn đầu kỳ + Nhập – Xuất
Giá đơn vị	Giá vốn của mỗi đơn vị hàng hóa
Giá trị tồn	= Tồn cuối kỳ × Giá đơn vị

Việc chuẩn hóa mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel giúp kế toán kho dễ dàng tổng hợp – kiểm kê – kết nối dữ liệu lên báo cáo tài chính.

Phân loại mẫu theo mục đích sử dụng

Tùy theo đặc thù doanh nghiệp, mục tiêu quản lý, mẫu báo cáo tồn kho có thể được chia thành:

Mẫu theo dõi tổng hợp toàn kho: dành cho cấp quản lý cấp cao nắm tình hình chung
Mẫu tồn kho chi tiết theo mã hàng: phục vụ kiểm kê định kỳ, kiểm soát hàng hết date
Mẫu tồn kho theo nhóm hàng: dùng trong doanh nghiệp có danh mục hàng phức tạp (thực phẩm, linh kiện, hóa chất…)
Mẫu theo dõi tồn kho từng kho/phân xưởng: với doanh nghiệp đa điểm lưu trữ

Ví dụ minh họa: Công ty may mặc có 3 kho (vải, phụ liệu, thành phẩm). Mẫu Excel cần phân biệt rõ số lượng từng loại vải, từng size áo thành phẩm để lập kế hoạch sản xuất chính xác.

3. Download miễn phí các mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel thông dụng

Việc sở hữu một mẫu báo cáo tồn kho chuẩn hóa, dễ sử dụng, có thể tùy chỉnh theo thực tế doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý dữ liệu cũng như hạn chế rủi ro sai sót trong quản lý kho.

Mẫu tồn kho tổng hợp có định dạng chuyên nghiệp

Giới thiệu: Đây là mẫu dùng để theo dõi toàn bộ danh mục hàng hóa trong một file duy nhất, bao gồm cả số lượng, giá trị tồn. Phù hợp cho kế toán lập báo cáo quản trị theo tháng/quý.
Tính năng nổi bật:
- Tự động tính tồn cuối kỳ
- Tích hợp sẵn định dạng cảnh báo tồn vượt định mức
- Có công thức lấy dữ liệu từ bảng nhập – xuất

Link tải mẫu: [Tải miễn phí tại đây]

Gợi ý: Bạn có thể chỉnh sửa thêm để nhóm hàng theo danh mục ngành hàng (ví dụ: nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng lỗi…)

Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel chi tiết theo từng kho/mã hàng

Giới thiệu: Dành cho doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc cần kiểm kê chi tiết theo từng mã hàng, mã lô, hoặc ngày hết hạn.
Tính năng nổi bật:
- Phân loại hàng theo kho
- Bảng tra cứu thông minh bằng công thức INDEX/MATCH
- Giao diện bảng rõ ràng, dễ in ấn

Link tải mẫu: [Tải ngay mẫu chi tiết]

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể nâng cấp mẫu này thành dashboard mini trên Excel bằng Pivot Table hoặc Power Query.

4. Ưu điểm và hạn chế của mẫu Excel so với phần mềm kế toán kho

Ưu điểm nổi bật khi dùng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel

Excel vẫn là lựa chọn phổ biến trong nhiều doanh nghiệp bởi những lợi thế đặc biệt trong giai đoạn đầu triển khai quản lý kho:

Chi phí bằng 0: Không cần mua bản quyền phần mềm chuyên dụng.
Dễ sử dụng: Nhân viên không cần học phần mềm mới, chỉ cần kỹ năng cơ bản Excel.
Tùy biến cao: Có thể thiết kế mẫu báo cáo theo quy trình riêng từng doanh nghiệp.
Dễ chia sẻ: Gửi qua email, lưu Google Drive, in ấn hoặc dùng trong họp nhanh.
Kết hợp linh hoạt với các công cụ khác: Dễ tích hợp với Word, PowerPoint, hệ thống báo cáo quản trị thủ công.

Ví dụ thực tế: Một công ty startup phân phối sản phẩm thời trang đã sử dụng file Excel tồn kho để kiểm soát hơn 150 mã hàng trong 6 tháng đầu. Nhờ có báo cáo kịp thời, họ đã tránh được việc nhập hàng trùng lặp, tiết kiệm hơn 40 triệu chi phí lưu kho.

Hạn chế cần lưu ý khi sử dụng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel

Tuy nhiên, Excel không phải là giải pháp lâu dài, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô phát triển nhanh hoặc quy trình phức tạp. Dưới đây là những điểm yếu cần lưu tâm:

Dễ phát sinh sai sót khi nhập liệu thủ công (nhập nhầm số lượng, mã hàng, công thức sai).
Khó kiểm soát lịch sử thay đổi khi có nhiều người dùng cùng chỉnh sửa.
Không có tính năng cảnh báo hoặc tự động hóa (như cảnh báo vượt định mức tồn kho).
Không kết nối được với hệ thống kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, hóa đơn điện tử, gây đứt gãy chuỗi thông tin.
Khó truy xuất dữ liệu lịch sử theo thời gian hoặc theo từng kho hàng, từng nhóm hàng.

Theo khảo sát của Vietnam Digital Accounting (2024), gần 60% doanh nghiệp đang dùng Excel để quản lý kho gặp vấn đề “dữ liệu sai lệch do thao tác thủ công” ít nhất 2 lần mỗi quý.

5. Hướng dẫn cách lập mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel hiệu quả

Để giúp doanh nghiệp có thể tự thiết lập mẫu báo cáo tồn kho tối ưu nhất, dưới đây là hướng dẫn đầy đủ từng bước từ cơ bản đến nâng cao.

Quy trình thiết lập mẫu Excel từ A-Z

Bước 1: Xác định tiêu chí cần theo dõi Tùy theo mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định các trường thông tin cần thiết: mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ, đơn giá, giá trị tồn, ngày cập nhật, hạn sử dụng (nếu có)...

Bước 2: Thiết lập bảng tính chuẩn hóa Tạo cấu trúc cột rõ ràng, định dạng kiểu dữ liệu phù hợp (số, ngày tháng, văn bản). Có thể chèn sheet riêng cho danh mục hàng hóa, danh sách kho, danh mục nhóm hàng...

Bước 3: Gắn công thức tính toán tự động Áp dụng các hàm Excel phù hợp:

=Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất → tính tồn cuối
=Tồn cuối × Giá đơn vị → tính giá trị tồn
=SUMIF(...), =VLOOKUP(...), =IF(...) để xử lý các biến động hàng hóa

Bước 4: Áp dụng định dạng có điều kiện để cảnh báo Ví dụ: tô màu đỏ khi tồn kho vượt định mức; tô vàng khi hàng sắp hết. Giúp người quản lý nhìn trực quan, ra quyết định nhanh chóng.

Bước 5: Bảo vệ dữ liệu, phân quyền sử dụng Đặt mật khẩu cho vùng dữ liệu cố định, chỉ cho phép sửa những cột được phép. Nên lưu trữ file gốc, bản backup đề phòng lỗi dữ liệu.

Một số công thức Excel hữu ích trong báo cáo tồn kho

Công thức	Chức năng
=SUMIF(range, criteria, sum_range)	Tính tổng nhập/xuất theo mã hàng
=VLOOKUP(mã hàng, bảng danh mục, cột cần lấy, FALSE)	Lấy tên hàng, đơn vị tính từ danh mục
=IF(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)	Kiểm tra mức tồn kho tối thiểu để cảnh báo
=COUNTIF(range, criteria)	Đếm số lượng hàng có cùng trạng thái
=NOW() hoặc =TODAY()	Tự động cập nhật ngày lập báo cáo

Gợi ý thêm khi tạo mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel: Sử dụng Data Validation để tạo danh sách chọn mã hàng (dropdown), tránh sai sót do gõ tay.

6. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp?

Excel là giải pháp tiết kiệm, dễ triển khai nhưng sẽ nhanh chóng trở nên quá tải khi doanh nghiệp phát triển. Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy bạn nên cân nhắc chuyển sang hệ thống phần mềm kế toán kho chuyên dụng.

Dấu hiệu mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel không còn đáp ứng tốt nhu cầu

Dữ liệu hàng trăm đến hàng ngàn dòng khiến file chạy chậm, dễ lỗi
Tình trạng sai sót do thao tác thủ công diễn ra thường xuyên
Quản lý nhiều kho hoặc phân loại hàng hóa phức tạp (lô, date, mã QR) không còn hiệu quả
Báo cáo gửi chậm, khó kết nối với hệ thống bán hàng/kế toán/mua hàng

Case study thực tế: Một doanh nghiệp FMCG tại TP.HCM đã mất hơn 3 tỷ đồng chỉ vì Excel báo sai tồn kho, nhập trùng 3 container hàng trong 2 tháng liên tiếp.

Lợi ích khi chuyển sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp

Tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn: không cần nhập tay
Đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán, bán hàng, mua hàng, hóa đơn điện tử
Truy xuất báo cáo nhanh, chính xác, real-time
Cảnh báo tồn kho, thời hạn hàng hóa, kiểm soát theo nhân sự/kho/ngày

Theo báo cáo của MISA năm 2024, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho giảm 36% sai sót dữ liệu, tăng 28% năng suất lập báo cáo so với doanh nghiệp dùng Excel.

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần nhiều hơn một file Excel. Hãy khám phá AccNet Inventory – phần mềm quản lý kho chuyên sâu, tự động hóa toàn bộ quy trình nhập – xuất – tồn, kết nối kế toán, vận hành mượt mà ngay cả với hàng ngàn mã hàng.

ACCNET INVENTORY – QUẢN LÝ KHO CHẶT CHẼ, GIẢM LỖ TỪ TỒN KHO VÀ THẤT THOÁT

Giảm 20–30% hàng tồn kho dư thừa nhờ kiểm soát số lượng thực tế theo thời gian thực

Tăng 50% tốc độ xuất – nhập – kiểm kê, giảm sai sót thủ công

Cảnh báo tồn kho thấp hoặc vượt định mức – ngăn mua thừa, tránh thiếu hàng khi cần

Hạn chế thất thoát do nhầm lẫn, gian lận – giảm 80% lỗi phát sinh trong quá trình vận hành kho

Doanh nghiệp sử dụng AccNet Inventory báo cáo tiết kiệm trung bình 300–600 triệu/năm nhờ giảm tồn kho đóng băng, tránh mất mát hàng hóa

👉 Vốn chôn, hàng lạc, báo cáo sai – ba thứ đang kéo doanh nghiệp xuống >>> AccNet Inventory dứt điểm cả ba

Xem chi tiết tính năng AccNet Inventory

Tổng kết lại, mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel vẫn là giải pháp linh hoạt – tiết kiệm – phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong giai đoạn khởi đầu xây dựng hệ thống kế toán kho. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu tăng cao hoặc khi yêu cầu quản lý ngày càng chuyên sâu, việc chuyển sang phần mềm kế toán kho chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh.

Bạn có thể tải ngay các mẫu Excel chuyên nghiệp mà chúng tôi cung cấp tại bài viết này – hoàn toàn miễn phí – để áp dụng vào thực tiễn. Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn chuyển từ quản lý thủ công sang hệ thống số hóa đồng bộ, hãy để lại thông tin để được tư vấn miễn phí giải pháp phần mềm kế toán kho phù hợp.

Đăng ký tư vấn tại đây

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
☎️ Hotline: 0901 555 063
📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
🌐 Website: https://accnet.vn/