Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel CHỈ TRONG 7 BƯỚC (Tải file)

Nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các phương pháp đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm để quản lý kho hàng của mình. Excel, với tính linh hoạt, dễ sử dụng, là một trong những công cụ được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn. Hãy cùng Accnet tìm hiểu cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel, từ việc tạo bảng tính cơ bản đến các mẹo tự động hóa ngay dưới bài viết sau!

1. Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel với từng bước cụ thể để giúp bạn dễ dàng thực hiện.

Bước 1: Tạo bảng quản lý kho cơ bản

Mở Microsoft Excel và bắt đầu với một bảng tính trống (Blank Workbook).

Trong bảng Excel, nhập các tiêu đề cột như sau (bắt đầu từ dòng 1):

STT: Số thứ tự sản phẩm.
Tên sản phẩm: Tên chi tiết của sản phẩm/hàng hóa.
Mã hàng: Mã định danh duy nhất của mỗi sản phẩm (ví dụ: SP001, SP002).
Đơn vị tính: Đơn vị đo lường của sản phẩm (ví dụ: cái, thùng, hộp, kg).
Số lượng nhập: Số lượng hàng hóa được nhập kho.
Số lượng xuất: Số lượng hàng hóa được xuất kho.
Số lượng tồn: Số lượng hàng hóa hiện còn trong kho.
Ghi chú: Các thông tin bổ sung (ví dụ: hàng hư hỏng, hàng đang bảo quản).

Ví dụ:

STT	Tên sản phẩm	Mã hàng	Đơn vị tính	Số lượng nhập	Số lượng xuất	Số lượng tồn	Ghi chú
1	Sản phẩm A	SP001	Cái	100	20	80	Hàng mới
2	Sản phẩm B	SP002	Hộp	200	50	150	Hàng cũ

TẢI FILE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL ĐƠN GIẢN - MIỄN PHÍ NGAY!

Bước 2: Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel nhờ tự động tính toán số lượng tồn kho

Bạn cần sử dụng công thức trừ đơn giản trong Excel để tự động tính số lượng hàng tồn kho .

Giả sử ô D2 là cột "Số lượng nhập" và ô E2 là cột "Số lượng xuất", hãy nhập công thức sau vào cột Số lượng tồn (ô F2): = D2 - E2
Đưa chuột vào góc dưới phải của ô F2 cho đến khi xuất hiện dấu cộng (+).
Kéo xuống đến các ô phía dưới để áp dụng công thức cho tất cả các sản phẩm trong danh sách.
Excel sẽ tự động tính số lượng tồn kho dựa trên dữ liệu nhập - xuất.

Bước 3: Sử dụng công thức SUM để tính tổng số lượng

Để tính tổng số lượng nhập, xuất cho tất cả các mặt hàng trong cách quản lý kho hiệu quả bằng excel, bạn cần sử dụng công thức SUM. Giả sử bạn muốn tính tổng số lượng nhập từ ô D2 đến ô D100 và tổng số lượng xuất từ ô E2 đến E100.

Chọn ô trống dưới cột Số lượng nhập (ví dụ: ô D101).
Nhập công thức sau: =SUM(D2:D100)
Nhấn Enter, Excel sẽ tính tổng số lượng hàng đã nhập.
Chọn ô trống dưới cột Số lượng xuất (ví dụ: ô E101).
Nhập công thức sau: =SUM(E2:E100)
Nhấn Enter để tính tổng số lượng xuất.

Bước 4: Sử dụng tính năng Lọc (Filter) và Sắp xếp (Sort) trong Excel

Excel cung cấp tính năng lọc, sắp xếp giúp bạn dễ dàng tìm kiếm/phân loại hàng hóa trong kho.

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu (bao gồm các tiêu đề).
Vào Data trên thanh công cụ, sau đó chọn Filter. Bạn sẽ thấy biểu tượng mũi tên nhỏ xuất hiện ở mỗi tiêu đề cột.
Nhấn vào mũi tên nhỏ ở tiêu đề của cột bạn muốn lọc (ví dụ: cột Số lượng tồn).
Chọn Number Filters (Bộ lọc số) để lọc theo số lượng. Ví dụ, bạn có thể chọn "Lớn hơn" hoặc "Nhỏ hơn" để tìm các sản phẩm có số lượng tồn kho vượt ngưỡng cụ thể.
Nhấn vào mũi tên ở tiêu đề cột (ví dụ: cột Số lượng tồn).
Chọn Sort A to Z để sắp xếp dữ liệu từ thấp đến cao, hoặc Sort Z to A để sắp xếp từ cao xuống thấp.

Bước 5: Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel từ việc tạo báo cáo hàng tồn kho, biểu đồ minh họa

Tạo PivotTable (PivotTable là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo báo cáo tóm tắt từ bảng dữ liệu):

Chọn toàn bộ bảng dữ liệu.
Vào Insert trên thanh công cụ, sau đó chọn PivotTable.
Chọn vị trí bạn muốn đặt PivotTable (trong cùng sheet hoặc sheet mới).
Trong cửa sổ PivotTable, bạn có thể kéo các trường như Tên sản phẩm, Số lượng nhập, Số lượng xuất, Số lượng tồn để tạo báo cáo tổng hợp.

Sau khi có bảng PivotTable, bạn dễ dàng tạo biểu đồ trực quan để theo dõi xu hướng nhập - xuất hàng tồn kho trong cách quản lý kho hiệu quả bằng excel:

Chọn bảng PivotTable.
Vào Insert, chọn Column Chart hoặc Line Chart để tạo biểu đồ cột hoặc đường biểu thị số lượng nhập - xuất theo từng sản phẩm.

Bước 6: Tạo cảnh báo số lượng hàng tồn kho thấp bằng Conditional Formatting

Chọn toàn bộ cột Số lượng tồn từ ô F2 đến ô cuối cùng. Vào tab Home, chọn Conditional Formatting.

Chọn New Rule (Quy tắc mới), sau đó chọn Format cells that contain (Định dạng các ô có chứa) và thiết lập điều kiện:

Trong Cell Value, chọn "less than" (nhỏ hơn), nhập giá trị ngưỡng tối thiểu (ví dụ: 10).
Chọn màu sắc để Excel tự động đổi màu cho các ô có số lượng dưới 10 (ví dụ: màu đỏ).

Bước 7: Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel nhờ lưu trữ, chia sẻ bảng/file quản lý kho

Nhấn Ctrl + S để lưu bảng quản lý kho với định dạng Excel (.xlsx).

Bạn có thể lưu file trên máy tính hoặc tải lên các dịch vụ đám mây như Google Drive/Dropbox để dễ dàng truy cập.
Bạn có thể gửi file qua email hoặc chia sẻ qua Google Drive để các bên liên quan có thể xem, chỉnh sửa trực tiếp.

2. Lợi ích và hạn chế khi ứng dụng cách quản lý kho bằng excel

Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel	Hạn chế khi quản lý kho bằng Excel
Excel miễn phí hoặc chi phí thấp, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ. Giao diện thân thiện, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý. Hỗ trợ công thức tự động tính nhập - xuất - tồn kho. Tạo biểu đồ, báo cáo nhanh chóng Lưu trữ đám mây, chia sẻ dễ dàng	Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel sẽ dễ quá tải khi có nhiều sản phẩm. Dễ mắc lỗi nhập liệu. Dữ liệu dễ bị thay đổi hoặc xóa nhầm. Không tích hợp với hệ thống khác. Phải nhập liệu thủ công, khó cập nhật kịp thời.

Phương pháp kiểm soát kho hàng bằng Excel

3. Quản lý kho hiệu quả - nhanh chóng với phần mềm quản lý kho Lạc Việt

Phần mềm quản lý kho Lạc Việt là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp theo dõi kho hàng nhanh chóng - chính xác.

Phần mềm cho phép bạn cập nhật số liệu nhập - xuất kho theo thời gian thực. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng được ghi nhận ngay lập tức
Hỗ trợ tự động tạo các báo cáo chi tiết về lượng hàng tồn kho, hàng nhập/hàng xuất, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn mà không cần tính toán thủ công.
Tự động gửi cảnh báo khi số lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới mức tối thiểu, giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung hàng hóa, tránh ảnh hưởng đến quy trình sản xuất/kinh doanh.
Với khả năng tự động hóa - tích hợp quản lý toàn diện, phần mềm giúp giảm bớt thời gian kiểm kê thủ công, chi phí vận hành

Phương pháp quản lý kho tối ưu bằng Excel

Excel mang lại một giải pháp đơn giản trong việc quản lý kho hàng, đặc biệt dành cho các cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel để quản lý kho khoa học, tiết kiệm thời gian. Cảm ơn bạn đọc đã dành thời gian theo dõi, chúc bạn áp dụng thành công những kiến thức này vào công việc quản lý kho của mình!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: