Việc luân chuyển hàng hóa, thiết bị giữa các bộ phận, chi nhánh trong doanh nghiệp là một hoạt động không thể thiếu. Để đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ quản lý hiệu quả. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong nội bộ. Theo dõi bài viết sau của AccNet để tải mẫu phiếu xuất hàng kiêm điều chuyển nội bộ mới nhất 2024.
1. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định của pháp luật
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/11/2019:
Mẫu hiển thị số 03: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
Tên người xuất hàng:
Theo lệnh điều động số ……..về việc vận chuyển hàng hóa
Địa chỉ kho xuất hàng:
Tên người vận chuyển:
Phương tiện vận chuyển:
Mã số thuế người xuất hàng: .....................................................................................................
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ
Ngày..... tháng.....năm..... Ký hiệu: …….. Số:........ Tên người nhận hàng: ……………………..
Địa chỉ kho nhận hàng: …………………...
Mã số thuế ...................................................................................................................................
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn Giá Thành Tiền Thực xuất Thực Nhập Tổng cộng: Thủ trưởng đơn vị
(Chữ ký điện tử, Chữ ký số)
2. Giới thiệu về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng trong quá trình luân chuyển hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp. Đây là công cụ để doanh nghiệp theo dõi, quản lý hàng hóa khi xuất từ kho chính đến các kho phụ, giữa các bộ phận khác nhau nhằm phục vụ cho những mục đích nội bộ như sản xuất, bảo trì, kiểm kê.
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không chỉ là phương tiện ghi nhận sự luân chuyển hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng của quá trình xuất và vận chuyển hàng nội bộ. Phiếu này cần phải tuân thủ các quy định pháp lý, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng hàng hóa và tránh các sai sót không mong muốn trong hoạt động kinh doanh.
Thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ cụ thể.
- Số phiếu, ngày lập phiếu.
- Danh sách hàng hóa bao gồm tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng xuất.
- Thông tin người lập phiếu, người vận chuyển và người nhận hàng, kèm theo chữ ký xác nhận.
- Địa chỉ kho xuất và kho nhận.
Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao từng khâu trong chuỗi cung ứng nội bộ, dễ dàng báo cáo cho cơ quan chức năng khi cần thiết. Việc sử dụng mẫu phiếu này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý vận chuyển hàng hóa.
3. Khi nào cần sử dụng biểu mẫu xuất kho và vận chuyển nội bộ?
Mẫu phiếu xuất hàng kiêm điều chuyển nội bộ được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau trong doanh nghiệp, đặc biệt là khi cần ghi nhận và quản lý quá trình luân chuyển hàng hóa, thiết bị giữa các kho, phòng ban. Một số tình huống cụ thể mà doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu này bao gồm:
Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc kho dự trữ ở những địa điểm khác nhau, việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho sẽ diễn ra thường xuyên. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sẽ ghi nhận chi tiết về hàng hóa được xuất đi từ kho chính và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hợp lệ.
Trong trường hợp hàng hóa, vật tư cần được di chuyển giữa các phòng ban hoặc bộ phận khác nhau trong cùng một cơ sở, doanh nghiệp cũng cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu để theo dõi, ghi nhận quá trình vận chuyển.
Khi doanh nghiệp cần xuất hàng hóa để tiến hành kiểm kê, bảo trì hoặc sửa chữa, biểu mẫu xuất kho sẽ là công cụ giúp quản lý quá trình này, từ khâu xuất hàng đến khi hoàn tất việc kiểm kê hoặc bảo trì.
Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm sản xuất, kinh doanh khác nhau, việc vận chuyển hàng hóa giữa các địa điểm này là không thể tránh khỏi. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch.
Ngoài những tình huống nêu trên, biểu mẫu xuất kho vận chuyển nội bộ còn được sử dụng khi doanh nghiệp cần luân chuyển thiết bị, vật dụng giữa các chi nhánh, phòng ban nhằm phục vụ cho mục đích nội bộ khác, như sử dụng trong sản xuất, hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
4. Lưu ý khi sử dụng mẫu phiếu xuất hàng kiêm chuyển kho
Việc sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quy trình luân chuyển hàng hóa, vì vậy cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác:
- Tính chính xác của thông tin trên phiếu: Tất cả thông tin trên phiếu, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, điểm xuất, điểm nhận, thông tin người liên quan, cần được điền chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai lệch trong quản lý hàng hóa, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Thông tin cần rõ ràng, dễ hiểu, đúng định dạng để các bộ phận có thể theo dõi, xử lý nhanh chóng.
- Ký duyệt và trách nhiệm của các bên liên quan: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần sự xác nhận của người lập phiếu, người vận chuyển, người nhận hàng. Điều này đảm bảo rằng các bên đều hiểu rõ và chịu trách nhiệm về quá trình luân chuyển hàng hóa. Việc ký duyệt cũng giúp giảm thiểu tranh chấp, nhầm lẫn hoặc mâu thuẫn xảy ra liên quan đến việc vận chuyển.
- Lưu trữ/bảo quản phiếu: Sau khi hoàn tất quá trình xuất hàng và luân chuyển, phiếu cần được lưu trữ theo đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Phiếu có thể được lưu trữ dưới dạng giấy hoặc điện tử tùy thuộc vào quy trình quản lý của doanh nghiệp. Việc bảo quản phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ yêu cầu pháp lý, đồng thời hỗ trợ quá trình kiểm toán hoặc kiểm tra nội bộ sau này.
5. Lợi ích của việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
Việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử mang lại nhiều lợi ích so với phương pháp quản lý phiếu giấy truyền thống. Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý.
Tính tiện lợi, nhanh chóng: So với việc sử dụng phiếu giấy, phiếu điện tử giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong khâu lập, xử lý phiếu. Doanh nghiệp có thể tạo phiếu nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản trên phần mềm, tránh được những lỗi viết tay hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.
Thông tin trên phiếu được lưu trữ trực tuyến, dễ dàng tra cứu, cập nhật, chia sẻ với các bộ phận liên quan mà không cần tốn công sức sao chép hay gửi bản cứng.
Tích hợp với các hệ thống quản lý kho hiện đại: Phiếu xuất kho điện tử được tích hợp trực tiếp với hệ thống phần mềm quản lý kho hiện đại, có thể kể đến như AccNet Inventory. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quá trình xuất – nhập kho, đảm bảo rằng mọi thông tin đều được đồng bộ tự động giữa các bộ phận kho, kế toán, quản lý.
Phần mềm AccNet Inventory tích hợp mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, AccNet Inventory quản lý kho thông minh, dựa trên nhiều tiêu chí sắp xếp khác nhau giúp quá trình xuất kho diễn ra nhanh chóng.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”
Không chỉ là một phần mềm nhập – xuất thông thường, AccNet ERP chính là nền tảng quản lý kho thông minh, tích hợp thiết bị, kết nối dữ liệu, cảnh báo tức thời, giúp doanh nghiệp:
- Phân loại hàng hóa linh hoạt: Tạo mới danh mục theo nhu cầu; phân nhóm theo thuộc tính; thống kê doanh số, lãi gộp theo nhóm; mỗi mã hàng kèm đầy đủ thông tin tồn kho, tài khoản, giá vốn, thuế, phương pháp xuất kho.
- Quản trị kho đa dạng – kết nối thiết bị: Phần mềm quản lý kho AccNet ERP hỗ trợ QR code, barcode, thiết bị kiểm kê; quản lý tồn kho theo trạng thái (tài chính, vật lý, sẵn sàng bán); cho phép xuất kho theo hạn sử dụng, chuyển đổi đơn vị tính; hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá xuất (BQGQ, FIFO, đích danh...).
- Quản lý tồn kho chính xác, đa chiều: Theo dõi theo màu sắc, kích thước, cấu hình, vị trí kho, mã lô; cho phép khai báo song song đơn vị đo lường, kiểm đếm; đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
- Tối ưu hiệu suất kho: Truy xuất nhanh hạn sử dụng, nguồn gốc hàng; tìm kiếm thông minh; quản lý định mức nguyên vật liệu; cập nhật tồn kho tự động theo đơn bán; cân đối hàng tồn toàn hệ thống, lưu lịch sử điều chuyển.
AccNet ERP mở ra một bước tiến mới trong quản lý kho khi tích hợp trợ lý tài chính AI, giúp doanh nghiệp vận hành chủ động và ra quyết định chính xác hơn.
- Phân tích tồn kho 24/7 trên cả desktop & mobile: AI liên tục cập nhật số liệu thực tế, cảnh báo khi hàng sắp thiếu hoặc tồn đọng quá lâu.
- Dự báo nhu cầu và rủi ro hàng hóa: Từ dữ liệu lịch sử, hệ thống đưa ra dự báo xu hướng nhập – xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch mua hàng.
- Tra cứu tức thì chỉ trong vài giây: Tìm nhanh sản phẩm, số lượng tồn kho, công nợ liên quan, giá trị hàng hóa,… chỉ qua một thao tác trò chuyện với AI.
- Tự động hóa nghiệp vụ kho: Từ phiếu nhập, phiếu xuất đến kiểm tra tồn, hệ thống tự động hạch toán, đối chiếu và kết nối trực tiếp với báo cáo tài chính.
✅ Quản lý kho chủ động – Không còn “tồn kho ảo, thất thoát khó kiểm soát”
- Tự động hóa đến 80% nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, chuẩn hóa quy trình kho vận.
- AI hỗ trợ dự báo nhu cầu hàng hóa, cảnh báo tồn kho cận date hoặc ứ đọng.
- Đồng bộ dữ liệu kho theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với tài chính – kế toán.
- Vận hành đa nền tảng trên desktop & mobile, tra cứu số liệu kho tức thì.
✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng quản lý kho tích hợp AI
- Giảm đến 30% chi phí lưu kho nhờ tối ưu tồn và tự động hóa quy trình.
- Rút ngắn 50% thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa cận date.
- Tăng 82% độ chính xác dữ liệu, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Cải thiện hiệu suất dòng tiền nhờ kiểm soát chặt vốn lưu động bị “giam” trong kho.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.
✅ Demo miễn phí full tính năng
✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp
✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Bảo mật và quản lý dữ liệu tốt hơn: Việc sử dụng phiếu điện tử giúp đảm bảo dữ liệu được bảo mật ở mức cao nhất. Thông tin về hàng hóa, quy trình vận chuyển đều được mã hóa, lưu trữ an toàn trên hệ thống đám mây, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc lạm dụng dữ liệu.
Hệ thống quản lý phiếu điện tử cũng cung cấp chức năng phân quyền, giúp chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập, chỉnh sửa thông tin, đảm bảo tính bảo mật, minh bạch trong doanh nghiệp.
Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động vận chuyển hàng hóa nội bộ, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí vận hành.
Tóm lại, việc sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một bước không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Mẫu phiếu này giúp đảm bảo tính chính xác trong quá trình luân chuyển hàng hóa. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã nắm được những thông tin cơ bản về mẫu phiếu xuất hàng kiêm điều chuyển nội bộ cũng như tiếp cận được các công cụ số hóa hỗ trợ quá trình quản lý kho hàng hiệu quả.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: