Chi phí sản xuất chung là một trong ba yếu tố cấu thành nên tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp, bên cạnh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Đây là nhóm chi phí gián tiếp nhưng có ảnh hưởng sâu rộng đến giá thành sản phẩm, hiệu quả sản xuất – kinh doanh. Việc hiểu rõ bản chất, cách hạch toán, phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung giúp kế toán doanh nghiệp phản ánh đúng thực tế chi phí, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm soát, tối ưu, ra quyết định tài chính chính xác hơn.
1. Khái niệm, vai trò của chi phí sản xuất chung
Trong mọi doanh nghiệp sản xuất, chi phí sản xuất chung (CSC) là phần chi phí gián tiếp nhưng lại có tác động trực tiếp đến giá thành, lợi nhuận. Nếu chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp thể hiện “cái nhìn bề nổi” của quá trình sản xuất, thì CSC chính là “lớp nền” ẩn sâu, ảnh hưởng mạnh đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Hiểu đơn giản, CSC là toàn bộ các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất, quản lý chung tại phân xưởng, nhà máy hoặc bộ phận sản xuất. Các khoản này thường không gắn trực tiếp với một sản phẩm cụ thể, mà là chi phí phát sinh để duy trì toàn bộ quá trình vận hành sản xuất.
Ví dụ: tiền lương quản đốc phân xưởng, chi phí điện – nước, chi phí bảo dưỡng máy móc, khấu hao nhà xưởng, hay chi phí hành chính tại xưởng… Tất cả đều là CSC.
Điều khiến CSC trở nên đặc biệt quan trọng là nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, khả năng sinh lời của từng dòng sản phẩm. Một doanh nghiệp không kiểm soát tốt CSC có thể bị “đội giá thành” mà không hiểu lý do, dẫn đến việc định giá sản phẩm sai lệch, giảm sức cạnh tranh, hiệu quả kinh doanh.
Từ góc độ quản trị vận hành, việc tính toán, phân bổ chi phí sản xuất chung chính xác giúp:
- Doanh nghiệp đánh giá đúng chi phí thực tế từng sản phẩm, từng đơn hàng.
- Nhận diện những khu vực gây lãng phí hoặc kém hiệu quả trong sản xuất.
- Ra quyết định chiến lược: đầu tư, tối ưu quy trình, hay loại bỏ sản phẩm không mang lại lợi nhuận.
- Đảm bảo tính minh bạch, độ tin cậy cho báo cáo tài chính nội bộ.
Nói cách khác, chi phí sản xuất chung không chỉ là con số kế toán, mà là “tấm gương phản chiếu” hiệu quả vận hành, năng lực quản trị chi phí của doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Các khoản phí cần biết khi thực hiện quy trình chế tạo sản phẩm
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: hướng dẫn xác định và phân loại
2. Phân loại chi phí sản xuất chung theo Thông tư 200
Theo Điều 87, Thông tư 200/2014/TT-BTC, CSC trong kế toán được chia thành hai nhóm chính: chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi. Việc phân biệt hai nhóm này giúp kế toán, nhà quản lý có cách tiếp cận linh hoạt, chính xác hơn trong phân tích, lập kế hoạch, kiểm soát chi phí.
Chi phí sản xuất chung cố định
Đây là nhóm chi phí không thay đổi theo sản lượng sản xuất, dù doanh nghiệp sản xuất ít hay nhiều sản phẩm. Các khoản này thường phát sinh đều đặn, mang tính “cứng”, khó cắt giảm trong ngắn hạn.
Ví dụ điển hình gồm:
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (nhà xưởng, máy móc, dây chuyền sản xuất).
- Chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa cơ sở hạ tầng.
- Tiền lương nhân sự quản lý phân xưởng hoặc hành chính tại bộ phận sản xuất.
- Chi phí thuê nhà xưởng, bảo hiểm tài sản hoặc chi phí an ninh.
Việc nhận diện rõ CSC cố định giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức công suất bình thường của máy móc, xác định mức chi phí cố định bình quân trên mỗi sản phẩm, từ đó tránh hiện tượng “đội giá” khi sản lượng giảm.
Chi phí sản xuất chung biến đổi
Khác với nhóm trên, chi phí sản xuất chung biến đổi thay đổi tỷ lệ thuận với khối lượng sản xuất thực tế. Khi sản xuất tăng, các khoản chi phí này cũng tăng theo; khi sản xuất giảm, chi phí cũng giảm tương ứng.
Một số ví dụ phổ biến:
- Nguyên vật liệu phụ dùng chung cho xưởng (dầu bôi trơn, vật tư sửa chữa).
- Chi phí nhân công gián tiếp, làm thêm giờ theo sản lượng.
- Chi phí năng lượng (điện, nước, khí gas) phục vụ trực tiếp cho máy móc.
Việc nắm bắt, tách biệt nhóm chi phí này giúp nhà quản lý dự đoán biến động chi phí theo kế hoạch sản xuất, đồng thời phân bổ CSC hợp lý hơn giữa các sản phẩm hoặc phân xưởng.
3. Các khoản mục cấu thành chi phí sản xuất chung
Một trong những yếu tố khiến chi phí sản xuất chung trở nên phức tạp là phạm vi của nó rất rộng, bao trùm nhiều khoản chi phí gián tiếp khác nhau. Tuy nhiên, việc hiểu rõ từng khoản mục sẽ giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, phân bổ chính xác hơn.
Chi phí nhân sự quản lý phân xưởng
Đây là khoản mục đầu tiên, cũng là phần chi phí phổ biến nhất trong nhóm chi phí sản xuất chung. Bao gồm:
- Tiền lương, tiền công, phụ cấp cho quản đốc, tổ trưởng sản xuất, nhân viên kỹ thuật, nhân viên bảo trì.
- Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định.
Những chi phí này phản ánh năng lực quản trị, tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Việc theo dõi thường xuyên giúp đánh giá hiệu quả sử dụng lao động gián tiếp, tránh tình trạng “phình to” bộ phận quản lý mà không tăng năng suất.
Chi phí vật tư, nguyên liệu phụ
Chi phí này gồm toàn bộ vật tư dùng gián tiếp cho sản xuất như:
- Vật tư bảo dưỡng, thay thế máy móc.
- Văn phòng phẩm, vật tư phục vụ điều hành tại phân xưởng.
- Bao bì nội bộ, công cụ dụng cụ nhỏ dùng ngắn hạn.
Tuy không xuất hiện trực tiếp trong sản phẩm cuối cùng, nhưng chúng có vai trò duy trì hoạt động liên tục của dây chuyền sản xuất, góp phần đảm bảo tiến độ, chất lượng sản phẩm.
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Đây là phần chi phí thể hiện giá trị hao mòn của máy móc, nhà xưởng, thiết bị sản xuất trong kỳ. Khấu hao là chi phí “âm thầm” nhưng ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí sản xuất chung, đặc biệt trong các ngành công nghiệp có đầu tư máy móc lớn (như cơ khí, may mặc, thực phẩm, điện tử...).
Một doanh nghiệp có chính sách khấu hao hợp lý sẽ phản ánh đúng năng lực sử dụng tài sản, đồng thời tối ưu hóa giá thành sản phẩm. Nếu khấu hao vượt mức thực tế, giá thành sẽ bị đội lên, gây sai lệch báo cáo tài chính.
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Bao gồm các dịch vụ thuê ngoài phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất như:
- Chi phí điện, nước, Internet, điện thoại, thuê bảo vệ, vệ sinh công nghiệp.
- Chi phí thuê sửa chữa, bảo trì nhà xưởng hoặc hợp đồng thuê nhà thầu phụ (với doanh nghiệp xây lắp).
Đây là nhóm chi phí dễ biến động nhất trong chi phí sản xuất chung, đòi hỏi doanh nghiệp cần theo dõi định kỳ, đàm phán lại giá thuê hoặc áp dụng giải pháp tiết kiệm năng lượng để giảm chi phí vận hành.
Chi phí quản lý hành chính phân xưởng
Là các khoản chi phí phát sinh trong công tác quản trị, điều phối tại phân xưởng như chi phí họp, văn phòng phẩm, trang phục bảo hộ, chi phí kiểm định chất lượng, chi phí đào tạo nội bộ…
Khoản mục này phản ánh tính chuyên nghiệp trong tổ chức sản xuất, khả năng duy trì quy trình làm việc hiệu quả.
Chi phí bằng tiền khác
Đây là nhóm chi phí phát sinh bất thường hoặc nhỏ lẻ, không thuộc các nhóm trên, chẳng hạn: chi phí tiếp khách trong phạm vi sản xuất, công chứng hợp đồng thuê ngoài, chi phí bưu chính, di chuyển phục vụ công việc tại xưởng.
Tuy nhỏ, nhưng nếu không kiểm soát, nhóm chi phí này có thể cộng dồn thành con số đáng kể, ảnh hưởng đến tổng chi phí, lợi nhuận.
Tóm lại: Việc phân loại, theo dõi chi tiết các khoản mục trong chi phí sản xuất chung không chỉ giúp kế toán phản ánh trung thực chi phí sản xuất mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động từng bộ phận, từng dây chuyền. Đây là nền tảng để xây dựng kế hoạch tiết giảm chi phí, tối ưu hóa hiệu quả sản xuất lâu dài.
4. Hạch toán, công thức tính chi phí sản xuất chung
Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần hạch toán chính xác từng khoản chi phí vào tài khoản phù hợp. Theo Thông tư 200, CSC được phản ánh chủ yếu qua Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung.
Cấu trúc hạch toán tài khoản 627
- Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ CSC phát sinh trong kỳ (tiền lương, khấu hao, vật tư, dịch vụ mua ngoài…).
- Bên Có: Ghi nhận các khoản giảm trừ hoặc kết chuyển chi phí đã được phân bổ.
Đáng chú ý, TK 627 là tài khoản không có số dư cuối kỳ, vì toàn bộ chi phí sau khi được tập hợp sẽ kết chuyển sang TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, hoặc TK 632 – Giá vốn hàng bán nếu có phần chi phí không phân bổ được.
Phân loại tài khoản cấp 2 của TK 627
Để dễ dàng theo dõi, kế toán có thể chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 như sau:
- 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng
- 6272: Chi phí vật liệu
- 6273: Chi phí dụng cụ sản xuất
- 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ
- 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài
- 6278: Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra, tùy đặc thù doanh nghiệp, TK 627 còn có thể phản ánh:
- Chi phí đi vay được vốn hóa cho tài sản đang xây dựng.
- Chi phí dự phòng bảo hành công trình xây lắp (ghi Nợ 627/Có 352).
- Chi phí hợp đồng hợp tác kinh doanh (ghi Nợ 138/Có 627, 3331).
Công thức tính tổng Chi phí Sản xuất Chung
Chi phí sản xuất chung = 6271 + 6272 + 6273 + 6274 + 6277 + 6278
Trong đó:
- 6271: Chi phí nhân sự xưởng
- 6272: Chi phí vật liệu gián tiếp
- 6273: Chi phí công cụ dụng cụ
- 6274: Chi phí khấu hao tài sản
- 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài
- 6278: Chi phí bằng tiền khác
Công thức này là cơ sở để kế toán tổng hợp, phân bổ, ghi nhận CSC cho từng đối tượng sản phẩm hoặc đơn đặt hàng.
Việc tính toán chính xác từng khoản mục không chỉ giúp xác định đúng giá thành mà còn là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp phân tích hiệu quả sản xuất, xây dựng kế hoạch tài chính minh bạch.
5. Cách phân bổ Chi phí Sản xuất Chung
Một trong những thách thức lớn nhất của kế toán sản xuất là phân bổ CSC sao cho hợp lý, phản ánh đúng chi phí thực tế, đảm bảo tính công bằng giữa các sản phẩm.
Nếu phân bổ sai, giá thành sản phẩm sẽ bị méo mó – từ đó dẫn đến quyết định kinh doanh sai lệch.
Nguyên tắc phân bổ chi phí sản xuất chung
Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc phân bổ chi phí phải dựa trên công suất bình thường của máy móc thiết bị, tức là sản lượng trung bình doanh nghiệp đạt được trong điều kiện hoạt động ổn định.
- Nếu sản lượng thực tế ≥ công suất bình thường: → Toàn bộ chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ theo mức sản xuất thực tế. → Khi sản lượng tăng, chi phí cố định tính trên mỗi sản phẩm sẽ giảm, giúp giá thành hạ xuống.
- Nếu sản lượng thực tế < công suất bình thường: → Chỉ được phân bổ phần chi phí cố định theo công suất bình thường. → Phần chi phí cố định không phân bổ sẽ được ghi nhận vào TK 632 – Giá vốn hàng bán trong kỳ.
Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh hiện tượng “đội giá thành” khi sản lượng giảm, đồng thời giữ tính nhất quán trong báo cáo tài chính giữa các kỳ.
Tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung
Khi doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ là yếu tố then chốt. Một số tiêu thức phổ biến gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Chi phí nhân công trực tiếp
- Giờ công lao động trực tiếp
- Giờ máy hoạt động
- Số lượng hoặc khối lượng sản phẩm thực tế sản xuất
Doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu thức phù hợp với đặc thù sản xuất của mình, duy trì nhất quán qua các kỳ kế toán. Việc thay đổi tiêu thức liên tục sẽ khiến dữ liệu chi phí mất tính so sánh, gây sai lệch trong phân tích tài chính.
6. Những sai lầm thường gặp khi phân bổ chi phí sản xuất chung
Phân bổ chi phí sản xuất chung là nghiệp vụ đòi hỏi tính chính xác cao, nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến sau:
Không tách biệt chi phí cố định, biến đổi
Đây là lỗi “kinh điển”. Việc gộp chung tất cả chi phí khiến giá thành sản phẩm tăng vọt khi sản lượng giảm, vì chi phí cố định không được phân bổ hợp lý. Hệ quả là doanh nghiệp có thể định giá sai, dẫn đến lỗ mà không hiểu nguyên nhân.
Chọn sai tiêu thức phân bổ
Một số doanh nghiệp chỉ dựa vào giờ công lao động để phân bổ, trong khi chi phí chính lại đến từ năng lượng hoặc khấu hao máy móc. Cách làm này khiến sản phẩm dùng nhiều máy móc bị “gánh” chi phí thấp hơn thực tế, còn sản phẩm lao động thủ công lại bị “đội giá”.
Không điều chỉnh theo công suất bình thường
Nếu phân bổ chi phí cố định dựa trên sản lượng thực tế, khi sản xuất giảm, chi phí trên đơn vị sản phẩm sẽ tăng đột biến. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp thấy giá thành “bất thường” dù quy trình không thay đổi.
Dữ liệu đầu vào thiếu chính xác
Ghi nhận thủ công, thiếu hệ thống theo dõi giờ máy, điện năng hay nhân công khiến dữ liệu phân bổ không phản ánh đúng tình hình. Khi dữ liệu gốc sai, toàn bộ báo cáo giá thành sẽ bị sai theo.
Không cập nhật phương pháp phân bổ
Môi trường sản xuất thay đổi liên tục – dây chuyền, sản phẩm, công nghệ, định mức lao động… nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn giữ cách phân bổ cũ. Điều này khiến việc tính giá thành mất tính thực tế, không còn phản ánh đúng chi phí vận hành.
Lưu ý: Một hệ thống kế toán hiện đại, có khả năng tự động hóa việc tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung, là công cụ cực kỳ cần thiết để hạn chế sai sót, tăng tính minh bạch cho dữ liệu tài chính.
7. Giải pháp cắt giảm, quản lý CSC hiệu quả
Để quản lý CSC tối ưu, doanh nghiệp cần kết hợp đồng thời kiểm soát quy trình – quản trị dữ liệu – ứng dụng công nghệ.
- Tăng cường quản lý, kiểm soát chi phí: Thiết lập hệ thống theo dõi chi phí chi tiết đến từng phân xưởng, tổ sản xuất. So sánh biến động chi phí giữa các kỳ để phát hiện bất thường, từ đó đưa ra cảnh báo sớm, giải pháp xử lý.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, nhân công, thời gian. Áp dụng mô hình sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) để cắt bỏ các khâu dư thừa, tăng năng suất, giảm chi phí năng lượng.
- Nâng cao năng suất, tay nghề lao động: Đào tạo kỹ thuật, cải tiến quy trình làm việc, xây dựng cơ chế thưởng hiệu quả theo năng suất. Khi năng suất tăng, chi phí sản xuất chung bình quân trên mỗi sản phẩm sẽ tự động giảm.
- Quản lý tài sản, kho bãi: Bảo trì máy móc định kỳ để tránh chi phí sửa chữa đột xuất. Tăng cường kiểm soát kho vật tư, giảm tồn kho dư thừa, hao hụt.
- Xây dựng quy chế chi tiêu minh bạch: Doanh nghiệp cần quy định rõ: khoản nào được phép chi, điều kiện chi, mức chi tối đa, hồ sơ chứng từ cần thiết. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm mà còn tạo nền tảng kiểm toán minh bạch, hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác.
- Ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số: Trong kỷ nguyên vận hành số, việc tự động hóa công tác kế toán sản xuất giúp doanh nghiệp giảm đến 70% thời gian tổng hợp dữ liệu, hạn chế tối đa sai sót thủ công. Đặc biệt, phần mềm kế toán hiện đại có thể tự động phân bổ CSC theo tiêu thức linh hoạt, theo dõi theo từng phân xưởng, từng đơn hàng hoặc từng sản phẩm.
8. Tối ưu chi phí sản xuất chung với AccNet ERP
Đối với các doanh nghiệp đang thi công hoặc mở rộng nhà máy, việc kiểm soát CSC là thách thức lớn nhất trong quản trị giá thành. AccNet ERP – giải pháp phần mềm kế toán sản xuất do Lạc Việt phát triển – mang đến cách tiếp cận toàn diện để xử lý bài toán này.
Tự động hóa hạch toán, phân bổ chi phí
AccNet ERP cho phép tự động thu thập dữ liệu từ các bộ phận sản xuất, quản lý vật tư, nhân công, TSCĐ. Từ đó, hệ thống tự động tính, phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức doanh nghiệp lựa chọn (giờ công, giá trị NVL, khối lượng sản xuất...).
Phân tích chi phí theo thời gian thực
Bảng điều khiển (Dashboard) trực quan giúp lãnh đạo theo dõi biến động chi phí từng ngày, từng đơn hàng hoặc từng dây chuyền, qua đó phát hiện lãng phí, ra quyết định kịp thời.
Tích hợp quản lý kho – tài sản – nhân công
Tất cả dữ liệu được đồng bộ trong một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, tăng tính chính xác, giảm thiểu chi phí quản lý.
Hỗ trợ lập kế hoạch, dự báo chi phí
AccNet ERP không chỉ ghi nhận chi phí phát sinh, mà còn giúp dự báo xu hướng chi phí sản xuất chung trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử – hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định tài chính dài hạn.
Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ, AccNet ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát CSC hiệu quả hơn, đồng thời tối ưu giá thành sản phẩm, lợi nhuận tổng thể.
Chi phí sản xuất chung không chỉ là con số kế toán – nó phản ánh năng lực quản trị vận hành của cả doanh nghiệp. Một doanh nghiệp biết cách tính toán, phân bổ, kiểm soát CSC hợp lý sẽ:
- Đảm bảo giá thành sản phẩm phản ánh đúng chi phí thực tế.
- Giữ được biên lợi nhuận ổn định dù sản lượng biến động.
- Xây dựng nền tảng tài chính minh bạch, sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi số.
Và với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán sản xuất AccNet ERP, doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể tiến xa hơn – từ việc quản lý chi phí sang tối ưu hiệu quả vận hành toàn diện, nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên sản xuất thông minh.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET ERP
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: