Tài sản cố định (TSCĐ) không chỉ là công cụ phục vụ sản xuất – kinh doanh mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận, đặc biệt là nghĩa vụ thuế. Khấu hao tài sản là một phép phân bổ có hệ thống nguyên giá TSCĐ vào chi phí,bảng tính khấu hao chính là chứng từ kế toán quan trọng để thực hiện điều đó một cách hợp pháp, minh bạch.
Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lập sai bảng khấu hao, chưa nắm rõ quy định pháp luật, hoặc áp dụng công thức không đúng, dẫn đến rủi ro lớn về thuế, kiểm toán. Vì vậy, việc lập bảng tính khấu hao tài sản cố định đúng chuẩn Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC là điều bắt buộc – không chỉ để tuân thủ mà còn giúp doanh nghiệp chủ động quản trị tài sản, chi phí một cách tối ưu.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu trọn vẹn khái niệm, phương pháp tính, quy định pháp lý, mẫu bảng chuẩn – theo đúng quy định hiện hành, kèm hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp có thể ứng dụng thực tế ngay vào hệ thống kế toán của mình.
1. Bảng tính khấu hao tài sản cố định là gì?
Khái niệm theo chuẩn Thông tư 45
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, bảng tính khấu hao là chứng từ kế toán nội bộ, dùng để xác định số khấu hao TSCĐ được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Nói cách khác, đây là bảng phân bổ nguyên giá tài sản vào từng kỳ kế toán theo phương pháp, thời gian sử dụng hữu ích đã được doanh nghiệp lựa chọn.
Nội dung bắt buộc trong bảng tính khấu hao
Một bảng tính khấu hao tài sản cố định hợp lệ cần tối thiểu các thông tin sau:
- Mã tài sản, tên tài sản.
- Ngày đưa vào sử dụng.
- Nguyên giá tài sản (được xác định theo Điều 4 TT45).
- Thời gian sử dụng hữu ích (theo Phụ lục I – TT45).
- Phương pháp khấu hao áp dụng.
- Mức khấu hao tháng/năm.
- Giá trị khấu hao lũy kế.
- Giá trị còn lại của tài sản.
Phân biệt bảng tính – bảng ghi sổ kế toán
- Bảng tính khấu hao: công cụ nội bộ để tính, xác nhận chi phí khấu hao.
- Sổ tài sản cố định – sổ kế toán: được lập theo đúng biểu mẫu, ghi nhận mọi biến động tài sản (mua, điều chuyển, thanh lý).
Việc kết hợp chính xác giữa bảng tính, sổ kế toán giúp đảm bảo minh bạch số liệu, kiểm soát rủi ro thuế, kế toán tài sản.
2. Mẫu bảng tính khấu hao tài sản cố định mới nhất theo chuẩn Thông tư 45
Thông tin trong bảng
Theo Phụ lục số 03 ban hành kèm Thông tư 45/2013/TT-BTC, mẫu bảng tính khấu hao tài sản cố định phải đảm bảo các thông tin đầy đủ sau:
| STT | Tên TSCĐ | Mã TSCĐ | Ngày đưa vào sử dụng | Nguyên giá (VNĐ) | Thời gian sử dụng (năm) | Phương pháp khấu hao | Khấu hao năm trước | Khấu hao kỳ này | Lũy kế khấu hao | Giá trị còn lại |
Mẹo khi lập bảng:
- Dùng hàm IF, SUM, VLOOKUP để tạo bảng động theo năm.
- Nên tạo sheet riêng cho từng năm để dễ theo dõi, lưu trữ.
Tải miễn phí mẫu bảng Excel chuẩn Thông tư 45
Gợi ý sử dụng:
- Mỗi tài sản là một dòng, mỗi năm tạo một sheet để theo dõi khấu hao.
- Dùng màu để phân biệt TSCĐ mới mua, đã thanh lý hoặc hết khấu hao.
- Có thể tích hợp vào phần mềm kế toán nếu sử dụng AccNet, MISA, Fast,...
3. Cách lập bảng tính khấu hao tài sản cố định theo đúng quy trình kế toán
Để đảm bảo khấu hao được ghi nhận hợp pháp, đồng bộ với sổ sách, doanh nghiệp nên tuân thủ quy trình 6 bước sau:
Bước 1: Xác định tài sản đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định
Căn cứ pháp lý: Điều 3 – Thông tư 45/2013/TT-BTC. Doanh nghiệp chỉ được trích khấu hao cho tài sản đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện sau:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản.
- Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
- Nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên.
Ví dụ được ghi nhận là TSCĐ: Máy photocopy, dây chuyền sản xuất, xe tải, phần mềm bản quyền (TSCĐ vô hình). Không được ghi nhận: Bàn ghế văn phòng dưới 30 triệu, công cụ dụng cụ phân bổ 1 lần.
Bước 2: Xác định chính xác nguyên giá tài sản
Căn cứ pháp lý: Điều 4 – Thông tư 45/2013/TT-BTC. Nguyên giá là tổng chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Tùy nguồn hình thành tài sản, cách xác định nguyên giá sẽ khác nhau:
| Nguồn gốc tài sản | Nguyên giá gồm |
| Mua ngoài | Giá mua + thuế không được khấu trừ + vận chuyển + lắp đặt + chạy thử + các chi phí liên quan |
| Tự xây dựng/sản xuất | Giá thành thực tế + chi phí lắp đặt |
| Được biếu tặng | Giá trị hợp lý tại thời điểm nhận + chi phí liên quan đến việc đưa vào sử dụng |
Gợi ý Excel: Bạn nên có cột tính tổng nguyên giá dựa trên từng khoản mục chi tiết để đảm bảo minh bạch khi kiểm toán.
Bước 3: Lựa chọn, ghi nhận phương pháp khấu hao
Căn cứ pháp lý: Điều 13 – Thông tư 45/2013/TT-BTC. Doanh nghiệp phải lựa chọn một trong ba phương pháp được pháp luật cho phép:
- Khấu hao đường thẳng (phổ biến, dễ áp dụng).
- Khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh (cho tài sản nhanh hao mòn).
- Khấu hao theo số lượng sản phẩm/dịch vụ (cho máy móc sản xuất).
Lưu ý: Một khi đã lựa chọn phương pháp cho tài sản nào thì phải áp dụng xuyên suốt vòng đời của tài sản, trừ khi được phê duyệt điều chỉnh hợp lệ.
Bước 4: Xác định thời gian sử dụng hữu ích
Căn cứ pháp lý: Phụ lục I – Thông tư 45/2013/TT-BTC
- Thời gian sử dụng được quy định sẵn theo từng loại tài sản.
- Ví dụ:
- Máy vi tính để bàn: 3–5 năm
- Xe ô tô dưới 9 chỗ: 6–10 năm
- Nhà xưởng kết cấu bê tông cốt thép: 20–25 năm
Doanh nghiệp không được tự ý rút ngắn thời gian sử dụng để tăng khấu hao, trừ khi có tài liệu kỹ thuật chứng minh (biên bản kiểm định, kết luận của nhà sản xuất…).
Bước 5: Lập bảng tính khấu hao tài sản cố định theo mẫu chuẩn
Căn cứ pháp lý: Biểu mẫu số 03 – Phụ lục Thông tư 45/2013/TT-BTC. Nội dung cần có trong bảng:
- Tên tài sản – Mã tài sản
- Nguyên giá – Ngày đưa vào sử dụng
- Phương pháp khấu hao
- Thời gian sử dụng (năm/tháng)
- Khấu hao kỳ này – Lũy kế khấu hao – Giá trị còn lại
Thực hiện trên Excel hoặc phần mềm kế toán:
- Dùng công thức cố định để tự động tính theo phương pháp đã chọn.
- Khuyến nghị: tạo 1 file riêng theo năm hoặc tạo dashboard theo dõi tổng hợp TSCĐ toàn công ty.
Bước 6: Ghi sổ kế toán, kiểm tra định kỳ
Căn cứ pháp lý: Thông tư 200/2014/TT-BTC – Hệ thống tài khoản. Bút toán ghi nhận khấu hao định kỳ:
- Nợ TK 627 / 641 / 642 (Chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý)
- Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ)
Sau mỗi quý/năm:
- Kiểm tra tính đúng đắn của giá trị còn lại.
- Cập nhật nếu có biến động như: tài sản thanh lý, hỏng hóc, điều chuyển nội bộ.
- Đối chiếu với kiểm toán hoặc kiểm tra nội bộ để phát hiện sai lệch.
4. Căn cứ pháp lý để lập bảng tính khấu hao tài sản cố định
Lập bảng tính khấu hao không chỉ là yêu cầu nội bộ doanh nghiệp mà còn là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các văn bản pháp lý chính điều chỉnh việc trích khấu hao TSCĐ mà kế toán doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ:
Thông tư 45/2013/TT-BTC – Căn cứ pháp lý gốc về quản lý, khấu hao TSCĐ
- Ban hành ngày 25/04/2013, có hiệu lực từ 10/06/2013.
- Quy định rõ:
- Điều kiện ghi nhận TSCĐ (Điều 3).
- Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ (Điều 4).
- Thời gian sử dụng hữu ích theo danh mục (Phụ lục I).
- Các phương pháp khấu hao được phép áp dụng (Điều 13–16).
- Mẫu biểu quản lý, bảng khấu hao (Phụ lục kèm theo – Biểu số 03).
Ghi nhớ: Doanh nghiệp bắt buộc lựa chọn một phương pháp khấu hao cho từng tài sản tại thời điểm ghi nhận ban đầu, phải thống nhất trong suốt vòng đời của tài sản (trừ khi có lý do thay đổi hợp lệ).
Thông tư 200/2014/TT-BTC – Về hệ thống tài khoản kế toán
- Hướng dẫn chi tiết hạch toán nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ:
- TK 211: Nguyên giá TSCĐ hữu hình.
- TK 213: TSCĐ vô hình.
- TK 214: Hao mòn TSCĐ (ghi giảm giá trị).
- Các tài khoản chi phí sử dụng khấu hao: TK 627 (chi phí sản xuất chung), TK 641 (chi phí bán hàng), TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Kết nối dữ liệu từ bảng tính khấu hao tài sản cố định → sổ cái → báo cáo tài chính.
Thông tư 28/2021/TT-BTC – Cập nhật thời gian sử dụng một số nhóm tài sản
- Điều chỉnh thời gian sử dụng hữu ích của một số nhóm tài sản đặc thù như: máy móc thiết bị công nghiệp, hệ thống CNTT.
- Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ để tránh áp dụng sai thời gian khấu hao.
Luật Thuế TNDN, Thông tư 96/2015/TT-BTC
- Điều 4, Thông tư 96: khấu hao TSCĐ đúng quy định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Nếu doanh nghiệp trích khấu hao sai thời gian, sai nguyên giá, hoặc không đủ hồ sơ tài sản → khoản khấu hao đó bị loại khỏi chi phí hợp lệ → tăng thuế phải nộp.
Việc lập bảng tính khấu hao tài sản cố định đúng chuẩn không chỉ bảo vệ quyền lợi thuế của doanh nghiệp, mà còn giúp tăng độ tin cậy với kiểm toán, cổ đông, nhà đầu tư.
5. Các lỗi thường gặp khi lập bảng khấu hao và cách khắc phục
| Lỗi phổ biến | Hệ quả | Cách khắc phục |
| Áp sai thời gian sử dụng | Ghi sai giá trị khấu hao, bị loại chi phí | Tra cứu đúng Phụ lục I Thông tư 45 |
| Không cập nhật biến động tài sản | Khấu hao sai thực tế | Cập nhật thanh lý, điều chuyển kịp thời |
| Sai công thức tính Excel | Số liệu không đúng | Dùng hàm cố định, kiểm tra liên kết |
| Không phân biệt TSCĐ hữu hình – vô hình | Ghi nhận sai TK | Ghi đúng: 211 (hữu hình), 213 (vô hình) |
6. Nên lập bảng tính khấu hao tài sản cố định bằng Excel hay phần mềm kế toán?
| Tiêu chí | Excel thủ công | Phần mềm kế toán |
| Tính toán | Thủ công, dễ sai công thức | Tự động chính xác 100% |
| Cập nhật biến động | Phải làm lại bảng mới | Tự động điều chỉnh |
| Kiểm tra lỗi | Khó phát hiện lỗi | Có hệ thống cảnh báo |
| Phù hợp DN nào? | DN nhỏ, ít tài sản | DN nhỏ, vừa và lớn, nhiều TSCĐ |
Khuyến nghị: Với doanh nghiệp có trên 10 tài sản cố định, việc sử dụng phần mềm kế toán tài sản như AccNet Asset, MISA AMIS TSCĐ, FAST sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác, phục vụ kiểm toán nhanh gọn.
PHẦN MỀM ACCNET ASSET – NGĂN CHẶN LÃNG PHÍ TÀI SẢN Một doanh nghiệp trung bình tiết kiệm từ 300–500 triệu đồng/năm sau khi triển khai AccNet Asset
ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY
Lập bảng tính khấu hao tài sản cố định là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống kế toán hiện đại. Một bảng tính đúng chuẩn sẽ:
- Đảm bảo chi phí khấu hao được chấp nhận khi tính thuế TNDN.
- Minh bạch sổ sách kế toán, phục vụ kiểm toán thuận lợi.
- Tối ưu hóa quản trị tài sản, ra quyết định thay thế/đầu tư hiệu quả hơn.
Đừng chờ đến khi kiểm toán “tuýt còi” – hãy hành động ngay:
- Tải mẫu bảng Excel khấu hao chuẩn Thông tư 45.
- Đăng ký trải nghiệm demo phần mềm kế toán tài sản AccNet Asset – giúp bạn tự động khấu hao, theo dõi toàn bộ vòng đời tài sản. Chỉ cần một bảng khấu hao đúng – bạn đã tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng tiền thuế mỗi năm. Liên hệ tư vấn ngay TẠI ĐÂY!
- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: