6 Bước vàng trong quy trình xử lý đơn hàng giảm 80% sai sót

banner gif AccNet ERP chuyển đổi đầu bài

Một doanh nghiệp có hệ thống xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ tạo ra trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp cho khách hàng, nâng cao khả năng giữ chân khách hàng lâu dài. Vậy cụ thể quy trình xử lý đơn hàng gồm những bước nào? Làm thế nào để tối ưu từng khâu từ tiếp nhận đến giao hàng, chăm sóc sau bán? Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình xử lý đơn hàng là gì?

Quy trình xử lý đơn hàng (Order Fulfillment Process) là chuỗi các bước diễn ra từ khi khách hàng đặt mua sản phẩm đến khi họ nhận được hàng, có thể bao gồm cả dịch vụ sau bán như đổi trả, bảo hành. Đây là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, vận hành kho hàng của doanh nghiệp.

Một quy trình xử lý bài bản không chỉ đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đúng sản phẩm, mà còn giúp quản lý tồn kho, nhân sự, chi phí logistics hiệu quả hơn. Với sự phát triển của công nghệ, quy trình này ngày càng được tự động hóa bằng phần mềm, hệ thống quản lý đơn hàng thông minh.

2. Các bước trong quy trình xử lý đơn hàng

Thông thường, một quy trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Đơn hàng có thể được tạo từ nhiều kênh khác nhau như website bán hàng, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki), app mobile, hotline hoặc thậm chí là các kênh mạng xã hội. Khi đơn hàng được đặt thành công, hệ thống cần tự động ghi nhận đầy đủ thông tin bao gồm mã đơn, sản phẩm, địa chỉ giao hàng, hình thức thanh toán, trạng thái ban đầu là “Chờ xử lý”.

Một hệ thống chuyên nghiệp sẽ gửi email hoặc SMS xác nhận cho khách ngay lập tức. Đồng thời, dữ liệu đơn hàng cũng cần được lưu trữ an toàn trong hệ thống CRM hoặc phần mềm bán hàng để phục vụ bước xử lý tiếp theo.

Xem thêm:

Hệ thống quản trị đơn hàng hiện đại dành cho doanh nghiệp số

Cách tra cứu đơn hàng mua trên website thương mại

Khái niệm quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp hiện đại là gì?

Bước 2: Kiểm tra/xác nhận tồn kho trong quy trình xử lý đơn hàng

Sau khi tiếp nhận đơn, bước tiếp theo là kiểm tra xem sản phẩm có đủ trong kho hay không. Nếu hàng có sẵn, đơn được chuyển tiếp sang bộ phận kho để xử lý. Nếu không còn hàng, hệ thống cần cảnh báo ngay để người phụ trách chủ động:

Liên hệ khách đổi sản phẩm hoặc hủy đơn.
Đặt hàng từ nhà cung cấp (nếu doanh nghiệp theo mô hình bán buôn).
Cập nhật lại thông tin tồn kho trên website để tránh nhận đơn sai.

Đây là khâu quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng giúp hạn chế tình trạng “bán vượt kho”, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Bước 3: In đơn/gửi sang kho đóng gói

Sau khi đơn được xác nhận tồn kho, hệ thống sẽ tự động in các giấy tờ liên quan như:

Phiếu xuất kho.
Mã vận đơn.
Hóa đơn bán hàng (nếu có).
Nhãn giao hàng dán ngoài gói hàng.
Tất cả dữ liệu này được chuyển đến bộ phận kho để tiến hành chuẩn bị hàng.

Bước 4: Đóng gói hàng hóa trong quy trình xử lý đơn hàng

Bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng, mã sản phẩm, đảm bảo đúng với đơn hàng của khách. Sau đó, sản phẩm được đóng gói đúng tiêu chuẩn:

Gói chống sốc với sản phẩm dễ vỡ.
Đóng thùng, niêm phong kỹ với hàng cồng kềnh.
In - dán vận đơn rõ ràng.
Một số doanh nghiệp còn chụp ảnh gói hàng trước khi giao để làm bằng chứng, đối soát nếu có khiếu nại từ khách.

Bước 5: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đóng gói, hàng được chuyển cho các đơn vị giao hàng như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, J&T, Viettel Post… Thông thường, phần mềm quản lý đơn hàng sẽ được kết nối với hệ thống vận chuyển (API) để:

Tạo mã vận đơn tự động.
Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
Gửi thông tin vận chuyển đến khách hàng qua email/SMS.

Việc này trong quy trình xử lý đơn hàng giúp khách hàng yên tâm theo dõi hành trình đơn hàng, giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân viên.

Bước 6: Xử lý sau bán, chăm sóc khách hàng

Khi khách nhận hàng, hệ thống cần cập nhật trạng thái “Hoàn tất”. Doanh nghiệp có thể chủ động gửi lời cảm ơn, yêu cầu đánh giá chất lượng dịch vụ, hoặc đề xuất sản phẩm tương tự (up-sell, cross-sell).

Nếu có vấn đề phát sinh như đổi trả, khiếu nại, doanh nghiệp cần có bộ phận hậu mãi để tiếp nhận, xử lý, phản hồi kịp thời. Đây là cơ hội để giữ chân khách hàng, cải thiện dịch vụ.

MUA NGAY HÔM NAY

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

3. Sơ đồ minh họa quy trình xử lý đơn hàng

Dưới đây là sơ đồ mô tả trực quan quy trình xử lý đơn hàng tiêu chuẩn:

Khách đặt hàng → Tiếp nhận đơn hàng → Kiểm kho → In đơn & đóng gói → Giao cho đơn vị vận chuyển → Khách nhận hàng → Chăm sóc sau bán

Mỗi bước đều có thể được tự động hóa, tối ưu nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng thông minh.

banner gif AccNet ERP chuyển đổi giữa bài

4. Lỗi thường gặp trong xử lý đơn hàng

Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi chưa có quy trình xử lý đơn hàng chặt chẽ:

Giao nhầm sản phẩm: do thiếu kiểm tra chéo mã đơn, sản phẩm.
Giao sai địa chỉ: nhập liệu thủ công gây sai sót.
Hết hàng nhưng vẫn nhận đơn: hệ thống không đồng bộ tồn kho với kênh bán.
Giao hàng trễ: không có cảnh báo xử lý đơn quá thời gian cam kết.

Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ, tự động hóa quy trình bằng phần mềm, xây dựng checklist xử lý rõ ràng cho từng bộ phận liên quan.

5. Từ "6 bước vàng" đến quy trình xử lý đơn hàng không sai sót với AccNet ERP

Quy trình xử lý đơn hàng truyền thống, dù tuân thủ đúng 6 bước từ nhận đơn đến chăm sóc sau bán, có thể vẫn mắc kẹt ở những điểm khiến doanh nghiệp thất thủ: nhập nhầm mã, tồn kho sai, giao chậm, thiếu thông tin trong giao tiếp. Những vướng mắc nhỏ này cộng dồn lại khiến trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng.

Và rồi 6 bước vững vàng đó có thể trở nên lỗi thời nếu doanh nghiệp không chuyển mình. AccNet ERP xuất hiện như một bước tiến, biến quy trình thành câu chuyện vận hành tự động — nơi đơn hàng được nhận, kiểm kho, đóng gói, giao vận và chăm sóc hoàn toàn được xử lý thông minh, một cách mượt mà và ít sai sót nhất.

AccNet ERP – khi quy trình xử lý đơn hàng trở nên… mượt hơn bao giờ hết

Từ nhận đơn thủ công đến tự động đồng bộ đa kênh: Mọi đơn từ website, sàn TMĐT, app, mạng xã hội hay hotline… đều được gom lại thành một luồng duy nhất ngay lập tức. Không còn lo sai mã đơn hoặc thiếu hẹn giao—tất cả đều trong tầm kiểm soát.
Tồn kho trong tầm tay, không còn “bán vượt”: Khi khách đặt hàng, hệ thống kiểm tồn kho ngay và thông báo tức thì nếu thiếu hàng. Có thể đẩy yêu cầu đặt mua lại hoặc đề nghị khách chọn sản phẩm thay thế — tất cả đều được quản lý khéo léo và linh hoạt.
Từ in phiếu đến đóng gói tự động: Không cần in thủ công, không lo thiếu mã vận đơn hay nhãn giao hàng. Tất cả chứng từ—từ hóa đơn đến mã vận đơn—đều được sinh tự động, giúp bộ phận kho đóng gói đúng chuẩn chỉ trong vài thao tác.
Giao hàng như được “giám sát thời gian thực”: Hệ thống liên kết chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển — API tự động sinh mã vận đơn, cập nhật trạng thái và gửi thông tin theo dõi đến khách qua email/SMS. Khách hàng chủ động hơn, doanh nghiệp giảm thiểu lỗi.
Chăm sóc khách tự động, dù bạn đang ngủ: Khi đơn hoàn thành, hệ thống tự động gửi lời cảm ơn, đề xuất sản phẩm (up-sell/cross-sell), hoặc xử lý đổi trả nếu có khiếu nại. Dịch vụ hậu mãi tự động kích hoạt — tạo ấn tượng tốt và tăng độ trung thành.

ACCNET ERP – NỀN TẢNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TOÀN DIỆN

TÍCH HỢP TRỢ LÝ PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH THÔNG MINH HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP PHÂN TÍCH SÂU, ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH ĐẦU TƯ NHANH - CHÍNH XÁC - CÓ CƠ SỞ

✅ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CHỦ ĐỘNG – KHÔNG CÒN “BƠI TRONG SỐ LIỆU RỜI RẠC”

Tự động hóa 80% nghiệp vụ kế toán chuẩn theo quy định Bộ Tài chính

AI hỗ trợ phân tích báo cáo tài chính - Financial Dashboard theo thời gian thực

Đồng bộ & mở rộng linh hoạt, kết nối ngân hàng, hóa đơn điện tử, vận hành đa nền tảng

✅ HIỆU QUẢ RÕ RỆT KHI ỨNG DỤNG AI TÀI CHÍNH

Giảm 20–30% chi phí vận hành nhờ kiểm soát ngân sách theo từng phòng ban

Tăng 40% hiệu quả sử dụng dòng tiền, dòng tiền ra/vào được cập nhật theo thời gian thực

Thu hồi công nợ đúng hạn >95%, giảm thất thoát và nợ xấu

Cắt giảm 50% thời gian tổng hợp & phân tích tài chính

Doanh nghiệp tiết kiệm từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng/năm, tăng hiệu quả sử dụng vốn khi triển khai AccNet ERP

Xem chi tiết tính năng AccNet ERP

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DEMO NGAY HÔM NAY

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

Xử lý đơn hàng là một chuỗi công việc liên kết chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, kho vận, vận chuyển, chăm sóc khách hàng. Việc chuẩn hóa quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn nâng cao trải nghiệm người mua, tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn. Nếu bạn đang gặp vấn đề với việc xử lý đơn thủ công, chậm trễ, dễ nhầm lẫn – đây là lúc cần nghiêm túc xây dựng lại quy trình, ứng dụng công nghệ vào quản lý. Bạn muốn tối ưu quy trình xử lý đơn hàng cho doanh nghiệp? Hãy bắt đầu từ một quy trình rõ ràng, chọn cho mình một công cụ quản lý đơn hàng phù hợp ngay hôm nay!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: