Phân biệt rõ quy trình mua sắm hàng hóa theo ngưỡng giá trị (trên hay dưới 100 triệu) có ý nghĩa rất lớn. Mỗi ngưỡng sẽ tương ứng với một hình thức thực hiện khác nhau, một mức độ kiểm soát khác nhau – nếu làm không đúng, có thể gây hậu quả nghiêm trọng về pháp lý, tài chính. Bài viết dưới đây AccNet sẽ giúp bạn nắm rõ điểm khác biệt, quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu/dưới 100 triệu, căn cứ pháp lý, cách triển khai hợp lệ.
1. Vì sao cần phân biệt quy trình mua sắm theo giá trị?
Việc mua sắm hàng hóa trong các đơn vị sự nghiệp công lập, cơ quan nhà nước hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư công cần tuân thủ theo các ngưỡng giá trị nhất định để xác định hình thức lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Nếu giá trị hàng hóa không vượt quá 100 triệu, bạn có thể áp dụng chỉ định thầu rút gọn hoặc mua sắm trực tiếp với thủ tục đơn giản. Tuy nhiên, nếu vượt ngưỡng 100 triệu đồng, bạn bắt buộc phải lập kế hoạch, xin phê duyệt, áp dụng hình thức lựa chọn cạnh tranh như chào hàng hoặc đấu thầu.
Phân biệt rõ ngưỡng này giúp:
- Tránh sai quy trình, gây hậu quả kiểm toán.
- Tăng tính minh bạch, phòng chống chia nhỏ gói thầu trái phép.
- Rút ngắn thời gian xử lý nếu áp dụng đúng hình thức.
2. Quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu đồng
Khi giá trị gói thầu vượt quá 100 triệu, quy trình sẽ chuyển sang hình thức cạnh tranh. Lúc này, đơn vị không còn được chỉ định trực tiếp, mà cần lập kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp theo đúng Luật Đấu thầu.
Căn cứ pháp lý:
- Luật Đấu thầu 2013
- Nghị định 63/2014/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết các hình thức lựa chọn nhà thầu.
- Thông tư 58/2016/TT-BTC, Nghị định 144/2021/NĐ-CP (áp dụng cho đơn vị sự nghiệp công lập).
Các bước thực hiện quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu:
B1: Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
- Cần có văn bản đề xuất, căn cứ kỹ thuật, hồ sơ định mức, dự toán, thời gian thực hiện.
B2: Phê duyệt kế hoạch mua sắm
- Người có thẩm quyền ra quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp.
B3: Chọn hình thức mua sắm phù hợp
- Chào hàng cạnh tranh rút gọn: khi hàng hóa phổ thông, dễ xác định giá, có nhiều đơn vị cung ứng.
- Đấu thầu rộng rãi: nếu hàng hóa có giá trị cao hơn hoặc có yếu tố kỹ thuật đặc thù.
- Chỉ định thầu (có điều kiện): chỉ áp dụng khi có tình huống cấp bách, chỉ có 1 nhà cung cấp…
B4: Soạn thảo & phát hành hồ sơ mời thầu/chào hàng
- Gửi đến tối thiểu 3 nhà thầu hoặc đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
B5: Đánh giá hồ sơ & chọn nhà thầu trong quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu
- Thành lập tổ chuyên gia, mở thầu, chấm điểm, xét chọn.
B6: Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
- Ban hành quyết định trúng thầu bằng văn bản.
B7: Ký hợp đồng & tổ chức thực hiện
- Hợp đồng cần tuân thủ các điều khoản thanh toán, bảo hành, tiến độ giao hàng.
B8: Nghiệm thu, thanh lý, lưu trữ hồ sơ theo quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu
- Biên bản nghiệm thu hàng hóa, hóa đơn, hồ sơ thanh toán, hợp đồng được lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ thanh tra, kiểm toán.
3. Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu đồng
Đây là trường hợp khá phổ biến trong hoạt động mua sắm thường xuyên: văn phòng phẩm, thiết bị nhỏ, đồ dùng phục vụ hoạt động hành chính hoặc nghiệp vụ.
Căn cứ pháp lý của quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu:
- Điều 54 Nghị định 63/2014/NĐ-CP: Cho phép chỉ định thầu rút gọn với gói dưới 100 triệu.
- Điều 23, 24 Nghị định 151/2017/NĐ-CP: Hướng dẫn thực hiện mua sắm tài sản công.
- Quy chế nội bộ của từng đơn vị (quy định chi tiết hóa thủ tục).
Các bước cơ bản trong quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu:
B1: Xác định nhu cầu mua sắm
- Bộ phận sử dụng lập đề nghị mua sắm (mẫu phiếu đề xuất), nêu rõ: tên hàng hóa, số lượng, mục đích sử dụng, dự kiến giá trị.
B2: Thẩm định tính cần thiết (nếu có)
- Với đơn vị công lập, đề xuất cần có xác nhận tính cần thiết, tránh lãng phí hoặc mua sai mục tiêu.
B3: Lựa chọn hình thức mua sắm trong quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu
- Chỉ định thầu rút gọn: Áp dụng phổ biến nếu chọn 1 nhà cung cấp tin cậy, có báo giá rõ ràng.
- Mua sắm trực tiếp: Có thể không cần hợp đồng, chỉ cần hóa đơn và biên bản giao nhận.
B4: Xin phê duyệt
- Trình đề xuất lên lãnh đạo có thẩm quyền theo quy định phân cấp nội bộ (thường là Trưởng phòng, Giám đốc).
B5: Mua hàng – ký hợp đồng/hóa đơn
- Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng (nếu cần), hoặc thanh toán dựa trên hóa đơn VAT, phiếu giao nhận.
B6: Thanh toán & lưu trữ hồ sơ theo quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu
- Hồ sơ lưu gồm: phiếu đề xuất, báo giá, phê duyệt, hóa đơn, biên bản giao nhận.
Lưu ý:
- Không bắt buộc lập hồ sơ mời thầu hoặc đăng công khai.
- Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu có thể không cần 3 báo giá, nếu có lý do hợp lý hoặc quy chế nội bộ quy định đơn giản hơn.
- Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ về chứng từ.
4. So sánh quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu và dưới 100 triệu
| Nội dung | Quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu | Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu |
| Hình thức mua sắm | Chào hàng cạnh tranh / đấu thầu | Chỉ định thầu rút gọn / trực tiếp |
| Hồ sơ mời thầu | Bắt buộc có | Không bắt buộc |
| Kế hoạch mua sắm | Bắt buộc lập, phê duyệt | Có thể đơn giản hóa |
| Phê duyệt | Nhiều cấp phê duyệt | Nội bộ đơn giản |
| Đăng tải đấu thầu | Bắt buộc đăng lên Hệ thống đấu thầu | Không cần |
| Mức độ kiểm soát | Nghiêm ngặt, dễ bị kiểm tra | Dễ linh hoạt |
Hiểu đúng, áp dụng đúng quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu và dưới 100 triệu không chỉ giúp đơn vị vận hành hiệu quả, mà còn bảo vệ người thực hiện trước rủi ro pháp lý. Không ít đơn vị bị thanh tra kết luận sai phạm chỉ vì áp dụng hình thức mua sắm sai hoặc thiếu minh bạch trong quy trình. Nếu bạn đang phụ trách tài chính – kế toán – vật tư hoặc hành chính, hãy cập nhật thường xuyên các văn bản pháp lý, xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng, lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua sắm.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: