Nếu không có một hệ thống quản lý mua sắm rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng lãng phí, mua hàng không đúng nhu cầu hoặc bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu. Vậy làm thế nào để triển khai quy trình mua sắm vật tư hàng hóa hiệu quả? Hãy cùng AccNet tìm hiểu chi tiết từng bước trong bài viết này.
1. Tổng quan về quy trình mua sắm vật tư hàng hóa
Quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là một chuỗi hoạt động nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất, kinh doanh mà vẫn kiểm soát được chi phí, chất lượng, tiến độ cung ứng.
Quy trình này có thể áp dụng cho nhiều loại hàng hóa, từ nguyên vật liệu sản xuất, thiết bị, công cụ dụng cụ, đến hàng hóa kinh doanh. Một quy trình chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, mua hàng đúng nhu cầu, tối ưu tài chính.
2. Các bước trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa
Bước 1: Xác định nhu cầu, lập yêu cầu mua hàng
Xác định chính xác loại vật tư, hàng hóa cần mua, đảm bảo đúng số lượng, chất lượng. Các công việc cần thực hiện:
B1: Bộ phận sản xuất, kho, kinh doanh hoặc các phòng ban sử dụng vật tư lập đề xuất mua hàng. Đề xuất phải nêu rõ:
- Loại hàng hóa cần mua (mô tả chi tiết về thông số kỹ thuật, thương hiệu nếu có).
- Số lượng cần mua.
- Mục đích sử dụng.
- Thời gian cần hàng.
- Đơn vị đề xuất.
B2: Bộ phận kho kiểm tra lại tồn kho hiện tại, tránh mua dư thừa.
B3: Bộ phận kế toán xem xét ngân sách dành cho đơn hàng này.
Bước 2: Xét duyệt đề xuất mua hàng
Mục đích bước 2 trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là đảm bảo yêu cầu mua hàng hợp lý, tránh mua dư thừa hoặc vượt ngân sách. Các công việc cần làm:
- Trình cấp quản lý xét duyệt đề xuất mua hàng.
- Nếu đề xuất không hợp lý (mua quá số lượng cần thiết, hàng có sẵn trong kho), có thể yêu cầu điều chỉnh.
- Sau khi duyệt, bộ phận mua hàng tiếp nhận, thực hiện bước tiếp theo.
Bước 3: Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
Mục tiêu chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất về giá, chất lượng, thời gian giao hàng. Các đầu việc bắt buộc:
B1: Nếu doanh nghiệp đã có danh sách nhà cung cấp uy tín, có thể yêu cầu báo giá ngay.
B2: Nếu chưa có nhà cung cấp phù hợp, thực hiện tìm kiếm, yêu cầu báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp. Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:
- Giá cả có hợp lý không?
- Chất lượng hàng hóa có đảm bảo không?
- Thời gian giao hàng có đáp ứng tiến độ không?
- Chính sách bảo hành, đổi trả có tốt không?
- Đánh giá từ các doanh nghiệp khác về nhà cung cấp này như thế nào?
B3: Sau khi đánh giá, chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Bước 4: Đàm phán, ký hợp đồng mua hàng
Bước này trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa nhằm đảm bảo điều kiện mua hàng có lợi nhất cho doanh nghiệp. Các công việc cần thực hiện:
- Thương lượng về giá, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, phạt vi phạm hợp đồng.
- Nếu mua hàng có giá trị lớn, cần lập hợp đồng mua bán để ràng buộc trách nhiệm.
- Nếu chỉ mua hàng lẻ, có thể thực hiện bằng đơn đặt hàng (PO – Purchase Order) nhưng vẫn cần xác nhận rõ điều khoản.
Bước 5: Đặt hàng, nhận hàng trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa
Bước này để đảm bảo hàng hóa được giao đúng loại, đủ số lượng, đúng tiến độ. Các bước cần thực hiện:
B1: Sau khi chốt hợp đồng/đơn đặt hàng, gửi yêu cầu đặt hàng cho nhà cung cấp.
B2: Theo dõi tiến độ giao hàng. Khi nhận hàng, bộ phận kho kiểm tra kỹ:
- Số lượng hàng hóa có đúng với hợp đồng không?
- Chủng loại, chất lượng có đạt yêu cầu không?
- Hàng hóa có bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển không?
B3: Nếu có vấn đề, lập biên bản giao nhận hàng hóa, thông báo ngay cho nhà cung cấp.
Bước 6: Kiểm tra, nghiệm thu, nhập kho
Mục đích của bước 6 trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa là đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn trước khi đưa vào sử dụng hoặc sản xuất. Các bước hoàn thành:
- Lập biên bản nghiệm thu nếu hàng hóa đạt yêu cầu.
- Nếu hàng hóa bị lỗi, nhà cung cấp phải đổi trả hoặc bồi thường theo thỏa thuận.
- Nhập kho, cập nhật vào phần mềm quản lý kho.
Bước 7: Thanh toán, lưu trữ hồ sơ
Bước cuối cùng nhằm hoàn tất quá trình mua hàng, đảm bảo hồ sơ minh bạch. Các đầu việc cụ thể:
B1: Thanh toán theo hợp đồng (trả ngay, trả chậm, thanh toán từng phần).
B2: Kế toán ghi nhận công nợ với nhà cung cấp. Lưu trữ đầy đủ chứng từ gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng.
- Hóa đơn GTGT hợp lệ.
- Biên bản giao nhận hàng hóa.
- Biên bản nghiệm thu.
- Phiếu nhập kho.
3. Lưu ý quan trọng trong quy trình mua sắm
- Kiểm soát ngân sách chặt chẽ: Không để tình trạng mua quá nhu cầu, lãng phí vốn.
- Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: Duy trì chất lượng ổn định, có phương án thay thế nếu cần.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Đáp ứng yêu cầu kiểm toán, thuế, kiểm soát nội bộ.
- Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng (Top 1 nên mua: AccNet Purchase): Giúp kiểm soát đơn hàng, công nợ, tồn kho chính xác.
- Thống nhất quy trình mua sắm vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp: Đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng trách nhiệm.
Việc áp dụng từng bước trong quy trình mua sắm vật tư hàng hóa, từ xác định nhu cầu, phê duyệt, tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng, nghiệm thu đến thanh toán, được thực hiện bài bản sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng tiêu chuẩn. Áp dụng công nghệ vào quản lý mua sắm cũng là một hướng đi cần thiết để nâng cao hiệu quả (Top 1 nên mua: Phần mềm quản lý mua hàng AccNet Purchase). Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt quy trình này, hiệu quả hoạt động, lợi nhuận sẽ được cải thiện đáng kể.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:- GIẢI PHÁP KẾ TOÁN TOÀN DIỆN ACCNET
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063
- 📧 Email: accnet@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://accnet.vn/
Chủ đề: