Trong thời gian gần đây, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, nhiều nhà quản lý đã bắt đầu tích hợp các công nghệ tiên tiến vào hoạt động kinh doanh của họ. Trong số những xu hướng này, việc áp dụng phần mềm kế toán mua hàng đã trở nên phổ biến, mang lại sự thuận tiện, hiệu quả trong quản lý hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây, Accnet sẽ giúp bạn khám phá sâu hơn về ưu điểm của loại phần mềm này nhé.
1. Phần mềm kế toán mua hàng là gì?
Phần mềm kế toán mua hàng là một công cụ quản lý/theo dõi các hoạt động liên quan đến quá trình mua sắm, nhập hàng hóa của một doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc duy trì sự minh bạch, hiệu quả, kiểm soát chặt chẽ trong quản lý mua hàng là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa tài nguyên, tránh sai sót.
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của cả quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Đây còn là quá trình hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu từ bên bán qua bên mua, vậy nên doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho người bán.
Xem thêm:
- Nền tảng số hỗ trợ theo dõi lịch sử mua sắm nhanh chóng
- Phần mềm theo dõi đơn hàng tối ưu chuỗi cung ứng và giao hàng
- Giải pháp tối ưu hóa chi phí thu mua và quản lý nhà cung cấp
2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ngay hôm nay?
Dưới đây là các lý do khiến doanh nghiệp nhanh chóng sử dụng phần mềm:
2.1. Tối ưu hóa quy trình
Phần mềm giúp tối ưu hóa quá trình mua hàng bằng cách tự động hóa những nhiệm vụ như tạo ra đơn đặt hàng, gửi thông báo đến nhà cung cấp, cập nhật tình trạng tồn kho của sản phẩm. Điều này sẽ giúp giảm thiểu được thời gian, công sức cho bộ phận kế toán cũng như cho toàn doanh nghiệp.
2.2. Phần mềm kế toán mua hàng giảm thiểu sai sót
Phần mềm giúp doanh nghiệp giảm thiểu khả năng bị sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, tính toán, duy trì được tính chính xác của dữ liệu kế toán.
2.3. Tăng khả năng kiểm soát
Phần mềm giúp tăng khả năng kiểm soát bằng cách theo dõi tình hình, trạng thái mua hàng một cách xác xao, chi tiết. Ngoài ra, nó còn giám sát nguồn cung ứng, lượng tồn kho, những khoản thanh toán đối với bên nhà cung cấp.
2.4. Phần mềm kế toán mua hàng tổng hợp/xử lý báo cáo chính xác, kịp thời
Khi thực hiện các công đoạn kế toán thủ công, người kế toán viên có thể sẽ cộng sai thì khi đó các báo cáo tài chính đều phải được thiết lập quay trở về vị trí ban đầu. Vậy nên, nếu như doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán AccNet thì thời gian chỉ còn tính bằng giờ. Bởi vì:
- Phần mềm sẽ tự động tổng hợp các số liệu báo cáo căn cứ đầu vào kế toán cung cấp, giúp hỗ trợ kiểm tra đối chiếu những sổ sách kế toán, báo cáo, đánh giá bút toán thừa, thiếu, chưa chính xác.
- Ngay khi quản lý yêu cầu, chỉ cần sau vài phút thì kế toán có thể xuất số liệu mà quản lý cần nhanh chóng.
3. Chức năng chính của phần mềm kế toán mua hàng
3.1. Quản lý thông tin nhà cung cấp
Phần mềm cho phép lưu trữ, quản lý thông tin liên hệ của các nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên lạc khác.
Tạo một cơ sở dữ liệu danh sách nhà cung cấp giúp dễ dàng lựa chọn, áp dụng các thông tin này trong các đơn đặt hàng, giao dịch khác.
3.2. Quản lý đơn đặt hàng
Phần mềm cho phép người dùng tạo các đơn đặt hàng cho các mặt hàng cần mua, xác định số lượng, giá cả, các yêu cầu khác. Ngoài ra, phần mềm cho phép theo dõi trạng thái của các đơn đặt hàng, từ khi tạo đến khi hàng hóa được giao hàng, nhập kho.
3.3. Phần mềm kế toán mua hàng quản lý nhập kho/hàng hóa
Người dùng có thể nhập thông tin về các mặt hàng mua vào hệ thống, bao gồm mã sản phẩm, mô tả, đơn vị tính, giá cả. Nó sẽ giúp theo dõi số lượng hàng tồn kho, cập nhật tự động khi có giao dịch nhập hoặc xuất hàng.
3.4. Quản lý thanh toán chi phí
Phần mềm cho phép ghi nhận, theo dõi các khoản thanh toán được thực hiện đối với các đơn đặt hàng. Ngoài ra, người dùng có thể ghi nhận các khoản chi phí khác nhau liên quan đến mua hàng như vận chuyển, thuế, phí dịch vụ.
Vậy nên, phần mềm mua hàng cung cấp một loạt các chức năng quan trọng giúp quản lý toàn bộ quy trình mua hàng từ việc tạo đơn đặt hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, đến việc ghi nhận, quản lý các khoản thanh toán, chi phí liên quan.
Đọc thêm:
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm mua hàng phù hợp với doanh nghiệp
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp bao gồm:
- Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng: Phần mềm cần có giao diện trực quan, thân thiện, dễ dàng thao tác để giảm thời gian đào tạo, tăng hiệu quả sử dụng.
- Bảo mật an toàn dữ liệu: Phần mềm cần tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, phân quyền truy cập để đảm bảo an toàn cho dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm nên có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ, khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng khi xảy ra sự cố.
- Cung cấp dịch vụ hỗ trợ/đào tạo: Nhà cung cấp phần mềm cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 để giải quyết các vấn đề kỹ thuật mà doanh nghiệp gặp phải. Nhà cung cấp nên tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp/trực tuyến, kèm tài liệu chi tiết để hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm.
- Chi phí sử dụng phần mềm: Doanh nghiệp cần xem xét chi phí mua phần mềm, chi phí triển khai, chi phí đào tạo/hỗ trợ, chi phí duy trì/nâng cấp phần mềm.
- Đánh giá/phản hồi từ người dùng khác:Tham khảo ý kiến/đánh giá từ các khách hàng hiện tại để có cái nhìn thực tế về chất lượng sản phẩm. Xem xét các đánh giá từ các chuyên gia trong lĩnh vực để chọn mua.
5. Mua phần mềm kế toán mua hàng nào tốt nhất hiện nay?
Khi lựa chọn phần mềm kế toán mua hàng, doanh nghiệp thường quan tâm đến những tiêu chí như: quản lý đơn hàng – nhà cung cấp hiệu quả, liên kết dữ liệu kho và kế toán tài chính, tuân thủ quy định thuế, và dễ dàng mở rộng khi quy mô phát triển.
Trong số các giải pháp hiện nay, AccNet ERP là lựa chọn nổi bật nhờ khả năng tích hợp toàn diện: từ quản lý mua hàng, công nợ phải trả, tồn kho cho đến hạch toán chi phí. Phần mềm không chỉ giúp tự động hóa quy trình, giảm sai sót mà còn mang đến các báo cáo phân tích theo thời gian thực để nhà quản trị dễ dàng kiểm soát chi phí mua sắm.
Với giao diện thân thiện, hỗ trợ chuyên nghiệp và tính năng phù hợp chuẩn kế toán Việt Nam, AccNet ERP chính là câu trả lời thuyết phục cho câu hỏi: “Mua phần mềm kế toán mua hàng nào tốt nhất hiện nay?”
Lúc này, AccNet ERP xuất hiện như một nền tảng quản lý mua hàng – kế toán tích hợp và thông minh. Khi sử dụng phân hệ AccNet Purchase trong hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ có:
- Quy trình mua hàng liền mạch: từ yêu cầu mua → so sánh báo giá → lập đơn hàng → nhập kho → thanh toán, mọi bước đều được quản lý và theo dõi chặt chẽ.
- Tự động ghi nhận bút toán chi phí mua hàng: các chi phí mua, chi phí phụ trợ, thuế, chiết khấu sẽ được đưa vào sổ sách tài chính mà không cần nhập tay.
- Kiểm soát ngân sách & cảnh báo vượt ngân sách: nếu một đơn mua vượt định mức, hệ thống sẽ thông báo để kiểm tra lại.
- Đồng bộ dữ liệu real-time giữa module mua hàng – kho – tài chính: giúp đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và kịp thời cho báo cáo tài chính.
- Hỗ trợ AI và automation: AccNet ERP đã tích hợp trợ lý tài chính AI để hỗ trợ tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tăng năng suất.
Nhờ việc tích hợp phân hệ mua hàng vào hệ thống ERP, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa nghiệp vụ mua sắm mà còn đảm bảo tính liên kết dữ liệu, giảm công việc thủ công và nâng cao hiệu quả kế toán – quản trị.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI” Với 7 phân hệ lõi tích hợp từ kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho vận, nhân sự đến phân phối, phần mềm quản lý doanh nghiệp AccNet ERP tạo nên một hệ sinh thái quản trị tài chính – điều hành khép kín, đồng bộ thông tin xuyên suốt: TÍCH HỢP TRỢ LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN AI - RA MẮT 2025 AccNet ERP là một nền tảng công nghệ mở, tích hợp các giải pháp tiên tiến như: DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP? ✅ Quản lý tài chính chủ động – Không còn “bơi trong số liệu rời rạc” ✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng trợ lý tài chính AI ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc. KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET ERP
✅ Demo miễn phí full tính năng ✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp ✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm
Lựa chọn phần mềm kế toán mua hàng phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình mua hàng/quản lý tài chính của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm mua hàng không chỉ là một lựa chọn thông minh mà còn là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững. Với các nội dung chi tiết mà Accnet đã đề cập ở trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ tìm được phần mềm phù hợp nhất, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: accnet@lacviet.com.vn – Website: www.accnet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
Chủ đề: