Trong kinh doanh, doanh thu là yếu tố sống còn. Doanh thu càng cao thì doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội phát triển, mở rộng quy mô. Làm thế nào để doanh thu tăng trưởng bền vững? Câu trả lời nằm ở bộ phận kế toán chi tiết bán hàng. Vậy kế toán bán hàng là gì? Hôm nay, mời bạn cùng Accnet tìm hiểu về công việc/nhiệm vụ/nghiệp vụ/quy trình/hạch toán của kế toán doanh thu – một cánh tay đắc lực giúp quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp trong bài viết này!
|
1. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng (kế toán doanh thu) là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý/ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nguồn tiền trong khâu bán hàng. Kế toán trong bán hàng tập trung giải quyết các công việc sau:
- Xuất hóa đơn bán hàng.
- Ghi chép vào sổ sách kế toán, chi phí bán hàng, tổng hợp doanh thu,…
- Lập báo cáo theo các yêu cầu khác của doanh nghiệp.
Kế toán doanh thu là bộ phận để các nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác với những vai trò quan trọng như:
- Cung cấp thông tin chi tiết về doanh số bán hàng, tình hình tài chính, hỗ trợ quản lý xây dựng chiến lược kinh doanh.
- Báo cáo chi tiết sự chênh lệch giữa sản xuất, bán hàng để đề xuất điều chỉnh cần thiết.
- Ghi chép, phân tích chi phí bán hàng để đề xuất giải pháp tối ưu hóa chi phí.
- Lập báo cáo hàng tồn kho về số lượng, giá trị, giúp kiểm soát tồn kho.
- Đảm bảo tuân thủ quy định an toàn, bảo vệ người tiêu dùng, bảo vệ quyền lợi của khách hàng trong hoạt động bán hàng.
2. Công việc/nhiệm vụ cơ bản của kế toán bán hàng
Nhiệm vụ của kế toán doanh thu trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự hiệu quả, minh bạch trong quản lý tài chính, bán hàng. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của kế toán chi tiết bán hàng:
- Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa.
- Quản lý các hóa đơn, các chứng từ liên quan.
- Kiểm kê, cập nhật số liệu.
- Theo dõi tình hình công nợ.
- Lập các báo cáo bán hàng.
2.1. Công việc kế toán bán hàng là cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa
Kế toán chi tiết bán hàng chịu trách nhiệm cập nhật giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán. Khi có sự thay đổi về giá bán, người kế toán cần thông báo kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
2.2. Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ thường gặp trong kế toán doanh thu là việc quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin hóa đơn.
- Xuất hóa đơn bán hàng.
- Cập nhật & theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
- Nhập số liệu mua bán hàng.
- Tính toán chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có)..
2.3. Nhiệm vụ kế toán bán hàng là kiểm kê, cập nhật số liệu hàng hóa trong kho
Kế toán doanh thu phối hợp với kế toán kho, thủ kho để kiểm kê hàng hóa tồn kho, xác định chính xác số lượng hàng hóa thực tế tồn kho của doanh nghiệp.
- Đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với số lượng tồn kho để phát hiện, xử lý kịp thời các sai sót về số lượng hàng hóa tồn kho.
- Cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho với thực tế để giúp kế toán chi tiết bán hàng theo dõi, quản lý tình hình hàng hóa tồn kho chính xác nhất.
- Lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng trong ngày để tiện phân tích tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
2.4. Công việc kế toán bán hàng là theo dõi tình hình công nợ bán hàng
Kết hợp với kế toán doanh thu, kế toán công nợ để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ, quản lý tiền hàng tổng thể, toàn diện.
- Chủ động Tham gia lập kế hoạch thu hồi công nợ để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Quản lý tiền khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn, tình hình trả nợ của khách nhằm có biện pháp xử lý kịp thời.
2.5. Kế toán lập các báo cáo số liệu bán hàng
Báo cáo danh mục hàng bán ra, bao gồm các mặt hàng đã được bán ra, bao gồm tên mặt hàng, số lượng bán ra, giá bán, doanh thu,…
- Báo cáo công nợ phải thu, bao gồm tên khách hàng, số tiền nợ, thời hạn thanh toán,…
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính như số lượng hóa đơn đã sử dụng, số lượng hóa đơn còn tồn kho,…
|
3. Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Quy trình làm việc trong kế toán doanh thu là chuỗi quy trình chuyên nghiệp, cụ thể gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận/xử lý đơn đặt hàng/hợp đồng
- Kế toán chi tiết bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh.
- Đối với lượng hàng tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu, kế toán thông báo lại để nhân viên bán hàng tư vấn lại hoặc hủy đơn hàng.
- Nếu tồn kho đủ, kế toán lập phiếu yêu cầu xuất kho, hóa đơn, sau đó chuyển cho thủ kho để xuất hàng.
Bước 2: Xuất kho và giao hàng theo quy trình
- Thủ kho xuất hàng dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho từ kế toán bán hàng.
- Kế toán chi tiết bán hàng lập hóa đơn, các chứng từ liên quan, sau đó chuyển cho nhân viên bán hàng để giao cho khách hàng.
Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng
- Kế toán chi tiết bán hàng hạch toán nghiệp vụ bán hàng vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan.
- Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán lập hóa đơn, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ dịch vụ cung cấp.
4. Cách hạch toán kế toán bán hàng chuẩn nhất 2024
Hãy cùng đọc các mô tả tổng quan về các bước hạch toán kế toán chi tiết bán hàng hiện nay:
- Phương thức giao hàng tại kho.
- Phương thức chuyển hàng.
- Phương thức trả góp.
- Phương thức giảm doanh thu bán hàng.
- Phương thức bán hàng qua đại lý có hoa hồng.
4.1. Hạch toán theo phương thức giao hàng tại kho
+ Xác định giá vốn của sản phẩm đã tiêu thụ:
- Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng bán để ghi nhận số tiền cần trả cho giá vốn của hàng bán.
- Có tài khoản 155, 1561: Trị giá thành phẩm, hàng hóa xuất bán để ghi nhận chi phí sản xuất của sản phẩm đã tiêu thụ.
+ Ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán để ghi nhận tổng giá trị thanh toán từ khách hàng.
- Có tài khoản 511: Doanh thu bán hàng là giá chưa có thuế GTGT để ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng.
- Có tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp đầu ra để ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế.
4.2. Hạch toán kế toán bán hàng theo phương thức chuyển hàng
+ Phản ánh giá vốn hàng gửi bán:
- Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng bán để ghi nhận giá trị của hàng hóa đã được chuyển đi (giá vốn).
- Có tài khoản 157: Hàng gửi đi bán để giảm giá trị của hàng hóa trong sổ kế toán.
+ Phản ánh doanh thu:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán để ghi nhận tổng giá trị thanh toán từ bên mua.
- Có tài khoản 511: Doanh thu bán hàng là giá chưa có thuế GTGT để ghi nhận doanh thu từ bán hàng.
- Có tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp đầu ra để ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế.
4.3. Hạch toán kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp
+ Xác định giá xuất kho của thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ:
- TK 632: Giá vốn hàng bán, dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
- TK 155, 1561: Trị giá thành phẩm, hàng hóa xuất bán, dùng để phản ánh trị giá thành phẩm, hàng hóa đã xuất bán trong kỳ.
+ Phản ánh doanh thu bán hàng trả tiền ngay:
- TK 111 – Tiền mặt: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.
- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
- TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ, bao gồm doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu bán hàng trả góp, trả chậm,…
- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng trả góp, trả chậm chưa thu được tiền trong kỳ, được phân bổ dần theo kỳ thu tiền.
- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Khi thu được tiền bán hàng (gốc + lãi) hoặc thực thu tiền bán hàng lần tiếp theo:
- Nợ TK 111, 112 là phản ánh số tiền thu được từ khách hàng đối với phần tiền gốc, lãi trả góp, trả chậm.
- Có TK 131 là phản ánh số tiền phải thu của khách hàng đối với phần tiền gốc, lãi trả góp, trả chậm còn lại.
+ Kết chuyển lãi bán hàng trả chậm với kỳ người mua thanh toán:
- Nợ TK 3387 là phản ánh phần lãi trả góp, trả chậm phân bổ trong kỳ.
- Có TK 515 là phản ánh doanh thu hoạt động tài chính.
|
4.4. Hạch toán kế toán các khoản làm giảm doanh thu bán hàng
(*) Phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:
Khi có chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:
- Nợ tài khoản 521 (5211, 5213): Ghi giá chưa thuế GTGT.
- Nợ tài khoản 3331: Ghi giảm thuế GTGT.
- Có các tài khoản 111, 112, 131…: Ghi giá thanh toán.
Cuối kỳ, chuyển giảm doanh thu trong kế toán bán hàng:
- Nợ tài khoản 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 5211, 5213: Giảm trừ doanh thu.
(*) Lưu ý về kế toán chiết khấu thanh toán khi bán hàng:
+ Trường hợp chưa thanh toán tiền mua hàng, được hưởng chiết khấu thanh toán:
- Nợ tài khoản 111, 112: Số tiền còn thu được.
- Nợ tài khoản 635: Số chiết khấu khách hàng được hưởng.
- Có tài khoản 131: Số nợ phải thu khách hàng.
+ Trường hợp khách hàng đã trả tiền trước, được hưởng chiết khấu:
- Nợ tài khoản 635: Số chiết khấu khách hàng được hưởng.
- Có tài khoản 111, 112: Số chiết khấu khách hàng được hưởng.
(*) Kế toán hàng bán bị trả lại:
+ Hàng bị trả lại chưa xác định là tiêu thụ:
- Nợ tài khoản 155, 156: Thành phẩm, hàng hóa bị trả lại.
- Có tài khoản 157: Hàng mua đang đi đường.
+ Hàng bị trả lại đã xác định là tiêu thụ:
Khi nhận lại hàng bán, nhập kho:
- Nợ tài khoản 155, 156: Thành phẩm, hàng hóa bị trả lại.
- Có tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại:
- Nợ tài khoản 521 (5212): Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa thuế GTGT).
- Nợ tài khoản 3331: Ghi giảm thuế GTGT của hàng bị trả lại.
- Có các tài khoản 111, 112, 131…: Ghi giá thanh toán.
+ Chi phí phát sinh liên quan được hạch toán vào chi phí bán hàng:
- Nợ tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
- Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có các tài khoản 111, 112, 131: Ghi giá thanh toán.
+ Cuối kỳ, chuyển giảm doanh thu:
- Nợ tài khoản 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 5212: Giảm trừ doanh thu.
4.5. Hạch toán kế toán bán hàng qua đại lý có hưởng hoa hồng
(*) Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý:
+ Khi xuất kho sản phẩm gửi đại lý:
- Khi xuất kho sản phẩm gửi đại lý, đơn vị ghi nợ tài khoản 157 (Hàng gửi bán), có tài khoản 155, 156 để giảm giá trị sản phẩm trong sổ kế toán.
+ Khi hàng hoá đã bán được bởi đại lý:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 131… để ghi giá trị thanh toán từ đại lý.
- Có tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Có tài khoản 3331 để ghi nhận số thuế GTGT phải nộp.
- Nợ tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán), có tài khoản 157 (Hàng gửi đi bán) để phản ánh giá vốn của hàng bán ra.
+ Phản ánh số tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:
- Khi trả hoa hồng cho đại lý, kế toán ghi nợ tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), nợ tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), cùng với các tài khoản 111, 112, 131… để ghi giá trị thanh toán.
(*) Kế toán ở đơn vị nhận đại lý, bán đúng giá hưởng hoa hồng:
+ Khi nhận hàng hóa đã bán được bởi đại lý
- Khi nhận hàng hóa đã bán được từ đại lý, kế toán bán hàng ghi nợ các tài khoản 111, 112, 131… để phản ánh giá trị thanh toán cho đại lý.
+ Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng:
- Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng từ bán hàng đại lý, kế toán ghi nợ tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), có tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ. Nếu có, ghi nhận thuế GTGT qua tài khoản 3331.
+ Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng:
- Khi trả tiền bán hàng đại lý, kế toán ghi nợ tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), có các tài khoản 111, 112 để phản ánh giá trị thanh toán.
5. Tổng hợp kiến thức nghiệp vụ quan trọng trong kế toán doanh thu
Để giúp nhân viên kế toán nắm rõ các quy tắc trong nghiệp vụ kế toán bán hàng, Accnet sẽ chia sẻ ví dụ cụ thể cho từng quy tắc:
5.1. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ được chuyển giao cho khách hàng với số tiền thu được xác định chính xác.
Ví dụ: Công ty A bán hàng cho khách hàng B vào ngày 1/7. Hàng hóa được giao cho khách hàng, hóa đơn bán hàng được lập ngay trong ngày đó. Tổng giá trị hóa đơn là 10,000,000 VNĐ. Doanh thu 10,000,000 VNĐ sẽ được ghi nhận vào sổ sách kế toán vào ngày 1/7, dù khách hàng thanh toán tiền sau vào ngày 10/7.
5.2. Nguyên tắc dồn tích
Chi phí/doanh thu liên quan đến giao dịch bán hàng được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thu hoặc chi tiền.
Ví dụ: Công ty C mua hàng từ nhà cung cấp D vào ngày 20/7. Hàng hóa được nhận và phiếu nhập kho lập ngay trong ngày. Tổng giá trị đơn hàng là 5,000,000 VNĐ. Chi phí 5,000,000 VNĐ sẽ được ghi nhận vào sổ sách kế toán của công ty C vào ngày 20/7, ngay khi hàng hóa được nhận vào kho, dù công ty C thanh toán tiền cho nhà cung cấp D sau vào ngày 25/7.
5.3. Nguyên tắc nhất quán trong nghiệp vụ kế toán bán hàng
Phương pháp kế toán được thực hiện nhất quán qua các kỳ kế toán.
Ví dụ: Công ty E có thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm. Trong các kỳ kế toán, phải áp dụng chính sách này một cách nhất quán để đảm bảo tính minh bạch trong ghi nhận doanh thu/chi phí.
5.4. Nguyên tắc thận trọng
Nghiệp vụ kế toán bán hàng cần áp dụng nguyên tắc thận trọng khi ghi nhận các khoản giảm giá, chiết khấu, dự phòng công nợ khó đòi.
Ví dụ: Công ty F có chính sách cung cấp chiết khấu cho các khách hàng mua số lượng lớn. Khi ghi nhận chiết khấu này, kế toán phải dựa trên các chứng từ hợp lệ, xác định rõ nguyên nhân chiết khấu (như số lượng mua hàng). Việc này giúp đảm bảo tính chính xác, tránh các rủi ro pháp lý trong tương lai.
6. Ứng dụng kế toán doanh thu dễ dàng với phần mềm AccNet Cloud
AccNet Cloud là một giải pháp phần mềm kế toán hiện đại, linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của quá trình kế toán chi tiết bán hàng một cách dễ dàng, hiệu quả.
Phần mềm kế toán AccNet Cloud cung cấp nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán chi tiết bán hàng của doanh nghiệp. Phần mềm cũng được đánh giá cao về tính bảo mật, độ tin cậy.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm kế toán bán hàng hiện đại, hiệu quả, hãy liên hệ với AccNet Cloud ngay hôm nay!
|
Lạc Việt tin rằng việc nắm vững các kiến thức về kế toán bán hàng là gì, kỹ năng trên sẽ giúp bạn trở thành một kế toán chi tiết bán hàng chuyên nghiệp, đáp ứng được yêu cầu công việc. Chúc bạn thành công!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: accnet@lacviet.com.vn – Website: www.accnet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
