Trong kinh doanh, doanh thu là yếu tố sống còn. Doanh thu càng cao thì doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội phát triển và mở rộng quy mô. Làm thế nào để doanh thu tăng trưởng bền vững? Câu trả lời nằm ở bộ phận kế toán chi tiết bán hàng. Vậy kế toán bán hàng là gì? Hôm nay, mời bạn cùng Lạc Việt Accnet tìm hiểu về kế toán chi tiết bán hàng – một cánh tay đắc lực giúp quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp trong bài viết này!  

>> Cùng chủ đề: 

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và nguồn tiền trong khâu bán hàng. Kế toán trong bán hàng tập trung giải quyết các công việc sau:

  • Xuất hóa đơn bán hàng.
  • Ghi chép vào sổ sách kế toán, chi phí bán hàng, tổng hợp doanh thu,…
  • Lập báo cáo theo các yêu cầu khác của doanh nghiệp.

2. Vai trò quan trọng của kế toán bán hàng

Vai trò cơ bản của kế toán bán hàng là gì? kế toán chi tiết bán hàng là bộ phận để các nhà quản lý đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và chiến lược với những vai trò quan trọng như:

  • Cung cấp thông tin chi tiết về doanh số bán hàng và tình hình tài chính, hỗ trợ quản lý xây dựng chiến lược kinh doanh. 
  • Báo cáo chi tiết sự chênh lệch giữa sản xuất và bán hàng để đề xuất điều chỉnh cần thiết. 
  • Ghi chép và phân tích chi phí bán hàng để đề xuất giải pháp tối ưu hóa chi phí. 
  • Lập báo cáo hàng tồn kho về số lượng và giá trị, giúp kiểm soát tồn kho. 
  • Đảm bảo tuân thủ quy định an toàn và bảo vệ người tiêu dùng, bảo vệ quyền lợi của khách hàng trong hoạt động bán hàng.
Vai trò quan trọng của kế toán bán hàng

Một số vai trò quan trọng của kế toán bán hàng là gì?

3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 

Nhiệm vụ của kế toán chi tiết bán hàng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài chính và bán hàng. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của kế toán chi tiết bán hàng:

  • Cập nhật giá bán và số lượng hàng hóa.
  • Quản lý các hóa đơn và các chứng từ liên quan.
  • Kiểm kê và cập nhật số liệu.
  • Theo dõi tình hình công nợ.
  • Lập các báo cáo bán hàng.

3.1. Kế toán bán hàng cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa

Kế toán chi tiết bán hàng chịu trách nhiệm cập nhật giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán. Khi có sự thay đổi về giá bán, người kế toán cần thông báo kịp thời cho các bộ phận có liên quan.

3.2. Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ thường gặp trong kế toán bán hàng là gì? Đó là việc quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin hóa đơn.

  • Xuất hóa đơn bán hàng.
  • Cập nhật & theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
  • Nhập số liệu mua bán hàng.
  • Tính toán chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có)..
kế toán bán hàng là gì

Nghiên cứu đầu vào, đầu ra của hoá đơn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ cho doanh nghiệp

3.3. Kế toán bán hàng kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

Vậy còn kiểm kê trong kế toán bán hàng là gì? Phối hợp với kế toán kho và thủ kho là để kiểm kê hàng hóa tồn kho và xác định chính xác số lượng hàng hóa thực tế tồn kho của doanh nghiệp. 

  • Đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với số lượng tồn kho để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót về số lượng hàng hóa tồn kho.
  • Cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho với thực tế để giúp kế toán chi tiết bán hàng theo dõi và quản lý tình hình hàng hóa tồn kho chính xác nhất.
  • Lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng trong ngày để tiện phân tích tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

3.4. Kế toán bán hàng theo dõi tình hình công nợ bán hàng

Kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng tổng thể và toàn diện.

  • Chủ động Tham gia lập kế hoạch thu hồi công nợ để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
  • Quản lý tiền khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách nhằm có biện pháp xử lý kịp thời.

3.5. Kế toán lập các báo cáo số liệu bán hàng

Báo cáo danh mục hàng bán ra, bao gồm các mặt hàng đã được bán ra, bao gồm tên mặt hàng, số lượng bán ra, giá bán, doanh thu,… 

  • Báo cáo công nợ phải thu, bao gồm tên khách hàng, số tiền nợ, thời hạn thanh toán,… 
  • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính như số lượng hóa đơn đã sử dụng, số lượng hóa đơn còn tồn kho,… 
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

5 nhiệm vụ trong kế toán bán hàng là gì?

4. Quy trình làm việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Quy trình làm việc trong kế toán bán hàng là gì? Đó là chuỗi quy trình chuyên nghiệp và cụ thể gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng/hợp đồng

  • Kế toán chi tiết bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh.
  • Đối với lượng hàng tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu, kế toán thông báo lại để nhân viên bán hàng tư vấn lại hoặc hủy đơn hàng.
  • Nếu tồn kho đủ, kế toán lập phiếu yêu cầu xuất kho và hóa đơn, sau đó chuyển cho thủ kho để xuất hàng.

Bước 2: Xuất kho và giao hàng

  • Thủ kho xuất hàng dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho từ kế toán bán hàng.
  • Kế toán chi tiết bán hàng lập hóa đơn và các chứng từ liên quan, sau đó chuyển cho nhân viên bán hàng để giao cho khách hàng.

Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng

  • Kế toán chi tiết bán hàng hạch toán nghiệp vụ bán hàng vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan.
  • Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán lập hóa đơn và hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ dịch vụ cung cấp.
Quy trình làm việc của kế toán bán hàng là gì

Quy trình làm việc của một kế toán bán hàng là gì và có khó không?

5. Cách hạch toán kế toán bán hàng chuẩn nhất 2023 

Bạn đã biết hạch toán trong kế toán bán hàng là gì chưa? Hãy cùng đọc các mô tả tổng quan về các bước hạch toán kế toán chi tiết bán hàng hiện nay:

  • Phương thức giao hàng tại kho.
  • Phương thức chuyển hàng.
  • Phương thức trả góp.
  • Phương thức giảm doanh thu bán hàng.
  • Phương thức bán hàng qua đại lý có hoa hồng.

5.1. Hạch toán theo phương thức giao hàng tại kho

+ Xác định giá vốn của sản phẩm đã tiêu thụ:

  • Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng bán để ghi nhận số tiền cần trả cho giá vốn của hàng bán.
  • Có tài khoản 155, 1561: Trị giá thành phẩm, hàng hóa xuất bán để ghi nhận chi phí sản xuất của sản phẩm đã tiêu thụ.

+ Ghi nhận doanh thu bán hàng:

  • Nợ các tài khoản 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán để ghi nhận tổng giá trị thanh toán từ khách hàng.
  • Có tài khoản 511: Doanh thu bán hàng là giá chưa có thuế GTGT để ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng.
  • Có tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp đầu ra để ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế.

5.2. Hạch toán kế toán bán hàng theo phương thức chuyển hàng

+ Phản ánh giá vốn hàng gửi bán:

  • Nợ tài khoản 632: Giá vốn hàng bán để ghi nhận giá trị của hàng hóa đã được chuyển đi (giá vốn).
  • Có tài khoản 157: Hàng gửi đi bán để giảm giá trị của hàng hóa trong sổ kế toán.

+ Phản ánh doanh thu:

  • Nợ các tài khoản 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán để ghi nhận tổng giá trị thanh toán từ bên mua.
  • Có tài khoản 511: Doanh thu bán hàng là giá chưa có thuế GTGT để ghi nhận doanh thu từ bán hàng.
  • Có tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp đầu ra để ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế.

5.3. Hạch toán theo phương thức trả chậm, trả góp

+ Xác định giá xuất kho của thành phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ:

  • TK 632: Giá vốn hàng bán, dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
  • TK 155, 1561: Trị giá thành phẩm, hàng hóa xuất bán, dùng để phản ánh trị giá thành phẩm, hàng hóa đã xuất bán trong kỳ.

+ Phản ánh doanh thu bán hàng trả tiền ngay:

  • TK 111 – Tiền mặt: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.
  • TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
  • TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ, bao gồm doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu bán hàng trả góp, trả chậm,…
  • TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng trả góp, trả chậm chưa thu được tiền trong kỳ, được phân bổ dần theo kỳ thu tiền.
  • TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành.

+ Khi thu được tiền bán hàng (gốc + lãi) hoặc thực thu tiền bán hàng lần tiếp theo:

  • Nợ TK 111, 112 là phản ánh số tiền thu được từ khách hàng đối với phần tiền gốc và lãi trả góp, trả chậm.
  • Có TK 131 là phản ánh số tiền phải thu của khách hàng đối với phần tiền gốc và lãi trả góp, trả chậm còn lại.

+ Kết chuyển lãi bán hàng trả chậm với kỳ người mua thanh toán:

  • Nợ TK 3387 là phản ánh phần lãi trả góp, trả chậm phân bổ trong kỳ.
  • Có TK 515 là phản ánh doanh thu hoạt động tài chính.
Hạch toán theo phương thức trả chậm

Hạch toán trong kế toán bán hàng là gì

5.4. Hạch toán các khoản làm giảm doanh thu bán hàng

(*) Phát sinh chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:

Khi có chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:

  • Nợ tài khoản 521 (5211, 5213): Ghi giá chưa thuế GTGT.
  • Nợ tài khoản 3331: Ghi giảm thuế GTGT.
  • Có các tài khoản 111, 112, 131…: Ghi giá thanh toán.

Cuối kỳ, chuyển giảm doanh thu:

  • Nợ tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có tài khoản 5211, 5213: Giảm trừ doanh thu.

(*) Lưu ý về kế toán chiết khấu thanh toán khi bán hàng:

+ Trường hợp chưa thanh toán tiền mua hàng và được hưởng chiết khấu thanh toán:

  • Nợ tài khoản 111, 112: Số tiền còn thu được.
  • Nợ tài khoản 635: Số chiết khấu khách hàng được hưởng.
  • Có tài khoản 131: Số nợ phải thu khách hàng.

+ Trường hợp khách hàng đã trả tiền trước và được hưởng chiết khấu:

  • Nợ tài khoản 635: Số chiết khấu khách hàng được hưởng.
  • Có tài khoản 111, 112: Số chiết khấu khách hàng được hưởng.

(*) Kế toán hàng bán bị trả lại:

+ Hàng bị trả lại chưa xác định là tiêu thụ:

  • Nợ tài khoản 155, 156: Thành phẩm, hàng hóa bị trả lại.
  • Có tài khoản 157: Hàng mua đang đi đường.

+ Hàng bị trả lại đã xác định là tiêu thụ:

Khi nhận lại hàng bán và nhập kho:

  • Nợ tài khoản 155, 156: Thành phẩm, hàng hóa bị trả lại.
  • Có tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.

Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại:

  • Nợ tài khoản 521 (5212): Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa thuế GTGT).
  • Nợ tài khoản 3331: Ghi giảm thuế GTGT của hàng bị trả lại.
  • Có các tài khoản 111, 112, 131…: Ghi giá thanh toán.

+ Chi phí phát sinh liên quan được hạch toán vào chi phí bán hàng:

  • Nợ tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
  • Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có các tài khoản 111, 112, 131: Ghi giá thanh toán.

+ Cuối kỳ, chuyển giảm doanh thu:

  • Nợ tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có tài khoản 5212: Giảm trừ doanh thu.

5.5. Hạch toán kế toán bán hàng qua đại lý có hưởng hoa hồng

(*) Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý:

+ Khi xuất kho sản phẩm gửi đại lý:

  • Khi xuất kho sản phẩm gửi đại lý, đơn vị ghi nợ tài khoản 157 (Hàng gửi bán) và có tài khoản 155, 156 để giảm giá trị sản phẩm trong sổ kế toán.

+ Khi hàng hoá đã bán được bởi đại lý:

  • Nợ các tài khoản 111, 112, 131… để ghi giá trị thanh toán từ đại lý.
  • Có tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
  • Có tài khoản 3331 để ghi nhận số thuế GTGT phải nộp.
  • Nợ tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán) và có tài khoản 157 (Hàng gửi đi bán) để phản ánh giá vốn của hàng bán ra.

+ Phản ánh số tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:

  • Khi trả hoa hồng cho đại lý, kế toán ghi nợ tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) và nợ tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), cùng với các tài khoản 111, 112, 131… để ghi giá trị thanh toán.

(*) Kế toán ở đơn vị nhận đại lý, bán đúng giá hưởng hoa hồng:

+ Khi nhận hàng hóa đã bán được bởi đại lý

  • Khi nhận hàng hóa đã bán được từ đại lý, kế toán ghi nợ các tài khoản 111, 112, 131… để phản ánh giá trị thanh toán cho đại lý.

+ Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng:

  • Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng từ bán hàng đại lý, kế toán ghi nợ tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) và có tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nếu có, ghi nhận thuế GTGT qua tài khoản 3331.

+ Khi trả tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng:

  • Khi trả tiền bán hàng đại lý, kế toán ghi nợ tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) và có các tài khoản 111, 112 để phản ánh giá trị thanh toán.
Cách hạch toán kế toán bán hàng

5 cách hạch toán để xây dựng kế toán bán hàng là gì?

6. Kế toán bán hàng dễ dàng với phần mềm AccNet Cloud

AccNet Cloud là một giải pháp phần mềm kế toán hiện đại và linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của quá trình kế toán chi tiết bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.

Phần mềm kế toán AccNet Cloud cung cấp nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán chi tiết bán hàng của doanh nghiệp. Phần mềm cũng được đánh giá cao về tính bảo mật và độ tin cậy.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm kế toán bán hàng hiện đại và hiệu quả, hãy liên hệ với AccNet Cloud ngay hôm nay!

>>> Tìm hiểu thêm các bài viết cùng chủ đề:

Lạc Việt tin rằng việc nắm vững các kiến thức về kế toán bán hàng là gì và kỹ năng trên sẽ giúp bạn trở thành một kế toán chi tiết bán hàng chuyên nghiệp, đáp ứng được yêu cầu công việc. Chúc bạn thành công!