5 Bước trong quy trình xuất kho chuẩn cho doanh nghiệp

Theo khảo sát của Statista, hơn 60% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý kho hàng do thiếu quy trình rõ ràng. Nếu không được xây dựng chuẩn hóa, quy trình xuất hàng sẽ dễ dẫn đến sai sót, gây thất thoát tài sản. Vậy quy trình xuất kho là gì? Làm thế nào để triển khai, chuẩn hóa? Bài viết dưới đây, AccNet sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng bước trong quy trình.

1. Định nghĩa quy trình xuất kho là gì?

Quy trình xuất kho là tập hợp các bước thực hiện nhằm ghi nhận việc hàng hóa rời khỏi kho để phục vụ cho:

Sản xuất: Xuất nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm.

Bán hàng: Xuất thành phẩm để giao hàng cho khách.

Sử dụng nội bộ: Xuất hàng cho mục đích sử dụng nội bộ doanh nghiệp.

Quy trình này được ghi nhận chặt chẽ thông qua chứng từ như phiếu xuất kho, cập nhật vào sổ sách kế toán. Quy trình xuất hàng bài bản mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Không xảy ra tình trạng thất thoát hoặc ghi nhận sai lệch.
Ghi nhận đầy đủ số liệu, đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
Giảm sai sót trong hạch toán kế toán, giảm thiểu lỗi từ con người.

Theo nghiên cứu của Gartner, doanh nghiệp áp dụng quy trình xuất hàng chuẩn kết hợp công nghệ quản lý kho có thể giảm tới 30% chi phí thất thoát hàng hóa, tăng độ chính xác kiểm kê kho lên 98%.

2. Các bước trong quy trình xuất kho chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Bước đầu tiên là tiếp nhận thông tin yêu cầu xuất kho từ các bộ phận có nhu cầu. Yêu cầu này thường được lập dưới dạng:

Phiếu yêu cầu xuất kho từ bộ phận sản xuất/kinh doanh.
Xác định rõ mục đích xuất kho: Xuất cho sản xuất; Xuất bán hàng; Xuất sử dụng nội bộ.

Bước 2: Kiểm tra thông tin hàng hóa, tồn kho

Bước này trong quy trình xuất kho nhằm đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho đáp ứng đủ yêu cầu xuất kho:

Bộ phận kho kiểm tra trực tiếp số lượng hàng trong kho.
So sánh dữ liệu tồn kho trên phần mềm/sổ kế toán với số liệu thực tế.
Lập báo cáo tình trạng, thông báo đến bộ phận liên quan.

Số liệu thực tế: 70% doanh nghiệp gặp tình trạng sai lệch tồn kho khi sử dụng phương pháp quản lý thủ công. Giải pháp công nghệ Accnet ERP giúp cải thiện độ chính xác lên tới 95%.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho dùng để xác nhận việc xuất hàng khỏi kho. Nội dung phiếu bao gồm:

Mã hàng hóa, tên hàng hóa
Số lượng hàng hóa xuất kho
Lý do xuất kho (sản xuất, bán hàng, nội bộ)
Người nhận hàng, bộ phận nhận

Phiếu xuất kho cần tuân thủ chuẩn mực kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Bước 4: Duyệt phiếu xuất kho để xuất hàng

Quy trình duyệt phiếu xuất kho:

Trình phiếu xuất kho cho người có thẩm quyền (quản lý kho/cấp trên).
Ký duyệt phiếu xuất kho.
Tiến hành xuất hàng thực tế theo số lượng trên phiếu.

Bước 5: Cập nhật sổ kho và hạch toán trong quy trình xuất kho

Sau khi xuất hàng, bộ phận kế toán tiến hành cập nhật thông tin vào sổ kho, thực hiện hạch toán. Định khoản kế toán:

Nợ TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) hoặc TK 641/642.
Có TK 152/155/156 (kho nguyên vật liệu, thành phẩm).

Ví dụ minh họa hạch toán: Xuất 1.000 kg nguyên vật liệu cho sản xuất

Nợ 621: 50.000.000
Có 152: 50.000.000

3. Các lỗi thường gặp trong quy trình xuất kho

3.1. Sai lệch giữa sổ kho và thực tế

Dữ liệu nhập - xuất kho không được cập nhật kịp thời.
Quy trình kiểm kê hàng hóa thiếu chính xác, không định kỳ.
Nhân viên ghi nhận nhầm số lượng, mã hàng hóa.

3.2. Không đầy đủ chứng từ xuất kho

Chứng từ không đầy đủ khiến doanh nghiệp không đủ cơ sở pháp lý để giải trình khi có thanh tra, kiểm toán.
Ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính chính xác.

3.3. Lỗi hạch toán sai tài khoản

Nhân viên kế toán nhầm lẫn khi định khoản.
Quy trình xuất kho chưa được chuẩn hóa rõ ràng.

4. Giải pháp công nghệ giúp tối ưu quy trình xuất hàng

Việc áp dụng phần mềm AccNet Inventory đang là xu hướng tất yếu trên thị trường số hiện nay khi giúp doanh nghiệp:

Giảm 70% sai sót dữ liệu khi lập phiếu xuất kho.
Tiết kiệm 30% thời gian xử lý, ghi nhận số liệu.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO ACCNET ERP TÍCH HỢP “TRỢ LÝ TÀI CHÍNH AI”

Không chỉ là một phần mềm nhập – xuất thông thường, AccNet ERP chính là nền tảng quản lý kho thông minh, tích hợp thiết bị, kết nối dữ liệu, cảnh báo tức thời, giúp doanh nghiệp:

Phân loại hàng hóa linh hoạt: Tạo mới danh mục theo nhu cầu; phân nhóm theo thuộc tính; thống kê doanh số, lãi gộp theo nhóm; mỗi mã hàng kèm đầy đủ thông tin tồn kho, tài khoản, giá vốn, thuế, phương pháp xuất kho.
Quản trị kho đa dạng – kết nối thiết bị: Phần mềm quản lý kho AccNet ERP hỗ trợ QR code, barcode, thiết bị kiểm kê; quản lý tồn kho theo trạng thái (tài chính, vật lý, sẵn sàng bán); cho phép xuất kho theo hạn sử dụng, chuyển đổi đơn vị tính; hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá xuất (BQGQ, FIFO, đích danh...).
Quản lý tồn kho chính xác, đa chiều: Theo dõi theo màu sắc, kích thước, cấu hình, vị trí kho, mã lô; cho phép khai báo song song đơn vị đo lường, kiểm đếm; đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách.
Tối ưu hiệu suất kho: Truy xuất nhanh hạn sử dụng, nguồn gốc hàng; tìm kiếm thông minh; quản lý định mức nguyên vật liệu; cập nhật tồn kho tự động theo đơn bán; cân đối hàng tồn toàn hệ thống, lưu lịch sử điều chuyển.

TÍCH HỢP TRỢ LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN AI - RA MẮT 2025

AccNet ERP mở ra một bước tiến mới trong quản lý kho khi tích hợp trợ lý tài chính AI, giúp doanh nghiệp vận hành chủ động và ra quyết định chính xác hơn.

Phân tích tồn kho 24/7 trên cả desktop & mobile: AI liên tục cập nhật số liệu thực tế, cảnh báo khi hàng sắp thiếu hoặc tồn đọng quá lâu.
Dự báo nhu cầu và rủi ro hàng hóa: Từ dữ liệu lịch sử, hệ thống đưa ra dự báo xu hướng nhập – xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu kế hoạch mua hàng.
Tra cứu tức thì chỉ trong vài giây: Tìm nhanh sản phẩm, số lượng tồn kho, công nợ liên quan, giá trị hàng hóa,… chỉ qua một thao tác trò chuyện với AI.
Tự động hóa nghiệp vụ kho: Từ phiếu nhập, phiếu xuất đến kiểm tra tồn, hệ thống tự động hạch toán, đối chiếu và kết nối trực tiếp với báo cáo tài chính.

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI ACCNET ERP?

✅ Quản lý kho chủ động – Không còn “tồn kho ảo, thất thoát khó kiểm soát”

Tự động hóa đến 80% nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, chuẩn hóa quy trình kho vận.
AI hỗ trợ dự báo nhu cầu hàng hóa, cảnh báo tồn kho cận date hoặc ứ đọng.
Đồng bộ dữ liệu kho theo thời gian thực, kết nối trực tiếp với tài chính – kế toán.
Vận hành đa nền tảng trên desktop & mobile, tra cứu số liệu kho tức thì.

✅ Hiệu quả rõ rệt khi ứng dụng quản lý kho tích hợp AI

Giảm đến 30% chi phí lưu kho nhờ tối ưu tồn và tự động hóa quy trình.
Rút ngắn 50% thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa cận date.
Tăng 82% độ chính xác dữ liệu, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa.
Cải thiện hiệu suất dòng tiền nhờ kiểm soát chặt vốn lưu động bị “giam” trong kho.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Vui lòng điền các thông tin vào form chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong 24h làm việc.

Đăng ký Demo

Bằng cách nhấn vào nút Đăng ký, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của AccNet.

If you are human, leave this field blank.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐÃ VÀ ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET ERP

✅ Demo miễn phí full tính năng

✅ Báo giá cá nhân hóa theo quy mô doanh nghiệp

✅ Tư vấn 1:1 cùng chuyên gia có nhiều kinh nghiệm

Quy trình xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu quản lý hàng hóa, tính chính xác cho sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình xuất hàng chuẩn hóa, kết hợp với giải pháp công nghệ như phần mềm AccNet Inventory. Đừng để quản lý kho trở thành gánh nặng - Hãy trải nghiệm ngay phần mềm AccNet Inventory!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: